Hiệu quả và hiệu suất: Phân tích, so sánh và giải pháp tối ưu

Hiệu quả và hiệu suất là 2 khái niệm được dùng rộng rãi trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp, nhưng chúng vẫn thường hay bị nhầm lẫn với nhau. Khi hiểu đúng và kết hợp 2 thuật ngữ này phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu nhanh chóng. Vậy hiệu quả và hiệu suất giống hay khác nhau? Chúng có mối quan hệ ra sao? Theo dõi bài viết của CoDX để tìm hiểu ngay!

Cùng chủ đề:

• Kaizen là gì và cách áp dụng hiệu quả
• Làm thế nào để tăng năng suất lao động trong kỷ nguyên số?

1. Hiệu quả và hiệu suất giống hay khác nhau?

Để phân biệt rõ ràng hiệu quả và hiệu suất thì bạn cần bắt đầu tìm hiểu khái niệm, vai trò và cách tính của mỗi thuật ngữ. Cụ thể như sau:

1.1 Về khái niệm

Hiệu quả là mức độ đạt được mục tiêu hoặc kỳ vọng đã đề ra, bằng cách sử dụng tối ưu các nguồn lực có sẵn. Hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào năng lực, kỹ năng hay kiến thức của cá nhân hay tổ chức, mà còn liên quan đến việc lựa chọn và thực hiện các hoạt động phù hợp với mục tiêu. 

Hiệu suất là khả năng hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ hay yêu cầu được giao phó trong một khoảng thời gian nhất định. Hiệu suất có thể được đo lường bằng nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào loại công việc, ngành nghề hay lĩnh vực hoạt động. 

1.2 Về vai trò

• Vai trò của hiệu quả: đo lường sự chính xác, phù hợp của các mục tiêu công việc đã đề ra. Từ đó xem xét chúng có phải những mục tiêu đúng đắn hay không và mức độ thực hiện công việc trên những mục tiêu đó.

• Vai trò của hiệu suất: giúp đo lường các nguồn lực được sử dụng tốt như thế nào để đạt mục tiêu đã đề ra. Đó chính là sự so sánh kết quả đạt được và chi phí bỏ ra trong quá trình thực hiện mục tiêu.

1.3 Về cách tính

• Cách tính hiệu quả

Hiệu quả là phép so sánh kết quả đạt được với mục tiêu ban đầu mà doanh nghiệp đã đặt ra. Chỉ số này có thể được biểu thị bằng tỷ lệ hoặc phần trăm. Do đó, bạn có thể tính toán hiệu quả hoạt động kinh doanh theo công thức sau:

• Cách tính hiệu suất

Cách tính hiệu suất làm việc dựa trên tỷ lệ kết quả đạt được trên chi phí bỏ qua để đạt được kết quả đó: Bạn có thể tính hiệu suất hoạt động với công thức sau:

Khi nhìn vào kết quả hiệu suất, bạn có thể đo lường được năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên và đưa ra đánh giá phù hợp nhất.

>>> Có thể bạn quan tâm: 6 Cách tính KPI cho nhân viên CHUẨN nhất được áp dụng phổ biến

2. Ví dụ về hiệu quả và hiệu suất

Nếu bạn vẫn đang nhầm lẫn 2 khái niệm hiệu quả và hiệu suất thì đừng bỏ qua những ví dụ thực tế sau đây:

Ví dụ về hiệu quả trong công việc:

• Một nhân viên quản lý thời gian của mình một cách thông minh, hoàn thành nhiệm vụ hàng ngày đúng hạn và có thời gian dành cho việc phát triển kỹ năng mới.
• Công ty giảm thiểu việc sử dụng giấy bằng cách chuyển sang việc lưu trữ tài liệu điện tử, giúp tiết kiệm tài nguyên và giảm tác động đến môi trường.

Ví dụ về hiệu suất trong công việc:

• Một công nhân trong dây chuyền sản xuất làm việc nhanh chóng và sản xuất nhiều sản phẩm trong một khoảng thời gian ngắn.
• Công ty nâng cấp hệ thống máy tính mới giúp thời gian xử lý các tác vụ phức tạp giảm xuống một nửa.

3. Mối quan hệ giữa hiệu quả và hiệu suất

Có một sự thật là doanh nghiệp có thể đạt hiệu suất cao nhưng không đồng nghĩa hiệu quả cao và ngược lại. Hiệu quả mang tính chiến lược và đòi hỏi người lãnh đạo cần nắm bắt được mục tiêu và công việc quan trọng cần ưu tiên. 

Ví dụ: Trong một công ty sản xuất giày da, nhân viên làm việc với mức hiệu suất tốt với mức trung bình là 50 đôi/người/8 tiếng. Kết quả này đã vượt mức quy định của công ty là 45 đôi/người. Tuy nhiên, công ty vẫn chưa thu được lợi nhuận vì chưa phân bổ đến tệp khách hàng mục tiêu là nhân viên văn phòng. Thay vào đó, họ lại tập trung phân phối hàng hóa ở những cửa hàng nhỏ lẻ và khu vực nông thôn. Có thể nói công ty đã hoạt động hiệu suất nhưng chưa hiệu quả.

Như trong ví dụ trên, lãnh đạo công ty giày da cần xác định thế mạnh của mình và tập trung marketing, phân phối đến những khách hàng mục tiêu nếu muốn đạt hiệu quả tốt nhất. Nhiệm vụ của họ là xác định con đường và mô hình vận hành của doanh nghiệp chính xác. Bên cạnh đó, muốn đạt được hiệu quả và hiệu suất thì việc định hướng nhân viên đúng cách là một yếu tố vô cùng quan trọng.

4. Ưu tiên hiệu quả hay hiệu suất?

Hiệu quả phải luôn là ưu tiên hàng đầu của bất kỳ hoạt động nào của doanh nghiệp. Các phương pháp quản lý hiệu suất sẽ là mối quan tâm tiếp theo của doanh nghiệp để thúc đẩy hiệu quả. 

Ví dụ: nếu là là lần đầu tiên khởi nghiệp kinh doanh thức ăn nhanh thì vấn đề bạn cần quan tâm nhiều hơn là tạo ra món ăn ngon hay làm sao để không tốn nhiều nguyên liệu, tiết kiệm thời gian? Thì đáp án chính là việc tạo ra món ăn ngon miệng quan trọng hơn việc làm nó một cách hiệu suất nhất.

Tương tự như ví dụ trên, doanh nghiệp nên tập trung thực hiện các nhiệm vụ có hiệu quả thúc đẩy lợi nhuận và tăng trưởng. Bời vì, mọi thứ sẽ vô nghĩa nếu một dự án tiêu tốn ít nguồn lực, kinh phí và hoàn thành trong một thời gian ngắn nhưng không đem lại hiệu quả kinh doanh cũng như không phù hợp với mục tiêu đã đề ra.

Nếu doanh nghiệp vẫn đang loay hoay giữa hiệu quả và hiệu suất thì khó có thể thực hiện được nhiệm vụ. Để giải quyết tình trạng trên, bạn nên tập trung vào tính hiệu quả của công việc trước tiên và thậm chí có thể bỏ qua hiệu suất vào thời gian đầu. Sau khi đã áp dụng các phương pháp một cách có hiệu quả thì doanh nghiệp hãy bắt đầu tối ưu hiệu suất của chúng.

5. Giải pháp nâng cao hiệu quả và tối ưu hiệu suất cho doanh nghiệp

Để nâng cao hiệu quả và hiệu suất công việc, ban lãnh đạo cần có tầm nhìn chiến lược và mục tiêu rõ ràng. Sau đây là 4 giải pháp nâng cao hiệu quả và tăng hiệu suất làm việc mà doanh nghiệp không nên bỏ qua:

• Thiết lập kế hoạch và mục tiêu chi tiết rõ ràng

• Chú trọng đào tạo chuyên môn cho nhân viên

• Áp dụng giải pháp tự động hóa vận hành chuyên nghiệp

• Đánh giá hiệu quả, hiệu suất nhân viên thường xuyên

5.1 Thiết lập kế hoạch và mục tiêu chi tiết rõ ràng

Bản kế hoạch và mục tiêu rõ ràng sẽ giúp nhân viên định hướng được những việc cần làm. Nhiều khảo sát cho thấy, hiệu suất của nhân viên sẽ tăng đáng kể khi họ nắm được mục tiêu của doanh nghiệp. Chính vì thế, doanh nghiệp cần thiết lập kế hoạch và mục tiêu một cách chi tiết, rõ ràng nhất. Theo đó, 2 phương pháp quản lý hiệu quả và hiệu suất mục tiêu được sử dụng nhiều nhất đó là quản trị mục tiêu MBO và phần mềm OKR.

Bạn có thể xem thêm cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp chi tiết để thiết lập kế hoạch đúng hướng và hiệu quả hơn.

Ví dụ: doanh nghiệp nên ra yêu cầu cụ thể như “Bán được 10.000 sản phẩm phần mềm quản trị nhân sự trong 6 tháng tới”. Kế hoạch có số lượng và thời gian cụ thể sẽ là thước đo giúp nhân viên xác định được mục tiêu cần thực hiện. Nếu hoàn thành con số quy định với thời gian ngắn hơn thì bạn đã đạt cả hiệu suất và hiệu quả.

5.2 Chú trọng đào tạo chuyên môn cho nhân viên

Một doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên trình độ chuyên môn cao sẽ rút ngắn quá trình làm việc và dễ dàng đạt hiệu quả hơn. Doanh nghiệp nên khảo sát nhu cầu và mong muốn của mỗi cá nhân để tổ chức những chương trình đào tạo phù hợp. Bên cạnh đó, đây cũng là một trong những phương pháp tạo động lực làm cho nhân viên tốt nhất. Khi nhân viên cảm thấy được quan tâm, trân trọng thì họ sẽ tích cực đóng góp, làm việc.

5.3 Áp dụng giải pháp tự động hóa vận hành chuyên nghiệp

Thay thế quy trình làm việc thủ công, chậm chạp với các giải pháp tự động hóa doanh nghiệp cũng là một phương án hiệu cho doanh nghiệp nếu muốn nâng cao hiệu suất làm việc. 

Với công nghệ hiện đại, phần mềm sẽ hỗ trợ con người thực hiện các công việc trong quy trình vận hành, giám sát tiến độ hay kiểm tra chất lượng công việc. Đặc biệt, tự động hóa vận hành có thể giúp doanh nghiệp cắt bớt kinh phí thuê nhân công, tăng hiệu quả và độ chính xác trong công việc đáng kể.

5.4 Đánh giá hiệu quả, hiệu suất nhân viên thường xuyên

Đánh giá hiệu quả và hiệu suất của nhân viên thường xuyên là một bước không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn đạt được mục tiêu đã đề ra. 

Theo đó, ban lãnh đạo cần có những hoạt động giám sát, theo dõi, tạo mục tiêu và đánh giá nhân viên xuyên suốt quá trình làm việc cho đến khi có kết quả. Khi đó các phòng ban sẽ nắm được hiệu suất làm việc của mình và kịp thời điều chỉnh theo đúng hướng đi của doanh nghiệp.

Phân biệt được sự khác nhau giữa hiệu quả và hiệu suất là điều quan trọng mà cả nhà lãnh đạo và nhân viên đều phải biết. Quan tâm đến sự khác biệt này sẽ giúp nhà lãnh đạo cân bằng và ưu tiên những công việc quan trọng nhất. Từ đó nâng cao năng suất làm việc của nhân viên và tối ưu hiệu quả công việc. Theo dõi CoDX để xem thêm những thông tin quản trị doanh nghiệp bổ ích nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh