Tạo thời gian biểu online với 5 mẫu và phần mềm đẹp nhất 2023

Tạo thời gian biểu online để quản lý thời gian và công việc hiệu quả được không ít người sử dụng, từ học sinh sinh viên đến nhân viên văn phòng hay các cấp lãnh đạo quản lý doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để lập thời gian biểu trên máy tính? Có những phần mềm lập thời gian biểu cá nhân nào? Hãy cùng tìm câu trả lời cho các câu hỏi ấy qua bài viết của CoDX dưới đây! 

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

1. Thời gian biểu là gì?

Tạo thời gian biểu online là xây dựng một bảng danh sách các công việc cần thực hiện trong ngày hay trong tuần, được sắp xếp theo thứ tự thời gian. 

Với thời gian biểu, người lập có thể nắm rõ nhiệm vụ mình phải hoàn thành trong khoảng thời gian cụ thể. Ví dụ, từ 6 giờ đến 6 giờ 30 phút sáng hằng ngày là thời gian vệ sinh cá nhân, 30 phút tiếp theo dành cho bữa sáng,… 

Đơn giản với hai nội dung chính là công việc và thời gian làm việc tương ứng, thời gian biểu được đông đảo mọi người lựa chọn sử dụng trong đời sống hằng ngày. Thời gian biểu giúp người sử dụng quản lý thời gian hiệu quả, từ đó tăng cường hiệu suất làm việc, hạn chế mệt mỏi, căng thẳng. 

2. Cách tạo thời gian biểu online đơn giản nhanh nhất

Thời gian biểu online cho phép người dùng quản lý thời gian mọi lúc mọi nơi. Đồng thời, đây cũng là cách tiết kiệm thời gian xây dựng, thiết kế thời gian biểu mà vẫn đảm bảo sự logic và tính thẩm mỹ. Cùng CoDX tham khảo cách lập thời gian biểu trên máy tính đơn giản nhất với 4 bước dưới đây. 

Bước 1: Lên plan công việc theo tuần

Để tạo thời gian biểu online, đầu tiên cá nhân cần lên danh sách công việc cần hoàn thành trong tuần. Đó có thể bao gồm các công việc cá nhân như ăn uống, nghỉ ngơi và các nhiệm vụ ở công ty,… Ví dụ, với công việc văn phòng, nhân viên phải lên plan có các nhiệm vụ phải thực hiện theo ngày. Plan công việc có thể bắt đầu từ thứ 2 và kết thúc vào thứ 6 hoặc thứ 7, theo lịch làm việc của nhân sự. 

Công việc trong plan nên được phân loại theo các việc cần thực hiện hằng ngày và việc đến hạn hoàn thành trong các ngày cụ thể. Với những việc được sắp xếp cho các ngày khác nhau, cá nhân nên liệt kê theo trình tự. 

Bước 2: Sắp xếp task theo thứ tự thực hiện

Mỗi cá nhân cần làm nhiều task trong tuần. Vì vậy, nếu không sắp xếp công việc theo trình tự lịch trình, cá nhân có thể gặp khó khăn trong quá trình thực hiện. 

Nhằm giúp thời gian biểu đạt hiệu quả tối đa, các công việc nên được xếp lần lượt theo từng khoảng thời gian trong tuần. Bước này cũng giúp người sử dụng thời gian biểu nắm được công việc của ngày kế tiếp, từ đó có sự chuẩn bị tốt hơn. 

Bước 3: Phân công giao việc cho nhân viên (nếu có)

Với mẫu lập thời gian biểu cá nhân trong tuần, bước này có thể bỏ qua. Tuy nhiên, với thời gian biểu của tập thể, việc phân chia nhiệm vụ rất quan trọng. 

Công việc của phòng ban do nhiều nhân sự đảm nhiệm. Thời gian biểu với phân công giao việc giúp nhân sự nắm bắt và hoàn thành công việc đúng hạn, không ảnh hưởng đến kết quả chung của bộ phận. 

Bước 4: Tạo thời gian biểu online cá nhân và đội nhóm trong tuần

Bước cuối cùng là sắp xếp và tạo thời gian biểu online cho cá nhân và đội nhóm trong tuần. Với công việc, khoảng thời gian tương ứng và phân công nhiệm vụ, mỗi cá nhân có thể hoàn chỉnh mẫu lập thời gian biểu cá nhân và đội nhóm một cách dễ dàng. 

Đừng quên kiểm tra lại các thông tin trong thời gian biểu trước khi tiến hành làm việc. 

3. Mẫu lập thời gian biểu cá nhân trong tuần đẹp

• Mẫu 1: Thời gian biểu cá nhân theo dõi quá trình 

• Mẫu 2: Mẫu thời gian biểu sinh hoạt đơn giản cho cá nhân

• Mẫu 3: Thời gian biểu cá nhân cực kỳ chi tiết 

TẢI MẪU LẬP THỜI GIAN BIỂU CÁ NHÂN TẠI ĐÂY

4. Phần mềm lập thời gian biểu online tốt nhất 2023

Hiện nay, cá nhân có thể dễ dàng xây dựng thời gian biểu online với các phần mềm lập thời gian biểu cá nhân. Dưới đây là 4 phần mềm miễn phí tạo thời gian biểu online:

• Canva
• Google Calendar
• TimeTree
• Notion 

4.1 Tạo thời gian biểu với phần mềm Canva

Canva là phần mềm thiết kế được sử dụng phổ biến hiện nay. Ngoài các mẫu thiết kế hay hình ảnh có sẵn, Canva còn hỗ trợ người dùng mẫu lập thời gian biểu cá nhân trong tuần. 

Tính năng nổi bật của thời gian biểu trên Canva: 

• Đa dạng mẫu thiết kế thời gian biểu cho nhiều mục đích
• Tính thẩm mỹ cao với các hình ảnh, màu sắc thiết kế bắt mắt
• Tính cá nhân hóa khi người dùng có thể điều chỉnh mẫu đã lựa chọn
• Có thể tải về sử dụng offline  

4.2 Lập thời gian biểu với Google Calendar

Google Calendar là phần mềm quản lý thời gian do Google phát triển. Với giao diện lịch trình thời gian đơn giản và khả năng tích hợp thông tin trên GMail, Google Calendar được nhiều người lựa chọn sử dụng. 

Tính năng nổi bật của Google Calendar: 

• Tạo sự kiện trong ngày đơn giản với các nút chức năng chuyên biệt 
• Tự động tích hợp các lịch nghỉ lễ lớn trong năm
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, có thể thay đổi màu sắc theo ý thích
• Tính năng nhắc nhở ghi sắp đến thời gian làm việc

Giao diện Google Calendar tinh giản 

4.3 Sử dụng phần mềm TimeTree

TimeTree là phần mềm lập thời gian biểu cá nhân của Tino Group và được sử dụng phổ biến trên Appstore. Ứng dụng này cho phép tạo thời gian biểu online, thiết lập thông báo theo lịch trình và chia sẻ cho nhóm.

Các ưu điểm nổi bật khi sử dụng TimeTree: 

• Thiết lập kế hoạch theo tháng và có thể tự điều chỉnh chế độ xem theo ngày, tuần
• Không giới hạn số lượng quản trị viên của một thời gian biểu
• Cho phép người dùng nhắn tin, gửi file ảnh đính kèm trong thời gian biểu
• Tự động điền các kỳ nghỉ lễ lớn ứng với từng quốc gia 

4.4 Lập thời gian biểu với Notion

Notion là công cụ lưu trữ thông tin dạng văn bản, các kế hoạch và bảng biểu. Notion trở nên phổ biến với các bạn học sinh sinh viên và nhân viên văn phòng trẻ. Với giao diện đơn giản, tinh gọn kèm các mẫu lập thời gian biểu cá nhân có tính ứng dụng cao, Notion tối ưu quá trình quản lý thời gian của người sử dụng. 

Tính năng cần lưu ý của Notion: 

• Nguồn mẫu thời gian biểu đa dạng được phân chia theo nhiều mục đích sử dụng 
• Thao tác đơn giản, nhanh chóng với các phím tắt riêng biệt
• Sử dụng và chia sẻ miễn phí không giới hạn 
• Tính đồng bộ hóa cao khi dùng 1 tài khoản Notion trên nhiều thiết bị điện tử

5. Lập thời gian biểu có tầm quan trọng như thế nào?

Thời gian biểu có vai trò quan trọng trong quản lý thời gian và công việc cần thực hiện. Ngoài ra, việc tạo thời gian biểu online sắp xếp mỗi ngày, mỗi tuần còn đem tới lợi ích lớn cho cá nhân, đội nhóm. Cụ thể: 

• Tiết kiệm thời gian làm việc: Thời gian biểu khoa học giúp định hướng rõ ràng các việc cần làm và thời hạn hoàn thành chúng. Từ đó, cá nhân tránh trì hoãn, tiết kiệm thời gian sắp xếp công việc. 
• Tăng hiệu suất làm việc: Sự rõ ràng về thời gian và nhiệm vụ có thể kích thích tinh thần làm việc của cá nhân và giảm căng thẳng do suy nghĩ công việc quá tải mang lại. 
• Giảm áp lực công việc: Công việc nhiều, không được sắp xếp khoa học có thể đem đến lo lắng và áp lực nhất định cho nhân sự khi làm việc. Biết trước các công việc cần thực hiện trong hôm nay và các ngày trong tuần cho phép cá nhân chuẩn bị tốt hơn và tạo tâm thế tập trung, thoải mái. 

6. Quản lý thời gian và công việc tốt nhất với CoDX Task

Phần mềm lập thời gian biểu cá nhân CoDX Task là một phân hệ thuộc các phần mềm chuyển đổi số của doanh nghiệp. CoDX Task cho doanh nghiệp xây dựng kế hoạch, phân công công việc và lập báo cáo theo kế hoạch. 

Khác các ứng dụng quản lý thời gian trên, CoDX Task được thiết kế chuyên biệt cho doanh nghiệp, công ty kinh doanh. Với chức năng lên kế hoạch dự án, nhân sự có thể tạo thời gian biểu online của các bộ phận, phòng ban và toàn doanh nghiệp. 

Các tính năng nổi bật của CoDX Task khi tạo thời gian biểu online: 

• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng cho đa ngành nghề
• Hỗ trợ song ngữ tiếng Việt – Anh có thể dùng cho cả các công ty đa quốc gia
• Tự động đồng bộ hóa thông tin từ các phân hệ khác thuộc CoDX
• Sử dụng được trên nhiều nền tảng cùng các hệ điều hành khác nhau 
• Cho phép lập thời gian biểu theo ngày, tuần, tháng và đánh giá kết quả đính kèm

Bài viết trên đây gồm những nội dung hữu ích về tạo thời gian biểu online cùng các mẫu lập thời gian biểu cá nhân. CoDX hy vọng cấp quản lý có thể tìm thấy thông tin cần thiết cho quá trình xây dựng thời gian biểu, kế hoạch của các nhân sự và toàn bộ doanh nghiệp.