Số hóa thủ tục hành chính theo Thông tư 01/2023/TT-CP

Số hóa thủ tục hành chính là nhiệm vụ quan trọng được đặt ra trong bối cảnh nền công nghệ ngày càng phát triển vượt bậc. Lợi ích giúp góp phần tiết kiệm thời gian, chi phí thực hiện và quản lý thủ tục hành chính. Cùng CoDX tìm hiểu về thông tin chính thức về số hóa thủ tục hành chính của Chính phủ qua bài viết dưới đây.

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin Kiến thức quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

1. Thông tin về số hóa thủ tục hành chính tại TT 01/2023 của Chính phủ

Vào ngày 5/4/2023, Văn phòng Chính phủ chính thức ban hành Thông tư số 01/2023/TT-VPCP về nội dung và biện pháp số hóa thủ tục hành chính, hồ sơ và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Cụ thể, việc số hóa giấy tờ và giải quyết thủ tục hành chính cần đảm bảo một số yêu cầu:

Các dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ được số hóa phải đầy đủ, chính xác trong quá trình thực hiện số hóa
Quá trình số hóa cần đảm bảo nguyên tắc về bảo vệ dữ liệu cá nhân, không làm ảnh hưởng hoặc xâm lấn đến lợi ích của các tổ chức, cá nhân
Giấy tờ sau khi lưu trữ điện tử cần được lưu trong các trường dữ liệu đặc tả để sử dụng trong các trường hợp giải quyết thủ tục hành chính liên quan.

số hóa thủ tục hành chính tại TT 01/2023 — Cơ quan cần chú ý các loại giấy tờ không thể thực hiện số hóa theo quy định

Bên cạnh đó, các cơ quan cần nắm chắc những loại tài liệu, hồ sơ cần được tiến hành số hóa. Những giấy tờ ấy bao gồm:

Thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện các thủ tục hành chính
Kết quả quá trình thẩm tra, xác minh, trả lời ý kiến của cơ quan trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính (trừ những trường hợp theo quy định khác của pháp luật)
Kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực

Đặc biệt, cơ quan cần lưu ý những giấy tờ không thực hiện số hóa thủ tục hành chính, gồm có:

Giấy tờ và tài liệu đã được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia hay Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, tỉnh,…
Giấy tờ là những thành phần trong hồ sơ để giải quyết thủ tục hành chính được nộp dưới dạng bản sao, trừ các bản sao điện tử đã được chứng thực
Tài liệu yêu cầu phải xuất trình khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính
Các tài liệu mật theo quy định pháp luật

2. Số hóa thủ tục hành chính là gì?

Theo khoản 10 điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP, số hóa các thủ tục hành chính là việc các cơ quan Nhà nước chuyển kết quả giải quyết thủ tục hành chính từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, hoặc thông tin số, nhằm đảm bảo việc thực hiện thủ tục trên môi trường điện tử.

Thực hiện số hóa các thủ tục hành chính là bước thay đổi nền tảng để tiến tới xây dựng Chính phủ số, đổi mới hệ thống dịch vụ công quốc gia. Việc làm này phù hợp với tình hình phát triển hiện nay của công nghệ và môi trường mạng Internet.

Nhận biết về tầm quan trọng và cần thiết của việc thay thế thủ tục hành chính sang môi trường điện tử, số hóa thủ tục hành chính cần thực hiện theo các mục tiêu sau:

Thực hiện đầy đủ quá trình số hóa, không chỉ dừng lại ở việc chuyển từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử chỉ ở giai đoạn tiếp nhận ban đầu
Đảm bảo tính pháp lý của các giấy tờ được số hóa
Cho người dân, doanh nghiệp thấy được lợi ích từ dịch vụ công, tiện ích xã hội nhanh chóng, thuận tiện hơn nhờ số hóa thủ tục
Đẩy mạnh quá trình số hóa ở Văn phòng Chính phủ, các bộ, ban ngành ở từng địa phương

3. Tại sao chủ trương số hóa thủ tục hành chính?

Số hóa tài liệu và thủ tục hành chính rất cần thiết trong các cơ quan Nhà nước. Cụ thể, một số lợi ích khi thực hiện số hóa có thể kể đến như:

Nâng cao hiệu quả giải quyết các thủ tục hành chính
Nâng cao trải nghiệm của người dân khi làm thủ tục hành chính
Tiết kiệm chi phí cho Nhà nước
Tăng cường khả năng bảo mật cho giấy tờ, tài liệu

4 lợi ích của chủ trương số hóa thủ tục hành chính

3.1 Nâng cao hiệu quả giải quyết các thủ tục hành chính

Số hóa hồ sơ, giấy tờ hỗ trợ cán bộ trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính. Với số lượng lớn hồ sơ cần giải quyết trong ngày, nếu chỉ xử lý từng bộ tài liệu giấy, cán bộ không thể tránh khỏi trường hợp sai sót. Những trường hợp ấy gây mất thời gian và giảm hiệu suất làm việc của cơ quan hành chính.

Ngược lại, khi số hóa thủ tục hành chính với các phần mềm công nghệ, cán bộ công chức có thể dễ dàng tiếp cận hồ sơ, trả kết quả nhanh hơn. Với tính năng tự động sắp xếp và cập nhật thuận tiện, cơ quan và cán bộ hành chính có thể thường xuyên kiểm tra, rà soát, tránh sai sót và đẩy mạnh hiệu quả, hiệu suất làm việc.

3.2 Nâng cao trải nghiệm của người dân khi làm thủ tục hành chính

Việc nâng cao trải nghiệm của người dân khi làm thủ tục hành chính cũng là mục tiêu của Chính phủ khi thực hiện quá trình số hóa. Khi làm việc trên môi trường số, không chỉ cán bộ mà người dân cũng có thể tiết kiệm thời gian, công sức khi nộp hồ sơ làm thủ tục hành chính.

Lợi ích khi số hóa thủ tục hành chính — Người dân sẽ được trải nghiệm nhiều tiện ích khi số hóa thủ tục

Trước đây người dân phải đến trực tiếp cơ quan, lấy số thứ tự và chờ đợi đến lượt để nộp hồ sơ và tiếp tục đợi nhiều ngày để đến lấy kết quả. Nhưng hiện tại, khi quy trình đã được số hóa, người dân chỉ cần ở nhà, chụp giấy tờ theo quy định và lựa chọn dịch vụ công cần thực hiện. Kết quả hành chính cũng được trả theo đường bưu điện, tạo nhiều thuận tiện cho các cá nhân, tổ chức.

3.3 Tiết kiệm chi phí cho Nhà nước

Quản lý hồ sơ trên môi trường điện tử là cách tiết kiệm chi phí hiệu quả cho Nhà nước. Những chi phí về nhân sự giải quyết thủ tục hành chính, in giấy tờ văn bản làm thủ tục,… hằng năm không nhỏ. Do đó, khi thực hiện số hóa thủ tục hành chính, chi phí này sẽ được cắt giảm đáng kể. Từ đó, Nhà nước có thể sử dụng nguồn chi phí ấy cho các hoạt động phát triển khác.

3.4 Tăng cường khả năng bảo mật cho giấy tờ, tài liệu

Những giấy tờ, hồ sơ để lâu ngày sẽ có tình trạng mất chữ, mọt,… Ngoài ra, việc bảo mật thông tin cá nhân trên hồ sơ giấy cũng khó thực hiện hơn hồ sơ điện tử.

Vì vậy, thay vì bảo quản tài liệu, hồ sơ giấy thông thường, giờ đây cơ quan có thể tăng cường bảo mật và bảo quản giấy tờ trên không gian số. Bên cạnh đó, bảo mật hồ sơ bằng phần mềm điện tử cũng là cách hiệu quả để lưu trữ tài liệu.

4. Giải pháp số hóa thủ tục hành chính trong doanh nghiệp

Một trong những giải pháp để số hóa các thủ tục hành chính trong cơ quan, doanh nghiệp, chính là áp dụng phần mềm.

Nền tảng văn phòng số CoDX có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong vấn đề này. Nền tảng CoDX E-office giúp doanh nghiệp thực hiện các công việc trên không gian số dễ dàng, với các tính năng như:

Quản lý công việc, công văn và các dự án
Số hóa dữ liệu, lưu trữ an toàn và tập trung trên nền tảng
Tự động hóa các quy trình thực hiện hồ sơ liên phòng ban
Tương tác đa phương thức ngay trên nền tảng

số hóa thủ tục hành chính trong doanh nghiệp — Nền tảng văn phòng số CoDX đem tới nhiều tiện ích cho doanh nghiệp khi số hóa thủ tục

Với hệ thống các phân hệ phục vụ từng tác vụ khác nhau, nền tảng văn phòng số CoDX là sự lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp đang muốn số hóa thủ tục hành chính. Sử dụng nền tảng, cơ quan doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 90% thời gian và chi phí hoạt động, tăng nhiều lần năng suất và hiệu quả làm việc của cán bộ. Từ đó, không chỉ số hóa thủ tục, doanh nghiệp có thể thực hiện nhiều công việc khác trực tuyến, tiến tới xây dựng văn phòng số chuyên nghiệp, hiệu quả.

Trên đây là những thông tin cơ bản về việc số hóa thủ tục hành chính theo Thông tư 01/2023/TT-CP. CoDX hy vọng qua bài viết này doanh nghiệp đã có thêm kiến thức về việc số hóa các thủ tục hành chính đúng quy định và có thêm nhiều lựa chọn cho quá trình số hóa trong tương lai.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: