[TOP 6] Không Gian Làm Việc Số Phổ Biến Nhất Hiện Nay

Sau một khoảng thời gian giãn cách xã hội do đại dịch Covid-19, không muốn công việc bị gián đoạn, dù chấp nhận hay không thì người dân phải làm quen và thích nghi với những công cụ số, đặc biệt là hệ thống giao tiếp cộng tác kết hợp đã phương tiện bao gồm hình ảnh và âm thanh để làm việc. Vậy bạn hiểu như thế nào về một không gian làm việc số lý tưởng? Liệu đây có phải là việc sử dụng hàng loạt các phần mềm cho công việc là đang làm việc trong không gian số hay không? Nên chọn không gian làm việc nào phổ biến? Tất cả sẽ được CoDX giải đáp trong bài viết dưới đây.

1. Không gian làm việc số là gì?

Không gian làm việc số (trong tiếng Anh: Digital workspace) của nhân sự được hiểu là một môi trường cụ thể mà họ truy cập hằng ngày, nhằm thực hiện công việc được giao. Phần lớn nhân sự làm việc từ một máy tính để bàn hay máy tính xách tay được chỉ định và truy cập các hệ thống từ đó, nhưng môi trường này có thể khác nhau đối với từng nhân sự. Nó có thể bao gồm: lịch kỹ thuật số, thiết bị di động hoặc chương trình quản lý tác vụ và ứng dụng chuyên dụng mà họ dùng để hoàn thành nhiệm vụ của mình.

2. Không gian làm việc số có đặc điểm gì nổi bật?

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những ưu tiên riêng và bộ sưu tập các phần mềm kỹ thuật số, nhưng đa số đều có chung một số chủ đề. Môi trường làm việc số thường cung cấp cho người lao động một lượng tùy chỉnh tốt và các tính năng quan trọng. Môi trường làm việc số có những đặc điểm nổi bật như sau:

• Tạo điều kiện giao tiếp trong không gian làm việc;

• Các quy trình công việc được vận hành hợp lý;

• Tự động hóa các hoạt động trong công ty;

• Môi trường mang tính linh hoạt và tùy chỉnh.

2.1. Tạo điều kiện giao tiếp trong môi trường làm việc

Vì môi trường làm việc số cá nhân là một phần trong không gian làm việc lớn hơn, nó sẽ có quyền truy cập vào phần mềm chính mà doanh nghiệp sử dụng. Yếu tố này có thể bao gồm các nền tảng phối hợp chuyên dụng như: Asana, Zoho, Microsoft Teams,… Tính năng của không gian làm việc số hoạt động như một cổng kết nối toàn diện và bảo mật để kết nối đến nhân sự cùng tất cả công ty.

2.3. Các quy trình làm việc được vận hành hợp lý

Một trong những điểm nổi bật nhất của hoạt động làm việc trong các hệ thống số hóa là những quy trình riêng lẻ thường có thể được cập nhật và điều chỉnh khá đơn giản theo thời gian. Rất hiếm khi mọi thứ trở nên lý tưởng cho tất cả nhân sự, nhưng môi trường làm việc kỹ thuật số mang đến cho họ khả năng xây dựng không gian số cơ bản của riêng họ theo cách phù hợp nhất, với quy trình làm việc theo sở thích, thói quen của họ.

Để hỗ trợ cộng tác, các phòng ban nên sử dụng các ứng dụng giống nhau để dễ dàng chia sẻ và giao tiếp liền mạch trên các tệp tin. Điều này chứng minh rằng, không phải mọi nhân viên trong bộ phận sẽ yêu cầu quyền truy cập vào hệ thống và công cụ đầy đủ.

2.4. Không gian làm việc số tự động hóa các hoạt động trong doanh nghiệp

Những ứng dụng kỹ thuật số hiện đại hiện nay đang được thiết kế để hỗ trợ khả năng tự động hóa mạnh mẽ như AI, Bot,… Nó cho phép phần mềm đảm nhận một số nhiệm vụ khó khăn và thực hiện các chức năng cơ bản, từ đó các nhân viên trong bộ phận không cần phải dành thời gian cho những công việc mang tính thủ công rườm rà, mà có thể tự động hóa đơn giản, chẳng hạn như quản lý bảng thời gian, xử lý đơn hàng, nhập thông tin dữ liệu,…

Bên cạnh đó, môi trường làm việc số với đặc điểm tự động hóa sẽ giúp giải phóng nhiều thời gian hơn cho người lao động xử lý các vấn đề, đảm nhận nhiều công việc có giá trị hơn cho doanh nghiệp.

2.5. Không gian mang tính linh hoạt và tùy chỉnh

Đây được xem là đặc điểm nổi bật nhất của không gian làm việc số. Kể từ sau khi đại dịch Covid-19 làm tắc nghẽn hoạt động kinh doanh trên toàn cầu, nhiều nhân sự đang làm việc tại nhà và yêu cầu dễ dàng tiếp cận với tài liệu của doanh nghiệp. Ngoài ra, nhân sự mới phải được giới thiệu từ xa và được cung cấp mọi thứ đầy đủ để thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả. Không gian làm việc kỹ thuật số cho phép điều chỉnh phù hợp với nhu cầu cụ thể và được triển khai nhanh chóng đến các quốc gia trên thế giới.

3. Top không gian làm việc online phổ biến nhất hiện nay

Để doanh nghiệp vận hành môi trường làm việc số một cách bài bản thì đảm bảo hệ thống của bạn luôn được kết nối Internet tốc độ cao và đa dạng tính năng. Sau đây CoDX sẽ gợi ý cho bạn 6 môi trường làm việc số phổ biến hiện nay:

• CoDX Workplace;

• GapoWork;

• Workplace Meta;

• Base.vn;

• Microsoft Teams;

• Larksuite.

3.1. Không gian làm việc số CoDX Workplace

CoDX Workplace – mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp là nền tảng về môi trường làm việc trực tuyến, giúp nhân sự kết nối và chia sẻ thông tin mọi lúc mọi nơi. CoDX Workplace cung cấp không gian làm việc chuyển đổi số cho phép:

• Nhân sự chia sẻ tin nhắn cá nhân, gọi điện, tham gia thảo luận, chia sẻ biểu tượng cảm xúc trong các bài đăng của phòng ban.
• Nhân sự chia sẻ tài nguyên sử dụng chung (tài liệu, hình ảnh, âm thanh,…), toàn bộ thông tin đều được bảo mật cao, đảm bảo an toàn thông tin trong doanh nghiệp.
• Sử dụng kênh chia sẻ nội bộ của cổng thông tin Portal với chế độ ghi nhận chỉ cá nhân nhìn thấy, cho phép nhân sự tạo nhật ký và sổ ghi chép cá nhân.
• Có thể chủ động tạo hoặc trở thành một phần của các nhóm riêng biệt có liên quan tới công việc hoặc sở thích cá nhân, giúp tất cả nhân viên trong công ty thêm gắn kết.

3.2. GapoWork

Với phương châm lấy người dùng làm trung tâm, hệ thống “Make in Việt Nam” GapoWork đang phát triển với hơn 20 chức năng cho một không gian làm việc kỹ thuật số “tất cả trong một”, gồm các nhóm tính năng chuyên biệt giúp công ty hoàn thiện không gian làm việc số như: chức năng mạng xã hội với trang cá nhân, nhóm, bài đăng đa phương tiện; giao tiếp cho phép gọi điện, nhắn tin, gọi video; quản trị và kết hợp công việc; sơ đồ tổ chức, dashboard báo cáo; chức năng tự động hóa nghiệp vụ chấm công, phê duyệt chứng từ,…

Thế nhưng, một số chức năng của GapoWork chỉ thích hợp triển khai tại các doanh nghiệp, tổ chức có quy mô lớn, khó ứng dụng cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc đặc thù về mô hình. Các “ông lớn” mà GapoWork đã cộng tác đa dạng lĩnh vực như: EVN, 30shine, BIDV,… chỉ sau hơn 1 năm xâm nhập thị trường.

3.3. Workplace Meta

Được tạo ra bởi Meta (tiền thân là Facebook), Workplace là một giải pháp không gian làm việc số tập trung vào nhân sự. Nền tảng này hiện có hơn 30,000 công ty với 2 triệu người dùng trên thế giới. Nền tảng cho phép tất cả nhân viên trong doanh nghiệp kết nối với nhau và đẩy nhanh sự cộng tác đa chiều. Từ đó, nhân viên có thêm nguồn cảm hứng để cống hiến cho công ty.

Thế nhưng, Workplace Meta có 2 cổng truy cập khác nhau cho môi trường nội bộ và chat. Bên cạnh đó, Workplace Meta tập trung phát triển việc trao đổi qua post và chat mà không tích hợp quản lý tiến độ và tự động hóa nghiệp vụ. Vói mức phí từ $4 – $8/người dùng/tháng cũng không hề rẻ cho doanh nghiệp Việt trong giai đoạn suy thoái kinh tế. Ngoài ra, Workplace Meta cũng không có nhiều sự hỗ trợ cho doanh nghiệp trong quá trình triển khai hệ thống.

3.4. Không gian làm việc số Base.vn

Được biết, Base.vn là một trong những phần mềm quản lý công việc được các công côngty vừa và nhỏ ưa chuộng. Với Base.vn, công ty được tự do lựa chọn các công cụ thích hợp để tích hợp vào môi trường làm việc số của mình. Các bộ công cụ của Base.vn cũng khá đa dạng: lưu trữ dữ liệu, quản lý nhân sự, quản trị công việc,… Tuy nhiên, để triển khai được các công cụ này, công ty phải cần cần nghiên cứu, xây dựng bộ quy trình riêng cho mình.

Nền tảng này tập trung vào việc tối ưu nhiệm vụ căn cứ vào mục tiêu với nhiều module quản trị dựa trên các bộ chỉ số cụ thể. Yếu tố này giúp doanh nghiệp nhanh chóng thiết lập quy củ và đo lường kết quả công việc. Ngược lại, các module quản lý này lại thiếu tính linh hoạt và gây khó khăn khi nhân viên bắt đầu vận hành.

3.5. Không gian làm việc số Microsoft Teams

Với hơn 13 triệu người dùng, Microsoft Teams cùng hệ sinh thái phần mềm kinh điển của Microsoft luôn được nhiều công ty lựa chọn, đặc biệt là các tổ chức giáo dục và các doanh nghiệp đề cao tính hệ thống.

Tuy vậy, quản trị tài khoản phức tạp cùng khoản phí đắt đỏ khiến “ông lớn” này khó tiếp cận và thu hút người dùng bởi doanh nghiệp cần nhân viên chuyên trách hoặc hướng dẫn cụ thể mới có thể vận hành. Đồng thời, Microsoft Teams không tối ưu việc quản lý và thiết lập văn hóa doanh nghiệp khi thiếu đi các chức năng báo cáo và gắn kết nhân viên.

3.6. Larksuite

Hệ thống được phát triển bởi Byedance (công ty mẹ của Tiktok), Larksuite là cái tên mới nổi trong thị trường không gian làm việc số tại Việt Nam. Larksuite được đánh giá cao bởi tính linh hoạt và khả năng tùy biến thích hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Thay vì sử dụng nhiều phần mềm, Larksuite tích hợp các chức năng cơ bản phục vụ công việc hằng ngày và hoạt động quản lý nguồn nhân lực doanh nghiệp. Nền tảng này cũng miễn phí cho đơn vị dưới 50 nhân viên, hỗ trợ các tổ chức vừa và nhỏ tối ưu chi phí.

Tuy nhiên, cũng vì tùy biến cao, nền tảng này đòi hỏi các doanh nghiệp có nguồn lực IT để xây dựng và vận hành môi trường làm việc số. Vấn đề này khiến các nhân sự phổ thông khó tiếp cận với Larksuite. Đối với doanh nghiệp quy mô lớn, mức phí cho nền tảng này lên tới $12/người dùng/tháng, không thích hợp với các doanh nghiệp có khả năng tăng trưởng nóng trong giai đoạn ngắn.

Mỗi phương pháp không gian làm việc số đều có ưu điểm và nhược điểm khác nhau. Để có sự lựa chọn phù hợp, các nhà lãnh đạo có thể lưu ý một số tiêu chí như tính năng, yếu tố bảo mật, khả năng tích hợp, chi phí, khả năng hỗ trơ và các bài toán điển hình mà nền tảng đó đang xử lý. Theo dõi website của Công Ty Hợp Tác Chuyển Đổi Số CoDX để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh