Quản trị tinh gọn: 5 Nguyên tắc, 3 Công cụ quản lý tinh gọn

Ngày nay, việc xây dựng một phương pháp quản lý tinh gọn LEAN là con đường nhanh nhất giúp các nhà lãnh đạo có thể tối ưu hóa hiệu suất làm việc, mang lại lợi nhuận khổng lồ và loại bỏ triệt để những tác nhân gây lãng phí và không tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Vậy quản trị tinh gọn LEAN là gì? Hãy cùng CoDX tìm hiểu 5 nguyên tắc LEAN qua bài viết dưới đây.

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Kiến thức chuyển đổi số của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Giải pháp: Các phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể tốt nhất 2024

1. Quản trị tinh gọn (Lean) là gì?

Quản trị tinh gọn (trong tiếng Anh: Lean Managerment) là một phương pháp tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp, bằng việc sử dụng nguồn nhân lực để hiệu suất công việc tốt nhất trong mức chi phí thấp nhất. Mục tiêu của mô hình này là giảm bớt mọi yếu tố dư thừa như tiền bạc, thời gian, nhân công,… để tổ chức vận hành gọn nhẹ, khai thác tối đa nguồn lực, rút ngắn thời gian quy trình sản xuất và cung cấp dịch vụ nhằm đáp ứng thị hiếu của người tiêu dùng mà không có bất cứ sự lãng phí nào thông qua cải thiện liên tục quy trình.

  • Lịch sử ra đời

Hệ thống quản lý tinh gọn được bắt nguồn từ thương hiệu sản xuất xe ô tô Toyota. Vào những năm 1950, Toyota chỉ là doanh nghiệp nhỏ, đang chật vật hậu thế chiến thứ 2 nên thương hiệu đã phát minh phương pháp sản xuất tinh gọn (lean manufacturing). Theo đó, Toyota tạo ra hệ thống vận hành hiệu quả hơn bằng việc sử dụng tiết kiệm nguyên liệu, giảm bớt những bước không cần thiết và nhân viên làm việc tập trung với năng suất cao.

Bằng mô hình này, công ty đã sản xuất được nhiều hơn, nhanh hơn và đặc biệt là rẻ hơn. Từ một cái tên đi lên từ “lụi tàn”, Toyota trở thành một trong những thương hiệu lớn và gây tiếng vang trên thị trường ô tô thế giới.

Phương pháp của công ty cũng ảnh hưởng đến nhiều doanh nghiệp và lĩnh vực khác nhau. Vì vậy, bắt nguồn từ sản xuất nhưng hiện tại nó được biết tới là phương pháp quản lý tinh gọn lean, bao gồm nhiều khía cạnh của công ty và có thể ứng dụng đa lĩnh vực.

2. 5 Nguyên tắc chính trong phương pháp quản trị tinh gọn Lean

Để xây dựng và triển khai hệ thống quản lý tinh gọn chuẩn xác nhất, nhà lãnh đạo cần tuân thủ 05 nguyên tắc chính như sau:

  • Nguyên tắc 1: Loại bỏ lãng phí từ góc nhìn của người tiêu dùng;
  • Nguyên tắc 2: Phân tích và lập sơ đồ chuỗi giá trị;
  • Nguyên tắc 3: Quy trình sản xuất phải liên tục;
  • Nguyên tắc 4: Sản xuất kéo;
  • Nguyên tắc 5: Cải tiến quy trình liên tục.
Nguyên tắc chính trong phương pháp quản trị tinh gọn
05 nguyên tắc chính trong phương pháp quản lý tinh gọn Lean

2.1. Nguyên tắc 1: Loại bỏ lãng phí từ góc nhìn của người tiêu dùng

Trong doanh nghiệp, bất kỳ một hoạt động nào không tạo ra lợi ích gia tăng cho sản phẩm cuối cùng thì cần tìm cách loại bỏ ngay. Ở một hoạt động tạo ra sản phẩm, giá trị chỉ được tạo ra nếu người tiêu dùng chấp nhận chi trả cho các hoạt động đó và doanh nghiệp cần gia tăng giá trị bằng việc sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Lúc này, hệ thống quản lý tinh gọn xuất hiện sẽ giúp nhân viên trong doanh nghiệp nâng cao nhận thức và đưa ra các quan điểm mới để xác định nguyên nhân gây lãng phí, qua đó khai thác những cơ hội để tránh lãng phí.

2.2. Nguyên tắc 2: Quản trị tinh gọn xác định và lập sơ đồ chuỗi giá trị

Lưu đồ giá trị là một chuỗi thu thập và phân tích dòng thông tin, hay các vật tư cần thiết để đưa một sản phẩm và dịch vụ nào đó đến tận tay khách hàng. Thông qua cách xem xét những quy trình từ giai đoạn bắt đầu tới khi kết thúc, doanh nghiệp có thể phân tích và xác định được lãng phí để có những giải pháp loại bỏ lãng phí đó.

2.3. Nguyên tắc 3: Hệ thống quản lý tinh gọn quy trình sản xuất liên tục

Khi doanh nghiệp đã xác định và lập chuỗi sơ đồ giá trị cho một sản phẩm, dịch vụ cụ thể, những lãng phí sẽ từ từ được loại bỏ. Hoạt động sản xuất sản phẩm sẽ là một dòng chảy liên tục, không bị ngắt quãng vì bất cứ lý do nào. Để đạt được điều này, nhà lãnh đạo cần kết hợp một cách bài bản giữa các công đoạn thủ công và thao tác của máy móc thiết bị, lúc này bán thành phẩm luôn được xử lý trơn tru giúp cho quá trình sản xuất được liên tục.

2.4. Nguyên tắc 4: Sản xuất kéo trong quản trị tinh gọn

Doanh nghiệp chỉ nên sản xuất sản phẩm dựa vào nhu cầu thực tế của người tiêu dùng thay vì “dự phòng” dẫn đến tình trạng dư thừa so với thị trường và lãng phí nhân lực. Hàng tồn kho được xem là nguyên nhân gây lãng phí lớn nhất. Do đó, doanh nghiệp cần nghiên cứu thị trường hoặc khảo sát ý kiến của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ trước nhằm cung cấp vừa đủ, tránh tồn đọng hàng hóa tốn thêm chi phí lưu trữ và thanh lý về sau.

2.5. Nguyên tắc 5: Cải tiến liên tục

Quản trị tinh gọn là hướng đến việc đổi mới liên tục, nhằm nâng cao tối cao hiệu quả có thể cho các công ty. Vì vậy, sau mỗi chu trình hoạt động, hoặc đang trong giai đoạn triển khai, nhà lãnh đạo cần tìm ra phương pháp tối ưu nhất trước khi tiến hành thực hiện và đánh giá lại sau mỗi lần triển khai. Bằng việc nỗ lực đúc kết và cập nhật những xu hướng mới sẽ giúp doanh nghiệp vừa nâng cao hiệu quả vừa gia tăng chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Vậy sau khi ứng dụng 05 nguyên tắc cốt lõi trong hệ thống quản lý tinh gọn thì doanh nghiệp sẽ đạt được những lợi ích gì? Hãy theo dõi phần tiếp theo trong bài viết của CoDX để biết thêm thông tin nhé!

3. Công cụ quản trị tinh gọn hiệu quả cho mọi doanh nghiệp

Các công cụ trong phương pháp quản lý tinh gọn Lean được ứng dụng nhiều nhất hiện nay bao gồm: 

  • Phương pháp 5S
  • Kanban
  • Six Sigma
  • Sơ đồ chuỗi giá trị
  • Bảng kiểm soát
  • Xử lý đa quy trình
  • Thiết kế lại đơn vị công việc

Một số phương pháp trên như 5S, Kanban và Six Sigma đã phát triển thành các khái niệm quản lý độc lập và phù hợp với nhiều doanh nghiệp và 3 công cụ trên cũng được sử dụng phổ biến nhất năm 2023. Dưới đây CoDX sẽ phân tích 3 công cụ phổ biến nói trên, cụ thể như sau:

3.1. Phương pháp 5S trong hệ thống quản lý tinh gọn lean 

5S là mô hình lý tưởng với mục tiêu giảm lãng phí và tăng lợi nhuận. Chữ “S” là chữ viết tắt của tiếng Nhật:

  • Seiri: Sàng lọc.
  • Seiton: Sắp xếp.
  • Seiso: Sạch sẽ.
  • Seiketsu : Săn sóc
  • Shitsuke: Sẵn sàng

Những từ này mô tả cách tiếp cận 5 bước để tổ chức không gian làm việc của bạn đạt hiệu quả tối đa:

  • Sắp xếp: Tách biệt những thứ bạn cần trong khu vực làm việc với những thứ bạn không cần.
  • Sắp xếp lại: Sắp xếp các vật dụng cần thiết sao cho sẵn sàng, dễ tiếp cận và dễ sử dụng. Xác định rõ ràng vị trí của từng công cụ, tài liệu để bất kỳ ai cũng có thể tìm thấy/trả lại sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
  • Vệ sinh: Thường xuyên vệ sinh nơi làm việc và thiết bị để duy trì tiêu chuẩn và kịp thời phát hiện lỗi.
  • Tiêu chuẩn hóa: Thường xuyên xem xét ba phần đầu tiên của 5S và xác nhận các điều kiện xung quanh bằng các quy trình tiêu chuẩn.
  • Duy trì: Tuân thủ các quy tắc để duy trì các tiêu chuẩn và tiếp tục cải thiện mỗi ngày.

3.2. Phương pháp Kanban trong quản trị tinh gọn lean 

Kanban trong tiếng Nhật có nghĩa là Kanban. Các mục công việc sẽ được hiển thị trực quan trên bảng Kanban là “Việc cần làm” – “Đang tiến hành” – “Đã hoàn thành”. Cách tiếp cận tinh gọn này cung cấp cái nhìn tổng quan về tiến độ và quy trình làm việc từ đầu đến cuối.

Mô hình quản lý minh bạch của Kanban có thể giúp người quản lý và nhân viên khắc phục tình trạng quá tải. Do đó, cách Kanban phân chia trạng thái công việc đã trở thành nền tảng cho các công cụ quản lý dự án và kiểm soát quy trình hiện đại khác.

3.3. Phương pháp Six Sigma trong hệ thống quản trị tinh gọn 

Triết lý quản lý Six Sigma tập trung vào việc cải tiến liên tục các quy trình khác nhau. Nhưng không giống như Kaizen, mục tiêu chính của Six Sigma là nâng cao hiệu quả về mọi mặt của quy trình bằng cách tìm ra và loại bỏ nguyên nhân gây ra lỗi.

Công cụ cốt lõi được sử dụng để thúc đẩy các dự án Six Sigma là chu trình cải tiến DMAIC: xác định, đo lường, phân tích, cải tiến và kiểm soát. Tất cả các bước phải được thực hiện theo một thứ tự nhất định.

Khái niệm về Six Sigma:

  • Để đạt được cải tiến chất lượng liên tục đòi hỏi nỗ lực của toàn công ty, đặc biệt là nỗ lực của ban lãnh đạo cấp cao.
  • Quy trình sản xuất kinh doanh phải được đo lường, phân tích, kiểm soát và cải tiến.
  • Những nỗ lực liên tục để cung cấp các quy trình ổn định và có thể dự đoán được là rất quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp.

Trong những năm gần đây, việc sử dụng Six Sigma kết hợp với quản lý Lean trở nên phổ biến. Nhiều chuyên gia đã triển khai các phương pháp Lean Six Sigma, bao gồm Six Sigma, tập trung vào thay đổi và thiết kế, và tư duy Lean, sử dụng chúng như một nguyên tắc bổ sung để nâng cao hiệu quả và kết quả kinh doanh tổng thể.

Công cụ quản lý tinh gọn
Công cụ quản lý tinh gọn hiệu quả cho mọi doanh nghiệp

4. Hệ thống quản lý tinh gọn mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Không vì tự nhiên mà sau khi áp dụng phương pháp quản lý tinh gọn Lean, Toyota lại tăng trưởng thần kỳ vào tạo nên một xu hướng quản trị được tận dụng cho đến hiện tại. Bởi vì Lean mang lại nhiều lợi cho doanh nghiệp như sau:

  • Tập trung vào những công việc quan trọng: Những phần công việc mang tính được loại bỏ để nhà lãnh đạo tập trung cao độ cho những nhiệm vụ cốt lõi nhất. Các bánh răng chính trong chu trình hoạt động với công lực cao nhất mà không bị sao nhãng. Do đó, từng phòng ban đều tối ưu được kết quả đầu ra.
  • Tối ưu chi phí trong quy trình hoạt động: Hệ thống quản trị tinh gọn Lean hỗ trợ quán triệt toàn bộ chi phí không tạo ra giá trị, từ nguyên vật liệu, thời gian cho đến nguồn lực cùng những khoản phí khác. Công ty không còn phải “gồng mình” chịu những khoản phí dư thừa mà vẫn thu được mức lợi nhuận ngang bằng.
  • Quy trình vận hành trơn tru: Khi cấu trúc công ty đơn giản hóa, mọi phòng ban có thể phối hợp nhịp nhàng và ăn ý hơn. Quá nhiều bộ phận không cần thiết sẽ khiến hệ thống làm việc phức tạp và tổ chức dễ bị phân tán. Vì thế, hệ thống quản lý tinh gọn loại bỏ các yếu tố gây cồng kềnh, kết nối các phòng ban chặt chẽ để cùng nhau đưa tổ chức phát triển nhanh chóng, bền vững hơn.
  • Giám sát chất lượng đầu ra: Sử dụng phương pháp quản lý tinh gọn lean sẽ giúp nhà lãnh đạo dễ theo dõi tình hình hoạt động và chất lượng đầu ra được đồng đều và đúng tiến độ. Cho dù là vấn đề lớn hay chỉ một nhân viên trì trệ cũng dễ dàng phát hiện vì toàn bộ khâu hoạt động rất chặt chẽ với nhau. Từ đó, các nhà quản lý có thể khắc phục kịp thời và điều phối công ty quay lại đúng quy trình.

Thời gian gần đây, xu thế quản trị tinh gọn một lần nữa được “đánh thức” khi hàng loạt các doanh nghiệp lớn như: Google, Amazone, Shopee,… sa thải nhân viên để trở lại với hệ thống “gọn nhẹ” hơn. Vấn đề này đã chứng minh rằng phương pháp quản lý tinh gọn lean là vượt thời gian, dù có nhiều sự thay đổi nhưng sau hơn 70 năm thành công của Toyota, lean vẫn đủ sức làm kim chỉ nam cho nhiều công ty ở thời đại này.

5. Ứng dụng phương pháp quản lý tinh gọn Lean trong thực tế

  • Phương pháp quản lý tinh gọn lean của FedEx

FedEx Express có khoảng 170 cơ sở trên khắp thế giới vận chuyển thư, gói hàng và bảo trì tàu và máy bay. Đặc biệt, bảo trì máy bay là một hoạt động tiêu tốn rất nhiều tiền bạc, không gian, thời gian làm việc và nguồn tài chính của công ty.

Năm 2008, FedEx bắt đầu chuyển sang hệ thống quản lý tinh gọn để ứng phó với suy thoái kinh tế toàn cầu, với hy vọng tiết kiệm tiền trong thời điểm khó khăn. Kể từ đó, cách tiếp cận mới đã mang lại lợi ích to lớn cho hiệu quả hoạt động của công ty.

Cụ thể, tại Sân bay Quốc tế Los Angeles, đội ngũ kỹ thuật của FedEx trước đây chỉ hoàn thành 14 đợt kiểm tra máy bay (C-Checks) mỗi năm. Áp dụng các nguyên tắc quản lý tinh gọn, nhóm đã hoàn thành 30 cuộc kiểm tra máy bay mỗi năm. Về mặt thời gian, FedEx cũng giảm thời gian thực hiện kiểm tra từ 32.715 giờ xuống còn 21.535 giờ.

Để làm được điều này, các kỹ sư đã cùng nhau xác định 68 cột mốc quan trọng không thể thiếu đối với mọi phần công việc của C-Check. Xác định các cột mốc quan trọng có thể giúp quy trình làm việc của FedEx trôi chảy hơn và giảm thời gian lãng phí. Các hoạt động cải tiến cũng giúp công ty FedEx tiết kiệm đáng kể ngân sách vật chất và chi phí lao động đắt đỏ.

  • Phương pháp quản trị tinh gọn lean tại Nike

Nike là một trong những công ty áp dụng hệ thống quản lý tinh gọn hàng đầu hiện nay. Công ty vẫn cam kết liên tục giảm lượng chất thải thải ra môi trường đồng thời tăng cường sản xuất.

Vào năm 2012, Nike đã phát hành “Tóm tắt Định hướng Kinh doanh Bền vững” theo phương pháp quản lý tinh gọn lean, bao gồm thông tin về các mục tiêu và tiến độ hàng năm, đồng thời giới thiệu một yếu tố hoàn toàn mới chính là ‘Chỉ số Sản xuất’.

Chỉ số Sản xuất được tạo ra để đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng tại nhiều nhà máy được phân phối của Nike. Tiêu chuẩn này cho phép các nhà máy hoạt động ổn định, giảm thiểu thông tin sai lệch và hiểu lầm trong toàn hệ thống. Việc xác định và đặt ra những kỳ vọng rõ ràng đã giúp công ty cải thiện hiệu quả hoạt động tổng thể, giảm 6% lượng khí thải CO2 đồng thời tăng sản lượng thêm 20%.

6. Quản trị tinh gọn với giải pháp CoDX e-Office 

CoDX hiện đang là đơn vị chuyên cung cấp hệ thống văn phòng điện tử, văn phòng số online tinh gọn và được đánh giá cao về mặt hiệu quả. Phần mềm CoDX e-Office được xem là phần mềm quản lý công việc văn phòng hỗ trợ đắc lực cho quá trình quản trị tối ưu, triển khai và xử lý mọi công việc cho các văn phòng doanh nghiệp ngày nay.

Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết sản phẩm ngay dưới đây:

CoDX e-Office là giải pháp chuyển đổi số toàn diện đơn giản chỉ bằng 1 CHẠM. Phần mềm nổi bật với tiêu chí 5 KHÔNG: KHÔNG giấy tờ - KHÔNG tiền mặt - KHÔNG tiếp xúc - KHÔNG giới hạn thời gian - KHÔNG phụ thuộc thiết bị. Văn phòng số CoDX nổi bật với bộ phần mềm:

  • Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process: Phần mềm được sử dụng để quản lý và tối ưu hóa các quy trình làm việc trong doanh nghiệp giúp tăng hiệu suất, đảm bảo tuân thủ và theo dõi tiến trình công việc.
  • Phần mềm ký số CoDX - eSign: Phần mềm được sử dụng để tạo, quản lý và xác thực chữ ký số trên tài liệu điện tử, được thiết lập quy trình trình ký theo từng loại tài liệu và không giới hạn số lượng văn bản cần ký
  • Phần mềm quản lý công việc CoDX Task: Phần mềm được sử dụng để tạo, quản lý, theo dõi công việc trong doanh nghiệp giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo các công việc hoàn thành đúng thời hạn.
  • Phần mềm quản lý tài liệu CoDX Document: Phần mềm dùng để quản lý, lưu trữ, tìm kiếm, và chia sẻ tài liệu và thông tin trong doanh nghiệp giúp tăng cường bảo mật và quản lý hiệu quả thông tin.

Hãy đăng ký ngay để được trải nghiệm gói dùng thử phần mềm văn phòng số CoDX e-Office cực “hời”:

  • 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
  • 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
  • 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
  • Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
  • Không cần tích hợp thanh toán.
  • Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Như vậy, quản trị tinh gọn lean được ví như cẩm nang định hướng xây dựng một doanh nghiệp ổn định, phát triển liên tục và loại bỏ những yếu tố tồn đọng cho tổ chức đó. Giải pháp này không phải là một chiến thuật kinh doanh nhanh chóng mà là tất cả triết lý kinh doanh đã tồn tại hàng thập kỷ, có thể ảnh hưởng mạnh mẽ đến khả năng hoạt động của doanh nghiệp nếu biết ứng dụng đúng cách. Theo dõi website của Công Ty Hợp Tác Chuyển Đổi Số CoDX để cập nhật thêm nhiều kiến thức về quản trị và kinh doanh nhé!

Tìm hiểu thêm:
Loan Hồ

Loan Hồ - Biên tập viên chuyên mục Chuyển đổi số – Tài chính kế toán – Hoạch định Quản lý sản xuất tại CoDX Businesswiki. "Mỗi bài viết tôi chia sẻ là sự đúc kết từ kiến thức, kinh nghiệm và trải nghiệm của tôi trong gần 10 năm làm việc trong lĩnh vực Tài chính - Kinh doanh."

Bài viết được quan tâm nhiều trong tuần: