Quản Trị Tinh Gọn Là Gì? [5] Nguyên Tắc Quản Lý Tinh Gọn Lean

Ngày nay, việc xây dựng một quy trình quản lý tinh gọn LEAN là con đường nhanh nhất giúp các nhà lãnh đạo có thể tối ưu hóa hiệu suất làm việc, mang lại lợi nhuận khổng lồ và loại bỏ triệt để những tác nhân gây lãng phí và không tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Vậy quản trị tinh gọn LEAN là gì? Hãy cùng CoDX tìm hiểu 5 nguyên tắc LEAN qua bài viết dưới đây.

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Kiến thức chuyển đổi số của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

1. Quản trị tinh gọn (Lean) là gì?

  • Khái niệm

Quản trị tinh gọn (trong tiếng Anh: Lean Managerment) là một phương pháp tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp, bằng việc sử dụng nguồn nhân lực để hiệu suất công việc tốt nhất trong mức chi phí thấp nhất. Mục tiêu của mô hình này là giảm bớt mọi yếu tố dư thừa như tiền bạc, thời gian, nhân công,… để tổ chức vận hành gọn nhẹ, khai thác tối đa nguồn lực, rút ngắn thời gian quy trình sản xuất và cung cấp dịch vụ nhằm đáp ứng thị hiếu của người tiêu dùng mà không có bất cứ sự lãng phí nào thông qua cải thiện liên tục quy trình.

  • Lịch sử ra đời

Mô hình quản lý tinh gọn được bắt nguồn từ thương hiệu sản xuất xe ô tô Toyota. Vào những năm 1950, Toyota chỉ là doanh nghiệp nhỏ, đang chật vật hậu thế chiến thứ 2 nên thương hiệu đã phát minh phương pháp sản xuất tinh gọn (lean manufacturing). Theo đó, Toyota tạo ra hệ thống vận hành hiệu quả hơn bằng việc sử dụng tiết kiệm nguyên liệu, giảm bớt những bước không cần thiết và nhân viên làm việc tập trung với năng suất cao.

Bằng mô hình này, công ty đã sản xuất được nhiều hơn, nhanh hơn và đặc biệt là rẻ hơn. Từ một cái tên đi lên từ “lụi tàn”, Toyota trở thành một trong những thương hiệu lớn và gây tiếng vang trên thị trường ô tô thế giới.

Phương pháp của công ty cũng ảnh hưởng đến nhiều doanh nghiệp và lĩnh vực khác nhau. Vì vậy, bắt nguồn từ sản xuất nhưng hiện tại nó được biết tới là quản lý tinh gọn, bao gồm nhiều khía cạnh của công ty và có thể ứng dụng đa lĩnh vực.

2. Nguyên tắc chính trong phương pháp quản trị tinh gọn Lean

Để xây dựng và triển khai hệ thống quản lý tinh gọn chuẩn xác nhất, nhà lãnh đạo cần tuân thủ 05 nguyên tắc chính như sau:

  • Nguyên tắc 1: Loại bỏ lãng phí từ góc nhìn của người tiêu dùng;
  • Nguyên tắc 2: Phân tích và lập sơ đồ chuỗi giá trị;
  • Nguyên tắc 3: Quy trình sản xuất phải liên tục;
  • Nguyên tắc 4: Sản xuất kéo;
  • Nguyên tắc 5: Cải tiến quy trình liên tục.
Nguyên tắc chính trong phương pháp quản trị tinh gọn
05 nguyên tắc chính trong phương pháp quản lý tinh gọn Lean

2.1. Nguyên tắc 1: Loại bỏ lãng phí từ góc nhìn của người tiêu dùng

Trong doanh nghiệp, bất kỳ một hoạt động nào không tạo ra lợi ích gia tăng cho sản phẩm cuối cùng thì cần tìm cách loại bỏ ngay. Ở một hoạt động tạo ra sản phẩm, giá trị chỉ được tạo ra nếu người tiêu dùng chấp nhận chi trả cho các hoạt động đó và doanh nghiệp cần gia tăng giá trị bằng việc sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Lúc này, mô hình quản lý tinh gọn xuất hiện sẽ giúp nhân viên trong doanh nghiệp nâng cao nhận thức và đưa ra các quan điểm mới để xác định nguyên nhân gây lãng phí, qua đó khai thác những cơ hội để tránh lãng phí.

2.2. Nguyên tắc 2: Quản trị tinh gọn xác định và lập sơ đồ chuỗi giá trị

Lưu đồ giá trị là một chuỗi thu thập và phân tích dòng thông tin, hay các vật tư cần thiết để đưa một sản phẩm và dịch vụ nào đó đến tận tay khách hàng. Thông qua cách xem xét những quy trình từ giai đoạn bắt đầu tới khi kết thúc, doanh nghiệp có thể phân tích và xác định được lãng phí để có những giải pháp loại bỏ lãng phí đó.

2.3. Nguyên tắc 3: Hệ thống quản lý tinh gọn quy trình sản xuất liên tục

Khi doanh nghiệp đã xác định và lập chuỗi sơ đồ giá trị cho một sản phẩm, dịch vụ cụ thể, những lãng phí sẽ từ từ được loại bỏ. Hoạt động sản xuất sản phẩm sẽ là một dòng chảy liên tục, không bị ngắt quãng vì bất cứ lý do nào. Để đạt được điều này, nhà lãnh đạo cần kết hợp một cách bài bản giữa các công đoạn thủ công và thao tác của máy móc thiết bị, lúc này bán thành phẩm luôn được xử lý trơn tru giúp cho quá trình sản xuất được liên tục.

2.4. Nguyên tắc 4: Sản xuất kéo trong quản trị tinh gọn

Doanh nghiệp chỉ nên sản xuất sản phẩm dựa vào nhu cầu thực tế của người tiêu dùng thay vì “dự phòng” dẫn đến tình trạng dư thừa so với thị trường và lãng phí nhân lực. Hàng tồn kho được xem là nguyên nhân gây lãng phí lớn nhất. Do đó, doanh nghiệp cần nghiên cứu thị trường hoặc khảo sát ý kiến của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ trước nhằm cung cấp vừa đủ, tránh tồn đọng hàng hóa tốn thêm chi phí lưu trữ và thanh lý về sau.

2.5. Nguyên tắc 5: Cải tiến liên tục

Quản trị tinh gọn là hướng đến việc đổi mới liên tục, nhằm nâng cao tối cao hiệu quả có thể cho các công ty. Vì vậy, sau mỗi chu trình hoạt động, hoặc đang trong giai đoạn triển khai, nhà lãnh đạo cần tìm ra phương pháp tối ưu nhất trước khi tiến hành thực hiện và đánh giá lại sau mỗi lần triển khai. Bằng việc nỗ lực đúc kết và cập nhật những xu hướng mới sẽ giúp doanh nghiệp vừa nâng cao hiệu quả vừa gia tăng chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Vậy sau khi ứng dụng 05 nguyên tắc cốt lõi trong quản lý tinh gọn thì doanh nghiệp sẽ đạt được những lợi ích gì? Hãy theo dõi phần tiếp theo trong bài viết của CoDX để biết thêm thông tin nhé!

3. Hệ thống quản lý tinh gọn mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Không vì tự nhiên mà sau khi áp dụng phương pháp quản lý tinh gọn Lean, Toyota lại tăng trưởng thần kỳ vào tạo nên một xu hướng quản trị được tận dụng cho đến hiện tại. Bởi vì Lean mang lại nhiều lợi cho doanh nghiệp như sau:

  • Tập trung vào những công việc quan trọng: Những phần công việc mang tính được loại bỏ để nhà lãnh đạo tập trung cao độ cho những nhiệm vụ cốt lõi nhất. Các bánh răng chính trong chu trình hoạt động với công lực cao nhất mà không bị sao nhãng. Do đó, từng phòng ban đều tối ưu được kết quả đầu ra.
Hệ thống quản trị tinh gọn
Quản lý tinh gọn giúp doanh nghiệp tập trung vào công việc quan trọng
  • Tối ưu chi phí trong quy trình hoạt động: Hệ thống quản trị tinh gọn Lean hỗ trợ quán triệt toàn bộ chi phí không tạo ra giá trị, từ nguyên vật liệu, thời gian cho đến nguồn lực cùng những khoản phí khác. Công ty không còn phải “gồng mình” chịu những khoản phí dư thừa mà vẫn thu được mức lợi nhuận ngang bằng.
  • Quy trình vận hành trơn tru: Khi cấu trúc công ty đơn giản hóa, mọi phòng ban có thể phối hợp nhịp nhàng và ăn ý hơn. Quá nhiều bộ phận không cần thiết sẽ khiến hệ thống làm việc phức tạp và tổ chức dễ bị phân tán. Vì thế, quản lý tinh gọn loại bỏ các yếu tố gây cồng kềnh, kết nối các phòng ban chặt chẽ để cùng nhau đưa tổ chức phát triển nhanh chóng, bền vững hơn.
  • Giám sát chất lượng đầu ra: Sử dụng phương pháp quản lý tinh gọn lean sẽ giúp nhà lãnh đạo dễ theo dõi tình hình hoạt động và chất lượng đầu ra được đồng đều và đúng tiến độ. Cho dù là vấn đề lớn hay chỉ một nhân viên trì trệ cũng dễ dàng phát hiện vì toàn bộ khâu hoạt động rất chặt chẽ với nhau. Từ đó, các nhà quản lý có thể khắc phục kịp thời và điều phối công ty quay lại đúng quy trình.
Quản lý tinh gọn giúp kiểm soát chất lượng
Phương pháp LEAN giúp nhà quản trị dễ dàng kiểm soát chất lượng

Thời gian gần đây, xu thế quản trị tinh gọn một lần nữa được “đánh thức” khi hàng loạt các doanh nghiệp lớn như: Google, Amazone, Shopee,… sa thải nhân viên để trở lại với hệ thống “gọn nhẹ” hơn. Vấn đề này đã chứng minh rằng phương pháp quản lý tinh gọn lean là vượt thời gian, dù có nhiều sự thay đổi nhưng sau hơn 70 năm thành công của Toyota, lean vẫn đủ sức làm kim chỉ nam cho nhiều công ty ở thời đại này.

Như vậy, quản trị tinh gọn lean được ví như cẩm nang định hướng xây dựng một doanh nghiệp ổn định, phát triển liên tục và loại bỏ những yếu tố tồn đọng cho tổ chức đó. Giải pháp này không phải là một chiến thuật kinh doanh nhanh chóng mà là tất cả triết lý kinh doanh đã tồn tại hàng thập kỷ, có thể ảnh hưởng mạnh mẽ đến khả năng hoạt động của doanh nghiệp nếu biết ứng dụng đúng cách. Theo dõi website của Công Ty Hợp Tác Chuyển Đổi Số CoDX để cập nhật thêm nhiều kiến thức về quản trị và kinh doanh nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

  • Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
  • Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
  • Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
  • Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh