[9 BƯỚC THIẾT LẬP] Quy Trình Quản Lý Chất Lượng Sản Phẩm 2023

Trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình quản lý chất lượng sản phẩm chất lượng, nhằm đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm không bị lỗi và đáp ứng được yêu cầu của họ. Nếu quá trình này diễn ra không đúng thì có thể khiến việc tiêu thụ sản phẩm bị tổn thất nặng nề. Hiểu được điều này, CoDX sẽ chia sẻ tất cả thông tin về quy trình này, bao gồm 9 bước thiết lập, phương pháp và những lợi ích của quy trình.

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Tin chuyển đổi số của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

1. Quy trình quản lý chất lượng là gì?

Quy trình quản trị chất lượng là một tập hợp những giai đoạn cần phải tuân thủ nhằm đảm bảo hàng hóa được cung cấp phải “phù hợp với mục đích”. Quy trình này được áp dụng để đảm bảo kết quả và quá trình cung cấp kết quả đáp ứng yêu cầu cần thiết của những bên liên quan. Chất lượng được định nghĩa phải phù hợp với mục tiêu từ đầu đặt ra.

2. Quy trình quản lý chất lượng sản phẩm trong doanh nghiệp

9 bước được các doanh nghiệp thiết lập quy trình quản trị chất lượng phổ biến nhất:

• Bước 1: Lập kế hoạch quản lý chất lượng;

• Bước 2: Hoạch định tiêu chuẩn cần đảm bảo;

• Bước 3: Giám sát chất lượng nguyên liệu đầu vào;

• Bước 4: Kiểm soát thiết bị và máy móc;

• Bước 5: Kiểm soát nhân sự nội bộ;

• Bước 6: Lựa chọn phương pháp quản lý;

• Bước 7: Kiểm soát môi trường làm việc;

• Bước 8: Theo dõi, đánh giá chất lượng;

• Bước 9: Cải tiến chất lượng của quy trình.

2.1. Lập kế hoạch quản lý chất lượng sản phẩm

Bước đầu tiên trong quy trình, công ty cần thiết lập kế hoạch cụ thể các bước thực hiện. Các bước này đều phải đạt tiêu chuẩn kiểm định nhất định. Nếu chỉ có một phần nhỏ đạt chuẩn thì công ty chỉ mới dừng lại ở việc tiếp cận quy trình này.

2.2. Hoạch định tiêu chuẩn cần đảm bảo trong quy trình quản lý chất lượng

Việc xây dựng tiêu chuẩn chất lượng là yếu tố cần thiết nhằm hướng dẫn cho những bên liên quan về cách thực hiện. Những tiêu chuẩn đảm bảo được xác định như sau:

– Chủ đích của đơn vị liên quan;

– Tiêu chí của dự án;

–  Những tiêu chuẩn được ứng dụng;

– Những vai trò và trách nhiệm liên quan đến chất lượng;

– Tuân thủ theo quy trình;

– Tiến hành thực hiện cải tiến liên tục;

– Các kỹ thuật được đảm bảo;

– Những giải pháp giám sát chất lượng sản phẩm;

– Xây dựng tương tác với những quy trình khác: quản lý cấu hình, kiểm soát thay đổi, cách thiết lập những liên kết,…

2.3. Kiểm soát chất lượng nguyên liệu đầu vào trong quy trình

Bước này yêu cầu công ty đánh giá tất cả quy trình tuyển chọn nguyên liệu thô. Mục tiêu là loại bỏ sớm những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, từ đó ngăn chặn chúng chuyển sang quy trình sản xuất tiếp theo. Khi kiểm soát chất lượng nguyên liệu đầu vào, nhà quản lý cần:

– Chọn lọc nhà cung cấp và nguồn cung cấp nguyên liệu uy tín;

– Tổng hợp, lưu trữ toàn bộ thông tin và dữ liệu nhập hàng;

– Những hàng hóa, sản phẩm phải được rà soát kỹ càng trước khi nhập kho.

2.4. Kiểm soát thiết bị, máy móc trong quy trình quản lý chất lượng

Bên cạnh quy trình kiểm soát nguyên vật liệu đầu vào, các thiết bị công nghệ chế biến và sản xuất sản phẩm cũng là yếu tố quan trọng trong quy trình, nó ảnh hưởng trực tiếp tới sự hình thành kiểu dáng và chất lượng của sản phẩm. Máy móc, thiết bị phải:

– Thích hợp với yêu cầu trong quá trình sản xuất;

– Được sửa chữa, bảo dưỡng và thay thế thường xuyên.

2.5. Kiểm soát nhân sự nội bộ trong quy trình quản lý chất lượng sản phẩm

Con người được xem là chủ thể trực tiếp xử lý nhiệm vụ, công việc và giải quyết khó khăn hoặc đề xuất những cải thiện cho doanh nghiệp. Do đó, kiểm soát nhân sự nội bộ là bước không thể thiếu. Thể hiện ở 3 tiêu chí dưới đây:

– Nhân viên phải có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, được đào tạo bài bản;

– Nhân viên có khả năng học hỏi, sử dụng máy móc và thiết bị để nâng cao hiệu suất;

– Nhân viên có sự thấu hiểu về mục tiêu, văn hóa, chính sách doanh nghiệp, điều kiện và phương tiện làm việc.

2.6. Lựa chọn phương pháp quản lý chất lượng sản phẩm trong quy trình

Mỗi công ty đều có đặc thù hoạt động, nguồn nhân lực và mục tiêu kinh doanh khác nhau. Điều này nghĩa là không có khuôn mẫu phương thức chung cho toàn bộ quy trình quản lý chất lượng. Nhà quản trị cần phân tích các đặc điểm sau để quyết định áp dụng phương pháp phù hợp:

– Quy mô nhân viên;

– Chi phí và nguồn ngân sách tổ chức công việc;

– Khả năng chịu được rủi ro;

– Yêu cầu về thời gian hoàn thành nhiệm vụ.

2.7. Kiểm soát môi trường làm việc trong quy trình quản lý chất lượng

Môi trường trong công ty bao gồm những cách ứng xử, giao tiếp, văn hóa và các điều kiện vật chất như không gian thiết kế văn phòng, nhà xưởng. Không gian lý tưởng trong quy trình bao quát đầy đủ hai yếu tố này. Cơ sở vật chất hạ tầng, trang thiết bị và máy móc phải phục vụ công việc thuận lợi. Ngoài ra, đây cũng là nơi mang lại nhiều năng lượng, nguồn cảm hứng và động lực cống hiến của nhân sự.

2.8. Theo dõi, đánh giá chất lượng quy trình quản lý chất lượng sản phẩm đều đặn

Những hoạt động, công việc trong quy trình bảo đảm chất lượng cần lưu ý việc theo dõi, đánh giá các hoạt động này có đang tuân thủ đúng quy trình và có giá trị hiệu lực không. Vai trò của quy trình đảm bảo chất lượng là chủ động phòng chống, ngăn ngừa những khiếm khuyết và sai phạm.

2.9. Cải tiến chất lượng quy trình liên tục

Cải tiến chất lượng liên tục có nhiệm vụ quan trọng trong quá trình kiểm soát lãng phí, nhằm giảm thiểu những lãng phí trong quá trình sản xuất hàng hóa. Luôn có nhiều cơ hội để cải thiện quy trình trong thời gian thực hiện hay thông tin hỗ trợ việc quản lý các dự án sắp tới. Những phương pháp có hệ thống để cải tiến chất lượng tốt như quản trị chất lượng toàn diện, tiêu chuẩn ISO 9000,…

>> Xem thêm bài viết

• Quy Trình Phát Hành Trái Phiếu Doanh Nghiệp [MỚI NĂM 2023]
• Quy trình bán hàng tại cửa hàng [10 BƯỚC HIỆU QUẢ NHẤT 2023]

3. 4 Yếu tố bắt buộc trong quy trình quản lý chất lượng sản phẩm

4 yếu tố trong quản lý chất lượng sản phẩm các doanh nghiệp nên tuân thủ:

• QP – Quality Planning (Hoạch định chất lượng);
• Đảm bảo quy trình quản trị chất lượng sản phẩm (QA – Quality Assurance);
• Kiểm soát chất lượng (QC- Quality Control);
• Cải tiến quy trình (QI – Quality Improvement).

3.1. Hoạch định chất lượng (QP – Quality Planning)

Đây là một trong những yếu tố đầu tiên trong quy trình quản lý chất lượng trong sản xuất. Việc hoạch định chất lượng để xác định được mục tiêu và những phương tiện, nguồn nhân lực hoặc những phương pháp nhằm đạt được mục tiêu của chất lượng hàng hóa. Một vài nhiệm vụ của hoạch định chất lượng có thể kể đến như:

– Quản lý hàng hóa và xác định được chính sách, mục tiêu chất lượng;

– Chuyển kết quả hoạch định cho những bộ phận tác nghiệp có liên quan.

Với các vai trò và mục tiêu trên. Quá trình hoạch định chất lượng sẽ diễn ra nhanh chóng, đảm bảo được nhu cầu và mục đích sử dụng cho từng công ty.

3.2. Đảm bảo quy trình quản lý chất lượng sản phẩm (QA – Quality Assurance)

Đảm bảo chất lượng ngăn chặn khiếm khuyết và sai sót trong sản xuất. Yếu tố này cũng tránh được những vấn đề bất lợi khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ đến khách hàng. Theo chứng nhận ISO 9000, đảm bảo quy trình quản trị chất lượng sản phẩm tập trung vào việc xây dựng niềm tin đối với người tiêu dùng rằng những yêu cầu về chất lượng sẽ được đáp ứng.

Các nhiệm vụ chính của bộ phận Quality Assurance trong doanh nghiệp:

– Thiết lập hệ thống quy trình quản lý chất lượng sản phẩm đạt chuẩn thế giới;

– Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo hàng quý, hàng năm;

– Nghiên cứu và áp dụng tiêu chuẩn chất lượng mới cho hệ thống hiện tại của doanh nghiệp;

– Tham gia triển khai, theo dõi tình trạng ứng dụng quy trình, đề xuất cải thiện và nâng cao hiệu suất tổng thể;

– Quản trị hồ sơ, chứng từ theo quy định;

– Đánh giá các nhà cung cấp, đơn vị thầu phụ của công ty.

3.3. Kiểm soát chất lượng sản phẩm trong quy trình quản lý (QC – Quality Control)

Đây cũng là một trong những yếu tố của quy trình quản trị chất lượng sản phẩm trong sản xuất đạt tiêu chuẩn. Kiểm soát chất lượng được tiến hành bằng các cuộc thử nghiệm nhằm kiểm tra hàng hóa và giúp sản phẩm được cải thiện tốt hơn. Quá trình kiểm soát chất lượng sản phẩm sẽ bao gồm 3 giai đoạn:

– Kiểm soát chất lượng đầu vào;

– Kiểm soát chất lượng trong quy trình sản xuất;

– Kiểm soát chất lượng đầu ra.

3.4. Cải tiến quy trình quản lý chất lượng sản phẩm (QI – Quality Improvement)

Các hoạt động của cải tiến chất lượng được thực hiện trong toàn bộ doanh nghiệp. Yếu tố này sẽ nâng cao được hiệu quả của những hoạt động và quá trình nhằm tạo thêm lợi ích cho doanh nghiệp đó. Nhà quản trị có thể chọn lựa 2 phương pháp để đạt hiệu quả về chất lượng là: cải tiến dần và đổi mới nhảy vọt.

4. Phương pháp quản lý chất lượng sản phẩm hiệu quả

Có 4 phương pháp quản trị chất lượng sản phẩm hiệu quả mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

• Phương pháp 1: Lean – Quản trị tinh gọn;

• Phương pháp 2: Chu trình PDCA;

• Phương pháp 3: Bộ quy tắc ISO;

• Phương pháp 4: Sử dụng phần mềm quản lý quy trình CoDX Process.

4.1. Phương pháp quản trị tinh gọn – Lean

Doanh nghiệp áp dụng phương pháp này sẽ rút ngắn thời gian, tăng khả năng sử dụng nguồn nhân lực khi thực hiện quy trình giúp sản xuất, cung cấp dịch vụ đáp ứng nhu cầu người dùng mà không chịu sư lãng phí nào bằng việc liên tục cải tiến chu trình. Bên cạnh đó, Lean còn đảm bảo cung cấp sản phẩm với chi phí thấp hơn, ít xuất hiện lỗi so với quy trình kinh doanh thủ công. Qua đó, doanh nghiệp sẽ tối ưu ngân sách và tăng khả năng cạnh tranh.

>>> Xem chi tiết: Quản Trị Tinh Gọn Là Gì? [5] Nguyên Tắc Quản Lý Tinh Gọn Lean

4.2. Chu trình PDCA trong quy trình quản lý chất lượng sản phẩm

Vòng phản hồi liên tục của PDCA giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích, xác định và đo lường những mong muốn của người tiêu dùng thật chi tiết. Từ đó dẫn đường để có phương pháp khắc phục rủi ro xảy ra, mang đến sản phẩm chất lượng cao cho khách hàng.

4.3. Bộ quy tắc ISO trong quy trình quản lý chất lượng doanh nghiệp

Với bộ quy tắc ISO, doanh nghiệp áp dụng 7 yếu tố: Hướng đến người tiêu dùng; khả năng điều hành; sự đóng góp của nhân viên; tiếp cận với chu trình; đổi mới; quyết định dựa vào bằng chứng; duy trì mối quan hệ sẽ đảm bảo quy trình được vận hành trơn tru và hoàn thiện từng ngày, khẳng định giá trị và vị thế doanh nghiệp trên thị trường.

4.4. Phương pháp sử dụng phần mềm quản lý quy trình CoDX Process

Quản lý chất lượng sản phẩm là một khía cạnh quan trọng của quá trình sản xuất và kinh doanh. Sử dụng phần mềm quản lý quy trình có thể giúp tối ưu hóa quy trình kiểm soát chất lượng và giảm thiểu rủi ro. Dưới đây là chi tiết tính năng sản phẩm khi sử dụng phần mềm quản lý quy trình để quản lý chất lượng sản phẩm hiệu quả:

PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS

Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:

• Chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình trên một hệ thống 
• Định nghĩa các form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình 
• Cho phép liên kết các quy trình với nhau và không giới hạn số phiên bản cho một quy trình 
• Lập bộ công việc chuẩn cho từng giai đoạn và theo dõi tiến độ thực hiện 
• Có cơ chế cảnh báo khi công việc sắp diễn ra hoặc quá hạn 
• Liên thông nghiệp vụ với quản lý công việc, xét duyệt và ký số, hệ thống CRM,... 

Xem chi tiết tính năng CoDX Process

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:

• 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
• 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
• 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
• Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
• Không cần tích hợp thanh toán.
• Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

5. Thiết lập quy trình quản lý chất lượng sản phẩm có lợi ích gì?

Người tiêu dùng mong đợi và yêu cầu những sản phẩm chất lượng tốt. Khi xây dựng được quy trình quản trị chất lượng sản phẩm chuẩn, công ty sẽ đạt được các lợi ích như sau:

– Xây dựng sự trung thành của người dùng;

– Được giới thiệu nguồn khách hàng mới thường xuyên;

– Duy trì và cải tiến vị thế doanh nghiệp trên thị trường;

– Tránh rủi ro dịch vụ kém chất lượng;

– Cải tiến độ an toàn;

– Xây dựng danh tiếng sản phẩm của doanh nghiệp.

Như vậy, quy trình quản lý chất lượng sản phẩm đóng vai trò vô cùng quan trọng khi mang lại sự hài lòng, uy tín cao nhất cho doanh nghiệp. Người tiêu dùng hiện đại ngày càng xem trọng chất lượng hàng hóa, dịch vụ hơn mức giá bán. Do đó, những doanh nghiệp cần có sự điều chỉnh, cải tiến chất lượng sản phẩm của mình nhanh chóng, kịp thời để tồn tại và phát triển bền vững. Truy cập website của Công Ty Hợp Tác Chuyển Đổi Số CoDX để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

>> Có thể bạn quan tâm

• Quy Trình Quản Lý Kho Theo ISO 9001/2015 [6 BƯỚC BẮT BUỘC]
• Quy Trình Xuất Kho, Nhập Kho [SƠ ĐỒ CÁC BƯỚC CHI TIẾT]