Quản trị vận hành doanh nghiệp hiệu quả 100% trong 5 BƯỚC

Quản trị vận hành gắn liền với sự tồn tại và phát triển của mọi doanh nghiệp. Đây là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động suôn sẻ và tối ưu hóa hiệu suất, cơ hội để tạo nên sự khác biệt và cạnh tranh cho mình. Để tiến xa hơn trên con đường phát triển này, hãy cùng nhau CoDX khám phá và tìm hiểu cách áp dụng thành công trong doanh nghiệp của bạn.

Bạn đang đọc bài viết trên trang Kiến thức quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

1. Quản trị vận hành doanh nghiệp là gì?

+ Khái niệm: Quản trị vận hành là tổng hợp toàn bộ các hoạt động từ lập kế hoạch chiến lược, thiết kế cho đến triển khai và kiểm soát quy trình vận hành trong cả doanh nghiệp. Nó nằm trong lĩnh vực quản trị và ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức doanh nghiệp hoạt động

+ Chức năng: Quản trị tổ chức vận hành là một khía cạnh quan trọng trong quy trình hoạt động kinh doanh của một công ty, bao gồm:

  • Chức năng tài chính: Đảm bảo nguồn tài nguyên được dùng đúng cách, giúp tối thiểu hóa rủi ro và tối đa hóa lợi ích đạt được.
  • Chức năng vận hành: Thúc đẩy sự phát triển của những kế hoạch hướng về hoạt động sản xuất và phân bổ nguồn lực. Từ đó, tạo lợi thế cạnh tranh nổi bật trên thị trường.
  • Chức năng kiểm soát: Quản lý vận hành doanh nghiệp sẽ giúp bạn nhanh chóng phát hiện ra sai sót để khắc phục và kiểm soát các rủi ro, tránh tổn thất không đáng có.
  • Chức năng dự báo: Giúp nhà quản trị có thêm cơ sở để đưa ra dự báo về những thay đổi có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai.
Quản trị vận hành doanh nghiệp là gì
Một số chức năng quan trọng của quản trị vận hành doanh nghiệp

2. Cách xây dựng quy trình quản trị vận hành doanh nghiệp hiệu quả 100%

Để xây dựng quy trình quản lý vận hành doanh nghiệp hiệu quả, bạn cần thực hiện một số bước quan trọng. CoDX sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn ở dưới đây:

  • Xác định mục tiêu, chiến lược.
  • Thiết kế quy trình.
  • Triển khai quy trình.
  • Theo dõi và đánh giá.
  • Cải tiến chất lượng, hiệu quả.

2.1. Bước 1: Xác định mục tiêu và chiến lược vận hành

Trước khi xây dựng quy trình quản trị vận hành doanh nghiệp, nhà quản lý cần xác định rõ những yếu tố quan trọng sau, nhằm tránh sai sót và đảm bảo phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận để đạt được mục tiêu:

  • Mục đích: Quy trình được thiết kế ra để đạt được mục tiêu gì, như tăng năng suất, giảm chi phí,…
  • Áp dụng: Quy trình áp dụng cho phòng ban, dự án, công việc nào?
  • Mục tiêu cuối cùng: Những quy trình này hướng tới mục tiêu nào, như tối ưu hoạt động bộ phận, năng suất kinh doanh?

Vận hành tối ưu là chiến lược áp dụng vào doanh nghiệp để cải tiến liên tục và phát triển bền vững, tăng hiệu quả hoạt động và tạo giá trị cho công ty. Bao gồm các yếu tố:

  • Tư duy: Đổi mới liên tục, tập trung vào con người và thị trường.
  • Chiến lược: Linh hoạt, gắn với công nghệ để tạo sự khác biệt trên thị trường.
  • Hệ thống: Gắn kết con người và các bộ phận với tầm nhìn, mục tiêu chung của tổ chức.
  • Quy trình: Đơn giản hóa, tối ưu tốc độ và khả năng thích ứng.
  • Vận hành: Kết hợp công nghệ trong quản trị để triển khai hiệu quả các hoạt động.
Xác định mục tiêu và chiến lược vận hành
Xác định mục tiêu và chiến lược vận hành là bước quan trọng trong xây dựng quy trình quản lý vận hành doanh nghiệp

2.2. Bước 2: Thiết kế quy trình quản trị vận hành doanh nghiệp

Để thiết kế được một quy trình chuẩn, đi đúng mục tiêu, giải quyết đúng vấn đề, các nhà quản lý cần nắm rõ các vấn đề dưới đây:

+ Thiết kế quy trình vận hành chi tiết với công thức 5W1H

  • Why (Tại sao): Ý nghĩa và cần thiết của quy trình. Tác động đối với tổ chức và bộ phận nếu không có quy trình này?
  • What (Cái gì): Chi tiết công việc trong quy trình, các bước thực hiện công việc đó?
  • Where (Ở đâu): Áp dụng quy trình cho bộ phận, chi nhánh, hoặc phòng ban nào?
  • When (Khi nào): Thời điểm bắt đầu và kết thúc quy trình. Các mốc thời gian quan trọng?
  • Who (Ai): Xác định nhân sự chịu trách nhiệm chính, kiểm tra, và hỗ trợ công việc?
  • How (Làm thế nào): Cách thực hiện quy trình, tài liệu liên quan, tiêu chuẩn công việc, phối hợp và quản trị vận hành máy móc?

+ Xác định nguồn lực vận hành với công thức 5M

  • Money – Tiền: Xác định ngân sách cần thiết để thực hiện quy trình.
  • Materials – Vật liệu: Định rõ nhà cung cấp cho nguyên vật liệu cần thiết và tiêu chuẩn đối với nhà cung cấp.
  • Machinery – Trang thiết bị: Xác định các máy móc cần có và tiêu chuẩn/công nghệ của chúng.
  • Method – Phương pháp: Đề ra phương pháp triển khai và thực hiện quy trình, cũng như cách thức thực hiện công việc.
  • Manpower – Nhân sự: Xác định số lượng và chất lượng nguồn nhân lực cần tham gia quy trình. Chú ý đào tạo các kỹ năng con người và quản lý để đáp ứng sự chuyển dịch tâm lý lao động.

+ Phân nhóm đối tượng tham gia vào quy trình

  • Người thực hiện: Nhân sự trực tiếp tham gia và hoàn thành các công việc trong quy trình quản trị vận hành doanh nghiệp.
  • Người hỗ trợ: Nhân sự gián tiếp hỗ trợ bằng góp ý, chia sẻ kinh nghiệm cho người thực hiện.
  • Người giám sát: Chịu trách nhiệm theo dõi và đánh giá kết quả công việc của người thực hiện, đưa ra ý kiến và phản hồi để hỗ trợ họ.

+ Mô tả phương pháp theo dõi, đánh giá quy trình

  • Theo dõi quy trình: Đơn vị đo lường là gì, sử dụng công cụ nào để đo lường, cần theo dõi và kiểm soát những điểm nào?
  • Đánh giá quy trình: Những bước nào trong quy trình cần kiểm tra, kiểm tra với tần suất như thế nào, ai là người thực hiện kiểm tra, bước kiểm tra nào trong quy trình là quan trọng nhất?

+ Tổng hợp quy trình vận hành dưới dạng văn bản 

  • Tổng hợp thành văn bản: Trước khi triển khai, thông tin từ các bước trước cần được tổng hợp thành văn bản để đảm bảo rằng tất cả các phòng ban và nhân viên tham gia quy trình có thể hiểu và thực hiện đúng cách.
  • Minh hoạ bằng hình ảnh: Đồng thời, những nội dung này cần được minh họa bằng hình ảnh và sơ đồ để giúp cho các thành viên trong quá trình quản lý vận hành doanh nghiệp biết chính xác công việc của mình, từng bước thực hiện, giai đoạn nào cần cải tiến, và sản phẩm đầu ra là gì.
Các bước trong quy trình quản trị vận hành
Sơ lược các bước thiết kế trong quy trình vận hành

2.3. Bước 3: Triển khai quy trình quản trị vận hành doanh nghiệp

Sau khi đã hoàn tất các bước trên, các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ bắt đầu áp dụng và triển khai công việc theo kế hoạch.

Để triển khai công việc theo quản lý vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả, cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo mỗi bước công việc được thực hiện đúng theo quy định và tạo ra kết quả tốt nhất.

Bên cạnh đó, khuyến khích doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ hỗ trợ quản trị vận hành để hỗ trợ việc theo dõi tình trạng công việc và tiến độ dự án. Công cụ này giúp theo dõi vai trò tham gia của nhân sự cũng như hiệu suất làm việc của từng thành viên trong đội ngũ.

2.4. Bước 4: Theo dõi và đánh giá hoạt động vận hành trong doanh nghiệp

Giai đoạn này rất quan trọng vì nó giúp nhà quản trị đánh giá hiệu quả thực tế của quy trình quản lý vận hành, bao gồm:

  • Thời gian: Xem xét thời gian mà quy trình mất để hoàn thành. Điều này giúp nhận ra những bước tốn nhiều thời gian và tìm cách cải thiện để tiết kiệm thời gian làm việc.
  • Chi phí: Đánh giá các chi phí liên quan đến quy trình. Bằng cách hiểu rõ về chi phí sử dụng, doanh nghiệp có thể tìm cách tiết kiệm và tối ưu hóa nguồn lực tài chính.
  • Chất lượng sản phẩm: Kiểm tra chất lượng đầu ra của quy trình. Nhà quản trị cần đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ đạt chuẩn cao nhất để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Dựa trên kết quả đánh giá, ban quản trị vận hành doanh nghiệp có thể đưa ra các giải pháp để tăng cường hiệu quả và tận dụng những điểm mạnh của quy trình. Đồng thời, họ sẽ điều chỉnh và khắc phục các vấn đề còn tồn đọng, từ đó cải thiện quy trình hoạt động một cách hiệu quả hơn.

2.5. Bước 5: Cải tiến chất lượng trong quy trình quản trị vận hành 

Sau khi hoàn tất bước đánh giá ở giai đoạn 4, nhóm có thể tiến hành phân tích để tìm ra những vấn đề, khó khăn ảnh hưởng đến quản lý vận hành doanh nghiệp cũng như những cơ hội tiềm năng. Song đó, quản lý cũng có thể nhanh chóng đưa ra những biện pháp cải tiến cho quy trình, giúp doanh nghiệp hướng đến mục tiêu và đạt được những kết quả xuất sắc hơn trong tương lai.

Các bước xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp
Hướng dẫn chi tiết các bước xây dựng quy trình vận hành

3. Các công cụ, phần mềm quản trị vận hành doanh nghiệp

Công nghệ được coi là yếu tố then chốt quyết định sự thành công trong quản lý và vận hành doanh nghiệp. Nhờ ứng dụng công nghệ, các quy trình quản lý vận hành hoạt động của công ty được tổ chức và điều hành thông minh, mang lại hiệu quả tối ưu.

Dưới đây là các phần mềm của CoDX được cho ra đời nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp chuyển đổi số hiệu quả trong thời kỳ công nghệ 5.0

3.1. Phần mềm quản lý vận hành quy trình động CoDX Process

CoDX Process cung cấp cho doanh nghiệp tất cả các công cụ cần thiết để thiết lập và tự động hóa quy trình làm việc tại các bộ phận quan trọng của công ty trong hệ thống vận hành doanh nghiệp. Phần mềm hỗ trợ kết nối liên thông các hoạt động kinh doanh cốt lõi của công ty như: Tài chính – Kế toán, Quản lý sản xuất, Quản lý bán hàng, Tiếp thị – Truyền thông, Nhân sự Quản lý nguồn lực, Hành chính tổng hợp.

Không chỉ tiết kiệm tới 95% thời gian thiết kế quy trình, với sự trợ giúp của CoDX Process, doanh nghiệp có thể giám sát, đánh giá việc tuân thủ quy trình và tối ưu hóa quy trình một cách nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả.

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:

  • 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
  • 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
  • 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
  • Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
  • Không cần tích hợp thanh toán.
  • Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

Phần mềm CoDX Process
Phần mềm CoDX Process

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

3.2. Công cụ quản trị vận hành công việc CoDX Task

Khác với các phương pháp phân công công việc truyền thống qua Excel khó kiểm soát, CoDX Task giúp người dùng quản lý công việc từ lập kế hoạch, phân công công việc đến báo cáo, đo lường hiệu quả hoạt động.

Mọi người có thể dễ dàng theo dõi công việc trên phần mềm mọi lúc, mọi nơi. Người quản lý có thể theo dõi, đánh giá và cải thiện các kế hoạch dự án trong doanh nghiệp để đạt được mục tiêu cải thiện hiệu suất công việc của nhân viên.

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:

  • 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
  • 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
  • 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
  • Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
  • Không cần tích hợp thanh toán.
  • Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

CoDX Task
CoDX Task

3.3. Tối ưu quy trình ký kết với phần mềm CoDX eSign

Thông thường quá trình ký hợp đồng truyền thống mất khoảng 2-7 ngày. Các doanh nghiệp cũng tốn rất nhiều tiền cho việc in ấn, chuyển giao hợp đồng hoặc tốn thời gian cho việc gặp mặt trực tiếp.

Với CoDX eSign, toàn bộ quy trình ký kết hợp đồng, văn bản, tài liệu được tối ưu hóa một cách hiệu quả. Giờ đây, doanh nghiệp có thể hoàn thành và ký hợp đồng chỉ trong 30 giây. Nó tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp ở mức độ cao nhất.

Đăng ký ngay để trải nghiệm gói dùng thử phần mềm ký số CoDX eSign cực “hời”:

  • 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
  • 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
  • 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
  • Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
  • Không cần tích hợp thanh toán.
  • Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

Phần mềm trình ký điện tử CoDX eSign
phần mềm CoDX eSign

3.4. Công cụ quản trị vận hành tài liệu CoDX Document

Giải pháp phần mềm quản lý tài liệu CoDX Document sẽ thay thế quy trình quản lý và lưu trữ tài liệu giấy truyền thống, cho phép doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ tài liệu, kiến ​​thức một cách an toàn, tập trung và khoa học.

Phần mềm cho phép nhân viên chỉnh sửa trực tuyến, sắp xếp lưu trữ và chia sẻ nhanh chóng với đồng nghiệp hoặc cấp lãnh đạo ở nhiều định dạng mọi lúc mọi nơi.

Tính năng phần mềm CoDX Document
Tính năng của CoDX Document
Tính năng CoDX Document
Tính năng của CoDX Document
Tính năng của CoDX Document

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:

  • 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
  • 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
  • 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
  • Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
  • Không cần tích hợp thanh toán.
  • Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

Đăng ký dùng thử CoDX Document
CoDX Document

3.5. Phần mềm quản trị vận hành truyền thông CoDX Workspace

Mạng xã hội nội bộ CoDX Workspace riêng tư cho phép liên lạc liên tục, tức thời mọi thông tin trong doanh nghiệp. Đồng thời, nhân viên có thể tương tác dễ dàng với nhau, lãnh đạo có thể kiểm tra tính chính xác và mức độ thực hiện các nội quy/hướng dẫn của nhân viên.

Việc sử dụng phần mềm này giúp quá trình giao tiếp trong doanh nghiệp được tối ưu hóa và sức mạnh tập thể của doanh nghiệp được hình thành và phát triển mạnh mẽ.

Phần mềm CoDX Workplace
Phần mềm CoDX Workspace

4. Nguyên tắc thiết lập quy trình quản trị vận hành doanh nghiệp cốt lõi 

9 Nguyên tắc cơ bản khi xây dựng quy trình quản lý vận hành doanh nghiệp cụ thể như sau:

  • Thực tế: Quản lý hoạt động nên tập trung vào vấn đề chứ không phải công nghệ. Công nghệ chỉ nên là giải pháp sau khi đưa ra được chiến lược vận hành
  • Tổ chức: Quản lý vận hành doanh nghiệp trong chuỗi hoạt động phải có mối liên hệ với nhau và nhất quán.
  • Quy tắc cơ bản: Áp dụng quy tắc Pareto. 80% thành công đến từ việc duy trì các quy trình hiện có và 20% từ việc áp dụng công nghệ mới.
  • Trách nhiệm giải trình: Người quản lý cần đặt ra các quy tắc. Ngoài ra, trách nhiệm của cấp dưới phải được xác định rõ ràng và kiểm tra thường xuyên. Chỉ bằng cách này, nhân viên mới phát huy hết khả năng của mình.
  • Sự khác biệt: Những ý tưởng mới, mô hình mới và quy trình quản lý vận hành mới sẽ luôn là một phần trong kế hoạch làm việc của người quản lý.
  • Tìm nguyên nhân gốc rễ: Tìm hiểu nguyên nhân gây ra sự cố ngay từ đầu và ngăn chặn sự cố xảy ra lần nữa.
  • Quản lý niềm đam mê: Niềm đam mê của nhân viên có thể là động lực chính cho sự phát triển của công ty. Nếu niềm đam mê không đến một cách tự nhiên thì các nhà quản lý có thể tạo ra nó.
  • Khiêm tốn: Người quản lý nên thừa nhận những hạn chế của mình và có sự khiêm tốn để yêu cầu giúp đỡ khi cần thiết.
  • Duy trì: Khiến cho khách hàng của bạn hài lòng và giữ chân một lượng lớn khách hàng trung thành là điều thúc đẩy doanh nghiệp phát triển bền vững.
  • Thay đổi: Luôn có những lý thuyết và giải pháp mới. Người quản lý không nên bào thủ mà nên đón nhận sự thay đổi.

5. Tầm quan trọng của quản lý vận hành doanh nghiệp

Quản trị vận hành doanh nghiệp thiết kế một quy trình hoạt động phù hợp với mục tiêu và nguồn lực của doanh nghiệp. Nhờ đó, đem lại một số lợi ích tuyệt vời như:

  • Cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và nâng cao năng lực làm việc của nhân viên đem lại năng suất tốt hơn đáng kể.
  • Loại bỏ yếu tố không cần thiết, các thủ tục rườm rà, không hiệu quả giúp giảm chi phí vận hành, đơn giản hóa quy trình và nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường.
  • Giúp người quản lý tăng khả năng kiểm soát và sử dụng tài nguyên hiệu quả, đồng thời khắc phục kịp thời những sai sót, sự cố trong quy trình.
  • Phân bổ nguồn lực đúng nơi, đúng mục đích và phù hợp với từng yếu tố. Điều này tạo ra chất lượng sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốt hơn, làm tăng trải nghiệm khách hàng với doanh nghiệp.
Lợi ích của quản trị vận hành
Một số lợi ích tuyệt vời của quản trị tổ chức vận hành

Có thể thấy, tìm hiểu về quy trình quản trị vận hành doanh nghiệp rất quan trọng bởi nó có ảnh hưởng sâu sắc đến chiến lược dài lâu đối với doanh nghiệp. Đây chính là đòn bẩy để giúp bạn vươn xa hơn trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt như bây giờ. CoDX hi vọng bài viết này sẽ hữu ích đến bạn, và sẽ giúp bạn trang bị những kiến thức để áp dụng trong quản lý vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Xem thêm các bài viết khác cùng chủ đề mà bạn đang quan tâm: