Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) là gì? Chức năng, cách xây dựng hiệu quả

Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự chuyên nghiệp sẽ giúp ban lãnh đạo kiểm soát và quản lý nguồn nhân lực hiệu quả hơn. Hệ thống HRMS phù hợp sẽ giúp tổ chức duy trì hoạt động trơn tru, từ đó tạo môi trường thuận lợi để nhân viên phát huy hết năng lực của bản thân.

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Trang tin quản trị CoDX của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Vậy hệ thống quản trị nhân sự là gì? Vai trò và chức năng của chúng trong doanh nghiệp ra sao? Theo dõi bài viết sau của CoDX để tìm hiểu ngay nhé!

1. Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) là gì?

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS – Human Resources Management System) là một ứng dụng phần mềm được dùng để lưu trữ thông tin nhân viên và hỗ trợ các quy trình liên quan trong suốt vòng đời nhân sự như tuyển dụng, chấm công, tính lương, đào tạo hoặc đánh giá chiến lược nhân sự chính xác.

Đối tượng sử sử dụng chính của hệ thống là ban lãnh đạo, nhà quản trị trong doanh nghiệp và bộ phận HR. Hệ thống quản trị nguồn nhân lực sẽ giúp họ quản lý nhân sự trong mọi giai đoạn vòng đời làm việc của nhân viên, từ tuyển dụng đến nghỉ việc.

2. Lợi ích của hệ thống quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

Việc ứng dụng hệ thống quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ và quản lý dữ liệu doanh nghiệp nhanh chóng, hiệu quả vượt trội.

Dưới đây là 4 lợi ích nổi bật mà hệ thống quản lý nguồn nhân lực mang lại cho doanh nghiệp:

2.1 Tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự

Có một sự thật rằng, các công việc hành chính và xử lý giấy tờ chiếm quá nhiều thời gian của bộ phận nhân sự. Điều này ảnh hưởng đáng kể đến các tác vụ xây dựng chiến lược, kế hoạch và hoạch định nhân sự quan trọng khác.

Với hệ thống quản lý nhân sự, HR có thể tăng tốc và tự động hóa các công việc giấy tờ còn thực hiện thủ công. Đồng thời triển khai nhiệm vụ nhanh, chính xác hơn để tập trung vào việc phát huy năng lực phát triển đội ngũ.

2.2 Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc dễ dàng

Hệ thống quản trị nguồn nhân lực cung cấp các báo cáo tổng hợp, bảng phân tích, đánh giá công việc cụ thể cho từng vị trí,…cho phép doanh nghiệp theo dõi tiến độ hoàn thành công việc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Hệ thống quản trị nhân sự sẽ tự động thu thập chỉ số đo lường KPI từ hệ thống bán hàng, doanh số và các chỉ số thiết yếu khác mà doanh nghiệp cần để đánh giá nhân sự, đặc biệt là cho bộ phận HR.

Bên cạnh đó, nhân viên cũng sẽ dễ dàng hình dung ra khả năng, mức độ hoàn thành công việc của bản thân từ đó vạch ra những mục tiêu cho con đường sự nghiệp.

2.3 Hỗ trợ quản lý đội ngũ nhân sự hiệu quả

Hệ thống quản lý nhân sự không đơn thuần giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc của cá nhân cụ thể, mà chúng còn giúp quản lý đội ngũ nhân sự ở mọi khía cạnh. Cụ thể là:

Loại bỏ quy trình chấm công thủ công phức tạp với app chấm công cá nhân, nhà quản trị có thể giành thời gian tập trung sâu vào những công việc mang tính phân tích, hoạch định.
Nhà quản trị có cái nhìn tổng quát về doanh nghiệp thông qua báo cáo hệ thống cung cấp. Từ đó, đưa ra chính sách phát triển rõ ràng và chiến lược cụ thể hỗ trợ nhân viên hoàn thành mục tiêu.
Ghi nhận, khen thưởng nhân viên tức thời để thể hiện sự trân trọng. Nhờ đó, đội ngũ nhân viên sẵn sàng cống hiến và gắn bó lâu dài với tổ chức.

2.4 Bảo mật dữ liệu nhân viên

Ứng dụng HRMS có tính năng bảo vệ thông tin nhân viên khỏi các cuộc tấn công mạng và mã hóa ngăn chặn sự truy cập trái phép. Chẳng hạn như, nhân viên có thể truy cập vào phiếu lương của họ bằng tài khoản riêng tư và chỉ xem được thông tin cá nhân của mình.

Bên cạnh đó, phần mềm HRMS cho phép bộ phận HR kiểm soát quyền truy cập từng tính năng cụ thể trong hệ thống, từ đó việc bảo mật dữ liệu được bảo đảm an toàn hơn bao giờ hết.

3. Chức năng của hệ thống quản lý nhân sự

Thông thường, các hệ thống quản lý nguồn nhân lực sẽ có 5 tính năng chính sau:

3.1 Hỗ trợ công tác tuyển dụng

Tuyển dụng nhân sự chất lượng cao luôn là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp hiện nay. Đây cũng chính là hoạt động tốn khá nhiều thời gian bởi còn tồn tại khá nhiều các công đoạn thủ công như tạo mô tả công việc, tìm kiếm ứng viên, đặt lịch phỏng vấn và xử lý email, giấy tờ,…

Hệ thống quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả của các hoạt động trong công tác tuyển dụng ứng viên tiềm năng lên đến 60%. Thông qua công nghệ hiện đại, phần mềm HRMS có thể giúp nhà tuyển dụng:

Tìm kiếm được ứng viên phù hợp thông qua tính năng phân tích từ khóa và sàng lọc hồ sơ chính xác.
Hệ thống email tự động.
Hẹn lịch phỏng vấn online.
Quản lý hồ sơ ứng viên khoa học.
Chấm điểm, đánh giá và lưu trữ hồ sơ ứng viên chuyên nghiệp.

3.2 Lên kế hoạch và phân tích công việc

Lên kế hoạch và phân tích công việc là một trong những tính năng quan trọng nhất của phần mềm HRMS. Chúng bao gồm việc lên kế hoạch và phân tích công việc cụ thể như mô tả nhiệm vụ, trách nhiệm và hoạt động công việc,…căn cứ vào kỹ năng cũng đặc điểm tính cách của từng nhân viên.

Với tính năng này, bộ phận tuyển dụng sẽ xác định được đối tượng ứng viên phù hợp cho từng vị trí công việc cụ thể.

3.3 Tự động hóa quy trình chấm công

Hệ thống quản lý nhân sự có tính năng động bộ dữ liệu chấm công để hỗ trợ quy trình tính lương, tự động trừ các ngày đi muộn, nghỉ phép và tạm ứng phiếu lương cho nhân viên.

Ngoài ra, phần mềm HRMS còn mang lại hàng loạt những tính năng tương tự phần mềm máy chấm công như:

Theo dõi công ca, giờ làm việc của nhân viên bất kỳ lúc nào nhờ vào hệ thống trực tuyến.
Ghi nhận thời gian làm việc theo ca làm làm, tăng ca, nghỉ phép, nghỉ lễ,…đầy đủ và chính xác.
Xuất báo cáo chấm công cuối tháng dễ dàng, nhà quản lý có thể kiểm soát tình hình tuân thủ nội quy của từng phòng ban và thành viên.

Nhờ đó, bộ phận C&B có thể tiết kiệm tối đa thời gian trong công việc chấm công – tính lương. Thay vào đó dành thời gian chăm chút cho quy trình vận hành doanh nghiệp.

3.4 Quản lý chế độ lương thưởng – phúc lợi

Chế độ lương thưởng – phúc lợi công bằng, minh bạch chính là chìa khóa thu hút và giữ chân nhân sự hiệu quả nhất.

Với hệ thống quản lý nhân sự, doanh nghiệp có thể thiết lập các tiêu chuẩn về lương bổng, khen thưởng, KPI, phúc lợi, đãi ngộ,…chính xác và chuyên nghiệp nhất. Sau đó, hệ thống sẽ tiến hành phân tích và kiểm toán lương cho nhân viên.

hệ thống quản lý nguồn nhân lực — HRMS cho phép thiết lập các tiêu chuẩn về lương bổng, khen thưởng, KPI, phúc lợi, đãi ngộ,…

3.5 Đào tạo và đánh giá nhân sự

Phần mềm HRM sẽ hỗ trợ bộ phận nhân sự nâng cao kỹ năng và kiến thức của nhân viên thông qua lộ trình đào tạo cho từng cá nhân cụ thể.

Không chỉ dừng lại ở đó, hệ thống còn cho phép xây dựng công cụ đánh giá nhân sự chính xác, từ đó giúp họ xác định được thế mạnh và hạn chế của bản thân.

Khi nhân viên tìm thấy cơ hội phát triển, họ càng có thêm động lực làm việc và cống hiến. Đây cũng chính là yếu tố ảnh hưởng lớn đến quyết định ở lại hay rời đi của nhân viên, do đó doanh nghiệp cần tập trung đầu tư vào tính năng này hơn nữa.

4. Cách xây dựng hệ thống quản trị nguồn nhân lực hiệu quả

Dưới đây là 7 bước xây dựng hệ thống quản lý nguồn nhân lực chuẩn mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

Bước 1: Thiết lập hệ thống quản lý nhân sự

Để xây dựng hệ thống quản lý nguồn nhân lực tốt thì doanh nghiệp cần có database hoàn chỉnh, đầy đủ. Theo đó, hệ thống HRMS chuẩn cần có đầy đủ các thông tin sau:

Thông tin cơ bản của nhân sự: Họ và tên, tuổi tác, quê quán, chức vụ, kinh nghiệm,…
Hồ sơ tuyển dụng nhân sự.
Bảng theo dõi và đánh giá năng lực của nhân viên.
Bảng theo dõi chấm công, lương thưởng.

Bước 2: Tuyển dụng nhân sự theo kế hoạch

Tuyển dụng là giai đoạn quan trọng nhất trong quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp để tìm ra ứng viên phù hợp.

Một quy trình tuyển dụng chuẩn sẽ gồm các bước sau:

Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự.
Chọn phương pháp và nguồn tuyển dụng phù hợp với ngân sách, lĩnh vực kinh doanh.
Xác định thời gian, địa điểm phỏng vấn.
Chọn ứng viên phù hợp với nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp.
Onboarding nhân viên nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc mới.
Đánh giá hiệu quả tuyển dụng.

Hệ thống quản lý nguồn nhân lực (hrms) — Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự bài bản

Bước 3: Đào tạo phát triển nguồn nhân lực

Để nhân viên có thể phát huy năng lực và thế mạnh của bản thân trong công việc, doanh nghiệp cần phải tổ chức các buổi đào tạo hội nhập. Những chương trình training không chỉ giúp nâng cao năng lực của nhân viên mà còn thúc đẩy họ cố gắng, phát triển vươn xa hơn.

Bên cạnh đó, thông qua các buổi đào tạo hội nhập, nhân viên sẽ hiểu hơn về văn hóa doanh nghiệp, đặc thù kinh doanh. Từ đó tự điều chỉnh để phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức.

Bước 4: Xây dựng chế độ phúc lợi phù hợp

Xây dựng chính sách phúc lợi phù hợp, minh bạch là phương pháp thiết lập mối quan hệ tốt đẹp giữa cấp lãnh đạo và nhân viên. Đây cũng là một chiến lược giữ chân nhân viên hiệu quả mà nhiều doanh nghiệp, tập đoàn lớn đã áp dụng thành công.

Một chế độ phúc lợi chuẩn trong hệ thống quản lý nhân sự thường được xây dựng dựa trên các tiêu chí sau:

Kết quả công việc
Đóng góp của nhân viên với công ty
Chất lượng công việc
Công bằng và minh bạch

Hệ thống quản trị nguồn nhân lực — Xây dựng chính sách phúc lợi phù hợp, minh bạch

Bước 5: Thiết lập hệ thống văn bản áp dụng

Để quá trình vận hành và quản lý đội ngũ nhân sự nhất quán, doanh nghiệp cần xây dựng những quy định, quy phạm riêng.

Tùy vào văn hóa doanh nghiệp mà sẽ có những quy định phù hợp khác nhau, thông qua hệ thống văn bản chung mà các thành viên tự động điều chỉnh bản thân từ suy nghĩ, hành vi, quy trình thực hiện công việc để phù hợp với tổ chức hơn.

Bước 6: Định hình văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa chính là chuẩn mực để doanh nghiệp quản lý đội ngũ nhân sự. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp cởi mở, thoải mái, vui vẻ sẽ giúp quá trình quản lý nhân sự trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Ngoài ra, văn hóa doanh nghiệp tích cực sẽ tạo ra môi trường làm việc sáng tạo, năng lượng, từ đó mang lại hiệu suất cao trong công việc.

Bước 7: Lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp

Một hệ thống quản trị nhân sự có thể tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với các sản phẩm, hình thức kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp sẽ tối ưu được chi phí cũng như thời gian vận hành. Phần mềm CoDX People là một trong nhiều mắt xích quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng nên hệ thống quản lý nguồn nhân lực hoàn chỉnh và toàn diện nhất.

Mô tả hệ thống quản lý nhân sự CoDX People:

Sở hữu đầy đủ các tính năng quản lý thông minh trong quy trình quản lý nhân sự: Chấm công – tính lương, hồ sơ nhân viên, tuyển dụng, khen thưởng – tuyên dương, phản hồi,…
Kết nối nhanh chóng với các phân hệ khác, tạo nên hệ thống dữ liệu nhân sự toàn diện.
Theo dõi, quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua các kỳ đánh giá.

PHẦN MỀM QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC CODX PEOPLE

CoDX People là phần mềm quản trị nguồn nhân lực kỷ nguyên số tiết kiệm 70% tài nguyên phân bố và quản lý nhân sự khi kết nối tất cả trong một hệ thống duy nhất. Phần mềm cho phép doanh nghiệp, đặc biệt là phòng HR có thể giải kiểm soát và phát triển nguồn nhân lực một cách hiệu quả nhất. Không dừng lại ở đó, CoDX People còn giúp bộ phận nhân sự có thể đẩy nhanh năng suất làm việc, giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn khi chấm công, làm lương, quản lý thông tin nhân sự, giải quyết chế độ đãi ngộ cho nhân sự nhanh chóng và chính xác.

Một hệ thống đáp ứng mọi vai trò:

Cung cấp trải nghiệm Ứng viên: Quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, nhanh chóng, hiệu quả, không cần email, không cần điện thoại với Cổng Dịch vụ Ứng viên mọi lúc – mọi nơi – mọi thiết bị.
Kiến tạo không gian làm việc nhóm: sẵn sàng dữ liệu toàn bộ tổ chức bên cạnh hệ thống nghiệp vụ Quản trị nguồn nhân lực toàn diện, chính xác, bảo mật.
Nâng cao trải nghiệm nhân viên: sử dụng toàn bộ dịch vụ trực tuyến từ lúc Hội nhập – Gắn kết – Phát triển – Thôi việc, tiết kiệm thời gian trong thực hiện quy trình xét duyệt, tra cứu thông tin, tập trung vào chuyên môn công việc.
Đồng bộ hóa quy trình Chấm công - Tính lương: Xử lý được những bài toán công và lương phức tạp như: công tăng ca, làm thêm, xoay ca đổi ca, lương 3P, lương kiêm nhiệm, lương theo sản phẩm, …. Các bài toán về phép của nhân viên.
Hội nhập và nghỉ việc: Xây dựng và thiết lập quy trình Onboarding hiệu quả, chuyên nghiệp gây ấn tượng tốt với ứng viên.
Đào tạo và Đánh giá: Thiết lập hệ thống đánh giá năng lực (Phản hồi 360 độ), hiệu suất làm việc (KPIs) từ đó đề xuất thăng chức, liên kết với bảng lương nhân viên.

Xem chi tiết tính năng CoDX People

Đăng ký dùng thử CoDX People để được trực tiếp trải nghiệm dùng thử phần mềm miễn phí.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

5. Tiêu chí lựa chọn hệ thống HRMS tốt nhất

Hiện nay trên thị trường tồn tại rất nhiều phần mềm HRMS đến từ các nhà cung cấp khác nhau, điều này gây không ít khó khăn cho doanh nghiệp trong việc lựa chọn.

Sau đây là 4 tiêu chí quan trọng giúp doanh nghiệp tìm được quản lý nguồn nhân lực (HRMS) phù hợp nhất:

5.1 Xác định, đánh giá nguồn lực hiện tại của doanh nghiệp

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định những thách thức, nhu cầu và mục tiêu về đội ngũ nhân sự của tổ chức.

Vì chỉ khi hiểu rõ được nguồn lực của mình, doanh nghiệp mới có thể đề ra những tiêu chí, tính năng cần có của một hệ thống quản lý nhân sự.

5.2 Xác định rõ đối tượng sử dụng HRMS

Như đã đề cập ở trên, đối tượng sử dụng phần mềm HRMS thường là ban lãnh đạo, nhà quản trị. Bên cạnh đó, quản lý bộ phận và nhân viên cũng sẽ là đối tượng trực tiếp sử dụng phần mềm.

Việc xác định rõ đối tượng sử dụng sẽ giúp doanh nghiệp phân cấp giới hạn truy cập hoặc quyền hạn cụ thể trong hệ thống phù hợp với từng chức vụ.

5.3 Xác định nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp

Hãy liệt kê những tiêu chí quan trọng đối với tổ chức cần có trong hệ thống quản lý nhân sự. Các yếu tố này phải bao gồm yêu cầu về công nghệ, vấn đề kinh doanh, chẳng hạn như nhu cầu tuân thủ điều lệ quốc tế,…

phần mềm HRMS — Làm rõ những tiêu chí quan trọng đối với tổ chức cần có trong hệ thống HRM

5.4 Tìm nhà cung cấp uy tín, phù hợp với nhu cầu tổ chức

Một nhà cung cấp phù hợp, uy tín là một yếu tố không thể bỏ qua khi lựa chọn hệ thống quản lý nguồn nhân lực. Mỗi hệ thống quản trị nguồn nhân lực thuộc những nhà cung cấp khác nhau sẽ có các tính năng khác nhau, do đó việc xác định những tiêu chí rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp tìm được nhà cung cấp phù hợp.

Ngoài ra, với tính chất thường xuyên thay đổi và lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng của phần mềm CNTT thì nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật là vô cùng cần thiết. Dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp cần phải nhanh chóng và chuyên nghiệp để tránh những gián đoạn trong quá trình vận hành của doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý nhân sự chính với các tính năng nổi bật chính là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản trị trong việc quản lý và duy trì nguồn nhân lực của mình. Với những chia sẻ trên, hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp tìm được cho mình hệ thống quản trị nguồn nhân lực tốt và phù hợp nhất. Theo dõi trang tin CoDX để nhận những thông tin về quản trị nhân sự mới nhất nhé.