Hệ thống chấm công là công cụ thông minh hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng quản lý giờ giấc làm việc của nhân viên và hạn chế tối đa sai sót trong quá trình tổng hợp dữ liệu. Xem ngay đánh giá 5 hệ thống chấm công phổ biến nhất 2024.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin tức doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. Hệ thống chấm công là gì?
Hệ thống chấm công là công cụ được sử dụng để theo dõi và ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên. Hệ thống tự động ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc công việc của nhân viên, bao gồm cả thời gian nghỉ và làm thêm giờ.
Hệ thống giúp nhân viên C&B thực hiện các thao tác trùng lặp, hạn chế tối đa sai sót và gia tăng độ chính xác trong quá trình chấm công.
Hệ thống chấm công có thể tương thích với các thiết bị sau:
- Máy chấm công: Thiết bị có nhiệm vụ ghi nhận chính các thời gian chấm công của toàn bộ nhân viên trong tổ chức. Các máy chấm công phổ biến, được đánh giá tốt nhất hiện nay là Kobio, Ronald Jack, GIGATA, Wise Eye,….
- Phần mềm chấm công: Kết nối trực tiếp với máy chấm công, lưu trữ và xử lý dữ liệu chấm công.
- Phụ kiện hỗ trợ.
2. 5 Hệ thống chấm công phổ biến nhất hiện nay
2.1 Chấm công thủ công
Người quản lý ghi chép và theo dõi thời gian làm việc của nhân viên trực tiếp trên nền tảng Excel. Theo đó, dữ liệu chấm công hàng ngày sẽ được tổng hợp và lưu lại dưới dạng bảng biểu Excel để dễ kiểm soát, theo dõi.
Thông thường, hình thức chấm công qua Excel được chia thành 3 loại chính: chấm công theo ngày, theo giờ và theo ca.
Ưu điểm:
- Chấm công trên Excel hoàn toàn miễn phí, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí mua thiết bị và phần mềm.
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng. Doanh nghiệp có thể tải những biểu mẫu chấm công có sẵn để dùng ngay.
- Phù hợp với doanh nghiệp có quy mô siêu nhỏ, dưới 30 nhân sự.
Nhược điểm:
- Dữ liệu phân tán nhiều file, quản lý cùng lúc nhiều sheet gây khó khăn cho phòng HR trong việc quản lý tình hình đi sớm về muộn tại doanh nghiệp.
- Mức độ bảo mật dữ liệu trên Excel khá kém. Bởi vì mọi người đều được cấp quyền truy cập vào file chấm công, dẫn đến chỉ cần một cá nhân thao tác nhầm thì sẽ làm hỏng dữ liệu.
- Đòi hỏi người dùng phải thành thạo tin học văn phòng và các các hàm Excel để tổng hợp công cuối tháng.
- Không phù hợp với doanh nghiệp có nhân sự từ 30 người trở lên, vì quản lý lượng lớn dữ liệu trên Excel rất tốn thời gian và dễ sai sót.
2.2 Hệ thống chấm công bằng vân tay
Chấm công bằng vân tay là phương pháp sử dụng công nghệ sinh trắc học để ghi nhận thời gian vào và ra của nhân viên thông qua quét vân tay.
Khi nhân viên đặt ngón tay lên máy chấm công, thiết bị sẽ xác thực danh tính bằng cách so sánh vân tay của họ với dữ liệu đã được lưu trữ trước đó. Sau khi xác thực, hệ thống chấm công sẽ ghi lại thời gian vào và ra của nhân viên một cách tự động.
Ưu điểm:
- Giảm thiểu khả năng gian lận như nhờ người khác chấm công hộ vì vân tay của mỗi người là duy nhất, xác thực chính xác danh tính của nhân viên.
- Dễ dàng tích hợp với các hệ thống quản lý nhân sự và tính lương.
- Dữ liệu vân tay dễ dàng cập nhật khi có nhân sự mới.
- Giá thành rẻ hơn so với máy chấm công theo khuôn mặt và mống mắt.
- Quá trình chấm công diễn ra nhanh chóng, chỉ cần vài giây để xác thực và ghi nhận.
Nhược điểm:
- Chất lượng thiết bị và cảm biến vân tay có thể ảnh hưởng đến độ chính xác của hệ thống.
- Cần bảo dưỡng và kiểm tra thiết bị định kỳ để đảm bảo hoạt động ổn định.
- Nhiều người sử dụng cùng một thiết bị có thể gây ra lo ngại về vệ sinh, đặc biệt trong thời kỳ dịch bệnh.
- Dễ bị ảnh hưởng bởi tác động bên ngoài. Nếu vân tay bị mờ do thời tiết, hóa chất, thân nhiệt thì không thể thực hiện chấm công.
- Yêu cầu nhân viên phải có mặt tại công ty vào đầu buổi và cuối buổi. Những nhân viên phải đi công tác hay gặp khách hàng ngoài văn phòng thì hình thức chấm công này không phù hợp.
- Mỗi lần chỉ tiếp nhận chấm công cho một người duy nhất. Những doanh nghiệp có quy mô nhân sự đông thì phải xếp hàng rất lâu để được chấm công.
2.3 Hệ thống chấm công nhận diện khuôn mặt
Hình thức chấm công nhận diện khuôn mặt hoạt động bằng cách sử dụng camera và phần mềm phân tích hình ảnh để nhận dạng khuôn mặt của nhân viên, sau đó so sánh với dữ liệu khuôn mặt đã được lưu trữ trước đó để xác thực danh tính.
Ưu điểm:
- Nhân viên không thể gian lận bằng cách nhờ người khác chấm công hộ.
- Loại bỏ các hạn chế còn tồn tại của các hình thức chấm công khác như: Quên mang thẻ, dấu vân tay bị mờ, thẻ bị hỏng,…
- Chỉ cần tốn 2-3s để chấm công và hệ thống cho phép chấm công nhiều khuôn mặt trong cùng 1 khung hình.
- Tiết kiệm được các chi phí vận hành như chi phí in ấn, làm thẻ, khử trùng máy chấm công,…
Nhược điểm:
- Thiết bị và phần mềm nhận diện khuôn mặt thường có chi phí cao hơn so với các phương pháp khác.
- Hiệu quả nhận diện có thể bị ảnh hưởng bởi điều kiện ánh sáng kém, góc quay không phù hợp hoặc khi nhân viên thay đổi ngoại hình (như đeo kính, thay đổi kiểu tóc, để râu).
2.4 Chấm công bằng thẻ từ
Chấm công bằng thẻ từ là phương pháp kết hợp máy chấm công với thẻ từ (thẻ có gắn dải từ hoặc chip RFID) để ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên. Nhân viên chỉ cần quẹt thẻ, hệ thống sẽ xác thực danh tính của họ và ghi lại thời gian vào/ra một cách tự động.
Ưu điểm:
- Chấm công nhanh chóng, chỉ tốn 1-2s, phù hợp với cả doanh nghiệp quy lớn và nhỏ.
- Thẻ từ có chất liệu từ nhựa nên dễ bảo quản, tỷ lệ hư hỏng thấp hơn rất nhiều so với thẻ giấy.
- Chi phí đầu tư ban đầu và bảo trì thấp hơn so với các hệ thống chấm công sinh trắc học (như vân tay, khuôn mặt).
- Có khả năng lưu trữ thông tin kể cả khi mất điện.
Nhược điểm:
- Phát sinh thêm chi phí làm thẻ cho nhân viên khi có biến động nhân sự.
- Nhân sự phải luôn mang thẻ bên người. Nếu thẻ bị mất, quên hay gãy thì nhân sự không thể thực hiện chấm công.
- Dữ liệu chấm công thiếu minh bạch vì nhân viên có thể người khác quẹt thẻ từ hộ.
- Gây mất thời gian và trải nghiệm nhân viên vì máy chấm công chỉ quét mỗi lần một nhân viên.
2.5 Chấm công bằng định vị GPS
Chấm công bằng GPS sử dụng chức năng định vị trên thiết bị thông minh để ghi lại vị trí hiện tại và thời gian chấm công của nhân viên, sau đó gửi dữ liệu về hệ thống để lưu trữ, xử lý.
Ưu điểm:
- Nhân viên có thể chấm công từ bất kỳ đâu có tín hiệu GPS, phù hợp với các công việc đòi hỏi di chuyển nhiều hoặc làm việc từ xa.
- Quản lý có thể theo dõi vị trí và hành trình của nhân viên trong suốt thời gian làm việc, đảm bảo họ đang làm việc tại đúng địa điểm yêu cầu.
Nhược điểm:
- Theo dõi vị trí liên tục có thể gây lo ngại về quyền riêng tư của nhân viên.
- Yêu cầu nhân viên có điện thoại thông minh và kết nối internet ổn định.
- Không phù hợp với đội ngũ nhân viên cấp phổ thông hoặc lao động cao tuổi.
4. Quản lý dữ liệu chấm công thông minh với SureHCS
Hệ thống chấm công SureHCS được thiết kế linh hoạt, tương thích với hầu hết các loại máy chấm công phổ biến như vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt,…
Với các tính năng hiện đại và linh hoạt, SureHCS không chỉ đáp ứng nhu cầu chấm công mà còn giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, minh bạch.
Đặc điểm nổi bật:
- Điều chỉnh giờ làm việc theo quy định riêng của doanh nghiệp.
- Tính toán thời gian làm việc chính xác đến từng giờ/phút.
- Linh động xét duyệt các trường hợp đi trễ, về sớm hoặc quên quét thẻ.
- Kiểm soát số liệu chính xác, loại bỏ các trường hợp chồng chéo.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ PHÚC LỢI SUREHCS FOR C&B
Lạc Việt SureHCS for C&B là giải pháp giúp doanh nghiệp thực thi chính sách phúc lợi chính xác và đúng hạn, đem lại sự hài lòng giữa nhân viên và doanh nghiệp. Phần mềm giúp bộ phận C&B tiết được phần lớn thời gian trong so với công tác chấm công, tính lương thủ công. Bên cạnh đó, SureHCS for C&B còn được trang bị thêm tính năng quản lý cơ cấu tổ chức, hồ sơ nhân viên và quản lý hiệu quả công việc giúp doanh nghiệp có thể quản trị nhân viên tổng thể, đánh giá được hiệu suất lao động và có những quyết định phù hợp nhất. Đặc điểm nổi bật:
Đăng ký dùng thử SureHCS for C&B để được trực tiếp trải nghiệm dùng thử miễn phí.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: [email protected] | Website: https://www.surehcs.com/
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
Trên đây là thông tin quan trọng về 5 hệ thống chấm công phổ biến được các doanh nghiệp tin dùng nhiều nhất hiện nay. Để chọn được hệ thống phù hợp, doanh nghiệp cần căn cứ vào quy mô nhân sự và đặc thù công việc.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
