Horenso là gì? Lợi ích và cách áp dụng quy tắc Horenso

Phong cách làm việc của người Nhật luôn được nhiều doanh nghiệp trên thế giới nể phục bởi tính hiệu quả. Trong số đó, Horenso là một trong những quy tắc sử dụng phổ biến ở môi trường làm việc công sở. Vậy Horenso là gì? Lợi ích của horenso và cách áp dụng ra sao? Hãy cùng CoDX tìm hiểu ngay trong bài viết bên dưới.

1. Quy tắc Horenso là gì?

Horenso là một phương pháp quản lý trong môi trường làm việc nhóm phổ biến tại Nhật Bản. Tên gọi “Horenso” được ghép bởi ba từ tiếng Nhật là “Ho”, “Ren” và “So”. Trong cuộc sống hằng ngày, cụm từ này là tên của rau Bina.

Tuy nhiên, đối với lĩnh vực kinh doanh nó được hiểu như sau:

• Ho – Hokuku có nghĩa là báo cáo (Report)
• Ren – Renraku có nghĩa liên lạc (Contact)
• So – Sodan có nghĩa là thảo luận (Consult)

Phương pháp này tập trung vào việc quản lý thông tin và ra quyết định trong tổ chức hoặc doanh nghiệp. Mục tiêu chính của Horenso là tối ưu hóa kỹ năng giao tiếp, nâng cao hiệu suất làm việc của nhóm.

2. Lợi ích của Horenso khi doanh nghiệp áp dụng

Không phải ai trong số chúng ta cũng có thể thật sự hiểu quy tắc Horenso là gì khi chưa biết được những lợi ích của horenso. Đây không chỉ là một phương pháp cần thiết cho các nhà quản trị mà còn là bí quyết làm việc nhóm được nhiều nhà quản lý nhân sự tận dụng.

Áp dụng quy tắc Horenso trong công việc hằng ngày sẽ góp phần giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa cấp quản lý và nhân viên. Cũng như tạo một môi trường làm việc tích cực, hiệu quả, đoàn kết. 

Đặc biệt đối với những dự án của tập thể, Horenso sẽ giúp các thành viên giao tiếp, thảo luận và làm việc nhóm năng suất hơn. Các quyết định hay ý tưởng cũng đều được góp ý, cải thiện một cách tốt nhất. Từ đó, dự án hay công việc sẽ được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả. Không những vậy, thông qua quá trình trao đổi này, mọi nhân viên sẽ có cơ hội tiếp thu nhiều kiến thức mới, nâng cao kỹ năng và phát triển bản thân.

3. Cách áp dụng quy tắc Horenso như thế nào?

Những cách áp dụng quy tắc Horenso là gì luôn được nhiều doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. CoDX sẽ hướng dẫn bạn cụ thể theo quy trình 3 bước dưới dây:

• Hokoku – Báo cáo

• Renraku – Liên lạc

• Sodan – Thảo luận

3.1 Hokoku – Báo cáo

Trong bước này, bạn cần báo cáo kết quả công việc cho người quản lý. Điều này giúp cung cấp thông tin về tiến độ và vấn đề gặp phải cũng như góp phần xây dựng sự tin tưởng từ cấp trên. 

Có một số điểm quan trọng trong Kokoku như:

• Thời điểm báo cáo tốt nhất là ngay khi hoàn thành công việc.
• Đối với dự án dài hạn, nên thiết lập quy định về việc báo cáo tiến độ thường xuyên.
• Báo cáo cần phải đầy đủ, chính xác và nên ưu tiên xem xét việc thông báo về các vấn đề hay tin không tốt trước.
• Văn bản báo cáo cần lịch sự và thể hiện sự tôn trọng người nhận báo cáo.

3.2 Renraku – Liên lạc

Có thể nói, khi tìm hiểu cách áp dụng quy tắc Horenso là gì bạn sẽ phát hiện Renraku là phần khó nhất. Ở bước này, người thực hiện cần phải có sự kiên trì, cẩn thận cũng như linh hoạt. Renraku liên quan đến việc tương tác và giao tiếp để giữ liên lạc. 

Hãy áp dụng các kiểu liên lạc dưới đây để có thể nâng cao kỹ năng giao tiếp:

• Liên lạc trực tiếp hoặc qua điện thoại thích hợp cho việc đơn giản hoặc khẩn cấp.
• Sử dụng email khi muốn liên lạc với nhiều người cùng lúc hoặc đối với các dự án dài hạn.
• Sử dụng văn bản khi liên quan đến việc cải tiến chất lượng, phương châm làm việc hoặc để học hỏi kinh nghiệm.

Ngoài ra, nên hạn chế việc giao tiếp dài dòng, khó hiểu hoặc đề cập đến các vấn đề không liên quan đến công việc gây tốn thời gian của đối phương.

3.3 Sodan – Thảo luận

Thảo luận là lúc mọi người đưa ra ý kiến, tìm cách giải quyết công việc cùng nhau. Trong quá trình thảo luận hãy đảm bảo mỗi người đều có cơ hội thể hiện ý kiến và trình bày quan điểm của mình. Đồng thời, cũng cần xác định mục tiêu rõ ràng cho cuộc thảo luận, tuân thủ quy tắc do nhóm hay của doanh nghiệp đề ra.

Thông qua cách áp dụng này, quy tắc Horenso giúp cải thiện hiệu suất làm việc, xây dựng đội ngũ chất lượng, tạo môi trường làm việc tích cực trong doanh nghiệp. Ngoài ra phương thức này cũng góp phần giúp từng nhân viên có cơ hội học hỏi lẫn nhau và phát triển toàn vẹn.

4. Một vài ví dụ về Horenso cụ thể

Để có thể hiểu rõ hơn Horenso là gì cũng như áp dụng chúng trong đời sống hằng ngày và công việc một cách chính xác. Hãy xem qua 2 ví dụ về Horenso cụ thể dưới đây:

• Ví dụ về Horenso 1 – Tình huống nghỉ ốm

• Ví dụ về Horenso 2 – Ý tưởng chiến lược mới

4.1 Ví dụ về Horenso 1 – Tình huống nghỉ ốm

Trong tình huống bạn bị ốm và muốn xin nghỉ phép. Theo quy tắc Horenso, bạn cần thực hiện theo những bước sau:

• Ho – Báo cáo: thông báo cho cấp trên về tình trạng ốm cũng như thời gian nghỉ ốm dự kiến.
• Ren – Liên lạc: trong quá trình nghỉ ốm, nên giữ liên lạc với cấp trên và đồng nghiệp để có thể bàn giao công việc cho người thay thế một cách đầy đủ. Cũng như, giữ liên lạc để thông báo nếu dự kiến số ngày nghỉ ốm có sự thay đổi.
• So – Thảo luận: bên cạnh việc bàn giao, bạn còn phải thảo luận, giải thích một số vấn đề nhằm giúp đồng nghiệp có thể nắm bắt được công việc. Việc làm này giúp nhân sự không bị mất nhịp khi quay trở lại làm việc sau thời gian nghỉ ốm.

4.2 Ví dụ về Horenso 2 – Ý tưởng chiến lược mới

Đóng góp ý tưởng là một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhân viên đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Khi đã hiểu rõ quy tắc Horenso là gì, bạn sẽ dễ dàng diễn đạt ý tưởng chiến lược một cách có trình tự.

• Ho – Báo cáo: báo cáo với cấp trên về ý tưởng chiến lược mới để họ xem xét và đưa ra quyết định thi hành chúng.
• Ren – Liên lạc: trong lúc này, bạn cần giữ liên lạc và thường xuyên giao tiếp với cấp trên để nhận những góp ý và hỗ trợ.
• So – Thảo luận: để chiến lược hoàn thiện và hiệu quả, bạn cần kết hợp phân tích dưới nhiều góc độ, góc nhìn khác nhau. Vì thế, những cuộc thảo luận nhóm về những ý tưởng chiến lược mới này là không thể thiếu.

5. Tăng cường hiệu suất nhóm với CoDX Task

Để gia tăng hiệu suất làm việc, hiểu Horenso là gì và áp dụng chúng theo cách truyền thống là chưa đủ. Vì thế, để tối ưu quá trình làm việc nhóm bạn nên sử dụng thêm phần mềm quản lý công việc thông minh CoDX Task.

CoDX Task giúp phân bổ và sắp xếp công việc một cách logic dễ dàng. Có thể nói đây là một trong những giải pháp tối ưu cho việc quản lý đội nhóm. Các quy trình đều được phần luồng rõ ràng, kiểm soát nghiêm ngặt, giúp tăng hiệu suất làm việc gấp 3 lần thông thường.

Một số tính năng của CoDX Task như:

• Lên kế hoạch công việc thông minh
• Phần mềm nhắc nhở công việc, giao việc tiện lợi, nhanh chóng
• Tạo checklist công việc hằng ngày, theo dõi checklist của từng bộ phận
• Quản lý và theo dõi công việc theo từng bộ phận, nhóm, cá nhân
• Tạo và xem báo cáo ở nhiều dạng trực quan, sinh động

Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK

• Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án 
• Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
• Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
• Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ 
• Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành 

Chắc hẳn bạn đã hiểu được quy tắc Horenso là gì, cũng như cách áp dụng chúng hiệu quả. Ngoài ra, cũng đừng nên bỏ qua các phần mềm có thể tăng cường thêm hiệu suất làm việc nhóm hiệu quả như CoDX Task. Liên hệ ngay với CoDX qua những thông tin bên dưới nếu có bất kỳ thắc mắc nào về tiện ích thông minh này.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh