Ma trận RACI: Thông tin A-Z về ma trận trách nhiệm trong quản lý dự án

Sự đùn đẩy trách nhiệm khi gặp vấn đề luôn xảy ra trong nhiều môi trường khác nhau kể cả công sở. Chính vì thế, sử dụng ma trận RACI – Ma trận trách nhiệm trong quản lý dự án là rất cần thiết để có thể phân chia rõ ràng vai trò cũng như đầu việc thuộc quyền phụ trách của mỗi thành viên. Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả và hạn chế những thiếu sót. 

Cùng chủ đề:

• Milestones là gì và cách áp dụng trong dự án
• Sơ đồ PERT vẽ như thế nào cho dự án?

Cùng CoDX tìm hiểu các thông tin của mô hình RACI gán trách nhiệm này ngay trong bài viết bên dưới.

1. Tìm hiểu về Ma trận RACI trong quản lý dự án

Ma trận RACI là một công cụ quản lý dự án quan trọng giúp xác định và gán trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên hoặc nhóm trong dự án. 

Theo đó, RACI là từ viết tắt của bốn chữ cái đại diện cho các yếu tố quan trọng trong ma trận này:

• R – Responsible (Trách nhiệm thực thi): những người thuộc nhóm này chịu trách nhiệm trực tiếp về việc thực thi nhiệm vụ. Đồng thời đảm bảo rằng nhiệm vụ đó được hoàn thành theo đúng tiến độ và đạt hiệu quả cao.
• A – Accountable (Trách nhiệm giải trình): nhóm này phụ trách phần cuối cùng của công việc, họ có vai trò ra quyết định cho các kế hoạch triển khai dự án và giải trình nếu có vấn đề xảy ra.
• C – Consult (Tham vấn): đây là các cá nhân hoặc tổ chức mà nhóm Responsible cần tham vấn hay hỏi ý kiến để thực hiện công việc. Tham vấn giúp quyết định được đưa ra dựa trên thông tin và ý kiến chuyên môn.
• I – Inform (Thông báo): những người thuộc nhóm này cần được thông báo về tiến trình hoặc kết quả của công việc.

Với những đặc điểm trên, có thể thấy ma trận trách nhiệm trong quản lý dự án không phù hợp với các dự án nhỏ hay ở môi trường làm việc có sự linh hoạt và chủ động cao của các thành viên. Thay vào đó, nó sẽ phù hợp với những đối tượng như:

• Dự án quy mô lớn hoặc có sự phân phối công việc rõ ràng
• Các tổ chức hoặc nhóm có vai trò và trách nhiệm cụ thể
• Nhiều phòng ban hoặc đơn vị liên quan đến dự án
• Dự án của một số lĩnh vực quan trọng, được quản lý nghiêm ngặt

2. Áp dụng ma trận RACI mang lại lợi ích gì trong quản lý dự án?

Áp dụng RACI đúng cách có thể góp phần giúp việc tổ chức và thực hiện công việc một cách hiệu quả. Công việc được phân chia rõ ràng về trách nhiệm, vai trò được liệt kê cụ thể từ đó đảm bảo tiến độ của dự án.

Dưới đây là một số lợi ích chính của việc áp dụng ma trận RACI trong quản lý dự án:

• RACI giúp phân nhỏ dự án thành các đầu công việc cụ thể và xác định rõ ai chịu trách nhiệm thực hiện. Điều này tránh việc bỏ sót hoặc chồng chéo, đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ đều được hoàn thành như kế hoạch đã đề ra.
• Việc xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từng thành viên giúp làm rõ các nhiệm vụ cũng như các quy trình làm việc. Từ đó giảm thiểu sự mơ hồ và hạn chế sự chen ngang của những công việc không cần thiết ảnh hưởng đến hiệu quả, hiệu suất chung.
• RACI định rõ ai cần tham vấn và ai cần được thông báo về tiến trình cũng như kết quả của công việc. Điều này giúp quá trình trao đổi thông tin giữa các thành viên trong tổ chức trở nên dễ dàng hơn.
• Ma trận trách nhiệm trong quản lý dự án cũng xác định rõ người chịu trách nhiệm cuối cùng và người tham vấn, giúp cấp lãnh đạo quản lý công việc cũng như nguồn lực hiệu quả, nhanh chóng.

3. Cách lập và áp dụng mô hình RACI trong các dự án

RACI rất cần thiết để giúp dự án đi đúng hướng. Sau đây là 4 bước lập ma trận trách nhiệm RACI:

• Bước 1: Xác định các đầu công việc hay nhiệm vụ

• Bước 2: Xác định thành viên tham gia dự án

• Bước 3: Gắn trách nhiệm RACI

• Bước 4: Thống nhất và triển khai ma trận với nhóm

Bước 1: Xác định các đầu công việc hay nhiệm vụ

Đầu tiên, bạn cần liệt kê tất cả các công việc, nhiệm vụ liên quan đến dự án và sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên hoặc theo trình tự thời gian triển khai. Sau đó, đưa danh sách công việc này vào cột ngoài cùng bên trái của bảng ma trận. Chú ý, nên đặt tên cho mỗi đầu việc một cách đơn giản, ngắn gọn và dễ hiểu.

Bước 2: Xác định thành viên sẽ tham gia dự án

Tiếp theo, bạn cần xác định tất cả các thành viên của dự án, bao gồm giám đốc dự án, quản lý, nhóm nhân viên và các bên liên quan. 

Bạn có thể liệt kê kèm theo chức vụ hoặc tên của những người tham gia vào dự án. Cuối cùng, đặt danh sách thành viên này ở phần trên cùng của bảng ma trận.

Bước 3: Gắn trách nhiệm RACI

Xem xét từng công việc trên bảng ma trận RACI và chỉ định các vai trò R, A, C, I cho mỗi thành viên.

• R: Responsible (Trách nhiệm thực thi) – Người hoặc nhóm chịu trách nhiệm thực hiện công việc trong dự án.
• A: Accountable (Trách nhiệm giải trình) – Người duy nhất chịu trách nhiệm phê duyệt kế hoạch cuối cùng và đưa ra các đánh giá kết quả công việc.
• C: Consulted (Tham vấn) – Người đóng vai trò tham mưu, cố vấn cho nhóm Responsible hoặc các nhà quản lý.
• I: Informed (Thông báo) – Các cá nhân hoặc bên bộ phận liên quan không trực tiếp thực hiện dự án nhưng cần được thông báo về tiến trình và kết quả của công việc.

Lưu ý rằng, bạn cần đảm bảo có ít nhất một người chịu trách nhiệm ở mỗi công việc. Và bước này thường do các cấp quản lý dự án hoặc người điều hành thực hiện.

Bước 4: Triển khai và thống nhất ma trận với nhóm

Tổ chức cuộc họp với các thành viên của dự án để thảo luận về mô hình RACI vừa lập. Từ đó, giúp mọi người hiểu rõ vai trò của họ, giảm thiểu xung đột cũng như tạo sự đồng thuận. Ngoài ra, người quản lý cần phải lắng nghe ý kiến của tất cả thành viên trong nhóm để hoàn thiện bảng ma trận một cách tốt và hợp lý nhất.

4. Mẫu ví dụ về ma trận RACI trong quản lý dự án chi tiết

RACI thường được biểu thị dưới dạng bảng hoặc biểu đồ. Trong đó, các nội dung được trình bày như sau:

• Cột trái đầu tiên: Danh sách các nhiệm vụ, công việc cần thực hiện.
• Hàng ngang trên cùng: Danh sách các nguồn lực lao động của dự án, có thể là cá nhân hoặc tập thể.
• Vai trò của R, A, C, U sẽ được gán giữa các nhiệm vụ công việc và nguồn lực tương ứng.

Lấy ví dụ ở bảng trên và nhiệm vụ thì cách đọc là:

• Ms Cúc chịu trách nhiệm thực thi công việc của nhiệm vụ 1 (Responsible)
• Để thực hiện được công việc này thì Ms Cúc cần tham vấn ý kiến của Mr Cường và Mr Phú (có thể 2 người này có thuộc bộ phận khác hoặc là có chuyên môn cao) (Consult).
• Hiệu suất, chất lượng, tiến độ và kết quả công việc sẽ được Ms Cúc thông báo cho Ms Vy (Inform).
• Người chịu trách nhiệm cuối cùng cho công việc này là Ms Linh (Accountable).

5. Giải pháp quản lý dự án tối ưu với CoDX Task

Dưới sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số, các khâu vận hành và quản lý của hầu hết doanh nghiệp đều được số hóa hoặc tích hợp với các phần mềm quản lý dự án thông minh, hiện đại. 

Để có thể quản lý dự án một cách hiệu quả hơn thì bạn nên kết hợp cùng CoDX Task bên cạnh việc sử dụng ma trận RACI.

CoDX Task là một trong những tiện ích thông minh trong phân hệ của CoDX. Giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc một cách nhanh chóng. 

Một số tính năng nổi bật của CoDX Task phải kể đến như:

• Giao việc nhanh chóng, đa cấp, theo dõi tiến độ chi tiết
• Kết nối kế hoạch với mục tiêu OKRs
• Tạo checklist công việc và trao đổi công việc ngay dưới file
• Tạo báo cao trực quan, theo dõi online mọi nơi
• …

Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK

• Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án 
• Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
• Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
• Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ 
• Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành 

Trên đây là những thông tin từ A-Z về ma trận RACI mà CoDX vừa chia sẻ. Chúng tôi hy vọng bài viết này sẽ giúp quá trình quản lý dự án của bạn trở nên dễ dàng về hiệu quả hơn. Ngoài ra, hãy liên hệ với chúng tôi bất cứ lúc nào nếu bạn quan tâm về CoDX Task hay các phần mềm thông minh trong phân hệ của CoDX.