Quản trị vận hành gắn liền với sự tồn tại và phát triển của mọi doanh nghiệp. Đây là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động suôn sẻ và tối ưu hóa hiệu suất, cơ hội để tạo nên sự khác biệt và cạnh tranh cho mình. Để tiến xa hơn trên con đường phát triển này, hãy cùng nhau CoDX khám phá và tìm hiểu cách áp dụng thành công trong doanh nghiệp của bạn.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Kiến thức quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. Quản trị vận hành doanh nghiệp là gì?
+ Khái niệm: Quản trị vận hành là tổng hợp toàn bộ các hoạt động từ lập kế hoạch chiến lược, thiết kế cho đến triển khai và kiểm soát quy trình vận hành trong cả doanh nghiệp. Nó nằm trong lĩnh vực quản trị và ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức doanh nghiệp hoạt động
+ Chức năng: Quản trị tổ chức vận hành là một khía cạnh quan trọng trong quy trình hoạt động kinh doanh của một công ty, bao gồm:
- Chức năng tài chính: Đảm bảo nguồn tài nguyên được dùng đúng cách, giúp tối thiểu hóa rủi ro và tối đa hóa lợi ích đạt được.
- Chức năng vận hành: Thúc đẩy sự phát triển của những kế hoạch hướng về hoạt động sản xuất và phân bổ nguồn lực. Từ đó, tạo lợi thế cạnh tranh nổi bật trên thị trường.
- Chức năng kiểm soát: Quy trình vận hành doanh nghiệp sẽ giúp bạn nhanh chóng phát hiện ra sai sót để khắc phục và kiểm soát các rủi ro, tránh tổn thất không đáng có.
- Chức năng dự báo: Giúp nhà quản trị có thêm cơ sở để đưa ra dự báo về những thay đổi có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai.
2. Cách xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp hiệu quả
Để xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp hiệu quả, bạn cần thực hiện một số bước quan trọng. CoDX sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn ở dưới đây:
- Xác định mục tiêu, chiến lược.
- Thiết kế quy trình.
- Triển khai quy trình.
- Theo dõi và đánh giá.
- Cải tiến chất lượng, hiệu quả.
2.1. Bước 1: Xác định mục tiêu và chiến lược vận hành
Trước khi xây dựng quy trình quản trị vận hành, nhà quản lý cần xác định rõ những yếu tố quan trọng sau, nhằm tránh sai sót và đảm bảo phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận để đạt được mục tiêu:
- Mục đích: Quy trình được thiết kế ra để đạt được mục tiêu gì, như tăng năng suất, giảm chi phí,…
- Áp dụng: Quy trình áp dụng cho phòng ban, dự án, công việc nào?
- Mục tiêu cuối cùng: Những quy trình này hướng tới mục tiêu nào, như tối ưu hoạt động bộ phận, năng suất kinh doanh?
Vận hành tối ưu là chiến lược áp dụng vào doanh nghiệp để cải tiến liên tục và phát triển bền vững, tăng hiệu quả hoạt động và tạo giá trị cho công ty. Bao gồm các yếu tố:
- Tư duy: Đổi mới liên tục, tập trung vào con người và thị trường.
- Chiến lược: Linh hoạt, gắn với công nghệ để tạo sự khác biệt trên thị trường.
- Hệ thống: Gắn kết con người và các bộ phận với tầm nhìn, mục tiêu chung của tổ chức.
- Quy trình: Đơn giản hóa, tối ưu tốc độ và khả năng thích ứng.
- Vận hành: Kết hợp công nghệ trong quản trị để triển khai hiệu quả các hoạt động.
2.2. Bước 2: Thiết kế quy trình quản trị vận hành doanh nghiệp
Để thiết kế được một quy trình chuẩn, đi đúng mục tiêu, giải quyết đúng vấn đề, các nhà quản lý cần nắm rõ các vấn đề dưới đây:
+ Thiết kế quy trình vận hành chi tiết với công thức 5W1H
- Why (Tại sao): Ý nghĩa và cần thiết của quy trình. Tác động đối với tổ chức và bộ phận nếu không có quy trình này?
- What (Cái gì): Chi tiết công việc trong quy trình, các bước thực hiện công việc đó?
- Where (Ở đâu): Áp dụng quy trình cho bộ phận, chi nhánh, hoặc phòng ban nào?
- When (Khi nào): Thời điểm bắt đầu và kết thúc quy trình. Các mốc thời gian quan trọng?
- Who (Ai): Xác định nhân sự chịu trách nhiệm chính, kiểm tra, và hỗ trợ công việc?
- How (Làm thế nào): Cách thực hiện quy trình, tài liệu liên quan, tiêu chuẩn công việc, phối hợp và quản trị vận hành máy móc?
+ Xác định nguồn lực vận hành với công thức 5M
- Money – Tiền: Xác định ngân sách cần thiết để thực hiện quy trình.
- Materials – Vật liệu: Định rõ nhà cung cấp cho nguyên vật liệu cần thiết và tiêu chuẩn đối với nhà cung cấp.
- Machinery – Trang thiết bị: Xác định các máy móc cần có và tiêu chuẩn/công nghệ của chúng.
- Method – Phương pháp: Đề ra phương pháp triển khai và thực hiện quy trình, cũng như cách thức thực hiện công việc.
- Manpower – Nhân sự: Xác định số lượng và chất lượng nguồn nhân lực cần tham gia quy trình. Chú ý đào tạo các kỹ năng con người và quản lý để đáp ứng sự chuyển dịch tâm lý lao động.
+ Phân nhóm đối tượng tham gia vào quy trình
- Người thực hiện: Nhân sự trực tiếp tham gia và hoàn thành các công việc trong quy trình quản trị vận hành doanh nghiệp.
- Người hỗ trợ: Nhân sự gián tiếp hỗ trợ bằng góp ý, chia sẻ kinh nghiệm cho người thực hiện.
- Người giám sát: Chịu trách nhiệm theo dõi và đánh giá kết quả công việc của người thực hiện, đưa ra ý kiến và phản hồi để hỗ trợ họ.
+ Mô tả phương pháp theo dõi, đánh giá quy trình
- Theo dõi quy trình: Đơn vị đo lường là gì, sử dụng công cụ nào để đo lường, cần theo dõi và kiểm soát những điểm nào?
- Đánh giá quy trình: Những bước nào trong quy trình cần kiểm tra, kiểm tra với tần suất như thế nào, ai là người thực hiện kiểm tra, bước kiểm tra nào trong quy trình là quan trọng nhất?
+ Tổng hợp quy trình vận hành dưới dạng văn bản
- Tổng hợp thành văn bản: Trước khi triển khai, thông tin từ các bước trước cần được tổng hợp thành văn bản để đảm bảo rằng tất cả các phòng ban và nhân viên tham gia quy trình có thể hiểu và thực hiện đúng cách.
- Minh hoạ bằng hình ảnh: Đồng thời, những nội dung này cần được minh họa bằng hình ảnh và sơ đồ để giúp cho các thành viên trong quy trình vận hành doanh nghiệp biết chính xác công việc của mình, từng bước thực hiện, giai đoạn nào cần cải tiến, và sản phẩm đầu ra là gì.
2.3. Bước 3: Triển khai quy trình quản trị vận hành doanh nghiệp
Sau khi đã hoàn tất các bước trên, các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ bắt đầu áp dụng và triển khai công việc theo kế hoạch.
Để triển khai công việc theo quy trình vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả, cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo mỗi bước công việc được thực hiện đúng theo quy định và tạo ra kết quả tốt nhất.
Bên cạnh đó, khuyến khích doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ hỗ trợ quản trị vận hành để hỗ trợ việc theo dõi tình trạng công việc và tiến độ dự án. Công cụ này giúp theo dõi vai trò tham gia của nhân sự cũng như hiệu suất làm việc của từng thành viên trong đội ngũ.
2.4. Bước 4: Theo dõi và đánh giá hoạt động vận hành trong doanh nghiệp
Giai đoạn này rất quan trọng vì nó giúp nhà quản trị đánh giá hiệu quả thực tế của quy trình quản lý vận hành, bao gồm:
- Thời gian: Xem xét thời gian mà quy trình mất để hoàn thành. Điều này giúp nhận ra những bước tốn nhiều thời gian và tìm cách cải thiện để tiết kiệm thời gian làm việc.
- Chi phí: Đánh giá các chi phí liên quan đến quy trình. Bằng cách hiểu rõ về chi phí sử dụng, doanh nghiệp có thể tìm cách tiết kiệm và tối ưu hóa nguồn lực tài chính.
- Chất lượng sản phẩm: Kiểm tra chất lượng đầu ra của quy trình. Nhà quản trị cần đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ đạt chuẩn cao nhất để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Dựa trên kết quả đánh giá, ban quản trị vận hành doanh nghiệp có thể đưa ra các giải pháp để tăng cường hiệu quả và tận dụng những điểm mạnh của quy trình. Đồng thời, họ sẽ điều chỉnh và khắc phục các vấn đề còn tồn đọng, từ đó cải thiện quy trình hoạt động một cách hiệu quả hơn.
2.5. Bước 5: Cải tiến chất lượng, hiệu quả trong quản trị vận hành
Sau khi hoàn tất bước đánh giá ở giai đoạn 4, nhóm có thể tiến hành phân tích để tìm ra những vấn đề, khó khăn ảnh hưởng đến quy trình vận hành doanh nghiệp cũng như những cơ hội tiềm năng. Song đó, quản lý cũng có thể nhanh chóng đưa ra những biện pháp cải tiến cho quy trình, giúp doanh nghiệp hướng đến mục tiêu và đạt được những kết quả xuất sắc hơn trong tương lai.
3. Quản trị vận hành doanh nghiệp có lợi ích gì?
Quản trị vận hành thiết kế một quy trình hoạt động phù hợp với mục tiêu và nguồn lực của doanh nghiệp. Nhờ đó, đem lại một số lợi ích tuyệt vời như:
- Cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và nâng cao năng lực làm việc của nhân viên đem lại năng suất tốt hơn đáng kể.
- Loại bỏ yếu tố không cần thiết, các thủ tục rườm rà, không hiệu quả giúp giảm chi phí vận hành, đơn giản hóa quy trình và nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường.
- Giúp người quản lý tăng khả năng kiểm soát và sử dụng tài nguyên hiệu quả, đồng thời khắc phục kịp thời những sai sót, sự cố trong quy trình.
- Phân bổ nguồn lực đúng nơi, đúng mục đích và phù hợp với từng yếu tố. Điều này tạo ra chất lượng sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốt hơn, làm tăng trải nghiệm khách hàng với doanh nghiệp.
Có thể thấy, tìm hiểu về quy trình quản trị vận hành rất quan trọng bởi nó có ảnh hưởng sâu sắc đến chiến lược dài lâu đối với doanh nghiệp. Đây chính là đòn bẩy để giúp bạn vươn xa hơn trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt như bây giờ. CoDX hi vọng bài viết này sẽ hữu ích đến bạn, và sẽ giúp bạn trang bị những kiến thức để áp dụng vào quy trình vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Bài viết liên quan: