Quản lý rủi ro dự án là gì? Quy trình lập kế hoạch 5 bước quản trị rủi ro hiệu quả

Trong dự án hay kế hoạch công việc, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình quản lý rủi ro. Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo công việc vẫn diễn ra thuận lợi nếu có những trường hợp tiêu cực phát sinh. Vậy rủi ro dự án là gì? Làm cách nào để quản lý rủi ro dự án hiệu quả? Hãy cùng tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây của CoDX. 

Cùng chủ đề:

• Quy trình quản lý chi phí dự án chuẩn tối ưu 
• Xác định phạm vi dự án như thế nào?

1. Hiểu cơ bản về quản lý rủi ro dự án là gì?

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định đúng rủi ro dự án và việc quản lý rủi ro dự án là gì. Từ đó, doanh nghiệp mới có thể tiến hành các bước quản lý rủi ro hiệu quả. 

1.1 Rủi ro dự án là gì?

Rủi ro dự án là tất cả những tình huống, trường hợp có thể xảy đến với dự án và công việc. Rủi ro có thể đến từ con người, công nghệ, quy trình, nguồn tài nguyên, thời tiết,… 

Khác với các vấn đề trong công việc có cách giải quyết cụ thể, rủi ro là những việc phát sinh, không lường trước và có thể xảy ra ở bất kỳ thời điểm nào của dự án. Do đó, nếu không có các biện pháp quản lý rủi ro ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong quá trình xử lý, khó khăn trong công tác quản lý tiến độ dự án và có thể rơi vào trạng thái khủng hoảng. 

1.2 Quản lý rủi ro dự án là gì?

Quản lý rủi ro dự án là các công việc xác định, đánh giá và xử lý các rủi ro tiềm năng, có thể xảy đến với dự án. 

Đây là cách để doanh nghiệp luôn chủ động trước những rủi ro trong công việc, đặc biệt là rủi ro có tính chất nghiêm trọng. 

Khi thực hiện dự án có kế hoạch quản lý rủi ro rõ ràng, nhân sự và quản lý có thể tự tin, đảm bảo hoạt động của dự án diễn ra trơn tru, thuận lợi. Từ đó, tỷ lệ thành công của dự án sẽ tăng lên và doanh nghiệp cũng xây dựng được cho mình quy trình thiết lập kế hoạch dự án chuyên nghiệp. 

2. Những rủi ro dự án thường gặp phải

Để quản lý rủi ro dự án hiệu quả, việc xác định đúng các rủi ro có thể gặp phải rất cần thiết. Một số rủi ro thường gặp trong các dự án, công việc mà doanh nghiệp phải lưu tâm: 

• Rủi ro về thời gian: Các rủi ro về thời hạn hoàn thành công việc, khả năng trì hoãn khi có sự cố bất ngờ 
• Rủi ro về kỹ thuật: Các rủi ro liên quan đến công nghệ, phần mềm như thiết bị lỗi phần mềm, thay đổi quy trình kỹ thuật trong quá trình hoạt động 
• Rủi ro tài chính: Ngân sách không đủ khi thực hiện, chi phí vận hành tăng cao do khả năng định mức chi phí quản lý dự án ban đầu yếu kém.
• Rủi ro nhân sự: Rủi ro về nhân sự, khách hàng như nhân sự rút khỏi dự án, khách hàng thay đổi mục tiêu, nhiệm vụ của kế hoạch 
• Rủi ro truyền thông: Khủng hoảng truyền thông, phản hồi tiêu cực của công chúng, khách hàng
• Rủi ro môi trường: Các thảm họa môi trường như hạn hán, lũ lụt,… ảnh hưởng đến quy trình sản xuất,…

3. Lập kế hoạch quản lý rủi ro dự án như thế nào?

5 bước để quản lý trị rủi ro dự án hiệu quả doanh nghiệp có thể tham khảo: 

• Xác định các rủi ro dự án sẽ xảy ra
• Đánh giá mức độ rủi ro dự án 
• Lập kế hoạch xử lý rủi ro 
• Thực thi kế hoạch nếu rủi ro xảy ra
• Theo dõi và kiểm soát 

3.1 Xác định các rủi ro dự án sẽ xảy ra

Bước đầu tiên trong quản lý rủi ro dự án, doanh nghiệp cần xác định các rủi ro dự án sẽ xảy ra. Tùy từng dự án với những lĩnh vực kinh doanh cụ thể, các rủi ro có thể khác nhau. Một số yếu tố để xác định rủi ro cụ thể gắn với dự án: mục tiêu, lịch trình, ngân sách, các yếu tố môi trường liên quan. 

Sau khi nhận diện, bộ phận quản lý dự án cần phân loại rủi ro theo các tiêu chí, đặc điểm chung, ví dụ như như: rủi ro nhân sự, rủi ro ngân sách,… Đồng thời, mức độ ưu tiên xử lý của rủi ro cũng nên được xác định. Điều này giúp nhân sự biết cần quản lý tập trung rủi ro nào trước khi có tình huống phát sinh xảy ra. 

3.2 Đánh giá mức độ rủi ro dự án

Đánh giá mức độ rủi ro là bước để doanh nghiệp xác định mức độ ảnh hưởng của các rủi ro đến với dự án. Từ đó, ban quản lý dự án có thể đề ra các biện pháp phòng ngừa, xử lý hiệu quả. 

Để đánh giá được mức độ ảnh hưởng của rủi ro, doanh nghiệp cần tổng hợp các thông tin, tài liệu về rủi ro, kinh nghiệm cùng cách xử lý. Với lượng thông tin nhất định, công ty có thể tính tương đối mức độ ảnh hưởng và xác suất xảy ra của rủi ro dự án. 

3.3 Lập kế hoạch xử lý rủi ro dự án

Sau khi đã thu thập đầy đủ các dữ kiện và đánh giá rủi ro, quản lý tiến hành lập kế hoạch để xử lý các rủi ro ấy. Kế hoạch là bước đặc biệt quan trọng trong quản lý rủi ro dự án, cần có các nội dung sau: 

• Đưa ra biện pháp xử lý: Xác định các biện pháp để xử lý cho từng rủi ro đã đề ra, nên là các biện pháp tối ưu nhất có thể
• Sắp xếp, thiết lập kế hoạch: Thiết lập kế hoạch với mô tả chi tiết về rủi ro và biện pháp xử lý, sắp xếp theo từng vấn đề hoặc mức độ ưu tiên của rủi ro
• Xác định vai trò: Đưa ra nhiệm vụ và vai trò của nhân sự trong ban quản lý, thực hiện dự án khi xử lý rủi ro
• Theo dõi công việc: Theo dõi, cập nhật liên tục về kế hoạch để đảm bảo xử lý rủi ro kịp thời, hiệu quả

3.4 Thực thi kế hoạch nếu rủi ro xảy ra

Khi rủi ro dự án xảy ra, ban quản lý dự án tiến hành thực thi kế hoạch đã đề ra trước đó. Đội ngũ áp dụng biện pháp xử lý và song song tiến hành các hoạt động như: 

• Theo dõi tình hình: Cập nhật tình trạng của rủi ro thường xuyên 
• Điều chỉnh biện pháp và kế hoạch: Nếu rủi ro có những thay đổi bất ngờ, nhân sự tiến hành điều chỉnh biện pháp phù hợp để tiếp tục xử lý 
• Đánh giá kết quả: Đánh giá kết quả của quá trình quản lý, xử lý rủi ro để rút kinh nghiệm, cải thiện kế hoạch khi cần thiết

3.5 Theo dõi và kiểm soát

Theo dõi, kiểm soát rủi ro đảm bảo các biện pháp đang hoạt động hiệu quả và giảm thiểu được các rủi ro của dự án. Việc giám sát trong quản lý rủi ro dự án diễn ra với các nhiệm vụ cụ thể như: 

• Theo dõi xác định các biến động, thay đổi trong môi trường có thể ảnh hưởng đến rủi ro 
• Kiểm soát các rủi ro hiện có một cách hiệu quả, phòng trường hợp có rủi ro mới xuất hiện hoặc tính chất của rủi ro đã thay đổi.
• Đánh giá hiệu quả của biện pháp và luôn cập nhật lại kế hoạch.

Xem thêm mô hình dự án khác:

• Mô hình Agile và Waterfall
• Tìm hiểu về phương pháp Agile
• Cách vẽ sơ đồ PERT

4. Sử dụng phần mềm quản lý để kiểm soát rủi ro dự án

Một trong những biện pháp để kiểm soát rủi ro hiệu quả là sử dụng phần mềm quản lý dự án miễn phí hoặc có phí. Phần mềm quản lý giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động của dự án, từ đó phân bổ nguồn lực, nhiệm vụ để xử lý rủi ro hiệu quả.

Một số tính năng khác của phần mềm quản lý thi công xây dựng, dự án công nghệ, phát triển sản phẩm, … để xử lý rủi ro dự án: 

• Kiểm soát công việc của các cá nhân để sắp xếp nhân lực khi có rủi ro
• Phân cấp mức độ quan trọng, ưu tiên của từng rủi ro 
• Quản lý tổng quan và chi tiết các hoạt động của dự án thường xuyên
• Cung cấp các báo cáo về công việc, nhằm giúp doanh nghiệp xác định rủi ro và biện pháp xử lý nhanh chóng

Trên đây là những thông tin bổ ích về quản lý rủi ro dự án cho doanh nghiệp. CoDX hy vọng qua bài viết này doanh nghiệp có thể xác định được các rủi ro dự án, lập kế hoạch và xử lý chúng một cách hiệu quả nhất. 

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh