Horenso là gì? Cách áp dụng quy tắc Horenso hiệu quả [Ví dụ]

Phong cách làm việc của người Nhật luôn được nhiều doanh nghiệp trên thế giới nể phục bởi tính hiệu quả. Trong số đó, Horenso là một trong những quy tắc sử dụng phổ biến ở môi trường làm việc công sở. Vậy Horenso là gì? Lợi ích của Horenso và cách áp dụng ra sao? Hãy cùng CoDX tìm hiểu ngay trong bài viết bên dưới.

Bạn đang đọc bài viết trên trang quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

1. Quy tắc Horenso là gì?

Horenso là một phương pháp giao tiếp và quản lý trong môi trường làm việc nhóm phổ biến tại Nhật Bản, được kết hợp từ 3 quy tắc là Hokoko – báo cáo, Renraku – liên hệ, Sodan – thảo luận

Tên gọi “Horenso” được ghép bởi ba từ tiếng Nhật là “Ho”, “Ren” và “So”. Trong cuộc sống hằng ngày, cụm từ này là tên của rau Bina.

Tuy nhiên, đối với lĩnh vực kinh doanh nó được hiểu như sau:

• Ho – Hokuku có nghĩa là báo cáo (Report)
• Ren – Renraku có nghĩa liên lạc (Contact)
• So – Sodan có nghĩa là thảo luận (Consult)

Phương pháp này tập trung vào việc quản lý thông tin và ra quyết định trong tổ chức hoặc doanh nghiệp. Mục tiêu chính của Horenso là tối ưu hóa kỹ năng giao tiếp, nâng cao hiệu suất làm việc của nhóm.

2. Cách áp dụng quy tắc Horenso hiệu quả trong công việc

Những cách áp dụng quy tắc Horenso là gì luôn được nhiều doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Vậy Horenso bao gồm thứ từ các bước nào? CoDX sẽ hướng dẫn bạn cụ thể theo quy trình 3 bước dưới dây:

• Hokoku – Báo cáo

• Renraku – Liên lạc

• Sodan – Thảo luận

2.1 Hokoku – Báo cáo

Theo EU Business in Japan, Ở Nhật Bản, thông thường tất cả nhân viên đều thông báo cho sếp về tiến độ (tức là quy trình), thông qua các báo cáo chính thức hoặc không chính thức, trong suốt quá trình phát triển các nhiệm vụ được giao.

Đừng đợi sếp hỏi mà hãy luôn chủ động báo cáo kết quả công việc. Điều này giúp cung cấp thông tin về tiến độ và vấn đề gặp phải cũng như góp phần xây dựng sự tin tưởng từ cấp trên. 

Có một số điểm quan trọng trong Kokoku như:

• Thời điểm báo cáo tốt nhất là ngay khi hoàn thành công việc.
• Đối với dự án dài hạn, nên thiết lập quy định về việc báo cáo tiến độ thường xuyên.
• Báo cáo cần phải đầy đủ, chính xác và nên ưu tiên xem xét việc thông báo về các vấn đề hay tin không tốt trước.
• Văn bản báo cáo cần lịch sự và thể hiện sự tôn trọng người nhận báo cáo.

2.2 Renraku – Liên lạc

Có thể nói, khi tìm hiểu cách áp dụng quy tắc Horenso là gì bạn sẽ phát hiện Renraku là phần khó nhất. Ở bước này, người thực hiện cần phải có sự kiên trì, cẩn thận cũng như linh hoạt để tương tác và giao tiếp để giữ liên lạc. 

Hãy áp dụng các kiểu liên lạc dưới đây để có thể nâng cao kỹ năng giao tiếp:

• Liên lạc trực tiếp hoặc qua điện thoại thích, fax thích hợp cho việc đơn giản hoặc khẩn cấp.
• Sử dụng email khi muốn liên lạc với nhiều người cùng lúc hoặc đối với các dự án dài hạn.
• Sử dụng văn bản khi liên quan đến việc cải tiến chất lượng, phương châm làm việc hoặc để học hỏi kinh nghiệm.

Ngoài ra, nên hạn chế việc giao tiếp dài dòng, khó hiểu hoặc đề cập đến các vấn đề không liên quan đến công việc gây tốn thời gian của đối phương.

2.3 Sodan – Thảo luận

Thảo luận là lúc mọi người đưa ra ý kiến, tìm cách giải quyết công việc cùng nhau. Trong quá trình thảo luận hãy đảm bảo mỗi người đều có cơ hội thể hiện ý kiến và trình bày quan điểm của mình. Đồng thời, cũng cần xác định mục tiêu rõ ràng cho cuộc thảo luận, tuân thủ quy tắc do nhóm hay của doanh nghiệp đề ra.

Thông qua cách áp dụng này, nguyên tắc Horenso giúp cải thiện hiệu suất làm việc, xây dựng đội ngũ chất lượng, tạo môi trường làm việc tích cực trong doanh nghiệp. Ngoài ra phương thức này cũng góp phần giúp từng nhân viên có cơ hội học hỏi lẫn nhau và phát triển toàn vẹn.

3. Một vài ví dụ về Horenso cụ thể

Để có thể hiểu rõ hơn Horenso là gì cũng như áp dụng chúng trong công việc một cách chính xác. Hãy xem qua 2 ví dụ về Horenso cụ thể dưới đây:

• Ví dụ về Horenso 1 – Tình huống nghỉ ốm

• Ví dụ về Horenso 2 – Ý tưởng chiến lược mới

3.1 Ví dụ về Horenso 1 – Tình huống nghỉ ốm

Trong tình huống bạn bị ốm và muốn xin nghỉ phép. Theo quy tắc Horenso, bạn cần thực hiện theo những bước sau:

• Ho – Báo cáo: thông báo cho cấp trên về tình trạng ốm cũng như thời gian nghỉ ốm dự kiến.
• Ren – Liên lạc: trong quá trình nghỉ ốm, nên giữ liên lạc với cấp trên và đồng nghiệp để có thể bàn giao công việc cho người thay thế một cách đầy đủ. Cũng như, giữ liên lạc để thông báo nếu dự kiến số ngày nghỉ ốm có sự thay đổi.
• So – Thảo luận: bên cạnh việc bàn giao, bạn còn phải thảo luận, giải thích một số vấn đề nhằm giúp đồng nghiệp có thể nắm bắt được công việc. Việc làm này giúp nhân sự không bị mất nhịp khi quay trở lại làm việc sau thời gian nghỉ ốm.

3.2 Ví dụ về Horenso 2 – Ý tưởng chiến lược mới

Đóng góp ý tưởng là một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhân viên đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Khi đã hiểu rõ quy tắc Horenso là gì, bạn sẽ dễ dàng diễn đạt ý tưởng chiến lược một cách có trình tự.

• Ho – Báo cáo: báo cáo với cấp trên về ý tưởng chiến lược mới để họ xem xét và đưa ra quyết định thi hành chúng.
• Ren – Liên lạc: trong lúc này, bạn cần giữ liên lạc và thường xuyên giao tiếp với cấp trên để nhận những góp ý và hỗ trợ.
• So – Thảo luận: để chiến lược hoàn thiện và hiệu quả, bạn cần kết hợp phân tích dưới nhiều góc độ, góc nhìn khác nhau. Vì thế, những cuộc thảo luận nhóm về những ý tưởng chiến lược mới này là không thể thiếu.

4. Lợi ích của Horenso khi doanh nghiệp áp dụng

Không phải ai trong số chúng ta cũng có thể thật sự hiểu quy tắc Horenso là gì khi chưa biết được những lợi ích của horenso. Đây không chỉ là một phương pháp cần thiết cho các nhà quản trị mà còn là bí quyết làm việc nhóm được nhiều nhà quản lý nhân sự tận dụng.

Áp dụng nguyên tắc Horenso trong công việc hằng ngày sẽ góp phần giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa cấp quản lý và nhân viên. Cũng như tạo một môi trường làm việc tích cực, hiệu quả, đoàn kết. 

Đặc biệt đối với những dự án của tập thể, Horenso sẽ giúp các thành viên giao tiếp, thảo luận và làm việc nhóm năng suất hơn. Các quyết định hay ý tưởng cũng đều được góp ý, cải thiện một cách tốt nhất. Từ đó, dự án hay công việc sẽ được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả.

Không những vậy, thông qua quá trình trao đổi này, mọi nhân viên sẽ có cơ hội tiếp thu nhiều kiến thức mới, nâng cao kỹ năng và phát triển bản thân.

5. Lưu ý để vận dụng nguyên tắc Horenso thành công

5.1 Xác nhận thông tin trước khi làm việc

Trước khi bắt đầu bất kỳ nhiệm vụ nào được giao, hãy chắc chắn rằng bạn đã xác nhận rõ ràng thông tin và yêu cầu từ người giao việc. Thông tin cần xác nhận bao gồm: sự hiểu biết về vấn đề, giải pháp đề xuất, cũng như các hậu quả và chi phí có thể phát sinh.

Dù bạn có chắc chắn rằng mình đã hiểu đúng, việc xác nhận lại thông tin vẫn là cần thiết để tránh những sai sót không đáng có.

5.2 Báo cáo tiến độ kịp thời

Việc báo cáo kịp thời không chỉ giúp cấp quản lý nắm bắt được tiến độ công việc mà còn bạn nhận được hỗ trợ kịp thời khi gặp khó khăn. Bởi vì, thông tin xấu nếu được báo cáo sớm vẫn có thể xoay chuyển tình thế hoặc tìm ra giải pháp trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng.

Đôi khi chúng ta không thể tự phát giác những vấn đề tiềm ẩn, mà cần sự trợ giúp của những người có kinh nghiệm hơn, cụ thể là cấp quản lý. Do đó, hãy báo cáo đều đặn, ngay cả khi không có vấn đề gì xảy ra. 

5.3 Chia sẻ thông tin với mọi người

Chia sẻ thông tin thường xuyên sẽ tăng cường sự minh bạch và sự phối hợp giữa các thành viên trong nhóm. Thông tin có thể được truyền đạt qua các kênh liên lạc trực tiếp, bảng thông báo hoặc các cuộc họp hàng ngày.

Việc chia sẻ thường xuyên giúp mọi người hiểu rõ hoàn cảnh và công việc của nhau, từ đó cùng nhau cố gắng và hỗ trợ lẫn nhau.

5.4 Thảo luận thường xuyên

Khi có bất kỳ nghi ngờ hay vấn đề nào, hãy chủ động thảo luận để tìm ra giải pháp kịp thời. Hợp tác cùng đồng nghiệp hoặc cấp trên là cách để tìm ra hướng giải quyết nahnh chóng và chính xác nhất.

Lên lịch các cuộc họp hoặc thảo luận nhóm để tìm ra giải pháp chung cho các vấn đề phát sinh.

5.5 Chủ động trong công việc

Tinh thần chủ động là yếu tố then chốt để áp dụng nguyên tắc Horenso hiệu quả. Chủ động trong công việc giúp người quản lý tiết kiệm thời gian của và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác.

Thể hiện thái độ làm việc nghiêm túc, chủ động, dám nghĩ dám làm và có trách nhiệm sẽ giúp bạn được đánh giá cao trong công việc.

6. Tăng cường hiệu suất nhóm với CoDX Task

Để gia tăng hiệu suất làm việc, hiểu nguyên tắc Horenso là gì và áp dụng chúng theo cách truyền thống là chưa đủ. Vì thế, để tối ưu quá trình làm việc nhóm bạn nên sử dụng thêm phần mềm quản lý công việc thông minh CoDX Task.

CoDX Task giúp phân bổ và sắp xếp công việc một cách logic dễ dàng. Có thể nói đây là một trong những giải pháp tối ưu cho việc quản lý đội nhóm. Các quy trình đều được phần luồng rõ ràng, kiểm soát nghiêm ngặt, giúp tăng hiệu suất làm việc gấp 3 lần thông thường.

Một số tính năng của CoDX Task như:

• Lên kế hoạch công việc thông minh
• Phần mềm nhắc nhở công việc, giao việc tiện lợi, nhanh chóng
• Tạo checklist công việc hằng ngày, theo dõi checklist của từng bộ phận
• Quản lý và theo dõi công việc theo từng bộ phận, nhóm, cá nhân
• Tạo và xem báo cáo ở nhiều dạng trực quan, sinh động

Chắc hẳn bạn đã hiểu được quy tắc Horenso là gì, cũng như cách áp dụng chúng hiệu quả. Ngoài ra, cũng đừng nên bỏ qua các phần mềm có thể tăng cường thêm hiệu suất làm việc nhóm hiệu quả như CoDX Task. Liên hệ ngay với CoDX qua những thông tin bên dưới nếu có bất kỳ thắc mắc nào về tiện ích thông minh này.