Xây dựng khung năng lực của nhân viên kinh doanh theo MẪU CÓ SẴN

Trong doanh nghiệp, bộ phận kinh doanh luôn đóng một vai trò quan trọng góp phần vào sự phát triển chung của tổ chức. Đây là bộ phận trực tiếp tiếp cận khách hàng, làm cầu nối để mang sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng, từ đó mang lại doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, bất cứ doanh nghiệp nào cũng có sự quan tâm đặc biệt đến bộ phận mũi nhọn này. Xây dựng khung năng lực của nhân viên kinh doanh là một trong những ưu tiên hàng đầu để doanh nghiệp phát triển bộ phận chiến lược, nâng cao chất lượng dịch vụ.

Bạn đang đọc bài viết trên trang Kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Bài viết này CoDX cung cấp cho bạn đọc về cách xây dựng khung năng lực cho nhân viên kinh doanh và gợi ý mẫu khung năng lực chuẩn nhất, cùng theo dõi nhé.

1. Xác định các loại năng lực cần có của một nhân viên kinh doanh

Nhân viên kinh doanh là một vị trí then chốt của doanh nghiệp, vừa là người trực tiếp trao đổi với khách hàng, vừa là người truyền đạt những nhu cầu, nguyện vọng khách hàng đến các bộ phận liên quan để đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng. Chính vì vậy nhân viên kinh doanh cần có kỹ năng mềm và kỹ năng chuyên môn vững chắc.

1.1 Các kỹ năng mềm cần có của nhân viên kinh doanh

Kỹ năng giao tiếp: Đây là kỹ năng cơ bản nhất trong khung năng lực của nhân viên kinh doanh mà bất kỳ người bán hàng nào cũng cần phải có. Kỹ năng giao tiếp được thể hiện qua cách thức trao đổi với khách hàng, các trình bày, giải thích về sản phẩm, những vấn đề khách hàng quan tâm. Kỹ năng giao tiếp không chỉ có về ngôn ngữ nói mà còn là ngôn ngữ hình thể, về ánh mắt, cử chỉ khi giao tiếp với khách hàng.

Kỹ năng lắng nghe: Song song với kỹ năng giao tiếp, thì kỹ năng lắng nghe cũng rất quan trọng. Để nắm bắt được nhu cầu bên trong của khách hàng là gì thì kỹ năng lắng nghe là yếu tố then chốt. Khi nhân viên biết lắng nghe và nắm được vấn đề của khách hàng thì việc bán hàng sẽ trở nên thuận lợi hơn, dễ dàng mang đến những sản phẩm, dịch vụ làm hài lòng đối tác, khách hàng.

Xây dựng khung năng lực của nhân viên kinh doanh — Kỹ năng lắng nghe là kỹ năng quan trọng của nhân viên kinh doanh

Kỹ năng đặt câu hỏi: Để được lắng nghe khách hàng thì người nhân viên kinh doanh cần có kỹ năng đặt câu hỏi khéo léo. Một câu hỏi thông minh sẽ khai thác được những nhu cầu, vấn đề họ gặp phải, băn khoăn của họ về sản phẩm và điều gì làm khách hàng chưa quyết định chốt đơn. Chình vì vậy, kỹ năng đặt câu hỏi chính là chìa khóa để mở ra cơ hội bán hàng cho doanh nghiệp.

Kỹ năng thuyết phục: Một người bán hàng giỏi là một người giỏi thuyết phục. Đây là một trong những kỹ năng chính nằm trong khung năng lực của nhân viên kinh doanh. Trong quá trình bán hàng thì bước thuyết phục gần như là khâu cuối cùng để bạn bán được sản phẩm. Vì vậy nên, nếu nhân viên kinh doanh có được kỹ năng thuyết phục khéo léo thì việc bán hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Kỹ năng giải quyết vấn đề: Công việc của nhân viên kinh doanh thường có nhiều vấn đề phát sinh xảy ra bởi mỗi khách hàng sẽ có đặc điểm khác nhau, nên việc có những tình huống “khó” xảy ra là điều không tránh khỏi. Chính lúc này, kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp nhân viên kinh doanh thực hiện được mục tiêu của mình.

Kỹ năng làm việc nhóm: Bán hàng là một công việc mang tính quy trình, bắt buộc có sự tham gia của nhiều nhân sự khác nhau trong và ngoài phòng ban. Để mọi việc diễn ra suôn sẻ thì kỹ năng làm việc nhóm là yếu tố quan trọng. Khi biết cách phối hợp chặt chẽ cùng các đồng nghiệp thì năng suất làm việc được nâng cao. Bên cạnh đó, kỹ năng teamwork nhịp nhàng, giải quyết nhanh chóng công việc còn tác động tích cực đến sự hài lòng và tỷ lệ quay lại của khách hàng.

1.2 Năng lực chuyên môn cần có của nhân viên kinh doanh

Bất cứ công việc nào cũng cần có kiến thức, kỹ năng chuyên môn. Đối với nhân viên kinh doanh, ngoài những kỹ năng mềm thì kỹ năng chuyên môn sẽ giúp người bán hàng có những quyết định đúng đắn, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

Tùy vào đặc thù lĩnh vực mà các doanh nghiệp đang hoạt động mà nhân viên kinh doanh của tổ chức đó sẽ có các kỹ năng chuyên môn khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung nhân viên kinh doanh sẽ có các kỹ năng chuyên môn liên quan đến nghiệp vụ sau.

Kỹ năng nhận diện khách hàng tiềm năng: Khi nhận diện đúng khách hàng tiềm năng, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như công sức thuyết phục khách hàng. Bên cạnh đó, với kỹ năng khoanh vùng được đối tượng tiềm năng, doanh nghiệp sẽ tiếp cận triệt để đồng thời số lượng có nhu cầu, tránh bỏ sót khách hàng.

Kỹ năng soạn thảo hồ sơ mời thầu, chào giá: Đối với những dự án lớn đòi hỏi nhân viên kinh doanh có kỹ năng soạn thảo hồ sơ, chào giá. Không giống như mô hình bán lẻ, tại các dự án đầu tư lớn thì hồ sơ mời thầu, chào giá là tài liệu quan trọng để khách hàng đánh giá sản phẩm của doanh nghiệp có đáp ứng nhu cầu hay không. Nếu thành công ở bước này thì quá trình ký kết hợp đồng sẽ trở nên đơn giản hơn.

Quan hệ khách hàng, đối ngoại: Giữ mối quan hệ với khách hàng, đối ngoại khéo léo là kỹ năng chuyên môn cần phải có của một nhân viên kinh doanh giỏi. Không phải sau khi bán được hàng thì không còn liên hệ với khách hàng. Chính nhân viên kinh doanh là người chịu trách nhiệm chăm sóc các mối quan hệ đối tác của doanh nghiệp, duy trì sự hài lòng và gắn kết với khách hàng. Do vậy, kỹ năng này luôn được chủ doanh nghiệp kỳ vọng và đặt trong khung năng lực của nhân viên kinh doanh.

Kỹ năng nghiên cứu thị trường: Để tìm được khách hàng tiềm năng, nhân viên kinh doanh cần có kỹ năng nghiên cứu thị trường. Đây là quá trình thu thập, xử lý, phân tích những thông tin liên quan đến khách hàng, đối thủ, thị trường đòi hỏi cần có kiến thức chuyên môn chuyên sâu. Kỹ năng nghiên cứu thị trường là kỹ năng mà nhân viên kinh doanh cần trau dồi và phát triển để nâng cao năng lực bản thân.

2. Xây dựng khung năng lực của nhân viên kinh doanh từ mẫu CoDX cung cấp

Khung năng lực của nhân viên kinh doanh sẽ là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá năng lực của mỗi nhân viên, từ đó xây dựng chương trình đào tạo, lộ trình công danh phù hợp với nhân sự đó. Bên cạnh đó, nhờ vào khung năng lực mà công ty có căn cứ xây dựng chiến lược nhân sự bài bản, chất lượng.

Để xây dựng khung năng lực chuẩn cho phòng kinh doanh, cần quan tâm đến hai yếu tố chính là từ điển năng lực và khung năng lực.

2.1 Tham khảo từ điển năng lực chuẩn của CoDX

Từ bộ từ điển năng lực chuẩn của CoDX, doanh nghiệp chọn lọc và xây dựng tiêu chí năng lực theo từng cấp độ, định nghĩa các tiêu chí đánh giá năng lực của nhân viên kinh doanh phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

Thông thường, xây dựng danh mục các tiêu chí đánh giá được chia làm 3 nhóm chính là nhóm năng lực cốt lõi, nhóm năng lực lãnh đạo quản lý và nhóm năng lực chuyên môn.

Ví dụ: Soi theo nhóm năng lực cốt lõi (chung) của từ điển năng lực chuẩn CoDX, doanh nghiệp có thể lựa chọn các tiêu chí đánh giá cho một nhân viên kinh doanh như:

Giao tiếp: Khả năng diễn đạt ý tưởng, truyền đạt thông tin phù hợp với bối cảnh và người nghe, dẫn dắt và đạt được sự đồng thuận, ủng hộ của họ.
Lập kế hoạch công việc: Xác định được các nhiệm vụ và mốc hoàn thành để đạt được mục tiêu, trong khi vẫn đảm bảo sử dụng tối ưu nguồn lực dành cho mục tiêu này.
Làm việc nhóm: Khả năng làm việc với tinh thần hợp tác và hiệu quả với người khác nhằm đạt được kết quả

Từ những từ điển năng lực có sẵn doanh nghiệp có thể bổ sung, hiệu chỉnh phù hợp với yêu cầu của tổ chức, mô tả các mức độ của năng lực tùy theo cấp độ mong muốn.

2.2 Tham khảo khung năng lực của nhân viên kinh doanh mẫu từ CoDX

Để xây dựng khung năng lực của nhân viên kinh doanh, doanh nghiệp cần tiến hành tập hợp các vị trí, chức danh công việc trong tổ chức ví dụ: chuyên viên kinh doanh, nhân viên hỗ trợ kinh doanh, trưởng nhóm kinh doanh, trưởng phòng kinh doanh, giám đốc kinh doanh…

Từ bộ từ điển năng lực chung mà CoDX cung cấp tiến hành chọn lọc các loại năng lực và cấp độ cần đạt cho các vị trí chức danh. Thực hiện mô tả tính chất của từng nhóm, chức danh công việc. Khảo sát hoặc thảo luận nội bộ về tầm quan trọng của từng năng lực cụ thể ứng với mỗi chức danh.

Mỗi năng lực sẽ gắn với các cấp độ yêu cầu tương ứng cho từng vị trí, doanh nghiệp có thể tham khảo 5 cấp độ yêu theo khung năng lực của nhân viên kinh doanh mẫu từ CoDX như sau:

Mức 1: Năng lực kém (Hiểu biết sơ bộ, làm được một phần việc, luôn có sự giám sát, hỗ trợ);

Mức 2: Năng lực cơ bản (Hiểu biết cơ bản, làm thành thạo một phần việc, cần sự giám sát, hỗ trợ); Mức 3: Năng lực làm việc (Hiểu biết tốt, duy trì được công việc, thể hiện thường xuyên và đạt yêu cầu);

Mức 4: Năng lực làm việc tốt (Hiểu biết sâu, thành thạo việc, thường xuyên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao);

Mức 5: Năng lực làm việc xuất sắc (Hiểu biết tinh thông, công việc vượt trội, thể hiện được sự sáng tạo, chủ động; hoặc dẫn dắt trong công việc)

2.3 Chuẩn hóa khung năng lực cho phù hợp với doanh nghiệp

Để có một khung năng lực phù hợp với doanh nghiệp, trước hết bản thân doanh nghiệp cần chuẩn hóa về cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ của các chức danh trong mỗi bộ phận. Nếu doanh nghiệp chưa rõ ràng và chuẩn hóa hệ thống tổ chức thì quá trình khung năng lực sẽ không phát huy được hiệu quả.

Bên cạnh đó, chuẩn hóa khung năng lực của nhân viên kinh doanh phù hợp với doanh nghiệp, đòi hỏi doanh nghiệp cần xác định cách tiếp cận khung năng lực, hoặc xây dựng mới hoàn toàn hoặc sử dụng bộ khung năng lực dựa theo mẫu có sẵn.

Sử dụng bộ khung năng lực có sẵn sẽ là giải pháp khá tiện lợi, tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp. Dựa vào đặc thù của ngành nghề, doanh nghiệp xây dựng các năng lực từ năng lực cốt lõi, năng lực quản lý, năng lực bổ trợ, năng lực chuyên môn. Kết quả của bước này là đạt của định nghĩa các năng lực cần có của nhân viên kinh doanh và mô tả các cấp độ của nó.

Sau khi đã hoàn thành chuẩn hóa các năng lực, doanh nghiệp thực hiện chuẩn hóa về mức độ đánh giá. Tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp mà đặt ra các mức độ đánh giá khác nhau. Thông thường khung năng lực của nhân viên kinh doanh bao gồm 5 mức độ đánh giá từ mức năng lực kém, năng lực cơ bản, năng lực làm việc, năng lực làm việc tốt, năng lực làm việc xuất sắc.

3. Tải riêng khung năng lực của nhân viên kinh doanh

Khung năng lực của nhân viên kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng, phát triển đội ngũ kinh doanh và hạn chế những sai sót trong quá trình hoạt động. Bên cạnh đó, khi áp dụng khung năng lực chuẩn cho bộ phận kinh doanh, mỗi cá nhân sẽ có động lực làm việc, thúc đẩy bản thân hoàn thiện các kỹ năng từ đó gia tăng năng suất công việc, gia tăng sự gắn bó với công việc.