Cách mạng công nghiệp 4.0 diễn ra đem đến nhiều cơ hội và thách thức cho Doanh nghiệp. Để nắm bắt được những cơ hội mới, trước hết cần thích ứng, tiếp cận nhanh chóng với các nền tảng công nghệ tiên tiến. Một trong số nền tảng cần tiếp cận đầu tiên nhất chính là các phần mềm văn phòng điện tử. Đây được xem là giải pháp mới trong thời đại công nghệ số ngày nay để các doanh nghiệp hướng đến “văn phòng không giấy”. Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.
Cùng tìm hiểu các thông tin tổng quan về bối cảnh Doanh nghiệp trong đại dịch, nguyên nhân nào khiến Doanh nghiệp hiện nay lại mong muốn được nhanh chóng chuyển đổi như vậy?
| Bạn đang đọc bài viết trên Trang tin tức doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Tổng quan về phần mềm văn phòng điện tử (Phần mềm E office)
1.1. Phần mềm văn phòng điện tử là gì?
Phần mềm văn phòng điện tử hay còn gọi là phần mềm E office. Đây là phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ công việc, đảm bảo doanh nghiệp vận hành trơn tru theo các quy trình số. Nó là công cụ thay thế cho giấy tờ và các quy trình mang tính thủ công trong doanh nghiệp nhờ vào nền tảng công nghệ thông tin và kết nối internet.
Với phần mềm E office, tất cả các báo cáo, tài liệu, văn bản đều được tạo và xử lý online trên các phần mềm chuyên nghiệp. Tất cả các quy trình hành chính như xem xét, ký duyệt đều được thực hiện nhanh chóng, linh hoạt, mọi lúc, mọi nơi nhờ vào hệ thống E office này.
Phần mềm E office ra đời với mục đích hiện đại hóa quản trị doanh nghiệp thay cho phương thức truyền thống. Đặc biệt, đây là giải pháp văn phòng thông minh thay thế “văn phòng giấy” khi mọi giấy tờ công văn, đề xuất, báo cáo,… đều được khởi tạo, phê duyệt và lưu trữ trên cùng hệ thống E office. Như vậy, nhà lãnh đạo có thể dễ dàng giải quyết các đơn từ mọi lúc mọi nơi ngay trên máy tính hoặc điện thoại di động.
Xem thêm:
- Văn phòng điện tử là gì? [4] Lợi ích TO LỚN cho mọi Doanh nghiệp
- [TOP 5] Giải pháp Văn phòng thông minh được ứng dụng NHIỀU NHẤT
- [REVIEW] Top 10 Phần mềm quản lý phòng họp TỐT NHẤT năm 2023
1.2. Phần mềm văn phòng điện tử có những tính năng gì?
Trong thực tế, các hoạt động của một văn phòng rất rộng lớn từ tương tác các phòng ban, luân chuyển văn bản đi đến, đến thêm bớt nhân sự, thêm bớt công việc, quản lý tiến trình công việc,… Nên tùy theo quy mô của doanh nghiệp mà giải pháp văn phòng điện tử sẽ gồm những gì và đáp ứng những gì.
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, phần mềm chỉ cần đáp ứng:
- Quản lý và trình ký văn bản
- Danh bạ nhân viên
- Thư viện tài liệu
- Truyền thông nội bộ
Đối với doanh nghiệp lớn/tổng công ty/tập đoàn, phần mềm văn phòng điện tử sẽ mở rộng ra nhiều module hơn:
- Cổng thông tin doanh nghiệp
- Mạng xã hội nội bộ
- Kho tài liệu
- Quản lý công việc
- Quản lý công văn
- Họp trực tuyến
- Trình ký điện tử – chữ ký số
- Quản lý dự án
- Quản lý nhân sự
- Quản lý tài sản
- Quản lý tài chính
- ….
Để đáp ứng toàn diện những nghiệp vụ này, doanh nghiệp cần phải đầu tư một giải pháp văn phòng điện tử riêng. Chi phí xây dựng phần mềm riêng tương đối cao.
Nếu muốn tiết kiệm chi phí hơn, doanh nghiệp có thể cân nhắc phương án thuê phần mềm văn phòng điện tử. Chỉ với ít chi phí và một vài thao tác cài đặt đơn giản, doanh nghiệp đã có một văn phòng trực tuyến theo ý muốn.
2. Top 5 phần mềm văn phòng điện tử giúp quản lý doanh nghiệp tốt nhất
2.1. Giải pháp công nghệ với phần mềm văn phòng điện tử CoDX
CoDX là một trong những công cụ giúp thiết lập giải pháp văn phòng điện tử một cách tối ưu và toàn diện đã được nhiều doanh nghiệp tin chọn. Nền tảng này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp “chuyển tới” ứng dụng văn phòng điện tử 4.0 một cách nhanh chóng và đơn giản hơn. Phần mềm E office hàng đầu của CoDX mang lại những lợi ích như:
- Quản lý công việc, dự án bài bản, khoa học khi có thể nhắc việc, giao việc tự động hoặc theo kế hoạch. CoDX giúp nhân viên tạo/ đăng ký các công việc và tương tác trên từng nhiệm vụ. Người quản lý cũng có thể dễ dàng giao việc và kiểm tra tình trạng công việc thông qua ứng dụng quản lý công việc của CoDX Task.
- Phần mềm văn phòng điện tử CoDX giúp quản lý, lưu trữ và tổ chức tài liệu một cách khoa học, có khả năng phân quyền sử dụng, hiệu chỉnh dễ dàng.
- Mang tới môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, hỗ trợ giao tiếp, liên lạc nhanh chóng, tức thì. Từ đó nâng cao hiệu quả làm việc, tương tác trong công ty, góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiệu quả.
CoDX là một nền tảng hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện với tính bảo mật và an toàn cao. Bạn có thể dễ dàng truy cập nền tảng CoDX mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị di động, máy tính bảng, laptop, PC,…. Tốc độ truy cập nhanh, mượt mà và khả năng xử lý đa tác vụ vô cùng thuận tiện.
Hãy thử trải nghiệm hệ thống phần mềm E office của CoDX để giảm 50% chi phí quản lý và tăng 70% hiệu quả công việc. CoDX luôn sẵn sàng hỗ trợ tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc của quý khách hàng 24/7.
2.2. Phần mềm quản lý văn phòng điện tử Microsoft Office Online
Khi nhà cung cấp sử dụng cùng một giao diện người dùng và cùng một phương thức sử dụng Microsoft Office. Phần mềm quản trị văn phòng Microsoft Office Online là phiên bản kép của ủy quyền của tác giả. Tuy nhiên, không giống như phiên bản Brothers, Microsoft Office Online là một bộ ứng dụng Office hoàn toàn miễn phí, đáp ứng đầy đủ nhu cầu “tiết kiệm” của người tiêu dùng.
Ví dụ, phần mềm văn phòng điện tử miễn phí này không cần truyền tải các tệp trước khi xử lý dữ liệu. Bạn có thể xây dựng chất lượng khác nhau của Microsoft Office trực tuyến theo cảm xúc của người dùng:
- Tương thích với hầu hết các máy tính để bàn và hệ điều hành.
- Dữ liệu được truy cập, chỉnh sửa và sao lưu chỉ bằng cách kết nối với OneDrive.
- Sẽ không có phí dịch vụ.
- Chỉ có một đăng nhập trong hoạt động đơn giản.
2.3. Giải pháp ứng dụng văn phòng điện tử mang tên Google Office
Thực tế là gói công cụ trực tuyến của Google Office được xây dựng trên công nghệ tích hợp Google Drive nổi tiếng. Các nhiệm vụ và hoạt động của mỗi kế hoạch văn phòng miễn phí được phân tách rõ ràng, bao gồm các bảng Google, tài liệu Google, Google Slide, …
Người dùng Google Office có thể sắp xếp hiệu quả các tệp và thư mục của họ mà không cần sử dụng các chương trình máy tính phức tạp (chẳng hạn như PivotTable). Mọi người đều có thể chỉnh sửa trực tiếp, sao lưu và truy cập hoặc cung cấp dữ liệu.
2.4. WPS – Giải pháp văn phòng điện tử/ Phần mềm quản trị văn phòng
Có một phiên bản miễn phí của phần mềm quản trị văn phòng WPS Office, nó được coi là một phần mềm văn phòng điện tử miễn phí rất tốt.
Đặc biệt là khi nó được ưu tiên nâng cấp với xu hướng kỹ lưỡng và nắm bắt trên Windows 10 System 10, yếu tố duy nhất của nó, chẳng hạn như:
- Sử dụng tất cả các công cụ trong cùng một chương trình.
- Hỗ trợ PC và mã hóa điện thoại và sử dụng các tài liệu cần thiết.
- Hỗ trợ in tài liệu không dây.
2.5. Hệ thống phần mềm E office SoftMaker FreeOffice
Trên nhiều hệ thống khác nhau, SoftMaker FreeOffice là một chương trình văn phòng miễn phí có thể cung cấp các bộ phần mềm như nhà sản xuất văn bản, nhà sản xuất lập kế hoạch và thuyết trình. Khi cung cấp email để kích hoạt miễn phí, người dùng không phải lo lắng về quyền riêng tư hoặc bảo mật. Có một số tùy chọn cấu hình trong phần mềm quản trị văn phòng Office miễn phí có thể đáp ứng các yêu cầu của người dùng.
Tính năng tuyệt vời của chương trình văn phòng miễn phí Softmaker Freeffice:
- SoftMaker có thể đọc các tệp PDF và hỗ trợ phông chữ TrueType và OpenePe, chúng có thể dễ dàng chuyển đổi tài liệu giữa định dạng PDF và EPUB.
- Thích hợp cho hầu hết các hệ điều hành.
- Phần mềm hệ thống E office Softmaker Freeffice được ứng dụng phổ biến.
Có thể bạn quan tâm: [REVIEW] Top 10 Phần mềm quản lý phòng họp TỐT NHẤT năm 2023
3. Tại sao phần mềm văn phòng điện tử trở thành xu thế trong thời đại 4.0?
Sau đại dịch, hầu hết các hoạt động trong văn phòng đều sử dụng hệ thống máy tính để làm việc từ xa với các phần mềm tiện ích hỗ trợ. Các chuyên gia dự đoán rằng, trong một tương lai rất gần phần mềm văn phòng điệu tử sẽ thay thế hoàn toàn cho mô hình văn phòng truyền thống. Tại sao vậy?
Nếu như mô hình văn phòng truyền thống là quản lý con người, tài liệu, công việc thông qua hệ thống hồ sơ, sổ sách, giấy tờ thì phần mềm điện tử mang đến một môi trường làm việc hoàn toàn khác biệt. Nơi tất cả đều được số hóa, cho phép sự tương tác điện tử không giới hạn và công việc được xử lý mọi lúc, mọi nơi.
Có thể thấy, việc chuyển đổi sang nền tảng ứng dụng văn phòng điện tử là điều tất yếu trong thời kỳ công nghệ 4.0. Khi đại dịch xảy ra, buộc các Doanh nghiệp phải thực hiện chuyển đổi nhanh chóng để thích ứng. Điều này đã được chứng minh thông qua các lợi ích cụ thể sau:
3.1. Phần mềm văn phòng điện tử mở ra nhận thức mới về môi trường làm việc
- KHÔNG giấy tờ: Mọi hồ sơ, sổ sách, tài liệu liên quan đến công việc đều được mã hóa vào phần mềm.
- KHÔNG giới hạn: Cả về thời gian và không gian chỉ cần có thiết bị thông minh (máy tính, điện thoại, máy tính bảng) và mạng internet.
- KHÔNG tiếp xúc: Các tương tác như trao đổi, thảo luận, giao việc, hội họp, trình ký,.. được thực hiện trên không gian làm việc chung một cách nhanh chóng.
Kể từ khi các phần mềm văn phòng điện tử tham gia vào quản lý và vận hành doanh nghiệp, hình ảnh về văn phòng làm việc được phân chia thành các khu vực cho những bộ phận khác nhau. Mỗi khu vực bố trí nhân viên ngồi ngăn ngắn, làm việc theo giờ hành chính bên cạnh là những chồng hồ sơ và tài liệu cần giải quyết đã không còn nữa.
Thay vào đó là văn phòng thông minh và khi làm việc bạn có thể được mang đi mọi nơi, có thể là tại nhà, quán café,… Mọi công việc, nghiệp vụ và tương tác đều được thực hiện qua các phương tiện điện tử.
3.2. Phần mềm E office giúp hệ thống dữ liệu, chia sẻ tài nguyên và quản lý tập trung
Nếu như trước đây, doanh nghiệp sử dụng những chiếc tủ cao ngất, chật chội hay những chiếc ổ cứng với dung lượng lớn để có thể lưu trữ được tất cả các tài liệu/hồ sơ thì nay, doanh nghiệp có thể lưu trữ được tất cả các dữ liệu đó ở trên phần mềm.
Dữ liệu khi lưu trữ sẽ được phần mềm hệ thống E office phân ra theo từng cấu trúc (có thể là thời gian, phòng ban, dự án,…) và phân quyền. Chỉ những thành viên có quyền mới có thể truy cập và thực hiện thao tác.
Không chỉ tài liệu, văn bản chuyển đến hay chuyển đi, ngay cả checklist công việc, triển khai dự án cũng có thể cài đặt và theo dõi tạo nên kho tài nguyên chung sẵn sàng chia sẻ trong nội bộ doanh nghiệp.
Việc phân chia công việc, theo dõi – đánh giá đều được phần mềm quản trị văn phòng trực tuyến hỗ trợ. Nhờ đó, tiến độ làm việc sẽ được đảm bảo. Bản thân nhân viên có thể tự điều phối, sắp xếp công việc của mình khoa học. Và quản lý cũng có thể quản lý tổng thể, quan sát – phân bổ công việc dễ dàng hơn.
3.3. Các phần mềm văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực
Áp dụng các phần mềm văn phòng điện tử để quản lý là một trong những giải pháp quan trọng giúp nhân sự cải tiến công việc, xử lý các công việc theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả. Triển khai phần mềm để thúc đẩy nguồn nhân lực phát triển theo hướng hiện đại và tối ưu năng suất lao động.
Tiết kiệm thời gian:
Khi các nghiệp vụ đều được xử lý nhanh chóng và thuận tiện trên nền tảng công nghệ thông tin, chúng ta có thể loại bỏ được nhiều thời gian dư thừa như: thời gian tìm tài liệu, thời gian di duyển, thời gian xử lý công việc… Từ đó, có nhiều thời gian hơn cho công việc khác.
Tiết kiệm chi phí:
Các chi phí doanh nghiệp có thể tiết kiệm được bao gồm:
- Chi phí văn phòng phẩm
- Chi phí lưu trữ tài liệu
- Chi phí đi lại
Trong môi trường làm việc điện tử, các nhân viên hoàn toàn có thể dễ dàng trao đổi ý kiến, cùng thảo luận, cùng chia sẻ, tìm kiếm thông tin, tài liệu một cách nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời. Điều này góp phần quan trọng trong việc quản lý doanh nghiệp theo hướng hiện đại hơn, hiệu quả hơn. Cũng là ưu điểm nổi bật để các phần mềm văn phòng điện tử trở thành ứng dụng công nghệ thông tin không thể thiếu trong các doanh nghiệp.
Nhưng để làm được điều đó, phần mềm quản trị văn phòng trực tuyến phải có các tiện ích đáp ứng với nhu cầu doanh nghiệp và phải phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
4. Quy trình triển khai phần mềm E office cho doanh nghiệp
Việc chuyển đổi qua sử dụng phần mềm văn phòng điện tử khi quản lý doanh nghiệp không phải ngày một ngày hai. Để thực thành công và đem lại hiệu quả tốt nhất Doanh nghiệp cần thực hiện theo một quy trình chuyên nghiệp và bài bản nhất. Cụ thể, bao gồm các bước sau:
4.1. Bước 1: Chuyển đổi số hóa tài liệu, giấy tờ, văn bản
Điều trước tiên nhất cần thực hiện chính là số hóa tài liệu. Ở bước này, doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển đổi nội bộ bằng các phần mềm số hóa miễn phí hoặc sử dụng dịch vụ bên ngoài để thực hiện. CoDX khuyến khích doanh nghiệp nên lựa chọn các dịch vụ chuyển đổi uy tín để tiến trình xây dựng giải pháp văn phòng điện tử nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.
4.2. Bước 2: Lựa chọn các phần mềm văn phòng điện tử phù hợp
Việc lựa chọn phần mềm phù hợp cực kỳ quan trọng. Doanh nghiệp hãy tìm hiểu thật kỹ và chọn lựa dịch vụ uy tín và chất lượng nhất. Một số tiêu chí cần biết:
Tính đa dạng của phần mềm: Có chức năng liên kết giữa các phòng ban, bộ phận hay không.
Khả năng hỗ trợ dịch vụ có nhanh chóng và liên tục hay không?
Sự linh hoạt của phần mềm có đáp ứng mở rộng quy mô sau này khi Doanh nghiệp phát triển.
4.3. Bước 3: Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm hệ thống E office
Để phần mềm vận hành hiệu quả, đòi hỏi mỗi nhân viên cần phải biết khách sử dụng, thao tác trên phần mềm. Các buổi đào tạo sẽ giúp nhân viên có được kiến thức vững chắc để các phần mềm văn phòng điện tử mang lại nhiều hiệu quả cho Doanh nghiệp khi đi vào hoạt động
4.4. Bước 4: Đo lường hiệu quả sau triển khai phần mềm văn phòng điện tử
Đo lường hiệu quả là bước cuối cùng không thể bỏ qua. Việc đo lường giúp doanh nghiệp biết được phần mềm có hoạt động tốt, mang đến những chuyển biến tích cực giúp Doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình hành chính văn phòng hay không. Từ đó, thực hiện các thay đổi để văn phòng trực tuyến ngày càng chuyên nghiệp, mang lại hiệu quả tốt nhất.
5. Tiêu chí đánh giá hệ thống phần mềm E office hiệu quả
Có hàng trăm các phần mềm quản lý văn phòng điện tử cho doanh nghiệp đang tồn tại hiện nay. Vậy đâu mới là giải pháp E Office mang lại hiệu quả tốt nhất? Sau đây là một số tiêu chí đánh giá đánh giá phần mềm Eoffice bạn có thể tham khảo:
5.1. Các phần mềm văn phòng điện tử phải quản lý tốt công việc, dự án
Một phần mềm quản trị văn phòng tốt chắc chắn sẽ mang lại cho người dùng những hiệu quả tối ưu. Thông qua phần mềm EOffice, những dữ liệu về các bài báo cáo sẽ được quản lý rõ ràng. Bên cạnh đó, phần mềm nên có tính năng hỗ trợ nhắc nhở công việc để tránh nhân viên xao lãng.
5.2. Giải pháp văn phòng điện tử cần xây dựng văn hóa nội bộ doanh nghiệp
Văn hoá doanh nghiệp là yếu tố cực kỳ quan trọng giúp xây dựng được một tổ chức tốt. Phần mềm mang tới không gian làm việc chung, qua đó nhân viên sẽ được thoải mái trao đổi hơn. Điều này có thể giúp xây dựng một văn hóa doanh nghiệp tốt, giúp doanh nghiệp vững mạnh hơn.
5.3. Phần mềm quản trị văn phòng phải đánh giá đúng năng lực nhân viên
Thường một thời gian làm việc, nhiều công ty sẽ tiến hành đánh giá về KPIs của nhân viên. Với cách đánh giá thủ công truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải tốn nhiều thời gian cũng như công sức. Thay vào đó, sử dụng phần mềm E Office có thể tự động liên kết với biểu mẫu đánh giá nhân sự. Các phần mềm văn phòng điện tử sẽ giúp thực hiện đánh giá nhân sự cực nhanh và chính xác.
5.4. Giải pháp văn phòng điện tử nên đồng bộ và linh hoạt trong việc quản lý tài liệu
Phần mềm E office hiệu quả là phần mềm có khả năng đơn giản hóa việc quản lý tài liệu. Đặc biệt là khi hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều đang có xu hướng chuyển đổi số.
Thay vì quản lý tài liệu theo cách truyền thống, việc quản lý qua các phần mềm có thể hỗ trợ nhiều loại tài liệu hơn. Bạn cũng có thể tìm tệp và truy xuất tài liệu dễ dàng và nhanh chóng. Sự an toàn của các tài liệu cũng được bảo vệ tốt hơn, có thể cấp quyền và kiểm soát truy cập đối với từng tệp. Phần mềm hệ thống E office tốt phải mang lại lợi ích tối ưu cho doanh nghiệp
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các phần mềm văn phòng điện tử sẽ khiến Doanh nghiêp phân vân, khó lựa chọn. Do vậy, Doanh nghiệp cần có những hiểu biết nhất định và tìm hiểu kỹ các phần mềm để chọn được nền tảng phù hợp nhất nhé. CoDX hy vọng những thông tin trong bài viết thật sự hữu ích để quý Doanh nghiệp chuyển đổi số, ứng dụng văn phòng điện tử thành công.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức doanh nghiệp: https://businesswiki.codx.vn
Bài viết liên quan: