Chuyển Đổi Số Trong Kế Toán: 3 Cấp Độ Triển Khai, 3 Công Cụ Số

Hiện nay, ngành kế toán đã vượt ra khỏi việc tính lương và ghi chép sổ sách đơn thuần. Đứng giữa “làn sóng” công nghệ, kế toán đã và đang được các công ty hiện đại tân trang và nâng cấp với một vai trò hoàn toàn mới, mở ra xu thế chuyển đổi số trong lĩnh vực này. Trong bài viết dưới đây, CoDX sẽ chia sẻ đến bạn đọc các thông tin về 3 cấp độ triển khai, 3 công cụ số khi chuyển đổi số trong kế toán.

1. Chuyển đổi số trong kế toán là gì?

Chuyển đổi số trong kế toán (trong tiếng Anh: Digital transformation in accounting) là quá trình ứng dụng công nghệ mới vào hoạt động kế toán. Trong đó, chuyển đổi số ảnh hưởng tới phương thức, chức năng, tiến trình của hoạt động kế toán trong công ty. Từ đó giúp công việc của bộ phận kế toán diễn ra trơn tru và hiệu quả hơn.

2. Quá trình triển khai chuyển đổi số trong kế toán cho doanh nghiệp

Quá trình này được xem như “xương sống”, giúp các công ty từng bước chuyển đổi số hiệu quả. Quá trình triển khai sẽ diễn ra theo 3 cấp độ cụ thể như sau:

2.1. Cấp độ 1: Chuyển đổi số cơ bản trong ngành kế toán

Kế toán luôn trong tâm thế chuyển đổi số cơ bản, từng nghiệp vụ nội bộ ứng dụng giao dịch nội bộ và giải pháp số trong hệ thống số, bao gồm:

• Chuyển đổi số quy trình triển khai dịch vụ kế toán: Chữ ký số, hóa đơn trực tuyến, thanh toán trực tuyến, kê khai và nộp thuế bảo hiểm xã hội điện tử;
• Chuyển đổi số phương thức hoạt động của công ty: Quản lý dự án, tham gia hệ thống kết nối dịch vụ kế toán.

2.2. Cấp độ 2: Chuyển đổi số trong kế toán nâng cao

Tăng trưởng chuyển số số trong kế toán nâng cao, tự động hóa giao dịch nội bộ, chú trọng thông tin, kết nối cùng phần mềm giao dịch của nhà cung cấp, đối tác, người tiêu dùng tự phục vụ, bao gồm:

• Triển khai dịch vụ kế toán khi chuyển đổi số: Tự động hóa ghi chép, hoá đơn, chứng từ, hồ sơ, kết nối ngân hàng, tự động giám sát, điện tử, tính đúng hoá đơn, trao đổi dữ liệu với người tiêu dùng thông qua thiết bị di động;
• Chuyển đổi số phương thức vận hành của công ty: Quản trị tập trung dữ liệu khách hàng, tài liệu. Kết nối cùng phần mềm cơ sở dữ liệu của thuế và cơ quan Nhà nước.

2.3. Cấp độ 3: Chuyển đổi số trong kế toán toàn diện

Chuyển đổi số toàn diện trong kế toán có sự đột phá, tự động hoá giao dịch với đối tác và người tiêu dùng, xác định và dự đoán năng lực, nhu cầu của thị trường, cụ thể:

• Phân tích thông tin;
• Vận dụng những phần mềm phân tích, tiên đoán, căn cứ vào AI và Big Data;
• Vận dụng AI nhằm tự động hóa quá trình hạch toán;
• Vận dụng Chatbox hỗ trợ và tư vấn cho khách hàng.

2. Các công cụ và phần mềm kế toán khi chuyển đổi số hiệu quả nhất

Việc ứng dụng các phần mềm và công cụ đã trở thành xu thế của các công ty lớn hàng đầu. Dưới đây là 3 phần mềm mà CoDX gợi ý:

2.1. Phần mềm ký số CoDX eSign

– Phần mềm chuyển đổi số trong kế toán CoDX eSign cho phép kế toán trình ký điện tử những thông tin như: hóa đơn, báo cáo tài chính, phiếu thu & chi, một số văn bản quan trọng khác,… Điều này giúp xác thực tính toàn vẹn và nguồn gốc của các tài liệu này. Việc tổ chức, quản lý và lưu giữ các dữ liệu kế toán, chứng từ một cách đơn giản. Nhờ đó, quá trình tìm kiếm và truy cập thông tin cần thiết nhanh chóng.

Khi ký số sẽ tránh các nguy cơ sai sót do lỗi chữ viết tay trên những hóa đơn, chứng từ, giúp tăng tính chính xác của tài liệu kế toán và giảm thiểu rủi ro. Người sử dụng có thể ký và phê duyệt hóa đơn, chứng từ kế toán ở mọi lúc mọi nơi khi có kết nối internet, giúp tối ưu thời gian và quy trình làm việc.

CoDX eSign thường được tích hợp với những chức năng bảo mật cao gồm mã hóa và chứng thực, đảm bảo tính an toàn của dữ liệu ký số và tài liệu kế toán. Qua đó, giúp nhân viên trong doanh nghiệp tuân thủ những quy định và luật lệ về bảo mật dữ liệu, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán – nơi tính chính xác và tuân thủ là rất quan trọng.

Phần mềm ký số CoDX eSign.

2.2. Chuyển đổi số trong kế toán sử dụng phần mềm quản lý tài liệu CoDX Document

Phần mềm CoDX Document hỗ trợ kế toán viên lưu trữ và quản lý tài liệu linh hoạt, giải quyết được những vấn đề khi lưu trữ tài liệu trực tuyến, tìm kiếm hồ sơ và đồng bộ phần mềm quản trị tài liệu liên quan đến các dự án kế toán bao gồm: hóa đơn, chứng từ, báo cáo tài chính, hồ sơ thuế,…

CoDX Document cho phép kế toán viên kiểm soát và theo dõi tài nguyên về nguồn tiền của công ty đối với các dự án kế toán,  đảm bảo quá trình sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả, tối ưu nhất.

Phần mềm chuyển đổi số trong kế toán CoDX Document.

2.3. Ứng dụng hóa đơn điện tử khi chuyển đổi số trong kế toán

Kế toán sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử để tạo và phát hóa đơn đến khách hàng khi được tạo tự động từ dữ liệu giao dịch trong phần mềm kế toán, điều này giúp tiết kiệm thời gian và tránh những sai sót không mong muốn. Khi xác minh hóa đơn điện tử đã được ký số và mã hoá sẽ gửi đi theo quy trình nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và tính hợp pháp của tài liệu.

Hóa đơn điện tử thường được lưu trữ trong phần mềm kế toán hoặc trong các phần mềm lưu trữ điện tử. Kế toán cần quản lý và duyệt lại hóa đơn khi cần thiết, đặc biệt là trong quá trình kiểm toán và thanh tra. Bên cạnh đó, hoá đơn điện tử còn chứa thông tin về các loại thuế và phí. Kế toán sử dụng dữ liệu từ hóa đơn để tính toán và theo dõi các khoản thuế cần nộp đúng hạn.

Dữ liệu từ hóa đơn điện tử cho phép kế toán tạo các báo cáo tài chính và phân tích hiệu suất tài chính của doanh nghiệp. Điều này giúp kế toán có thể theo dõi tình hình tài chính, lợi nhuận và nợ đọng. Ngoài ra, hóa đơn điện tử cung cấp tiện ích cho việc tương tác với khách hàng và nhà cung cấp. Kế toán sẽ gửi hóa đơn điện tử và nhận thanh toán trực tuyến từ khách hàng, giúp tối ưu hóa quá trình thu tiền và quản lý nguồn tiền của doanh nghiệp.

3. Vai trò và thách thức của việc chuyển đổi số trong kế toán

Vai trò của quá trình chuyển đổi số cho kế toán:

• Tránh áp lực cho kế toán viên: Công nghệ mới mở ra cách thức làm việc tối ưu hơn. Những công việc liên quan tới kế toán, tài chính cần đòi hỏi tính cẩn thận và chính xác. Thế nhưng, một kế toán dù có chuyên môn tốt đến đâu cũng không tránh khỏi những thiếu sót. Trong khi đó, hệ thống và các công cụ có khả năng hoàn thành nhiệm vụ với tính chính xác cao, giúp kế toán tối ưu thời gian, công sức mà vẫn bảo đảm hiệu quả làm việc;
• Quá trình báo cáo tài chính đơn giản: Ứng dụng chuyển đổi số trong kế toán sẽ hỗ trợ quá trình kết sổ, kiểm toán, tổng hợp thu chi trở nên dễ dàng hơn. Các bảng báo cáo tài chính trình lên ban lãnh đạo được thiết kế trực quan, dễ hiểu giúp kiểm soát dễ dàng tình trạng kinh doanh của công ty;
• Làm việc thoải mái, độc lập hơn: Các công ty đều ứng dụng các hệ thống văn phòng điện tử, cho phép nhân sự thuộc các phòng ban dễ dàng tương tác với nhau, từ đó giải quyết công việc nhanh chóng và hiệu quả. Kế toán cũng vậy, có thể làm việc độc lập, chủ động xử lý nhiệm vụ từ xa vào bất cứ thời điểm nào;
• Gia tăng tính cạnh tranh: Những công ty sớm chuyển đổi số sẽ đạt được bứt phá, thành công doanh số cao hơn các công ty truyền thống. Không chỉ riêng kế toán mà toàn bộ những bộ phận khác cấu thành công ty đều hưởng lợi từ quá trình chuyển đổi số. Khi công ty hoạt động trơn tru, năng lực cạnh tranh chắc chắn nâng cao – quyết định sự sống còn của công ty đó.

Bên cạnh vai trò, nhìn chung hành trình chuyển đổi số trong kế toán, kiểm toán cũng đối mặt với không ít những thách thức, khó khăn, cụ thể:

• Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin chưa tương xứng: Việc đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin trong ngành kế toán tại Việt Nam chưa theo kịp xu thế mới, chưa được chú trọng đầu tư nhiều. Thế nhưng, bài toán nan giải đặt ra chính là vì việc đầu tư phát triển hệ thống kết cấu hạ tầng số không phải chuyện có thể tiến hành ngay, trong khi quá trình áp dụng công nghệ mới vào ngành kế toán sẽ diễn ra nhanh chóng;
• Sự khan hiếm nhân viên kế toán chất lượng cao: Thực tế cho thấy, nguồn nhân lực trong lĩnh vực kế toán tại Việt Nam không chỉ thiếu về số lượng mà chất lượng cũng chưa hiệu quả. Thống kê của Hội Kiểm toán viên hành nghề tại Việt Nam, có đến ⅔ sinh viên tốt nghiệp ngành Kế toán chưa thể đáp ứng yêu cầu của các doanh nghiệp xét trên nhiều khía cạnh. Trong khi đó, chuyển đổi số hiện nay với các công nghệ hiện đại lại đòi hỏi chuyên môn của nhân sự Kế toán rất cao;
• Bảo mật thông tin chưa cao: Sự ra đời của công nghệ mới đã thay đổi toàn bộ các thông tin được số hoá thành những dữ liệu điện tử, công nghệ chuỗi khối trở thành “sổ cái” to lớn… Thế nhưng, nhiều nguy cơ bị đánh cắp các thông tin kế toán là rất cao trong không gian mạng. Nếu không có biện pháp hay chính sách bảo mật thì việc rò rỉ thông tin, mất cắp dữ liệu là điều dễ xảy ra,…
• Không thích ứng được văn hoá công ty và tư duy lối mòn cũ cùng sự đổi mới công nghệ mới: Chiến thuật tư duy truyền thống không còn phù hợp cho công ty kế toán. Văn hoá là một nhân tố đóng góp lớn vào sự thành công trong hành trình chuyển đổi số trong kế toán, nó được xây dựng đảm bảo rằng nhân sự tin vào tiềm năng chuyển đổi số và hợp lực thay đổi hướng tới mục tiêu chung của công ty.

4. Giải pháp thúc đẩy chuyển đổi số lĩnh vực kế toán tại Việt Nam

Nhằm tận dụng các lợi thế của chuyển đổi số của kế toán, trong giai đoạn tới cần chú trọng triển khai các nội dung như sau:

• Thứ nhất: Các công ty cần thiết lập cơ sở thông tin lớn nhằm đáp ứng số liệu giao dịch ngày một tăng; áp dụng công nghệ chuỗi khối để xử lý, phân tích dữ liệu, đảm bảo an toàn về bảo mật. Nhằm đáp ứng đòi hỏi này, công ty cần cập nhật thông tin thường xuyên, lưu trữ thông tin bao gồm cả thông tin tài chính và phi tài chính; tích hợp hệ thống kế toán với phần mềm quản lý trong hệ thống công nghệ thông tin chung,… Bên cạnh đó, những quy tắc mang tính trói buộc, hạn chế hành trình chuyển đổi số nên được cân nhắc để dỡ bỏ hoặc điều chỉnh;
• Thứ hai: Thiết lập cơ sở hạ tầng công nghệ mới tương ứng. Sự phát triển của phần mềm hệ thống kết cấu hạ tầng mạng sẽ đặt nên các giới hạn cho việc áp dụng công nghệ hiện đại vào ngành kế toán – bài toán nan giải bởi việc đầu tư không phải là việc được thực hiện ngay. Đồng thời, công ty cần chuẩn bị đầy đủ những điều kiện để đầu tư vào công nghệ 4.0 và đào tạo nhân sự kế toán. Thế nhưng, việc đầu tư cũng tùy thuộc vào định hướng kinh doanh và tư duy của các nhà quản lý;
• Thứ ba: Lưu ý những bảo mật, an toàn dữ liệu gắn với an ninh mạng trước sự đe dọa của các tội phạm mạng. Những nguy cơ bị đánh cắp các thông tin kế toán là rất phổ biến trong không gian mạng – nguy cơ lớn cần nhận thức được và chuẩn bị cho các trường hợp có khả năng xảy ra khi ứng dụng chuyển đổi số trong kế toán. Vì vậy, cần đầu tư thiết lập phần mềm an ninh mạng, bảo đảm bảo mật tốt dữ liệu kế toán doanh nghiệp.

Bài viết trên đây là toàn bộ bức tranh tổng thể về xu thế chuyển đổi số trong kế toán. Nếu doanh nghiệp mong muốn ứng dụng những xu hướng này, hãy tham khảo các phần mềm của CoDX để được chuyển đổi số nhanh chóng và dễ dàng nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh