Tự động hóa doanh nghiệp là gì? Lợi ích và quy trình thực hiện HIỆU QUẢ

Tự động hóa doanh nghiệp hiện đang là cách thức quản trị được nhiều nhà lãnh đạo chú ý trong kỷ nguyên số 4.0 như hiện nay. Có thể nói đây là xu hướng vận hành duy nhất giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong tương lai.

Vậy tự động hóa là gì? Những ưu điểm của cách thức vận này, cũng như quy trình áp dụng hệ thống tự động như thế nào? Cùng Chuyển đổi số CoDX tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức trang tin quản trị CoDX của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng chủ đề:

7 Lĩnh vực ứng dụng công nghệ số trong doanh nghiệp năm 2024

Phương thức thay đổi và phát triển doanh nghiệp BỀN VỮNG

1. Tổng quan về tự động hóa doanh nghiệp

Trong phần 1 này, chúng ta sẽ làm rõ về tự động hóa cũng như các hình thức tự động hóa được áp dụng phổ biến hiện nay.

1.1 Tự động hóa doanh nghiệp là gì?

Tự động hóa là việc áp dụng các hệ thống công nghệ, phần mềm, robot, trí tuệ nhân tạo (AI), … vào các quy trình vận hành, sản xuất của doanh nghiệp.

Mục tiêu của tự động hóa là nhà lãnh đạo có thể kiểm soát toàn bộ hoàn động vận hành của doanh nghiệp; Giúp gia tăng hiệu suất, hiệu quả kinh doanh, sản xuất và tiết kiệm tối đa chi phí thay thế cho quy trình vận hành truyền thống rườm rà với nhiều tắc nghẽn.

Tiến đến tự động hóa doanh nghiệp thành công, nhà quản trị có thể nhanh chóng phát hiện có “nút thắt cổ chai” trong các quy trình vận hành. Nhờ đó, nhanh chóng đưa ra các quyết định quản trị đúng đắn và kịp thời nhất.

1.2 Các loại tự động hóa điển hình

BPA – Tự động hóa quy trình kinh doanh

Tự động hóa quy trình BPA (Business process Automation) là loại tự động được áp dụng vào các quy trình kinh doanh như quy trình nội bộ, quy trình bán hàng, quy trình phê duyệt, ….

Nếu như hình thức vận hành truyền thống khi chưa có tự động hóa, các quy trình này sẽ thực hiện một cách thủ công. Sau khi ứng dụng BPA, toàn bộ hoạt động sẽ được thực hiện trên các phần mềm nằm trong nền tảng tự động hóa.

Ví dụ:

Quy trình phê duyệt: Với hình thức truyền thống, các loại giấy tờ sẽ phải trình ký trực tiếp qua các bộ phận và lãnh đạo. Khi áp dụng phần mềm ký số thì quy trình phê duyệt và trình ký được thực hoàn toàn online trực tuyến, mọi lúc.

Sales Pipeline – Tự động hóa quy trình bán hàng

Sales Pipeline hay đường ống bán hàng là một thuật ngữ nói về hành trình khách hàng trong một quy trình bán hàng.

Khi tiến hành tự động hóa quy trình này, mọi khách hàng tiềm năng được thu thập dữ liệu lên hệ thống; Với một quy trình rõ ràng, nhân viên dễ dàng nắm bắt được nên làm gì tiếp theo để chốt được đơn hàng.

Ngoài ra, những dữ liệu này sẽ được đưa lên hệ thống quản trị khách hàng chung để cải thiện dịch vụ khách hàng, đưa ra các báo cáo chuẩn nhất.

Tự động hóa Email

Tự động hóa hoạt động tiếp thị qua Email là một hình thức tự động hóa dễ thấy nhất hầu như doanh nghiệp nào cũng sẽ triển khai. Chỉ với 1 email mẫu, hệ thống tiến hành thu thập thông tin khách hàng và tạo ra các mẫu email cá nhân hóa theo hành vi; Nhân viên chỉ với vài thao tác trong vòng vài phút có thể cài đặt gửi hàng loạt email.

Theo khảo sát bởi MarketingProfs, có hơn 44% người nhận email tự động tiếp thị thực hiện chuyển đổi sang mua sản phẩm dịch vụ.

Hay, tại báo cáo trên Wishpond.com, có hơn 3,2 tỷ tài khoản email trên toàn thế giới và có đến 91% User check mail mỗi ngày.

Việc tự động hóa email giúp doanh nghiệp chăm sóc tốt hệ thống khách hàng không chỉ đem lại doanh thu tức thời mà còn giúp gia tăng chất lượng dịch vụ, trải nghiệm để giữ chân khách hàng trung thành về lâu dài.

Tự động hóa Robot RPA

Tự động hóa Robot RPA là loại tự động hóa ứng dụng robot vào các tác vụ cụ thể trong quy trình làm việc. Theo đó, doanh nghiệp có thể loại bỏ một số khâu trong quy trình và thay vào đó là tự động hóa do robot thực hiện.

Ví dụ như thao tác duyệt trang web, xử lý các yêu cầu, duyệt phép, gia hạn hợp đồng nhân sự, …

2. Lợi ích khi doanh nghiệp thực hiện tự động hóa

Theo Forrester, trong một cuộc nghiên cứu tác động của công nghệ đến doanh nghiệp tại Mỹ đã chỉ ra rằng “Doanh nghiệp có thể giảm được 90% chi phí vận hành nếu áp dụng hệ thống tự động hóa.

Cụ thể những lợi ích vượt trội của việc tự động hóa doanh nghiệp:

2.1 Tối ưu hiệu suất

Tự động hóa giúp loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại tốn thời gian của nhân viên. Thay vào đó, nhân sự sẽ tập trung sáng tạo, đổi mới để gia tăng hiệu suất công việc.

Bên cạnh đó, các quy trình được số hóa, lãnh đạo có thể phê – ký duyệt mọi lúc, mọi nơi, sẽ không còn tình trạng phải chờ đợi ký tá tại văn phòng. Nhờ vậy, mọi công việc kinh doanh luôn được vận hành trơn tru đem lại hiệu suất gia tăng vượt trội.

Tự động hóa doanh nghiệp — Tự động hóa giúp loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại tốn thời gian của nhân viên bằng phần mềm

2.2 Theo dõi sát sao quy trình vận hành tổng thể

Tất cả các dữ liệu vận hành sẽ được quản lý trên một hệ thống duy nhất khi áp dụng hệ thống tự động hóa. Nhờ đó, lãnh đạo có thể nắm bắt dễ dàng, chi tiết và sát sao tất cả các hoạt động đang vận hành.

2.3 Đưa ra quyết định đúng, kịp thời

Dữ liệu được thu thập từ hệ thống tự động kết hợp với khả năng phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, từng quy trình, … từ đó quản lý, lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời.

2.4 Giảm 90% chi phí vận hành

Từ những lợi ích trên, khi áp dụng hệ thống tự động hóa doanh nghiệp sẽ tối ưu hoạt động với số lượng nhân sự tinh giảm; hoạt động vận hành trơn tru nhanh chóng.

3. 5 Bước để tự động hóa doanh nghiệp thành công

Để tiến đến tự động hóa, doanh nghiệp cần thực hiện tiến trình sau đây:

Đơn giản hóa mọi quy trình nghiệp vụ
Hệ thống hóa toàn bộ quy trình
Tối ưu hóa quy trình có tính hiệu quả, chi phí thấp
Ứng dụng phần mềm tự động hóa
Ứng dụng tự động hóa cho toàn doanh nghiệp

3.1 Simplization – Đơn giản hóa mọi quy trình nghiệp vụ

Để tiến tới tự động hóa, trước tiên doanh nghiệp cần đơn giản hóa mọi quy trình làm việc hay hoạt động của các phòng ban hiện đang có trong công ty.

Sự đơn giản hóa có tính hiệu quả khi bất kỳ một nhân viên cũ hoặc mới khi nhìn vào quy trình vẫn có thể hiểu rõ và thực hiện đúng.

3.2 Systemization – Hệ thống hóa toàn bộ quy trình

Sau khi đã đơn giản hóa mọi quy trình nghiệp vụ; lãnh đạo có trách nhiệm hệ thống hóa các quy trình này thành một hệ thống vận hành logic.

Để hệ thống hóa, lãnh đạo cần phối hợp các các trưởng bộ phận từng phòng ban. Khi quy trình được hệ thống hóa, toàn bộ nhân sự cần thực hiện đúng theo quy trình có hệ thống này.

Mục đích của việc hệ thống hóa là nhanh chóng phát hiện ra nút thắt tắc nghẽn trong vận hành. Từ đó, đưa ra các quyết định kịp và đúng đắn nhất.

3.3 Optimization – Tối ưu hóa quy trình có tính hiệu quả, chi phí thấp

Sau khi áp dụng thử nghiệm, các quy trình này phải luôn được đánh giá mức độ hiệu quả để liên tục tối ưu tốt nhất. Nhằm giảm chi phí, thời gian tối thiểu và mang lại hiệu suất công việc cao nhất.

3.4 Automation – Ứng dụng phần mềm tự động hóa

Để tiến đến tự động hóa doanh nghiệp, bắt buộc phải áp dụng các giải pháp phần mềm công nghệ. hoặc hệ thống điều khiển, máy móc hiện đại trong hoạt động sản xuất.

Khi mọi thứ được đưa lên nền tảng công nghệ, lúc này tự động hóa mới được thực thi.

Một số các giải pháp tự động hóa nổi trội có thể kể đến hiện nay như CoDX Digitalization; Quản trị CRM; Phần mềm ERP.

3.5 Humanization – Mở rộng ứng dụng cho toàn doanh nghiệp

Sau khi thử nghiệm tự động hóa ở quy mô nhỏ trong phạm vi một phòng ban nhất định; doanh nghiệp cần mở rộng tiến đến tự động hóa vận hành toàn diện.

Đây là một quy trình dài đòi hỏi sự quản trị và áp dụng đúng đắn. Doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược cụ thể để thực hiện thành công

4. Quy trình thực hiện tự động hóa doanh nghiệp

Bước 1: Xác định mục tiêu tự động hóa

Trước khi quyết định tự động hóa, trước tiên doanh nghiệp nên đánh giá về tình hình cũng như mục tiêu cần đạt được sau khi tự hóa là gì.

Về phần đánh giá tình hình, cần chú trọng:

Doanh nghiệp đã có quy trình nghiệp vụ chuẩn hay chưa?
Vấn đề tắc nghẽn ảnh hưởng đến hiệu suất công việc là gì?
Phương án giải quyết tắc nghẽn là gì? Có phải cần thực hiện tự động hóa hay không?
Áp dụng tự động hóa có thực sự giúp gia tăng hiệu suất công việc, kinh doanh hay không?

Về mục tiêu, nên hướng đến các mục tiêu sau:

Cải thiện và gia tăng hiệu suất công việc, các quy trình nghiệp vụ kinh doanh
Giải quyết triệt để các điểm tắc nghẽn ảnh hưởng đến hiệu suất mà doanh nghiệp đang gặp phải.
Tạo ra quy trình làm việc đơn giản nhưng đem lại sự tối ưu về thời gian, gia tăng chất lượng công việc, đồng thời đem đến kết quả công việc tốt nhất cho toàn bộ các phòng ban áp dụng.

Bước 2: Xây dựng quy trình nghiệp vụ chuẩn hóa

Khi đã xác định được tính hiệu quả và mục tiêu hướng đến, Doanh nghiệp cần bắt tay xây dựng ngay toàn bộ quy trình nghiệp vụ chuẩn hóa nhất.

Doanh nghiệp có thể tham khảo ứng dụng quy trình mẫu có sẵn trong các hệ thống tự động hóa do bên dịch vụ phần mềm cung cấp. Hoặc tự thực hiện xây dựng những quy trình này.

CoDX khuyến khích doanh nghiệp nên tự xây dựng quy trình để đáp ứng tốt và phù hợp nhất với tình hình của doanh nghiệp.

Có thể áp dụng mô hình BPM Life Cycle theo 5 giai đoạn sau: Thiết kế >>> Mô hình hóa >>> Kiểm soát >>> Đánh giá >>> Điều chỉnh, tối ưu.

Để mô hình hóa tốt đem lại hiệu quả, doanh nghiệp có thể ứng dụng công thức 5W – 1H – 5M, tương ứng:

5W: Why, What, Where, When, Who

1H: How – Thực hiện như thế nào?

5M: Man, Money, Material, Machine, Method tương ứng nguồn lực, chi phí, hệ thống, thiết bị công nghệ, giải pháp

Bước 3: Lựa chọn giải pháp tự động hóa phù hợp

Để lựa chọn được công cụ tự động hóa, doanh nghiệp cần cân nhắc khả năng tương thích với các hệ thống hiện có, chức năng, tính dễ sử dụng và chi phí.

Hiện tại trên thị trường có nhiều giải pháp phần mềm có thể áp dụng như CoDX Dizization; 1Office BPA; …

Để chọn được phần mềm giải pháp phù hợp cần cân nhắc các yếu tố sau:

Có thể phát hiện nhanh những rủi ro, điểm tắc nghẽn trong quy trình khi triển khai.
Theo dõi quản lý chặt chẽ toàn bộ hoạt động của nhân viên trong quy trình
Hệ thống cảnh báo, báo cáo tiến độ thực hiện của nhân viên phụ trách
Có hệ thống quy trình nghiệp mẫu đã chuẩn hóa để tham khảo và điều chỉnh phù hợp cho từng doanh nghiệp.
Dịch vụ kỹ thuật hỗ trợ nhanh chóng, 24/7.
Hệ thống liên thông với các nghiệp vụ khác trong quy trình như quản lý công việc, tài liệu, ký duyệt điện tử, …

Bước 4: Đào tạo nhân viên

Nhân viên cần được đào tạo cách sử dụng cách sử dụng các phần mềm công nghệ có trong hệ thống tự động hóa.

Nên chuẩn bị tài liệu, kế hoạch đào tạo bài bản và người hướng dẫn có chuyên môn để truyền đạt các kiến thức cần thiết.

Bước 5: Theo dõi và cải tiến

Doanh nghiệp cần thường xuyên giám sát hệ thống, xem xét hiệu suất vận hành hiệu quả của hoạt động kinh doanh.

Khi nhu cầu kinh doanh thay đổi theo thời gian, các giải pháp tự động hóa cũng cần được cập nhật mở rộng để đáp ứng tốt khối lượng công việc.

Tiếp nhận liên tục các phản hồi từ nhân viên để phát triển những điểm hạn chế từ đó cải tiến quy trình làm việc , cập nhật hệ thống hoạt động hiệu quả hơn.

6. Giải pháp tự động hóa vận hành tối ưu CoDX Process

Phần mềm vận hành số cho mọi tổ chức được ứng dụng nhiều nhất hiện nay không thể bỏ qua ứng dụng CoDX Process.

Thông qua phần mềm này, lãnh đạo có thể quản trị vận hành doanh nghiệp một cách trơn tru, có hệ thống và mang lại hiệu suất cao. Thông tin chi tiết về phần mềm sẽ được đề cập chi tiết ngay dưới đây!

PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS

Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:

Chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình trên một hệ thống
Định nghĩa các form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình
Cho phép liên kết các quy trình với nhau và không giới hạn số phiên bản cho một quy trình
Lập bộ công việc chuẩn cho từng giai đoạn và theo dõi tiến độ thực hiện
Có cơ chế cảnh báo khi công việc sắp diễn ra hoặc quá hạn
Liên thông nghiệp vụ với quản lý công việc, xét duyệt và ký số, hệ thống CRM,...

Xem chi tiết tính năng CoDX Process

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:

180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
Không cần tích hợp thanh toán.
Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Trong tương lai, tự động hoá doanh nghiệp sẽ tiếp tục là một cơ hội để các nhà quản lý cải thiện tình hình kinh doanh của mình. Thông qua những thông tin đã cung cấp, CoDX hy vọng bạn có thể khai thác tối đa lợi ích của tự động hoá và xây dựng cho mình kế hoạch kinh doanh thật hiệu quả.

Xem thêm các bài viết liên quan khác: