Quản lý công việc tốt sẽ giúp các doanh nghiệp đạt hiệu quả cao hơn trong mọi dự án cũng như trong cuộc sống hàng ngày. Các ứng dụng được liệt kê dưới đây sẽ giúp bạn sắp xếp, nhắc nhở và quản lý các công việc phù hợp với lịch trình bận rộn. Hãy cùng CoDX tìm hiểu ngay Top 10 app quản lý công việc nhóm tốt nhất hiện nay!
1. App quản lý công việc có lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Phần mềm quản lý không chỉ giúp người quản trị mà còn là công cụ hỗ trợ nhân viên tối ưu hóa chất lượng và hiệu quả công việc.
Đối với cấp quản lý doanh nghiệp:
- Quản lý chung quy trình công việc cho tất cả các bộ phận và từng dự án
- Đánh giá đúng năng lực nhân viên và phân công công việc phù hợp
- Thông tin nội bộ an toàn hơn truyền thông mạng xã hội
- Điều chỉnh và xử lý rủi ro trong công việc kịp thời, nhanh chóng
Đối với cấp nhân viên:
- Sắp xếp thời gian, làm việc hợp lý và ưu tiên những việc quan trọng
- Theo dõi tiến độ công việc cùng với cấp quản lý về các dự án, tổng quan và quy trình làm việc đang diễn ra
- Nắm bắt công việc cá nhân và bộ phận, hỗ trợ kịp thời khi cần thiết
- Tương tác hiệu quả với đồng nghiệp, đặc biệt tại các công ty có nhiều chi nhánh trong và ngoài nước
2. Ưu điểm vượt trội của các app quản lý công việc là gì?
Tính năng nổi bật của Phần mềm/Ứng dụng quản lý công việc:
- Tương thích với nhiều thiết bị khác nhau: Phần mềm quản lý hiện nay tương thích với nhiều thiết bị khác nhau, từ điện thoại di động (smartphone), máy tính bảng (tablet/iPad), PC (máy tính)/desktop cho đến laptop. Dùng được cho các hệ điều hành phổ biến, ví dụ: window (web), Android, iOS (ứng dụng).
- Quản lý và lưu trữ thông tin công việc: Thông tin về công việc được giao sẽ đầy đủ và chi tiết thông qua phần mềm quản lý thay cho người quản lý truyền thống. Tất cả công việc đều được giao qua miệng hoặc ghi chép cá nhân, khó kiểm soát khi cần thiết.
- Chức năng phân quyền: Khi sử dụng app quản lý công việc, nhân viên được phân tán và thực hiện công việc theo nhiều cấp độ khác nhau, mỗi cấp tự quản lý và cấp trên quản lý.
- Báo cáo: Sau khi kết thúc mỗi ngày hoặc mỗi dự án, phần mềm quản lý sẽ thống kê và đưa ra các công việc đã hoàn thành, ai đã hoàn thành, công việc chưa hoàn thành,…
- Lập kế hoạch: Người dùng có thể sử dụng các nhãn có sẵn hoặc tự tạo để phân chia công việc theo cấp độ. Các nhiệm vụ có thẻ ưu tiên và quan trọng sẽ được xếp hàng đầu và hoàn thành trước, đồng thời sẽ được thông báo khi chưa hoàn thành. Giúp nhân viên và quản lý theo dõi sát sao quá trình làm việc, hoặc điều chỉnh công việc ngay khi có sự cố.
- Liên kết nhiều công cụ: Điểm nổi bật nhất của phần mềm quản lý là có thể liên kết nhiều công cụ khác nhau để tạo thành một hệ thống quản lý công việc hành chính hoàn chỉnh hơn. Giúp người quản trị tương tác và thông báo đến từng nhân viên một cách riêng biệt.
2. Top phần mềm, app quản lý công việc nhóm hiệu quả nhất hiện nay
Mỗi ứng dụng quản lý tác vụ đều có những điểm mạnh riêng ngoài những tính năng cơ bản, và việc của doanh nghiệp là chọn phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh của công ty.
Bạn có thể tham khảo 10 phần mềm quản lý công việc trên điện thoại và máy tính dưới đây với những tính năng vượt trội phù hợp với nhu cầu sử dụng của nhiều doanh nghiệp.
2.1. Phần mềm quản lý công việc CoDX- Task
CoDX- Task là phần mềm quản lý công việc doanh nghiệp và cộng tác nhóm với nhiều chức năng và giá cả linh hoạt số 1 Việt Nam. CoDX- Task hiện được hàng triệu công ty lớn nhỏ khác nhau trên cả nước tin dùng.
Ưu điểm vượt trội của phần mềm CoDX- Task:
| Tính năng | Chi tiết tính năng | ||||
| Về quản lý chung |
|
||||
| Tương tác và kết nối |
|
||||
| Phân quyền chi tiết |
App quản lý công việc giúp phân cấp chặt chẽ giữa quản lý, người ủy nhiệm và nhân viên. Từ đó, công việc trở nên rõ ràng, minh bạch và đồng bộ hơn.
|
2.2. App quản lý công việc Trello
Với hơn 83.000 lượt đánh giá và xếp hạng 4,6/5 trên Google Play và App Store, Trello đã nhận được nhiều lời khen ngợi như:
- Rất hữu ích
- Quản lý thời gian siêu dễ dàng
Một số tính năng nổi trội của ứng dụng Trello:
- Có được khả năng liệt kê các nhiệm vụ và phân bổ thời gian: tạo bảng nhóm; thẻ nhiệm vụ có ngày đến hạn và các công cụ tiện dụng.
- Tạo các nhóm được bảo vệ nghiêm ngặt. Bạn có thể mời đồng đội và phân công nhiệm vụ cụ thể.
- Quản lý nhiều dự án song song trong cùng một tài khoản.
- Giao diện đơn giản và dễ sử dụng, có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn.
Hầu hết các đánh giá cho biết họ thích sử dụng Trello vì tính đơn giản của phần mềm quản lý thời gian này. Tuy nhiên, những người khác muốn Trello mở rộng với nhiều hỗ trợ hơn. Nếu dự án của bạn không quá phức tạp thì Trello vẫn là lựa chọn lý tưởng.
2.3. Phần mềm Asana
Asana không phải là một app quản lý công việc, dự án thuần túy mà nó còn đảm nhiệm chức năng quản lý danh sách công việc (To-do list) nên việc sử dụng nó đơn giản hơn nhiều so với các ứng dụng khác.
Mặc dù có giao diện đơn giản nhưng Asana sẽ giúp bạn xử lý tốt các công việc hàng ngày và quan trọng.
- Bạn có thể tạo các dự án khác nhau và thêm việc cần làm cho từng dự án
- Nó cũng cho phép bạn thêm lời nhắc trong giờ làm việc và hỗ trợ làm việc nhóm với tính năng này.
- Ủy quyền từng việc cần làm cho thành viên khác và hỗ trợ viết bình luận cho từng việc cần làm.
Ứng dụng này miễn phí khá nhiều nếu bạn sử dụng cho các công việc hàng ngày và có thể làm việc với 10 người khác nhau. Bạn có thể chỉ phải trả tiền nếu bạn cần xử lý khối lượng công việc lớn hơn.
2.4. Phần mềm Google Keep
Ứng dụng lập lịch Google Keep là một phần mềm cộng tác nhóm trong hệ sinh thái Google. Ứng dụng hỗ trợ người dùng ghi chú đơn giản và tạo danh sách với các thao tác đơn giản. Đặc biệt, người dùng có thể sử dụng Google Keep trên thiết bị di động và máy tính để bàn.
Các tính năng đáng chú ý của app quản lý công việc Google Keep bao gồm:
- Đồng bộ hóa giữa điện thoại di động và máy tính.
- Có chức năng tạo ghi chú bằng giọng nói.
- Khả năng đặt lời nhắc tại các địa điểm cụ thể.
2.5. App quản lý công việc Todoist
Được phát triển cách đây hơn một thập kỷ, với hơn 25 triệu người dùng đã đăng ký, Todoist đã liên tục được xếp hạng trong số những phần mềm quản lý thời gian hàng đầu trên thị trường.
Về cơ bản, Todoist có đầy đủ các tính năng của một ứng dụng danh sách việc cần làm. Từ việc tạo và quản lý danh sách việc cần làm của cá nhân hoặc dựa trên dự án, ưu tiên các nhiệm vụ cho đến cộng tác với các thành viên người dùng khác trong các nhiệm vụ lớn hơn.
Hãy để CoDX liệt kê ngắn gọn một số ưu điểm mà bạn có thể cân nhắc khi sử dụng phần mềm quản lý thời gian này:
- Có sẵn trên nhiều nền tảng Android và IOS. Hỗ trợ đồng bộ hóa tài khoản đa nền tảng.
- Cung cấp các mẫu được tạo sẵn để giúp bạn bắt đầu quản lý thời gian một cách nhanh chóng.
- Tích hợp với các công cụ khác mà bạn đã sử dụng, bao gồm Gmail và Slack
2.6. App quản lý công việc Evernote
Với hơn 200 triệu lượt tải xuống, Evernote nổi tiếng đến mức nhiều người chưa sử dụng vẫn biết đến phần mềm quản lý thời gian này.
Ra đời năm 2007, Evernote đã phát triển từ một ứng dụng quản lý thời gian đơn giản thành một hệ sinh thái đám mây; cho phép bạn theo dõi và lưu trữ mọi hoạt động của mình.
Hãy cùng CoDX xem các tính năng nổi bật của Evernote bao gồm:
- Hoàn thiện với các tính năng hữu ích giúp quản lý thời gian hiệu quả: Lên lịch làm việc với deadline rõ ràng; hẹn giờ; email nhắc việc; hỗ trợ đính kèm tệp tin.
- Dễ dàng mời người khác theo dõi nhiệm vụ trên Evernote.
- Tạo nhiều nhiệm vụ và thảo luận cho dù bạn ở đâu.
- Phát triển hệ sinh thái và lưu trữ đám mây của bạn bằng cách tích hợp với Gmail, Slack, Salesforce và các nền tảng khác.
2.7. Microsoft To Do
Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng nhắc việc tương thích với các phần mềm Windows khác thì app quản lý công việc Microsoft To Do sẽ là một lựa chọn tương đối tốt.
Đây là một ứng dụng nhắc nhở thuần túy có thể đáp ứng nhu cầu bộ nhớ cơ bản nhất của người dùng. Phần mềm này giúp giải quyết các vấn đề chính về ghi chú việc cần làm, nhắc nhở, theo dõi tiến trình và đánh dấu thông tin quan trọng.
Microsoft To-Do cung cấp trình quản lý công việc khá khoa học dưới dạng danh sách, có thể truy cập trực tuyến qua điện thoại di động mọi lúc, mọi nơi. Ưu điểm lớn nhất của phần mềm này là có thể tích hợp với các ứng dụng như Gmail và Outlook do Microsoft phát triển…
2.8. Phần mềm 1Office
1Office là một trong những giải pháp quản lý công việc cá nhân và nhóm hiệu quả và chuyên nghiệp nhất hiện nay. Phần mềm quản lý công việc trên điện thoại và máy tính 1Office tích hợp nhiều chức năng thông minh và tiện ích giúp bạn:
- Quy trình rõ ràng và thống nhất trên một nền tảng duy nhất
- Theo dõi chặt chẽ tiến độ dự án: tiến độ, người thực hiện, kết quả công việc.
- Kiểm soát dữ liệu vận hành, đồng bộ dữ liệu, tối ưu hóa khả năng khai thác dữ liệu.
- Điều chỉnh các hệ thống, phép đo và báo cáo để phù hợp với các thuộc tính và mục đích kinh doanh khác nhau.
2.9. App quản lý công việc GTasks
GTasks là ứng dụng lên lịch công việc đơn giản, đồng bộ với Google được mọi người đánh giá cao về sự tiện lợi và tốc độ xử lý nhanh. Khi sử dụng phần mềm, người dùng có thể tùy chỉnh nhắc nhở, danh sách việc cần làm và chia sẻ nhắc nhở công việc với những người xung quanh.
Tính năng đáng chú ý của app quản lý công việc GTasks:
- Ưu tiên công việc quan trọng.
- Nhắc nhở bạn hoàn thành từng nhiệm vụ.
- Khả năng chia sẻ danh sách việc cần làm với nhân viên và khách hàng
2.10. Phần mềm Google Calendar
Google Calendar (calendar.google.com) là một ứng dụng quản lý thời gian rất đơn giản và dễ sử dụng. Với giao diện thân thiện, phần mềm này không chỉ giúp bạn quản lý lịch cá nhân hiệu quả mà Google Calendar còn giúp bạn chia sẻ lịch quản lý thời gian chung với nhóm của mình hoặc các thành viên khác trong doanh nghiệp.
Bạn có thể tải ứng dụng về điện thoại di động hoặc thao tác trực tiếp trên màn hình máy tính một cách tiện lợi. Một mẹo nhỏ từ CoDX là bạn hãy bật thông báo cho phần mềm của bạn để bạn không quên bất kỳ lịch trình nào.
Bài viết trên tổng hợp TOP 10 app quản lý công việc miễn phí và hiệu quả dành cho bạn. Hy vọng bài viết này giúp doanh nghiệp chọn được phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình. Liên hệ ngay CoDX để được tư vấn chi tiết. Xem thêm nhiều tin tức hữu ích trên CoDX Business Wiki.
Bài viết liên quan: