Cách mạng công nghiệp 4.0 diễn ra đem đến nhiều cơ hội và thách thức cho Doanh nghiệp. Để nắm bắt được những cơ hội mới, trước hết cần thích ứng, tiếp cận nhanh chóng với các nền tảng công nghệ tiên tiến. Một trong số nền tảng cần tiếp cận đầu tiên nhất chính là phần mềm văn phòng điện tử. Đây được xem là giải pháp mới trong thời đại công nghệ số ngày nay để các doanh nghiệp hướng đến “văn phòng không giấy”. Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.
Cùng tìm hiểu các thông tin tổng quan về bối cảnh Doanh nghiệp trong đại dịch, nguyên nhân nào khiến Doanh nghiệp hiện nay lại mong muốn được nhanh chóng chuyển đổi như vậy?
1. Tại sao văn phòng điện tử dần trở nên phổ biến?
Sau đại dịch, hầu hết các hoạt động trong văn phòng đều sử dụng hệ thống máy tính để làm việc từ xa với các phần mềm tiện ích hỗ trợ.
Các chuyên gia dự đoán rằng, trong một tương lai rất gần văn phòng điệu tử sẽ thay thế hoàn toàn cho mô hình văn phòng truyền thống. Tại sao vậy?
Tùy theo mô hình doanh nghiệp mà phần mềm văn phòng điện tử được lập trình theo các mô hình khác nhau, bởi trên thực tế, các hoạt động, công việc của văn phòng rất đa dạng. Vì vậy, phần mềm sẽ phải có các phân hệ chức năng để đáp ứng toàn diện những tiện ích và vận hành hiệu quả.
Có thể thấy, việc chuyển đổi sang nền tảng văn phòng điện tử là điều tất yếu trong thời kỳ công nghệ 4.0. Khi đại dịch xảy ra, buộc các Doanh nghiệp phải thực hiện chuyển đổi nhanh chóng để thích ứng. Vậy, phần mềm văn phòng điện tử là gì?
2. Phần mềm văn phòng điện tử là gì?
Phần mềm văn phòng điện tử là phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ công việc, đảm bảo doanh nghiệp vận hành trơn tru theo các quy trình số. Là công cụ thay thế cho giấy tờ và các quy trình mang tính thủ công trong doanh nghiệp nhờ vào nền tảng công nghệ thông tin và kết nối internet.
Với văn phòng điện tử, tất cả các báo cáo, tài liệu, văn bản đều được tạo và xử lý online trên các phần mềm chuyên nghiệp. Tất cả các quy trình hành chính như xem xét, ký duyệt đều được thực hiện nhanh chóng, linh hoạt, mọi lúc, mọi nơi nhờ vào hệ thống phần mềm này.
Thực tế hiện nay, việc chuyển đổi sử dụng phần mềm được các Doanh nghiệp lớn áp dụng mạnh mẽ và ngày càng phủ sóng phổ biến ở Doanh nghiệp vừa và nhỏ. Vậy nguyên nhân do đâu mà nền tảng này được ưa chuộng đến vậy?
3. Văn phòng điện tử đem lại lợi ích gì cho Doanh nghiệp?
Nếu như mô hình văn phòng truyền thống là quản lý con người, tài liệu, công việc thông qua hệ thống hồ sơ, sổ sách, giấy tờ thì phần mềm điện tử mang đến một môi trường làm việc hoàn toàn khác biệt. Nơi tất cả đều được số hóa, cho phép sự tương tác điện tử không giới hạn và công việc được xử lý mọi lúc, mọi nơi.
3.1 Văn phòng điện tử mở ra nhận thức mới về môi trường làm việc
- KHÔNG giấy tờ: Mọi hồ sơ, sổ sách, tài liệu liên quan đến công việc đều được mã hóa vào phần mềm.
- KHÔNG giới hạn: Cả về thời gian và không gian chỉ cần có thiết bị thông minh (máy tính, điện thoại, máy tính bảng) và mạng internet.
- KHÔNG tiếp xúc: Các tương tác như trao đổi, thảo luận, giao việc, hội họp, trình ký,.. được thực hiện trên không gian làm việc chung một cách nhanh chóng.
Kể từ khi phần mềm văn phòng điện tử tham gia vào vận hành doanh nghiệp, hình ảnh về văn phòng làm việc được phân chia thành các khu vực cho những bộ phận khác nhau, mỗi khu vực bố trí nhân viên ngồi ngăn ngắn, làm việc theo giờ hành chính bên cạnh là những chồng hồ sơ và tài liệu cần giải quyết đã không còn nữa.
Thay vào đó là văn phòng làm việc được mang đi mọi nơi, có thể là tại nhà, quán café,… Mọi công việc, nghiệp vụ và tương tác đều được thực hiện qua các phương tiện điện tử.
3.2 Hệ thống dữ liệu, chia sẻ tài nguyên và quản lý tập trung
Nếu như trước đây, doanh nghiệp sử dụng những chiếc tủ cao ngất, chật chội hay những chiếc ổ cứng với dung lượng lớn để có thể lưu trữ được tất cả các tài liệu/hồ sơ thì nay, doanh nghiệp có thể lưu trữ được tất cả các dữ liệu đó ở trên phần mềm.
Dữ liệu khi lưu trữ sẽ được hệ thống theo từng cấu trúc (có thể là thời gian, phòng ban, dự án,…) và phân quyền. Chỉ những thành viên có quyền mới có thể truy cập và thực hiện thao tác.
Không chỉ tài liệu, văn bản chuyển đến hay chuyển đi, ngay cả checklist công việc, triển khai dự án cũng có thể cài đặt và theo dõi tạo nên kho tài nguyên chung sẵn sàng chia sẻ trong nội bộ doanh nghiệp.
Việc phân chia công việc, theo dõi – đánh giá đều được phần mềm văn phòng trực tuyến hỗ trợ. Nhờ đó, tiến độ làm việc sẽ được đảm bảo. Bản thân nhân viên có thể tự điều phối, sắp xếp công việc của mình khoa học. Và quản lý cũng có thể quản lý tổng thể, quan sát – phân bổ công việc dễ dàng hơn.
3.3 Phần mềm văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực
Áp dụng phần mềm văn phòng điện tử là một trong những giải pháp quan trọng giúp nhân sự cải tiến công việc, xử lý các công việc theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả. Triển khai phần mềm để thúc đẩy nguồn nhân lực phát triển theo hướng hiện đại và tối ưu năng suất lao động.
Tiết kiệm thời gian:
Khi các nghiệp vụ đều được xử lý nhanh chóng và thuận tiện trên nền tảng công nghệ thông tin, chúng ta có thể loại bỏ được nhiều thời gian dư thừa như: thời gian tìm tài liệu, thời gian di duyển, thời gian xử lý công việc… Từ đó, có nhiều thời gian hơn cho công việc khác.
Tiết kiệm chi phí
Các chi phí doanh nghiệp có thể tiết kiệm được bao gồm:
- Chi phí văn phòng phẩm
- Chi phí lưu trữ tài liệu
- Chi phí đi lại
Trong môi trường làm việc điện tử, các nhân viên hoàn toàn có thể dễ dàng trao đổi ý kiến, cùng thảo luận, cùng chia sẻ, tìm kiếm thông tin, tài liệu một cách nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời. Điều này góp phần quan trọng trong việc quản lý doanh nghiệp theo hướng hiện đại hơn, hiệu quả hơn. Cũng là ưu điểm nổi bật để phần mềm văn phòng điện tử trở thành ứng dụng công nghệ thông tin không thể thiếu trong các doanh nghiệp.
Nhưng để làm được điều đó, phần mềm văn phòng trực tuyến phải có các tiện ích đáp ứng với nhu cầu doanh nghiệp và phải phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
3. Phần mềm văn phòng điện tử có những tính năng gì?
Trong thực tế, các hoạt động của một văn phòng rất rộng lớn từ tương tác các phòng ban, luân chuyển văn bản đi đến, đến thêm bớt nhân sự, thêm bớt công việc, quản lý tiến trình công việc,… Nên tùy theo quy mô của doanh nghiệp mà văn phòng điện tử sẽ gồm những gì và đáp ứng những gì.
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, phần mềm chỉ cần đáp ứng:
- Quản lý và trình ký văn bản
- Danh bạ nhân viên
- Thư viện tài liệu
- Truyền thông nội bộ
Đối với doanh nghiệp lớn/tổng công ty/tập đoàn, phần mềm văn phòng điện tử sẽ mở rộng ra nhiều module hơn:
- Cổng thông tin doanh nghiệp
- Mạng xã hội nội bộ
- Kho tài liệu
- Quản lý công việc
- Quản lý công văn
- Họp trực tuyến
- Trình ký điện tử – chữ ký số
- Quản lý dự án
- Quản lý nhân sự
- Quản lý tài sản
- Quản lý tài chính
- ….
Để đáp ứng toàn diện những nghiệp vụ này, doanh nghiệp cần phải đầu tư một hệ thống văn phòng điện tử riêng. Chi phí xây dựng phần mềm riêng tương đối cao.
Nếu muốn tiết kiệm chi phí hơn, doanh nghiệp có thể cân nhắc phương án thuê phần mềm văn phòng điện tử. Chỉ với ít chi phí và một vài thao tác cài đặt đơn giản, doanh nghiệp đã có một văn phòng điện tử theo ý muốn.
4. Quy trình áp dụng phần mềm văn phòng điện tử như thế nào?
Việc chuyển đổi qua sử dụng phần mềm văn phòng điện tử không phải ngày một ngày hai. Để thực thành công và đem lại hiệu quả tốt nhất Doanh nghiệp cần thực hiện theo một quy trình chuyên nghiệp và bài bản nhất. Cụ thể, bao gồm các bước sau:
4.1 Chuyển đổi số hóa tài liệu, giấy tờ, văn bản
Điều trước tiên nhất cần thực hiện chính là số hóa tài liệu. Ở bước này, doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển đổi nội bộ bằng các phần mềm số hóa miễn phí hoặc sử dụng dịch vụ bên ngoài để thực hiện. CoDX khuyến khích doanh nghiệp nên lựa chọn các dịch vụ chuyển đổi uy tín để tiến trình xây dựng văn phòng điện tử nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.
4.2 Lựa chọn phần mềm văn phòng điện tử phù hợp
Việc lựa chọn phần mềm phù hợp cực kỳ quan trọng. Doanh nghiệp hãy tìm hiểu thật kỹ và chọn lựa dịch vụ uy tín và chất lượng nhất. Một số tiêu chí cần biết:
Tính đa dạng của phần mềm: Có chức năng liên kết giữa các phòng ban, bộ phận hay không.
Khả năng hỗ trợ dịch vụ có nhanh chóng và liên tục hay không?
Sự linh hoạt của phần mềm có đáp ứng mở rộng quy mô sau này khi Doanh nghiệp phát triển.
4.3 Đào tạo nhân viên
Để phần mềm vận hành hiệu quả, đòi hỏi mỗi nhân viên cần phải biết khách sử dụng, thao tác trên phần mềm. Các buổi đào tạo sẽ giúp nhân viên có được kiến thức vững chắc để phần mềm văn phòng điện tử mang lại nhiều hiệu quả cho Doanh nghiệp khi đi vào hoạt động
4.4 Đo lường hiệu quả
Đo lường hiệu quả là bước cuối cùng không thể bỏ qua. Việc đo lường giúp doanh nghiệp biết được phần mềm có hoạt động tốt, mang đến những chuyển biến tích cực giúp Doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình hành chính văn phòng hay không. Từ đó, thực hiện các thay đổi để văn phòng trực tuyến ngày càng chuyên nghiệp, mang lại hiệu quả tốt nhất.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các phần mềm văn phòng điện tử sẽ khiến Doanh nghiêp phân vân, khó lựa chọn. Do vậy, Doanh nghiệp cần có những hiểu biết nhất định và tìm hiểu kỹ các phần mềm để chọn được nền tảng phù hợp nhất nhé. CoDX hy vọng những thông tin trong bài viết thật sự hữu ích để quý Doanh nghiệp chuyển đổi số văn phòng điện tử thành công.