Quy Trình Quản Lý Kho Theo ISO 9001/2015 [6 BƯỚC BẮT BUỘC]

Ngày nay, việc quản lý kho luôn được các công ty đặc biệt chú trọng do kho hàng là khối tài sản lớn nhất của họ. Mặt khác, quản lý kho hiệu quả sẽ giúp đảm bảo chất lượng của hàng hóa. Chính vì vậy, tiêu chuẩn ISO/9001/2015 đã đưa ra các yêu cầu về quy trình quản lý kho. Trong bài viết này, CoDX sẽ giới thiệu đến bạn đọc về 6 bước bắt buộc trong quy trình quản lý kho theo ISO nhằm hỗ trợ doanh nghiệp có thể quản trị kho hàng thật đơn giản.

1. Quy trình quản lý kho theo ISO là gì?

Quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO (trong tiếng Anh: International Organization for Standardization) nhằm giúp quá trình lưu trữ, vận chuyển sản phẩm của công ty được diễn ra thuận lợi, đạt chất lượng cao. Việc quản lý cụ thể lượng hàng tồn sẽ đảm bảo định mức hàng tồn cho những kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiết kiệm ngân sách trong việc đầu tư sản phẩm. Công ty hoạt động tốt mang lại sự hài lòng cho người tiêu dùng nhiều hơn.

Việc ứng dụng quy trình quản lý kho theo ISO 9001 2015 mang đến rất nhiều lợi ích, nhưng cũng yêu cầu các điều kiện về kiến thức, kỹ năng và trình độ của bộ phận quản lý kho và những bộ phận khác của công ty.

2. [6 BƯỚC] trong quy trình quản lý kho theo ISO 9001/2015

Một quy trình quản lý kho hàng chuẩn ISO bao gồm 6 bước sau:

• Bước 1: Kiểm tra thông tin sản phẩm, hàng hóa;

• Bước 2: Xây dựng kế hoạch mua hàng hóa;

• Bước 3: Nhập kho hàng hóa;

• Bước 4: Lưu trữ dữ liệu hàng hóa, sản phẩm;

• Bước 5: Xuất sử dụng hàng hóa;

• Bước 6: Kiểm kê, báo cáo hàng hóa, sản phẩm.

2.1. Bước 1: Kiểm tra thông tin hàng hóa

Mỗi sản phẩm đều có một mã tài sản để bộ phận quản lý kho cũng như những bộ phận khác dễ dàng kiểm tra được tình trạng, thông tin mô tả,… của sản phẩm và các thông tin qua trọng khác để công ty có thể kiểm tra được số lượng sản phẩm có trong công ty sau các hoạt động xuất nhập, lưu kho hoặc những hoạt động mua, bán hàng hóa.

2.2. Bước 2: Lên kế hoạch mua hàng hóa trong quy trình quản lý kho theo ISO

Căn cứ vào tình hình sản phẩm, doanh nghiệp cần có được chính xác thông tình trạng, thông tin của sản phẩm qua các chu kỳ kinh doanh, lịch sử xuất và nhập kho, số lượng hàng hóa muốn thanh lý (nếu có), danh mục tài sản kinh doanh,… Bên cạnh đó, việc có được đánh giá các nhà cung cấp hàng hóa qua những kỳ đánh giá sẽ hỗ trợ công ty có nhiều lựa chọn, đảm bảo tính ổn định của đơn vị cung cấp, qua đó đảm bảo kế hoạch mua hàng hóa của công ty.

2.3. Bước 3: Nhập kho hàng hóa theo tiêu chuẩn ISO

Sau khi sản phẩm được mua thì công ty tiến hành nhập kho cho sản phẩm đó, nhân viên được giao công việc phụ trách công tác nhập kho cần thực hiện 05 nhiệm vụ sau:

 – Tiếp nhận hồ sơ nhập kho theo quy định và kiểm tra thông tin đúng chưa;

– Điền phiếu giao dịch và in phiếu nhập kho;

– Kiểm tra sản phẩm, hàng hóa và xác nhận nhận hàng;

– Kiểm tra lại chất lượng và số lượng sản phẩm vừa được nhập;

– Điền chính xác lại số hàng hóa trước và sau khi nhập kho.

2.4. Bước 4: Lưu trữ dữ liệu hàng hóa trong quy trình quản lý kho theo ISO

Ở bước này, doanh nghiệp phải có người điều phối trong việc:

– Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, dữ liệu liên quan đến sản phẩm và hàng hóa như: nguyên vật liệu, vật tư, danh mục sản phẩm,…

– Sắp xếp hàng hóa, sản phẩm theo quy định doanh nghiệp.

2.5. Bước 5: Xuất sử dụng hàng hóa theo ISO 9001/2015

Đối với quy trình quản lý kho theo ISO 9001 2015, việc xuất sử dụng sản phẩm cũng cần tuân theo quy trình quản trị của doanh nghiệp, thông thường sẽ qua 4 bước dưới đây:

– Tiếp nhận và kiểm tra yêu cầu, giấy tờ giao nhận sản phẩm;

– Xác nhận, phê duyệt phiếu đề nghị xuất kho cho đối tác, bộ phận cần sử dụng;

– Lưu trữ thông tin sản phẩm sau khi xuất kho và dán mã để theo dõi;

– Lập thống kê xuất kho hàng tháng, hàng quý và hàng năm theo quy định của doanh nghiệp.

2.6. Bước 6: Kiểm kê, báo cáo hàng hóa trong quy trình quản lý kho theo ISO

Sau khi thực hiện công tác kiểm tra, mua hàng, nhập kho, lưu trữ dữ liệu, xuất sử dụng thì nhân viên quản lý kho cần kiểm kê hàng hóa định kỳ nhằm đối chiếu với số lượng sản phẩm ghi trong sổ sách và lập biên bản kiểm kê sau khi hoàn thành. Tiến hành thống kê và báo cáo lại với chủ doanh nghiệp.

>> Tham khảo

• Quy Trình Phát Hành Trái Phiếu Doanh Nghiệp [MỚI NĂM 2023]
• [9 BƯỚC THIẾT LẬP] Quy Trình Quản Lý Chất Lượng Sản Phẩm 2023
• Quy trình bán hàng tại cửa hàng [10 BƯỚC HIỆU QUẢ NHẤT 2023]
• Quản trị vận hành là gì? 5 BƯỚC xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp

3. Lợi ích của quy trình quản lý kho theo ISO cho các doanh nghiệp

Những tập đoàn càng lớn, việc ứng dụng quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO là một lợi thế vững chắc khi vận hành. Bởi lợi ích mà quy trình này mang đến là:

– Kho hàng hóa vận hành xuyên suốt, trơn tru;

– Hỗ trợ việc giám sát tình hình hàng hóa trong kho trở nên dễ dàng, đơn giản;

– Tiết kiệm thời gian, ưu tiên vào những công việc quan trọng hơn;

– Nâng cao nghiệp vụ nhân viên, tính trách nhiệm cao;

– Thời gian kho vận hành được rút ngắn tối đa;

– Nâng cao sự tin tưởng đối với đối tác và người tiêu dùng;

– Hạn chế xảy ra những phát sinh, rủi ro không mong muốn.

4. Ứng dụng quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO với CoDX Process

Áp dụng quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO có thể giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, quản lý tài nguyên hiệu quả và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng. Dưới đây là một số tính năng về phần mềm quản lý quy trình của CoDX:

PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS

Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:

• Chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình trên một hệ thống 
• Định nghĩa các form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình 
• Cho phép liên kết các quy trình với nhau và không giới hạn số phiên bản cho một quy trình 
• Lập bộ công việc chuẩn cho từng giai đoạn và theo dõi tiến độ thực hiện 
• Có cơ chế cảnh báo khi công việc sắp diễn ra hoặc quá hạn 
• Liên thông nghiệp vụ với quản lý công việc, xét duyệt và ký số, hệ thống CRM,... 

Xem chi tiết tính năng CoDX Process

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:

• 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
• 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
• 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
• Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
• Không cần tích hợp thanh toán.
• Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Hy vọng với những thông tin về 6 bước trong quy trình quản lý kho theo ISO 9001/2015, các lợi ích cũng như cách ứng dụng quy trình quản lý kho với CoDX Process sẽ giúp doanh nghiệp vận hành kho hàng hóa một cách hiệu quả, tránh thất thoát sản phẩm lưu trữ trong kho,… Theo dõi website của chúng tôi để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh