Tự động hóa doanh nghiệp là gì? 5 Bước để tự động hóa THÀNH CÔNG

Tự động hóa doanh nghiệp hiện đang trở thành xu hướng toàn cầu trong kỷ nguyên 4.0. Bên cạnh đó, với thị trường cạnh tranh đầy biến động việc ứng dụng công nghệ tự động trong quản lý và vận hành doanh nghiệp trở nên cực kỳ cần thiết.

Để tối ưu hóa hiệu quả và tiếp tục phát triển bền vững, hãy cùng Chuyển đổi số CoDX tìm hiểu về quy trình này và khám phá một số lợi ích cũng như các hình thức tự động hóa kinh doanh hiện nay!

Giải pháp chuyển đổi số

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Trang tin quản trị CoDX của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng chủ đề:

1. Tự động hóa doanh nghiệp là gì?

1.1 Khái niệm

Tự động hóa doanh nghiệp là hoạt động áp dụng công  nghệ hiện đại như phần mềm, robot, trí tuệ nhân tạo (AI), … vào các quy trình vận hành, sản xuất của doanh nghiệp.

Với sự phát triển vượt bậc trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, việc tự động hóa là nhiệm vụ quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần hướng đến. Đây cũng là xu hướng quản trị trong kỷ nguyên số hiện nay.

Tự động hóa doanh nghiệp
Tự động hóa doanh nghiệp là hoạt động áp dụng công  nghệ hiện đại như phần mềm, robot, trí tuệ nhân tạo (AI)

1.2 Lợi ích

Theo Forrester, trong một cuộc nghiên cứu tác động của công nghệ đến doanh nghiệp tại Mỹ đã chỉ ra rằng “Doanh nghiệp có thể giảm được 90% chi phí vận hành nếu áp dụng hệ thống tự động hóa.

Cụ thể những lợi ích vượt trội của việc tự động hóa doanh nghiệp:

  • Tối ưu hiệu suất nguồn nhân lực: Tự động hóa giúp loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại tốn thời gian của nhân viên. Thay vào đó, nhân sự sẽ tập trung sáng tạo, đổi mới để gia tăng hiệu suất công việc.
  • Theo dõi và giám sát quy trình vận hành tổng thể: Tất cả các dữ liệu vận hành sẽ được quản lý trên một hệ thống duy nhất khi áp dụng hệ thống tự động hóa. Nhờ đó, lãnh đạo có thể nắm bắt dễ dàng, chi tiết và sát sao tất cả các hoạt động đang vận hành.
  • Khả năng phân tích dữ liệu chính xác: Dữ liệu được thu thập từ hệ thống tự động kết hợp với khả năng phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, từng quy trình, … từ đó quản lý, lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời.
  • Giảm 90% chi phí vận hành: Từ những lợi ích trên, khi áp dụng hệ thống tự động hóa doanh nghiệp sẽ tối ưu hoạt động với số lượng nhân sự tinh giảm; hoạt động vận hành trơn tru nhanh chóng.

2. Các loại tự động hóa trong doanh nghiệp

2.1 Tự động hóa quy trình BPA 

Tự động hóa quy trình BPA (Business process Automation) là loại tự động được áp dụng vào các quy trình kinh doanh như quy trình nội bộ, quy trình bán hàng, quy trình phê duyệt, ….

Nếu như hình thức vận hành truyền thống khi chưa có tự động hóa, các quy trình này sẽ thực hiện một cách thủ công. Sau khi ứng dụng BPA, toàn bộ hoạt động sẽ được thực hiện trên các phần mềm nằm trong nền tảng tự động hóa.

Ví dụ:

Quy trình phê duyệt: Với hình thức truyền thống, các loại giấy tờ sẽ phải trình ký trực tiếp qua các bộ phận và lãnh đạo. Khi áp dụng phần mềm ký số thì quy trình phê duyệt và trình ký được thực hoàn toàn online trực tuyến, mọi lúc.

Tự động hóa doanh nghiệp
10 quy trình doanh nghiệp cần tự động hóa

2.2 Tự động hóa Robot RPA

Tự động hóa Robot RPA là loại tự động hóa ứng dụng robot vào các tác vụ cụ thể trong quy trình làm việc. Theo đó, doanh nghiệp có thể loại bỏ một số khâu trong quy trình và thay vào đó là tự động hóa do robot thực hiện.

Ví dụ như thao tác duyệt trang web, xử lý các yêu cầu, duyệt phép, gia hạn hợp đồng nhân sự, …

3. 5 Quá trình tiến đến tự động hóa doanh nghiệp

3.1 Đơn giản hóa – Simplization

Để tiến tới tự động hóa doanh nghiệp, trước tiên cần đơn giản hóa mọi quy trình làm việc hay hoạt động của các phòng ban  hiện đang có trong công ty.

Sự đơn giản hóa hiệu quả khi bất kỳ một nhân viên cũ hoặc mới khi nhìn vào vẫn có thể hiểu rõ và thực hiện áp dụng đúng.

3.2 Hệ thống hóa – Systemization

Sau khi đã xây dựng toàn bộ quy trình và đơn giản hóa; lãnh đạo có trách nhiệm hệ thống hóa các quy trình này thành một hệ thống vận hành logic.

Để hệ thống hóa, lãnh đạo cần phối hợp các các trưởng bộ phận từng phòng ban. Khi quy trình được hệ thống hóa, toàn bộ nhân sự cần thực hiện đúng theo quy trình có hệ thống này.

Mục đích của việc hệ thống hóa là nhanh chóng phát hiện ra nút thắt tắc nghẽn trong vận hành. Từ đó, đưa ra các quyết định kịp và đúng đắn nhất.

3.3 Tối ưu hóa – Optimization

Sau khi áp dụng thử nghiệm, các quy trình này phải luôn được đánh giá mức độ hiệu quả để liên tục tối ưu tốt nhất. Nhằm giảm chi phí, thời gian tối thiểu và mang lại hiệu suất công việc cao nhất.

3.4 Tự động hóa hoạt động vận hành – Automation

Để tiến đến tự động hóa doanh nghiệp, bắt buộc phải áp dụng các giải pháp phần mềm công nghệ. hoặc hệ thống điều khiển, máy móc hiện đại trong hoạt động sản xuất.

Khi mọi thứ được đưa lên nền tảng công nghệ, lúc này tự động hóa doanh nghiệp mới được thực thi.

Một số các giải pháp tự động hóa nổi trội có thể kể đến hiện nay như CoDX Digitalization; Quản trị CRM; Phần mềm ERP.

3.5 Mở rộng quy mô – Humanization

Sau khi thử nghiệm tự động hóa ở quy mô nhỏ trong phạm vi một phòng ban nhất định; doanh nghiệp cần mở rộng tiến đến tự động hóa vận hành toàn diện.

Đây là một quy trình dài đòi hỏi sự quản trị và áp dụng đúng đắn. Doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược cụ thể để thực hiện thành công

4. Chiến lược xây dựng hệ tự động hóa thành công

Chiến lược triển khai tự động hóa doanh nghiệp THÀNH CÔNG:

tự động hóa doanh nghiệp
Chiến lược xây dựng hệ tự động hóa thành công
  1. Đánh giá nhu cầu, mục tiêu của doanh nghiệp 
  2. Chọn công cụ tự động hóa doanh nghiệp phù hợp 
  3. Triển khai tự động hóa doanh nghiệp
  4. Đào tạo nhân viên 
  5. Giám sát và tối ưu hóa 
  6. Cải tiến liên tục 
  • Đánh giá nhu cầu, mục tiêu của doanh nghiệp 

Trước khi quyết định tự động hóa, trước tiên doanh nghiệp nên đánh giá về tình hình hoạt động, nhu cầu và mục tiêu.

Ở giai đoạn này, điều quan trọng là xác định các quy trình cần được tự động hóa, các điểm nghẽn, điểm yếu hiện tại.

  • Chọn công cụ tự động hóa doanh nghiệp phù hợp 

Để lựa chọn được công cụ tự động hóa, doanh nghiệp cần cân nhắc khả năng tương thích với các hệ thống hiện có, chức năng, tính dễ sử dụng và chi phí.

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp nên thiết kế quá trình tự động hóa hoặc quy trình của mình theo các quy tắc vận hành phù hợp với quy mô doanh nghiệp. 

  • Triển khai tự động hóa doanh nghiệp 

Sau khi thử nghiệm ở quy mô nhỏ thành công, có thể được triển khai và mở rộng quy mô tự động hóa cho toàn doanh nghiệp. 

Việc triển khai có thể bao gồm các giai đoạn như cài đặt, tích hợp với các hệ thống hiện có và đào tạo người dùng.

  • Đào tạo nhân viên 

Nhân viên cần được đào tạo cách sử dụng cách sử dụng các phần mềm công nghệ có trong hệ thống tự động hóa. 

Nên chuẩn bị tài liệu, kế hoạch đào tạo bài bản và người hướng dẫn có chuyên môn để truyền đạt các kiến thức cần thiết.

  • Giám sát và tối ưu hóa

Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần thường xuyên giám sát hệ thống, xem xét hiệu suất vận hành và hiệu quả của hoạt động kinh doanh.

Khi nhu cầu kinh doanh thay đổi theo thời gian, các giải pháp tự động hóa cũng cần được cập nhật và mở rộng để đáp ứng tốt khối lượng công việc.

  • Cải tiến liên tục

Cần tiếp nhận tích cực và liên tục các phản hồi từ nhân viên để phát triển những điểm hạn chế từ đó cải tiến quy trình làm việc , cập nhật hệ thống hoạt động hiệu quả hơn.

5. Ví dụ thực tế về các doanh nghiệp đã triển khai tự động hóa thành công

Dưới đây là một số doanh nghiệp đã triển khai thành công:

Amazon: Nhà bán lẻ trực tuyến toàn cầu này đã tích hợp tự động hóa vào quản lý kho và hàng tồn kho đến các dịch vụ khách hàng. Sử dụng robot để phân loại, đóng gói và phân phối sản phẩm. Dịch vụ giao hàng bằng máy bay không người lái của họ là một ví dụ đáng chú ý về tự động hóa trong việc cung cấp sản phẩm cho người tiêu dùng.

Walmart: Sử dụng robot quét kệ ở nhiều cửa hàng để theo dõi mức tồn kho, tiết kiệm thời gian của nhân viên và đảm bảo sản phẩm luôn có sẵn cho người tiêu dùng.

6. Giải pháp vận hành tự động hóa doanh nghiệp CoDX Process 

Phần mềm vận hành số cho mọi tổ chức được ứng dụng nhiều nhất hiện nay không thể bỏ qua ứng dụng CoDX Process.

Thông qua phần mềm này, lãnh đạo có thể quản trị vận hành doanh nghiệp một cách trơn tru, có hệ thống và mang lại hiệu suất cao. Thông tin chi tiết về phần mềm sẽ được đề cập chi tiết ngay dưới đây!

PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS

Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:

  • Chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình trên một hệ thống 
  • Định nghĩa các form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình 
  • Cho phép liên kết các quy trình với nhau và không giới hạn số phiên bản cho một quy trình 
  • Lập bộ công việc chuẩn cho từng giai đoạn và theo dõi tiến độ thực hiện 
  • Có cơ chế cảnh báo khi công việc sắp diễn ra hoặc quá hạn 
  • Liên thông nghiệp vụ với quản lý công việc, xét duyệt và ký số, hệ thống CRM,... 

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:

  • 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
  • 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
  • 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
  • Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
  • Không cần tích hợp thanh toán.
  • Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Trong tương lai, tự động hoá doanh nghiệp sẽ tiếp tục là một cơ hội để các nhà quản lý cải thiện tình hình kinh doanh của mình. Thông qua những thông tin đã cung cấp, CoDX hy vọng bạn có thể khai thác tối đa lợi ích của tự động hoá và xây dựng cho mình kế hoạch kinh doanh thật hiệu quả.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

  • Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
  • Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
  • Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
  • Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Xem thêm các bài viết liên quan khác: