Tự động hóa doanh nghiệp là gì? [5 BƯỚC] Xây dựng quy trình

Tự động hóa doanh nghiệp đã và đang trở thành xu hướng cần thay đổi trong kinh doanh hiện tại. Đối mặt với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và thị trường kinh doanh đầy biến đổi, việc ứng dụng tự động hóa trong quản lý và vận hành doanh nghiệp trở nên cực kỳ cần thiết. Để tối ưu hóa hiệu quả và tiếp tục phát triển bền vững, hãy cùng CoDX tìm hiểu về quy trình này và khám phá một số lợi ích cũng như các hình thức tự động hóa kinh doanh hiện nay!

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Trang tin quản trị CoDX của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

1. Tự động hóa doanh nghiệp là gì?

Tự động hóa quy trình Doanh nghiệp (Business Process Automation – BPA) được hiểu đơn giản là việc áp dụng các phần mềm chuẩn hóa, công nghệ hiện đại hoặc trí tuệ nhân tạo (AI) vào hoạt động của doanh nghiệp. 

Tối ưu hóa quy trình là nhiệm vụ và mục tiêu chính của tự động hóa cho doanh nghiệp. Đặc điểm của quá trình tự động hóa là hướng tới tinh gọn và nhất quán quy trình, loại bỏ các công việc tốn nhiều thời gian và chi phí. Nhờ có sự hỗ trợ của phần mềm công nghệ, người lãnh đạo có thể kiểm soát tiến trình làm việc của nhân viên hiệu quả hơn và tập trung vào những mục tiêu quan trọng hơn.

2. Các bước xây dựng quy trình tự động hóa doanh nghiệp

Xây dựng kế hoạch tự động hóa hoạt động doanh nghiệp đòi hỏi một quy trình cụ thể và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Dưới đây là các bước cơ bản để xây dựng quy trình này:

  • Đơn giản hoá quy trình.
  • Tích hợp hệ thống.
  • Tối ưu và cải tiến.
  • Ứng dụng công nghệ.
  • Mở rộng phạm vi áp dụng.

2.1. Bước 1: Đơn giản hóa hệ thống quy trình tự động hoá doanh nghiệp

Đơn giản hệ thống quy trình tự động hoá là việc phân tích và loại bỏ các bước không cần thiết trong quy trình làm việc của các bộ phận, phòng ban. Mục tiêu là tạo ra một quy trình quản lý doanh nghiệp đơn giản và hiệu quả, giúp cho việc thực hiện công việc trở nên trơn tru hơn và tiết kiệm thời gian cho mọi nhân viên.

2.2. Bước 2: Tích hợp hệ thống mới vào doanh nghiệp 

Sau khi thiết lập các quy trình mới, CEO cần hệ thống hóa chúng để áp dụng cho toàn tổ chức. Để tích hợp hệ thống nhanh chóng, CEO cần sự hỗ trợ từ Trưởng bộ phận và nhân viên chuyên trách. Khi quy trình tự động hoá cho doanh nghiệp mới hoạt động hiệu quả, các nhân sự biết rõ trách nhiệm của mình và không đổ lỗi cho nhau khi gặp vấn đề.

Xây dựng quy trình tự động hóa doanh nghiệp
Tự động hoá cho doanh nghiệp giúp tối ưu các hoạt động trong kinh doanh hiệu quả

2.3. Bước 3: Tối ưu và cải tiến liên tục quy trình tự động hoá doanh nghiệp

Sau khi tích hợp hệ thống, bạn cần liên tục cải tiến quy trình mới. Lãnh đạo cần quản lý nhân viên nghiêm túc và đánh giá những vi phạm quy trình. Trong giai đoạn triển khai tự động hóa cho doanh nghiệp cần phải áp dụng triệt để các quy trình và liên tục tối ưu quy trình để tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân công. Điều này giúp giảm mức phí duy trì, thậm chí cải thiện lợi nhuận.

2.4. Bước 4: Ứng dụng công nghệ công cụ vào vận hành tự động

Khi doanh nghiệp đã tối ưu hóa hệ thống, lựa chọn phần mềm được xem là phương pháp quản trị hiệu quả để tối ưu hoạt động kinh doanh. Phần mềm sẽ giúp nhà quản lý quá trình tự động hóa cho doanh nghiệp hoạt động dễ dàng, tiết kiệm các khoản phí phát sinh và nâng cao doanh thu của doanh nghiệp.

2.5. Bước 5: Mở rộng phạm vi áp dụng quy trình tự động hoá doanh nghiệp

Tự động hóa trong doanh nghiệp giúp mở rộng phạm vi áp dụng các hệ thống và quy trình mới dễ dàng. Nhân sự mới có thể tiếp cận các quy trình đã được xây dựng trước đó một cách nhanh chóng, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian đào tạo. Đồng thời, quá trình phối hợp giữa các bộ phận cũng trở nên chặt chẽ hơn.

5 bước trong quy trình tự động hóa trong doanh nghiệp 
Chi tiết 5 bước trong quy trình tự động hóa trong doanh nghiệp

3. Tự động hóa doanh nghiệp có lợi ích gì?

Tự động hóa công nghệ trong doanh nghiệp mang đến nhiều lợi ích phải kể đến như:

+ Tối ưu hóa nguồn nhân sự: Tự động hóa cho doanh nghiệp giúp loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại và tốn thời gian của nhân viên. Nhờ đó, nhân sự có thêm thời gian để tạo ra nhiều giá trị hơn, cần tính sáng tạo và đổi mới. Điều này giúp cải thiện năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên.

+ Tiết kiệm chi phí: Tự động hóa giúp doanh nghiệp duy trì cùng mức sản lượng đầu ra nhưng với số lượng nhân viên ít hơn. Từ đó, chi phí nhân sự và chi phí hoạt động giảm xuống. Doanh nghiệp có thể tập trung vào chất lượng của nhân sự thay vì số lượng, giúp tiết kiệm tổng chi phí hoạt động kinh doanh.

+ Giám sát dễ dàng: Tự động hóa doanh nghiệp giúp giám sát và theo dõi quy trình kinh doanh từ một nơi duy nhất. Hệ thống tự động luôn cung cấp thông tin và dữ liệu chính xác, giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình hoạt động và đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng lộ trình, đúng mục tiêu mà tổ chức đề ra.

+ Phân tích và đánh giá dữ liệu: Tự động hóa giúp bạn có cái nhìn tổng quan và chi tiết hơn về các khía cạnh khác nhau của tổ chức. Thông qua dữ liệu và thông tin được thu thập từ hệ thống tự động, bạn có thể phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, từng quy trình, từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh tốt hơn trong tương lai.

+ Cải thiện tính linh hoạt của tổ chức: Khi thực hiện quy trình tự động hóa doanh nghiệp giúp mọi người thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi và đổi mới trong môi trường kinh doanh. Hệ thống tự động đã được tối ưu hóa để linh hoạt và dễ dàng thích ứng với các yêu cầu mới, giúp doanh nghiệp duy trì tính cạnh tranh và thành công trong thị trường đa biến đổi.

+ Hạn chế tối đa sai sót: Dù làm việc hiệu quả đến đâu, đôi lúc con người khó tránh khỏi sai sót. Tự động hóa giúp hạn chế sai sót từ tất cả các khâu trong quy trình kinh doanh. Hệ thống tự động luôn hoạt động chính xác và không bị ảnh hưởng bởi yếu tố con người, giúp giảm thiểu các rủi ro và sai sót trong hoạt động sản xuất và kinh doanh.

+ Nâng cao hiệu quả trong công việc: Tự động hóa giảm gánh nặng công việc cho nhân viên, giúp họ tập trung vào những công việc mà họ thật sự giỏi. Cải thiện tính hiệu quả qua quy trình tự động hóa cho doanh nghiệp, giúp nhân viên cảm thấy muốn đồng hành và gắn bó với công ty hơn. Nhân viên sẽ có trải nghiệm làm việc tích cực hơn và đóng góp nhiều hơn vào sự thành công của tổ chức.

Tự động hóa doanh nghiệp có lợi ích gì?
Khám phá một số lợi ích của tự động hoá tổ chức doanh nghiệp

4. Các hình thức tự động hóa doanh nghiệp phổ biến

Tự động hóa quy trình doanh nghiệp được chia thành nhiều dạng khác nhau, nhưng nhìn chung sẽ có các hình thức chính sau:

+ Tự động hóa quy trình kinh doanh: Tự động hóa quy trình kinh doanh là việc áp dụng các công nghệ và phần mềm để tự động thực hiện các hoạt động và công việc. Hình thức tự động hóa cho doanh nghiệp này giúp giảm thiểu sự can thiệp của con người, tối ưu hóa hiệu suất và chất lượng công việc, đồng thời giảm thiểu sai sót và rủi ro trong quá trình hoạt động.

+ Tự động hóa đường ống bán hàng: Tự động hóa đường ống bán hàng là việc sử dụng các công nghệ và phần mềm để tự động quản lý quy trình bán hàng từ khâu tìm kiếm khách hàng tiềm năng, xác nhận đơn hàng, đến quản lý kho và giao hàng. Tự động hóa doanh nghiệp theo hình thức đường ống bán hàng giúp nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt nhu cầu và phục vụ khách hàng tốt nhất, đồng thời giảm thời gian xử lý đơn hàng và cải thiện trải nghiệm mua sắm của khách hàng.

+ Tự động hóa gửi email: Tự động hóa gửi email là việc sử dụng phần mềm để tự động gửi email theo các quy định và thời gian đã được đặt trước. Các email tự động này có thể là email chào mừng, email xác nhận đơn hàng, email theo dõi và chăm sóc khách hàng. Tự động hóa gửi email giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời duy trì mối liên hệ hiệu quả với khách hàng và tăng cường tương tác tích cực.

Hình thức tự động hóa dành cho doanh nghiệp
Các hình thức tự động hoá cho doanh nghiệp được áp dụng phổ biến nhất hiện nay

5. Tự động hóa quy trình nội bộ doanh nghiệp với CoDX 

Trong tương lai, tự động hoá doanh nghiệp sẽ tiếp tục là một cơ hội để các nhà quản lý cải thiện tình hình kinh doanh của mình. Thông qua những thông tin đã cung cấp, CoDX hy vọng bạn có thể khai thác tối đa lợi ích của tự động hoá và xây dựng cho mình kế hoạch kinh doanh thật hiệu quả.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

  • Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
  • Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
  • Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
  • Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh