Đối với một số người, khái niệm “phần mềm nhắc nhở công việc” còn khá xa lạ, nhưng đối với một số nhân viên cũng như doanh nghiệp thì đây là một phần không thể thiếu trong quá trình làm việc mỗi ngày. Đúng vậy, phần mềm nhắc việc đang dần cho thấy tầm quan trọng của mình đối với nhiều công ty, tập đoàn và nhân viên làm việc tại đó.
Sau đây, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm nhắc nhở công việc cũng như điểm qua những phần mềm nhắc việc tốt trên thị trường cùng với sự khác biệt giữa phần mềm và ứng dụng nhắc việc. Hãy theo chân CoDX đào sâu hơn về vấn đề này nhé.
1. Top 5 Phần mềm nhắc nhở công việc tốt nhất thị trường 2023
Thị trường các phần mềm nhắc việc hiện nay khá nhộn nhịp với rất nhiều thương hiệu khác nhau đang triển khai ở mảng này. Tuy nhiên, dưới đây là 5 phần mềm nhắc việc được tìm kiếm nhất trong năm 2023 và được phản hồi là có chất lượng tốt, đáp ứng đúng với nhu cầu của từng doanh nghiệp.
1.1 Phần mềm nhắc nhở công việc CoDX – Task
Nhắc đến phần mềm nhắc việc nói riêng, hay phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp nói chung, chúng ta không thể không nhắc đến cái tên CoDX. Dù chỉ mới xuất hiện trên thị trường thời gian gần đây nhưng với đội ngũ phát triển kinh nghiệm dày dặn lên đến hơn 30 năm, CoDX đã và đang cung cấp những giải pháp số hoá doanh nghiệp cho nhiều thương hiệu lớn trong cả nước.
Phần mềm nhắc việc, là một phân hệ thuộc hệ sinh thái các phần mềm CoDX, mang đến cho người nhiều tính năng nổi trội và vô cùng hữu dụng. Ngoài những tính năng cơ bản của một phần mềm nhắc việc đơn thuần như: lên kế hoạch công việc, quản lý lịch trình, quản lý tiến độ,…, CoDX – Task còn cung cấp cho khách hàng các những sự lựa chọn như cho phép thiết lập cơ chế cảnh bảo, yêu cầu báo cáo, đánh giá công việc khi hoàn tất hay theo dõi được tình trạng & tiến độ xử lý của tất cả công việc liên quan thông qua những giao diện khác nhau…
Ưu điểm:
- Giao diện thân thiện với người dùng, dễ sử dụng: CoDX – Task mang lại một giao diện quen thuộc như những mạng xã hội lớn của hiện tại (Facebook) vốn đã vô cùng thân quen với đại đa số người dùng tại Việt Nam. Bên cạnh đó, những tính năng của CoDX – Task được thiết kế dễ nhìn, thuận mắt và dễ tìm kiếm giúp việc thao tác vô cùng tiết kiệm thời gian.
- Sử dụng trên đa nền tảng: Với CoDX – Task, nhân sự trong doanh nghiệp có thể sử kết nối và sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau, từ PC, laptop, máy tính bảng và có thể sử dụng trên các nền tảng di động như Android và iOS.
- Được tích hợp thêm nhiều tính năng khác: Không chỉ dừng lại ở nhắc việc, CoDX – Task còn có thể cung cấp cho bạn các tính năng từ lên kế hoạch, giao việc, theo dõi tiến độ công việc, lập báo cáo và thống kê và kết quả và hiệu suất công việc cùng nhiều tính năng quản lý khác.
- Tính năng quản lý công việc theo nhóm/theo dự án: giao việc từ xa, có phân được người giám sát, theo dõi, nhắc nhở tiến độ và công việc quá hạn. Liên thông với CoDX – Document, CoDX – eSign, CoDX – Process để công việc thực hiện trơn tru
- Chi phí đầu tư không quá cao: So với những phần mềm nhắc việc khác, chi phí đầu tư cho CoDX – Task dễ chịu hơn nhiều. Chi phí sẽ còn tuỳ thuộc vào quy mô cũng như những tính năng cần thiết cho ngành nghề và lĩnh vực doanh nghiệp đang hoạt động. Phiên bản dùng thử của CoDX – Task cũng đã được tích hợp nhiều tính năng chứ không bị hạn chế.
Nhược điểm:
- Chưa được tích hợp với nhiều ứng dụng khác: Hiện tại, CoDX – Task chỉ đang hoạt động trên chính nền tảng của mình chứ chưa tích hợp sẵn những ứng dụng liên quan đến công việc khác như Gmail, Outlook,…
- Chưa thể tuỳ chỉnh thủ công: Giao diện của CoDX – Task là cố định, nếu khách hàng muốn thay đổi bất cứ thành phần nào bên trong phải liên hệ với nhà phát triển của CoDX – Task để được hỗ trợ.
- Chưa thể sử dụng đa ngôn ngữ: CoDX – Task sẽ vướng phải rào cản ngôn ngữ. Hai ngôn ngữ chính hiện tại của CoDX – Task là tiếng Việt và tiếng Anh. Trong tương lai, sẽ có nhiều ngôn ngữ khác được cập nhật và hứa hẹn sẽ là một phần mềm được sử dụng đa ngôn ngữ và đa quốc gia.
1.2 Phần mềm nhắc việc Todoist
Todoist là một ứng dụng quản lý công việc trực tuyến, cho phép bạn tạo danh sách công việc, lên lịch và theo dõi tiến độ công việc của mình. Ứng dụng này cung cấp nhiều tính năng nhắc nhở để giúp bạn giữ được lịch trình và đạt được mục tiêu của mình.
Bên cạnh tính năng nhắc nhở, Todoist còn cung cấp nhiều tính năng hữu ích khác như theo dõi tiến độ công việc, chia sẻ danh sách công việc với đồng nghiệp, và tích hợp với các ứng dụng khác như Gmail và Slack để giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn.
Ưu điểm:
- Giao diện đơn giản và dễ sử dụng: Todoist có giao diện người dùng thân thiện và đơn giản, giúp người dùng dễ dàng tạo và quản lý danh sách công việc.
- Tính năng nhắc nhở đa dạng: Todoist cung cấp nhiều tùy chọn nhắc nhở, cho phép người dùng thiết lập nhắc nhở định kỳ hoặc tùy chỉnh cho mỗi công việc.
- Đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị: Todoist cho phép đồng bộ hóa danh sách công việc trên nhiều thiết bị, bao gồm máy tính, điện thoại di động và máy tính bảng.
- Tính năng phân loại công việc: Todoist cho phép người dùng tạo các danh mục, nhãn và bộ lọc để phân loại và quản lý công việc một cách hiệu quả.
- Tích hợp với nhiều ứng dụng khác: Todoist tích hợp với nhiều ứng dụng khác, bao gồm Gmail, Google Calendar và Slack, giúp người dùng quản lý công việc một cách thông minh và tiện lợi hơn.
- Nhược điểm:
- Giới hạn tính năng ở phiên bản miễn phí: Một số tính năng hữu ích của Todoist chỉ được cung cấp trong phiên bản trả phí, bao gồm tính năng phân loại công việc và tích hợp với các ứng dụng khác.
- Thiếu tính năng trực quan: Todoist thiếu tính năng trực quan như sắp xếp, kéo và thả, và truyền tải thời gian phản hồi chậm hơn so với một số ứng dụng quản lý công việc khác.
- Hạn chế đối với độ phức tạp: Nếu bạn cần quản lý một số dự án lớn hoặc phức tạp, Todoist có thể không phù hợp vì nó có hạn chế trong việc quản lý dự án phức tạp.
- Các tính năng bổ sung tương đối đắt đỏ: Các tính năng bổ sung trả phí của Todoist khá đắt đỏ, có thể khiến người dùng đắn đo.
1.3 Phần mềm nhắc nhở công việc Fastwork Work+
Fastwork là một phần mềm quản lý công việc và nhắc việc trực tuyến trên nền web và thiết bị di động. Dưới đây là một số ưu và nhược điểm của phần mềm này.
Ưu điểm:
- Tính năng đa nền tảng: Fastwork hỗ trợ sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm máy tính và các thiết bị di động, cho phép người dùng quản lý công việc của mình từ bất kỳ thiết bị nào.
- Tính năng nhắc việc và lịch trình: Fastwork cung cấp các tính năng nhắc nhở công việc cần hoàn thành, giúp người dùng dễ dàng quản lý thời gian và hoàn thành các công việc đúng hạn. Ngoài ra, tính năng lên lịch trình giúp người dùng lên kế hoạch các sự kiện, cuộc họp hay các hoạt động khác trong lịch trình hàng ngày của họ.
- Tính năng quản lý nhóm: Fastwork cho phép người dùng tạo và quản lý các nhóm công việc và chia sẻ danh sách công việc với đồng nghiệp. Điều này giúp các nhóm làm việc cùng nhau hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn.
- Tính năng tích hợp với các ứng dụng khác: Fastwork tích hợp với các ứng dụng như Slack, Google Drive, Dropbox và Microsoft Office, giúp người dùng dễ dàng tương tác và chia sẻ dữ liệu với các ứng dụng khác.
- Giao diện đơn giản và dễ sử dụng: Fastwork có một giao diện người dùng đơn giản, dễ sử dụng và dễ nhìn, giúp người dùng dễ dàng quản lý các công việc của mình.
Nhược điểm:
- Tính năng hạn chế trong phiên bản miễn phí: Fastwork giới hạn số lượng nhiệm vụ và nhóm công việc trong phiên bản miễn phí, điều này có thể hạn chế sự linh hoạt của người dùng khi quản lý công việc.
- Không có tính năng nhắc việc lặp lại: Fastwork không có tính năng nhắc việc lặp lại, điều này có thể làm khó khăn cho người dùng khi phải thủ công thiết lập lại nhắc nhở cho các công việc lặp
1.4 Phần mềm nhắc việc Base Wework
Base là một phần mềm quản lý bán hàng và quản lý khách hàng được thiết kế để giúp các doanh nghiệp xây dựng một cơ sở dữ liệu khách hàng và quản lý các giao dịch bán hàng của họ. Base không phải là một phần mềm nhắc nhở công việc, nhưng nó cung cấp các tính năng quản lý công việc và lịch trình làm việc của người dùng có thể kể đến như: lên kế hoạch công việc, quản lý lịch trình làm việc hay theo dõi tiến độ công việc.
Ưu điểm:
- Quản lý khách hàng chuyên nghiệp: Base giúp các doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng một cách chuyên nghiệp, bao gồm lịch sử mua hàng, thông tin liên lạc, lời nhắc và thông tin về tương tác khách hàng.
- Quản lý bán hàng dễ dàng: Base giúp các doanh nghiệp quản lý quá trình bán hàng, bao gồm đơn hàng, hóa đơn, giao hàng và thanh toán.
- Tích hợp với các công cụ bên ngoài: Base có thể tích hợp với các công cụ bên ngoài như Mailchimp, Quickbooks và Shopify, giúp các doanh nghiệp quản lý các hoạt động kinh doanh của mình một cách liên kết và hiệu quả.
- Tùy chỉnh dễ dàng: Base cho phép người dùng tùy chỉnh các mẫu, trường và quy trình làm việc theo nhu cầu của họ.
Nhược điểm:
- Giá cả: Base có mức phí khá cao đối với các tính năng cao cấp và số lượng người dùng lớn, do đó có thể không phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ.
- Khó sử dụng: Base có một số tính năng phức tạp và khó sử dụng đối với người dùng mới, và có thể yêu cầu một khối lượng đáng kể của thời gian và tài nguyên để tìm hiểu và triển khai.
- Hạn chế tính di động: Base chưa được phát triển một ứng dụng di động tốt, do đó có thể không phù hợp cho các doanh nghiệp yêu cầu tính di động cao.
1.5 Nhắc nhở công việc với Tick Tick
TickTick là một phần mềm quản lý công việc và nhắc việc trên nhiều nền tảng, bao gồm máy tính và thiết bị di động. Phần mềm này cung cấp nhiều tính năng quản lý công việc như: lên kế hoạch công việc, nhắc nhở công việc, quản lý lịch trình hoặc cũng có thể nhắc đến chia sẻ lịch trình với đồng nghiệp hay theo dõi tiến độ công việc.
Ưu điểm:
- Tính năng đa nền tảng: TickTick hỗ trợ sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm Windows, Mac, iOS và Android, cho phép người dùng quản lý công việc của mình từ bất kỳ thiết bị nào.
- Tính năng nhắc việc và lịch trình: Tick Tick cung cấp các tính năng nhắc nhở công việc cần hoàn thành, giúp người dùng dễ dàng quản lý thời gian và hoàn thành các công việc đúng hạn. Ngoài ra, tính năng lên lịch trình giúp người dùng lên kế hoạch các sự kiện, cuộc họp hay các hoạt động khác trong lịch trình hàng ngày của họ.
- Tính năng quản lý nhóm: Tick Tick cho phép người dùng tạo và quản lý các nhóm công việc và chia sẻ danh sách công việc với đồng nghiệp. Điều này giúp các nhóm làm việc cùng nhau hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn.
- Giao diện đơn giản và dễ sử dụng: Tick Tick có một giao diện người dùng đơn giản, dễ sử dụng và dễ nhìn, giúp người dùng dễ dàng quản lý các công việc của mình.
Nhược điểm:
- Giới hạn trong phiên bản miễn phí: TickTick giới hạn số lượng nhiệm vụ và nhóm công việc trong phiên bản miễn phí, điều này có thể hạn chế sự linh hoạt của người dùng khi quản lý công việc.
- Chi phí cao: Nếu người dùng muốn sử dụng đầy đủ tính năng của TickTick, họ phải đăng ký một gói trả phí, chi phí này có thể hơi cao so với một số phần mềm quản lý công việc khác.
- Tính năng tích hợp với các ứng dụng khác hạn chế: Tính năng tích hợp của TickTick với các ứng dụng khác có thể hạn chế so với một số phần mềm quản lý công việc khác.
2. Nên dùng app hay phần mềm nhắc nhở công việc?
Cả hai phần mềm và app nhắc nhở công việc đều là những người bạn đồng hành vô cùng hữu dụng và được một số lượng kha khá dân văn phòng tin dùng. Được biết đến rộng rãi là vậy, nhiều người vẫn chưa phân biệt được sự khác nhau giữa 2 ứng dụng này và đôi khi nhầm lẫn cả 2 là một.
Vậy, đâu là sự khác biệt giữa phần mềm và app nhắc nhở công việc? Bảng thông tin dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn cụ thể hơn ở những điểm khác biệt đó.
|
Phần mềm nhắc nhở công việc |
App nhắc nhở công việc |
|
|
Định nghĩa |
Phần mềm nhắc nhở công việc được cài đặt và sử dụng trên các nền tảng laptop, PC. Đa phần, các phần mềm này được phát triển để tối ưu hoá sử dụng trên máy tính nên các công ty, doanh nghiệp sẽ ưu tiên sử dụng với số lượng người dùng lớn. |
App nhắc nhở công việc là ứng dụng được cài đặt và sử dụng trên điện thoại di động. Người sử dụng có thể truy cập vào ứng dụng và sử dụng mọi lúc mọi nơi, vô cùng dễ dàng và tiện lợi, lại còn tiết kiệm thời gian. |
|
Giao diện |
Các phần mềm nhắc nhở công việc được phát triển để hoạt động một cách tối ưu trên máy tính nên giao diện sử dụng sẽ hiển thị đầy đủ hơn, nhiều tính năng hơn và trông chuyên nghiệp hơn so với app hay thậm chí là những website thông thường. Với phần mềm, khi người dùng lựa chọn một đề mục, hệ thống sẽ đưa đến một giao diện mới. Tại đó, người dùng có thể thoải mái thao tác cũng như sử dụng những tính năng hiện đã có sẵn. |
Hầu hết các app nhắc nhở công việc trên điện thoại hay máy tính bảng, được thiết kế với giao diện như tương tự như một tờ giấy dán vào màn hình (ví dụ: Sticky Notes, Pnotes, Google Keep,…) Trên điện thoại, các đầu việc trong các ứng dụng đôi khi sẽ được hiển thị dưới dạng to-do list hoặc checklist. Chỉ có một số ít các app có giao diện phức tạp hơn chuyên phục vụ công việc hơn. |
|
Tính năng |
Không như app, phần mềm quản lý công việc được tích hợp đầy đủ các tính năng khi sử dụng:
|
Các app nhắc nhở công việc thường ưu tiên sự đơn giản nên các tính năng sẽ không được đầy đủ và đa dạng. Do đó, các app nhắc nhở công việc thường sẽ thực hiện được những tính năng như:
Với một vài ứng dụng nâng cao hơn, chúng còn có thể giúp ta:
|
|
Chi phí |
Đối với phần mềm nhắc việc, người dùng sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí nhất định cho nhà phát hành mới có thể sở hữu và sử dụng phần mềm. Tuy nhiên, người dùng chỉ phải thanh toán một lần duy nhất tuỳ thuộc vào thời gian đăng ký. Với mỗi gói đăng ký, thời hạn sử dụng cũng như các chức năng là khác nhau và người mua sẽ phải cân nhắc áp dụng sao cho hợp với ngân sách cũng như định hướng sử dụng. Nhưng một khi đã thanh toán, ta có thể áp dụng vào sử dụng cho nhiều người cùng lúc, vừa thuận tiện cho tổ chức vừa giúp gia tăng năng suất cũng như hiệu quả công việc một cách đáng kể. |
Phần lớn các ứng dụng nhắc nhở công việc sẽ được phát hành miễn phí với tất cả các người dùng. Tất nhiên, miễn phí đồng nghĩa với việc bạn chỉ được sử dụng những tính năng cơ bản nhất. Để sử dụng những tính năng cao cấp hơn, chuyên nghiệp hơn, bạn sẽ phải bỏ ra thêm một khoản chi phí. |
Có thể thấy, cả ứng dụng hay phần mềm nhắc nhở công việc đều có cho mình những ưu và khuyết điểm nhất định. Cả 2 đều là những phương án các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể áp dụng cho tổ chức của mình và chúng đều mang lại những tác động tích cực đến tiến độ xử lý cũng như hiệu suất công việc. Tuỳ thuộc vào định hướng phát triển cũng như chi phí đầu tư mà nhà lãnh đạo sẽ quyết định nên áp dụng hình thức nào cho tổ chức của mình.
3. Sử dụng miễn phí tính năng nhắc nhở từ phần mềm CoDX team
CoDX Team là một phân hệ thuộc hệ sinh thái phần mềm quản lý doanh nghiệp CoDX. Với CoDX Team, tính năng nhắc nhở công việc đã được tích hợp sẵn cùng nhiều tính năng nổi trội khác đều với mục tiêu chung là giúp bạn hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Như đã đề cập, tính năng này được tích hợp sẵn nên hoàn toàn không tốn thêm bất kỳ chi phí nào của bạn. Chưa kể, CoDX Team không giới hạn số lượng người dùng nên bạn có thể áp dụng cách làm việc này với một hay nhiều nhóm, tổ chức đều được và sẽ không gặp bất kỳ vấn đề gì.
Do được tạo nên từ một hệ sinh thái phần mềm dành riêng cho doanh nghiệp, CoDX Team được phát triển ngoài những tính năng cơ bản cần có với một phần mềm nhắc việc (tình trạng công việc, nhắc nhở công việc, tạo thống kê và báo cáo kết quả và hiệu suất công việc,…), bạn còn có thể sử dụng kèm những tính năng khác như mạng xã hội doanh nghiệp, quản lý công văn, tài liệu, trình ký số, đăng ký phòng họp, đăng ký văn phòng phẩm,…
Đối với các doanh nghiệp đang phát triển hoặc các doanh nghiệp có mong muốn áp dụng chuyển đổi số, CoDX Team sẽ là phần mềm phù hợp dành cho tổ chức của bạn. Như đã đề cập, CoDX Team thuộc hệ sinh thái phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện CoDX, từ quản lý nhân sự nội bộ, quản lý công việc, quản lý tài chính cho đến quản lý sản xuất, quản lý khách hàng. Đây được xem là một giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp và có thể áp dụng cho bất cứ loại hình doanh nghiệp nào với chi phí hợp lý, phải chăng.
Qua bài viết trên, hy vọng CoDX đã cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng thể và khách quan hơn về phần mềm nhắc nhở công việc. Để tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm CoDX hay tính năng nhắc nhở công việc trong CoDX Team, vui lòng liên hệ thông qua email [email protected] hoặc số hotline 090 155 50 63. Xem thêm nhiều kiến thức quản trị khác tại https://businesswiki.codx.vn
Bài viết liên quan: