Văn phòng điện tử là gì? [TOP 4] Lợi ích giúp DN ‘PHÁT TRIỂN’

Hệ thống văn phòng số hiện nay đang là công nghệ mới thu hút mọi doanh nghiệp, vì nó giúp các công ty bắt kịp xu thế bùng nổ của thời đại số 4.0. Chúng là những lựa chọn hữu ích thay thế cho mô hình văn phòng truyền thống còn nhiều hạn chế. Vậy khái niệm và lợi ích của văn phòng điện tử là gì? Hãy cùng CoDX tìm hiểu thêm về ưu nhược điểm của mô hình văn phòng số này và cách xây dựng nó trong bài viết dưới đây!

Bạn đang đọc bài viết trên Trang tin quản trị CoDX của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Mô hình văn phòng điện tử là gì?

1.1. Khái niệm về mô hình văn phòng điện tử

Văn phòng điện tử (còn gọi là E-office, văn phòng số), là phương thức ứng dụng công nghệ hiện đại, với đầy đủ các phần mềm quản lý hồ sơ, công việc, thông tin, tài liệu, báo cáo của công ty. Từ đó giúp hiện đại hóa mọi phương thức quản lý truyền thống.

Về bản chất, khái niệm văn phòng số là một hệ thống giúp mọi người quản lý công việc văn phòng thông qua máy tính hoặc các thiết bị khác được kết nối với Internet.

Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh, loại hình này có thể bao gồm nhiều thành phần khác nhau, vì văn phòng làm việc rất đa dạng. Văn phòng số trước khi đưa vào vận hành sẽ được lập trình và thiết kế đáp ứng đầy đủ các tiện ích và hoạt động hiệu quả.

Xem ngay:

• Phần mềm quản trị văn phòng điện tử là gì? Top 5 Phần mềm E-office TỐT NHẤT
• [REVIEW] Top 10 Phần mềm quản lý phòng họp TỐT NHẤT năm 2023

1.2. Hệ thống văn phòng điện tử (E-office) có mấy loại?

Tùy theo nhu cầu và hoạt động của từng doanh nghiệp, văn phòng số sẽ được thiết kế theo các chế độ khác nhau:

• Văn phòng xanh: Là văn phòng được tạo ra nhằm giảm thiểu tác hại đến môi trường như giảm tiêu thụ tài nguyên thiên nhiên hay các yếu tố ảnh hưởng đến khí hậu.
• Văn phòng ảo: Là mô hình kinh doanh có đầy đủ các chức năng của một trụ sở chính thức của công ty.
• Văn phòng đa chức năng: Văn phòng đa chức năng thay thế văn phòng truyền thống cứng nhắc, kết hợp nhiều yếu tố hiện đại về không gian và vị trí nhằm tiết kiệm chi phí và tạo sự linh hoạt cho nhân viên.
• Open Office: Bố trí không gian làm việc mở, không có sự phân chia giữa các phòng ban.
• Pack Office: Dành cho công ty mới, doanh nghiệp đang hoạt động muốn tiết kiệm chi phí và ít thành viên.
• Văn phòng chia sẻ: Là mô hình văn phòng chia sẻ với các đơn vị khác nhằm tiết giảm chi phí, tối ưu diện tích và sử dụng hiệu quả tài nguyên.

Xem ngay: [TOP 5] Giải pháp Văn phòng thông minh được ứng dụng NHIỀU NHẤT

2. Lợi ích của văn phòng điện tử trong quản trị doanh nghiệp

Sở dĩ văn phòng số được sử dụng rộng rãi không chỉ ở các doanh nghiệp Việt Nam mà còn ở nhiều nơi trên thế giới là do những tiện ích mà ứng dụng này mang lại. Cụ thể như sau:

2.1. Lợi ích của hệ thống văn phòng điện tử giúp tạo môi trường làm việc hiện đại

Lợi ích của văn phòng điện tử sẽ là không còn đối mặt với hàng đống tài liệu, sổ sách hàng ngày như văn phòng truyền thống cũ mà sẽ tạo ra một môi trường làm việc “số”. Mọi thông tin, tài liệu đều được bảo toàn, và mọi công việc đều được thực hiện một cách điện tử.

Việc sử dụng hệ thống văn phòng điện tử cũng giúp xử lý công việc nhanh chóng, tiện lợi hơn chỉ với vài thao tác đơn giản. Người dùng cũng có thể giao tiếp, thảo luận thuận tiện hơn thông qua ứng dụng mà không cần trực tiếp tham gia cuộc họp hay phải đi lại nhiều nơi.

2.2. Thiết lập hệ thống quản lý chặt chẽ là lợi ích của văn phòng điện tử

Bằng việc sử dụng văn phòng số, lãnh đạo có thể quản lý nhân viên chặt chẽ hơn, đồng thời phân công công việc minh bạch, rõ ràng mọi lúc, mọi nơi. Nhân viên của công ty cũng có thể dễ dàng quản lý, tra cứu toàn bộ tài liệu, thông tin được lưu trữ trong ứng dụng mà không phải mất thời gian tìm kiếm, sắp xếp. Bởi tất cả dữ liệu đã được lưu trữ sẵn trong ứng dụng, được đồng bộ và chọn lọc tránh trùng lặp.

Tính bảo mật của hệ thống văn phòng điện tử cũng rất cao. Do đó, vấn đề rò rỉ thông tin hệ thống gần như không tồn tại, giảm bớt nỗi lo lắng của người dùng.

Ngoài ra, người dùng có thể theo dõi tiến độ, bám sát công việc được giao, lên lịch làm việc và nhận xét từng hạng mục. Bằng cách này, tiến độ công việc sẽ được đảm bảo, thông tin đến được với người dùng nhanh chóng, giúp nâng cao hiệu quả công việc của các thành viên trong công ty.

2.3. Văn phòng E-office giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và tăng năng suất lao động 

Văn phòng truyền thống thường đòi hỏi nhiều chi phí để mua giấy tờ, văn phòng phẩm, giấy in, mực in, dụng cụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu, chi phí đi lại, chi phí vận chuyển, v.v. . . Nhưng với văn phòng số, mọi công việc, mọi thao tác đều dựa trên công nghệ thông tin và được giải quyết nhanh chóng. Điều này giúp các công ty, doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí và giảm thời gian xử lý công việc, từ đó tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực công.

Lợi ích của văn phòng điện tử còn giúp lãnh đạo và nhân viên xử lý công việc nhanh chóng, chuyên nghiệp và hiệu quả, đồng thời tạo điều kiện cho bộ máy nhân sự tối ưu hóa năng suất lao động.

2.4. Lợi ích của văn phòng điện tử là đẩy mạnh quy trình “số hóa” trong doanh nghiệp

Trong bối cảnh sự phát triển sôi động của công nghệ 4.0 trong các lĩnh vực, việc ứng dụng các giải pháp hiện đại như E-office sẽ giúp thúc đẩy sự tiến bộ toàn diện của doanh nghiệp trong quá trình “số hóa”.

Vì một trong những lợi ích của văn phòng điện tử là cho phép làm việc từ xa và khi đang di chuyển. Người dùng có thể phụ thuộc vào internet và không cần có sự xuất hiện giữa những người trong văn phòng.

3. Ưu điểm và Nhược điểm của văn phòng điện tử trong thời đại 4.0

Khi doanh nghiệp áp dụng hệ thống văn phòng số thì mô hình này sẽ có những ưu và nhược điểm của văn phòng điện tử một cách riêng biệt như sau:

3.1. Ưu điểm của mô hình E-office trong doanh nghiệp

• Nhà quản trị dễ dàng phân công công việc và theo dõi tiến độ: Hệ thống quản lý thực hiện trực tuyến, dựa trên ứng dụng thông qua Internet. Nhà quản trị chỉ có thể quản lý mọi hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp thông qua hoạt động của các thiết bị điện tử.
• Tự động cập nhật văn bản: Các văn bản liên quan đến công việc được cập nhật độc quyền trên hệ thống quản lý văn bản. Các tiêu đề của từng bài viết được phân loại rõ ràng, có đính kèm tiến độ thực hiện theo yêu cầu. Người thừa hành sẽ ghi chú trực tiếp vào danh sách nhiệm vụ được giao khi có ý kiến. Từ đó, năng suất được thực hiện nhanh hơn.
• Lưu trữ dữ liệu khổng lồ: Trước đây, việc lưu trữ dữ liệu trên tài liệu giấy hoặc trên ổ cứng máy tính có thể gây ra nhiều rắc rối về thời gian và công sức. Giờ đây, mọi công việc đều được cập nhật trên ứng dụng. Nhân viên có thể dễ dàng sử dụng chúng để quản lý, lưu trữ và tìm kiếm thông tin họ cần.
• Bảo mật thông tin: Mỗi người dùng có một tài khoản với mật khẩu an toàn của riêng mình. Cung cấp cho người dùng các cơ chế bảo mật thông qua cách tiếp cận phi tập trung này, mang lại sự an toàn và bảo mật cao cho từng hồ sơ công ty và doanh nghiệp.

3.2. Nhược điểm của văn phòng điện tử trong doanh nghiệp

Các nhược điểm của văn phòng điện tử mà các doanh nghiệp thường gặp nhất bao gồm:

• Mô hình thành lập văn phòng số ban đầu sẽ gặp nhiều khó khăn trong quá trình triển khai. Nhân viên các công ty, doanh nghiệp đã quá quen thuộc với mô hình văn phòng truyền thống. Vì vậy, phương pháp làm việc đã trở thành thói quen trong vận hành công việc, khó thích ứng nhanh.
• Các công nghệ hỗ trợ công việc khi xây dựng E-office xuất hiện khá nhiều khi được yêu cầu. Tuy nhiên, không phải công nghệ nào cũng thực sự phù hợp với doanh nghiệp. Vì vậy, bạn phải thận trọng trong việc lựa chọn công nghệ để áp dụng hiệu quả vào mô hình văn phòng số.
• Các doanh nghiệp lo lắng rằng thông tin được đẩy lên các nền tảng kỹ thuật số có thể bị rò rỉ. Vì vậy, nên lựa chọn hệ thống E-office có tính bảo mật thông tin cao để khắc phục những lo ngại, nhược điểm của văn phòng điên tử trong doanh nghiệp hoặc trong các lĩnh vực ứng dụng.

4. Quy trình xây dựng hệ thống văn phòng điện tử chi tiết nhất 2023

Muốn xây dựng E-office thành công, hiệu quả thì quy trình triển khai cần phải rõ ràng, chi tiết. Các bước trong quy trình cụ thể như sau:

4.1. Xây dựng hệ thống văn phòng điện tử cần tổ chức các cuộc họp nội bộ

Khi một hướng đi mới được đề xuất, đặc biệt là thay đổi quy trình làm việc trong tổ chức, nhân viên các cấp phải đồng ý với đề xuất đó.

Do đó, thảo luận trong các cuộc họp nội bộ sẽ giúp các nhà lãnh đạo xác định những lỗ hổng trong cách làm việc truyền thống và những thách thức khi chuyển đổi sang làm việc số.

Điều này cũng giúp nhân viên lập kế hoạch triển khai mô hình văn phòng điện tử tổng thể theo quy trình của công ty, bất kể quy mô.

4.2. Xây dựng các tiêu chuẩn hóa cho hệ thống và quy trình nội bộ

Để số hóa thành công và suôn sẻ, bạn cần hệ thống hóa mọi hoạt động của doanh nghiệp như quy trình làm việc, thủ tục giấy tờ, v.v. 

Ngoài ra, hãy rõ ràng về vai trò và quyền hạn của mỗi người trong công ty. Từ đó, áp dụng phân cấp hiệu quả, chuẩn hóa quy trình thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ.

4.3. Xác định mô hình văn phòng điện tử lý tưởng cho doanh nghiệp

Hiện nay có rất nhiều ứng dụng công nghệ giúp các công ty, doanh nghiệp hình thành E-office. Tuy nhiên, không phải mô hình văn phòng điện tử nào cũng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. 

Do đó, cần đánh giá chính xác nhu cầu của doanh nghiệp, hình thức hoạt động và đặc điểm của mô hình E-office. Từ đó lựa chọn ứng dụng văn phòng số chính xác nhất.

4.4. Lập kế hoạch xây dựng quy trình hệ thống văn phòng điện tử 

Khi đã chọn được mô hình văn phòng điện tử phù hợp, phải xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết nhất. 

Bạn nên đàm phán các điều khoản hợp tác và hỗ trợ triển khai với đối tác cung cấp ứng dụng văn phòng số. Từ đó, doanh nghiệp sẽ được theo dõi trong suốt quá trình thực hiện.

4.5. Triển khai quy trình hệ thống văn phòng số (E-office)

Dưới đây là một số khía cạnh quan trọng bạn cần lưu ý khi triển khai kế hoạch đưa E-office của mình vào hoạt động:

• Hệ thống lưu trữ thông tin: Để công việc được vận hành trơn tru, dữ liệu được chia sẻ giữa các nhân viên đóng vai trò quan trọng không kém. Bởi vì trong một số trường hợp, nếu tệp thông tin nền tảng bị quá tải, nhiều tệp có thể dễ dàng bị mất hoặc không tìm thấy. Có nhiều nền tảng phổ biến có thể giúp khắc phục vấn đề này như: Google Drive, Asana, Dropbox,…
• Ứng dụng họp và làm việc trực tuyến: Với công việc từ xa và văn phòng số, bắt buộc phải đảm bảo mọi người luôn kết nối và có thể cộng tác hiệu quả bất kể khoảng cách. Sử dụng một nền tảng nơi nhân viên có thể gặp gỡ, kết nối và làm việc có thể rất hữu ích. Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác mà còn giảm bớt rắc rối của email. Nó giúp chia sẻ kiến ​​thức dễ dàng hơn và thúc đẩy nhân viên tham gia thông qua các cuộc họp.

4.6. Xây dựng mô hình E-office cần có thời gian đào tạo quy chuẩn

Như đã nói ở trên, khi doanh nghiệp áp dụng hệ thống văn phòng điện tử sẽ gặp rất nhiều khó khăn về mặt nhân sự. 

Để họ thích ứng với mô hình này, cần có nhiều thời gian đào tạo và hướng dẫn chi tiết ngay từ đầu. Khi đã quen với mô hình mới, việc triển khai công việc sẽ nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều.

4.7. Thường xuyên đánh giá và đo lường mô hình văn phòng điện tử 

Trong quá trình thực hiện phải thường xuyên lấy ý kiến ​​của nhân viên công ty, đánh giá ưu nhược điểm và đo lường hiệu quả sử dụng. 

Điều này sẽ giúp xác định hiệu quả của việc xây dựng mô hình văn phòng điện tử. Đó là cách giúp doanh nghiệp lựa chọn cách thức hoạt động phù hợp trong tương lai.

5. Một số vấn đề liên quan đến mô hình E-office

5.1. So sánh văn phòng E-office và văn phòng truyền thống

Để phân biệt đâu là mô hình văn phòng truyền thống và đâu là văn phòng số, hãy cùng CoDX điểm qua các tiêu chí sau:

Tiêu chí	Mô hình Văn phòng điện tử	Mô hình Văn phòng truyền thống
Khái niệm	– E-office là mô hình được thiết kế theo hướng sáng tạo, giảm bớt sự phân chia không gian làm việc.  – Ngoài ra, mô hình sử dụng các công nghệ hiện đại để xử lý, giải quyết công việc nhanh và hiệu quả hơn.	– Phương thức văn phòng truyền thống cố định, thiết kế đơn giản, chia cắt các phòng ban, ít sử dụng nội thất sáng tạo – Hạn chế ứng dụng công nghệ thông tin.
Nội thất và thiết bị văn phòng	– Làm việc chủ yếu thông qua môi trường điện tử nên chỉ sử dụng các thiết bị điện tử như laptop, PC để hỗ trợ công việc. – Giảm thiểu các thiết bị và đồ đạc văn phòng. – Không tạo vách ngăn giữa các phần.	– Sử dụng nội thất cơ bản như bàn ghế, quạt,.. – Tạo các bức tường phân chia giữa các phòng và bộ phận làm việc trong công ty hoặc tổ chức của bạn. – Bàn ghế: Chủ yếu là bàn gỗ hình chữ nhật, ghế bốn chân lưng thẳng…
Áp dụng công nghệ	– Áp dụng 100% công nghệ hiện đại để giải quyết công việc.  – Dữ liệu cũng được sắp xếp và lưu trữ đơn giản hơn nên dễ dàng tìm kiếm hơn.	– Các ứng dụng công nghệ chưa được phổ biến rộng rãi.  – Việc lưu trữ dữ liệu cũng được thực hiện dưới dạng file giấy nên khó tìm kiếm.
Việc chấm công	Việc này được hoàn thành thông qua ứng dụng nhận dạng khuôn mặt Face ID, giúp việc tính giờ trở nên đơn giản và nhanh chóng.	Việc chấm công nhân viên cần phải xếp hàng chờ đến lượt, mất thời gian
Quá trình xử lý công việc	Quy trình làm việc và mọi hoạt động đều được thực hiện trên ứng dụng nhằm tăng hiệu quả trong quá trình giải quyết công việc.	Công việc được thực hiện thủ công thông qua Excel nên dễ bị lỗi và khó tìm ứng dụng có sẵn

5.2. Mô hình văn phòng điện tử (E-office) tốt nhất hiện nay

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về quản lý công việc kinh doanh, các công ty công nghệ đã và đang nghiên cứu, cung cấp các giải pháp hệ thống văn phòng điện tử. Một trong những mô hình văn phòng điện tử tốt nhất hiện nay là phần mềm CoDX. 

Đây được xem là 1 hệ thống văn phòng số toàn diện với mục đích triển khai các mô hình quản lý nhiều lớp và nhiều người. Dịch vụ chuyển đổi số CoDX không chỉ hỗ trợ các hoạt động kinh doanh mà còn có thể phục vụ các hệ thống quản lý khác nhau trong doanh nghiệp

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX

• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
• Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Hotline: 1900282581
• Email: [email protected]
• Website: https://www.codx.vn
• Trang tin tức doanh nghiệp: https://businesswiki.codx.vn

Nhìn chung, mô hình E-office mang lại nhiều lợi ích cho nhân viên, khách hàng, doanh nghiệp và môi trường xung quanh. Mặc dù việc chuyển đổi từ mô hình văn phòng truyền thống sang văn phòng điện tử không thể hoàn thành trong một sớm một chiều, nhưng sự chuyển đổi này rất đáng để doanh nghiệp nỗ lực. Trên đây là toàn bộ những thông tin về văn phòng số mà CoDX muốn chia sẻ đến bạn đọc, hi vọng qua những bật mí trong bài viết có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về E-office!