Cách tạo mã nhân viên trong Excel đơn giản [Hướng dẫn chi tiết]

Mã nhân viên là công cụ để doanh nghiệp nhận diện và giám sát nhân sự một cách thông minh, dễ dàng. Xem ngay quy tắc và cách tạo mã nhân viên trong Excel vô cùng nhanh chóng với những thao tác đơn giản mà bất kỳ ai cũng có thể thực hiện được.

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Mã nhân viên là gì? Quy tắc đặt tên ra sao?

Để dễ dàng hơn trong việc nhận diện và giám sát, doanh nghiệp đều tạo cho mỗi nhân viên một mã số độc lập và duy nhất. Cùng CoDX tìm hiểu những thông tin cơ bản về khái niệm này nhé!

1.1 Mã nhân viên là gì?

Mã nhân viên là chuỗi ký tự hoặc số gồm tên tên nhân viên, phòng ban làm việc được sử dụng để định danh một cá nhân trong một tổ chức.

Mã nhân viên của mỗi cá nhân sẽ khác nhau và có thể tự đặt theo quy tắc riêng mà không cần tuân theo bất kỳ quy định nào.

1.2 Quy tắc đặt tên

Cách tạo mã nhân viên trong excel cần phải tuân theo quy tắc sau:

Mã nhân viên = Mã công ty + Mã bộ phận + Số thứ tự nhân viên

Khi đặt mã định danh nhân viên cần lưu ý một số vấn đề sau:

Mã nhân viên: thường chỉ sử dụng đối với nhân viên chính thức và nhân viên thử việc. Đối với cộng tác viên hoặc nhân viên thời vụ thì doanh nghiệp sẽ quản lý theo một mã số riêng.
Số lượng nhân viên: thông thường mã số sẽ bắt đầu từ số 00001, số thứ tự tăng dần theo thời gian nhân viên mới nhận việc tại công ty.

Trong trường hợp có sự thuyên chuyển tập đoàn hoặc bộ phận, mã nhân viên sẽ được cập nhật lại tương ứng với công ty hoặc bộ phận mới mà họ chuyển đến.

2. 3 Cách lập mã nhân viên thường dùng trong doanh nghiệp

Hiện nay, mỗi doanh nghiệp đều có cách thức tạo mã nhân viên khác nhau. Tuy nhiên, sau đây là 2 cách tạo mã nhân viên phổ biến nhất hiện nay:

Cách 1: Mã công ty + Mã phòng ban + Số thứ tự của nhân viên trong phòng ban.
Cách 2: Mã công ty + Mã phòng ban của nhân viên + Số lượng nhân viên vào công ty.
Cách 3: Mã công ty + Mã phòng ban + 3 chữ cái đầu của nhân viên.

3. Cách tạo mã nhân viên trong Excel đơn giản [Ví dụ chi tiết]

Trước khi tạo mã nhân viên trong Excel thì bạn cần mở sẵn tính năng Enable Macro.

Bước 1: Nhấn chuột vào Tab File (nằm ở phía trái góc trên cùng của cửa sổ excel).
Bước 2: Nhấn vào nút Excel Options.
Bước 3: Sau đó nhấp chuột vào Trust Center ở phần góc trái của menu.
Bước 4: Chọn Trust Center Settings ở khung cửa sổ góc phải.
Bước 5: Khi cửa sổ màn hình mở Tab mới, click chuột vào Macro Settings.
Bước 6: Tiếp tục bấm chọn Enable all macros > nhấn OK.
Bước 7: Cuối cùng nhấn OK một lần nữa để hoàn thành thao tác tạo mã nhân viên trong Excel.

Sau đây chúng ta sẽ tiến hành thực hiện cách tạo mã nhân viên trong Excel chi tiết.

Mã nhân viên được tạo bằng cách lấy Chữ cái đầu dòng của họ + tên lót + tên

Ví dụ:

Trần Văn Tý > tvt001

Trần văn tèo > tvt002

…………………………..

Phạm Thị Phượng > Ptp001

Phạm Thị Phương > Ptp002

Phạm Thanh Phong > Ptp003

Hàm sử dụng để tạo mã nhân viên

Hàm sử dụng cho ô: =MaNV(B2)
Hàm sử dụng cho cả cột: =MaNV(B2:B10000,False)
Hàm sử dụng nếu viết Hoa: =MaNV(B2:B10000,TRUE)

Một số trường hợp mở rộng khác

Mã nhân viên phân cách bằng dấu gạch: =MaNV(B2:B10000,False,”-“)
Mã nhân viên trùng tên bắt đầu từ số 0 hoặc … : =MaNV(B2:B10000,False,”-“,1)
Mã nhân viên định dạng nhiều số 0: =MaNV(B2:B10000,False,”-“,1, “0000”)

4. Các loại mã nhân viên phổ biến hiện nay

Mã nhân viên tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau như:

4.1 Mã nhân viên kết hợp số và chữ

Với cách đặt mã nhân viên viên kết hợp con số và chữ sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng phân biệt giữa nhân viên ở mỗi phòng ban. Mỗi cá nhân sở hữu 1 mã riêng biệt, không trùng với bất kỳ nhân viên nào.

Ở hình thức này, mã sẽ bao gồm chữ cái đại diện cho phòng ban nhân viên đang làm việc cùng với số thứ tự của nhân viên trong công ty.

4.2 Mã nhân viên dạng mã vạch

Mã vạch được biểu thị dưới dạng sọc trắng đen và được xếp song song với nhau. Mỗi mã vạch sẽ được hiển thị kèm theo một con số tương ứng để hỗ trợ máy đọc dữ liệu làm việc dễ dàng hơn.

Khi tiến hành kiểm tra thẻ nhân viên, máy chấm công hoặc máy scan sẽ tiến hành quét mã vạch để nhận diện nhân viên và liên kết dữ liệu trực tiếp đến phần mềm chấm công.

Các doanh nghiệp lớn hiện nay ưu tiên sử dụng mã vạch hơn thay vì mã dạng số và chữ. Bởi vì mỗi nhân viên chỉ được cấp 1 mã vạch duy nhất, giảm thiểu tình trạng gian lận xuống mức thấp nhất.

4.3 Mã nhân viên dạng QR

Không chỉ được ưa chuộng trong mục đích thanh toán, mã QR còn được sử dụng để tạo mã nhân viên trong doanh nghiệp.

Thông thường, mã số nhân viên sẽ được mã hóa dưới dạng QR với thiết kế với phức tạp và khó hình dung theo cấu trúc hình vuông. Vì thế khi quét mã qua máy scan được liên kết với phần mềm, dữ liệu sẽ được hiển thị trực tiếp dưới dạng số trong file Excel, điều này giúp HR dễ dàng hơn trong việc quản lý nhân sự.

Cách tạo mã nhân viên trong excel sẽ trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn bao giờ hết với những hướng thực hiện trên. Bằng cách thiết lập mã nhân viên chuẩn, doanh nghiệp sẽ thực hiện tốt công tác quản lý và tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: