Quy chuẩn lập kế hoạch làm việc trong 1 tuần cho nhân viên

Ngoài các kế hoạch theo giai đoạn, thực hiện lập kế hoạch làm việc trong 1 tuần sẽ giúp nhân viên đảm bảo nắm được chi tiết các công việc. Đồng thời, lãnh đạo và quản lý có thể giám sát được cụ thể tiến độ công việc  một cách sát sao nhất. 

Cùng chủ đề:

• 3 Mẫu Excel miễn phí để lập kế hoạch dự án cho doanh nghiệp
• 5 Mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân cho nhân viên

Cùng CoDX tìm hiểu quy trình và quy chuẩn xây dựng bảng kế hoạch công việc theo tuần cho nhân viên trong bài viết dưới đây. 

1. Các bước cần thực hiện để lập kế hoạch công việc trong 1 tuần

Các bước cần thực hiện để lập kế hoạch làm việc trong 1 tuần doanh nghiệp có thể tham khảo: 

• Đưa ra mục tiêu cần đạt trong tuần
• Xác định các công việc cần làm
• Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
• Lên hạn (deadline) cho từng công việc
• Lên timeline công việc trong 1 tuần
• Tạo checklist cho công việc theo ngày
• Đánh giá và điều chỉnh cải thiện

1.1 Đưa ra mục tiêu cần đạt trong tuần

Đầu tiên, doanh nghiệp cần nắm được các mục tiêu cần đạt được trong tuần trước khi lên kế hoạch. Mục tiêu theo tuần có thể là các mục tiêu bé hơn, cụ thể hơn của mục tiêu tháng. Do đó, với mục tiêu tháng, doanh nghiệp cần chia nhỏ ra và gắn từng hoạt động trong khoảng thời gian thực hiện cụ thể. 

Từ đó, các phòng ban sẽ có các mục tiêu trong từng tuần, để xây dựng và sắp xếp những nhiệm vụ. 

1.2 Xác định các công việc cần làm

Từ các mục tiêu tuần đó, doanh nghiệp tiếp tục xác định công việc cần làm. Các công việc này phải bám sát mục tiêu theo tuần đã đề ra. Để cụ thể hơn, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch công việc cho từng ngày với hạn hoàn thành rõ ràng cho nhân sự. 

Công việc cần làm càng chi tiết càng đảm bảo nhân sự sẽ nắm rõ và thành công triển khai, hoàn thành. Cùng với đó, doanh nghiệp nên kiểm tra lại các công việc theo định kỳ, tránh trường hợp nhầm lẫn ngay từ những việc nhỏ dẫn đến gây thiệt hại cả quá trình. 

1.3 Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Tiếp theo, lập kế hoạch làm việc trong 1 tuần nên có bước sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã tham khảo và sử dụng các ma trận để sắp xếp độ ưu tiên của công việc. Một trong những ma trận phổ biến nhất là ma trận Eisenhower. Ma trận có mô hình hình vuông được chia làm 4 ô bằng nhau, phân loại theo hai cấp độ ở hàng ngang và hàng dọc: khẩn cấp và quan trọng. 

Với ma trận này, doanh nghiệp có thể sắp xếp lần lượt các công việc theo 4 ô, và phân chia theo nguyên lý sau:

• Khẩu cấp và quan trọng: hoàn thành sớm nhất có thể
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: lên kế hoạch để triển khai 
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: giao cho các cấp dưới hơn xử lý
• Không quan trọng, không khẩn cấp: loại bỏ công việc đó

Bên cạnh ma trận Eisenhower, doanh nghiệp có thể tham khảo các phương pháp sau: 

• ABCDE: Xếp các công việc có mức độ giống nhau vào cùng 1 nhóm
• MIT (Most Important Task): Làm công việc quan trọng nhất đầu tiên trong ngày 
• MoSCoW: Sắp xếp công việc theo các nhóm: Must Have, Should Have, Could Have, Won’t Have

1.4 Lên hạn (deadline) cho từng công việc

Sau khi đã có thứ tự các công việc cần làm, doanh nghiệp cần lên deadline – hạn hoàn thành cho từng công việc. Với những công việc được ưu tiên, hạn hoàn thành cần được đẩy lên và giới hạn theo tính chất công việc. Hạn hoàn thành cho công việc nên được bố trí hợp lý giữa tính chất nhiệm vụ, nhân sự thực hiện,… để đảm bảo hiệu quả. 

1.5 Lên timeline công việc trong 1 tuần

Tiếp theo, để lập kế hoạch làm việc trong 1 tuần, sắp xếp timeline rất quan trọng. Cách đơn giản để lên timeline cho kế hoạch công việc theo tuần là sắp xếp các nội dung tương ứng với công việc, như: 

• Mức độ ưu tiên, quan trọng
• Thời gian thực hiện
• Thời gian hoàn thành
• Nhân sự đảm nhiệm 
• Nội dung chi tiết công việc
• Ghi chú

1.6 Tạo checklist cho công việc theo ngày

Với bảng timeline công việc theo tuần như trên, doanh nghiệp đã có được kế hoạch trong tuần hoàn hảo. Tuy nhiên, để phân loại công việc đã hoàn thành, chưa hoàn thành hay kiểm tra chất lượng công việc, doanh nghiệp cần tạo checklist. 

Checklist có thể được tạo theo ngày để đảm bảo tiến độ công việc. Doanh nghiệp cũng nên phân công nhân sự tạo và kiểm tra checklist. 

1.7 Đánh giá và điều chỉnh cải thiện

Kế hoạch nào cũng cần được đánh giá lại để điều chỉnh, cải thiện. Kế hoạch làm việc theo tuần cũng vậy. Doanh nghiệp nên đánh giá hiệu suất công việc khoảng 2-3 ngày, để kịp thời điều chỉnh sắp xếp công việc, phân công nhiệm vụ hợp lý hơn. Ngoài ra, với các công việc theo tuần, doanh nghiệp nên cố gắng hoàn thiện kế hoạch ở mức độ tốt, để tránh mất thời gian điều chỉnh nhiều lần. 

2. Các phương án lên kế hoạch tuần hiệu quả cho nhân viên

Có nhiều phương án lập kế hoạch làm việc trong 1 tuần hiệu quả cho các nhân sự. Doanh nghiệp có thể tham khảo:

• Lên kế hoạch tuần bằng excel
• Sử dụng sổ kế hoạch
• Áp dụng phần mềm quản lý công việc cho đội nhóm

2.1 Lên kế hoạch tuần bằng excel

Lên kế hoạch bằng Excel đã trở thành phương pháp phổ biến đối với các doanh nghiệp. Excel là công cụ tạo bảng biểu nhanh chóng với thiết lập cột, hàng, các công thức tính toán, lọc dữ liệu chính xác. Do đó, chỉ cần vài thao tác đơn giản, doanh nghiệp đã có thể lên kế hoạch trong tuần cho nhân viên. 

Doanh nghiệp có thể lựa chọn các nền tảng cho phép xây dựng file Excel và chia sẻ đến các tài khoản khác. Một số nền tảng có thể kể đến: Google SHeet, Microsoft,…

2.2 Sử dụng sổ kế hoạch

Sổ kế hoạch là phương pháp truyền thống, dễ thực hiện nhưng không bao giờ cũ đối với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể lên kế hoạch trong chính sổ tay kế hoạch. Hiện nay có nhiều loại sổ kế hoạch với các thiết kế riêng biệt, để tối ưu hiệu quả ghi chép, sắp xếp công việc cho người sử dụng. 

Ngoài ra, việc ghi chép ra các ý tưởng, đầu công việc cần thực hiện ra giấy cho phép doanh nghiệp có thời gian suy nghĩ thấu đáo hơn. Sử dụng sổ kế hoạch cũng là cách để gia tăng cảm hứng làm việc cho nhân sự. 

2.3 Áp dụng phần mềm quản lý công việc cho đội nhóm

Cuối cùng, để lập kế hoạch làm việc trong 1 tuần, doanh nghiệp có thể áp dụng các phần mềm quản lý công việc. Các phần mềm quản lý, sắp xếp, lên timeline cho doanh nghiệp đang dần phổ biến hơn. Với phần mềm chuyên dụng, doanh nghiệp có thể dễ dàng xây dựng kế hoạch theo tuần, phân công nhiệm vụ, sắp xếp thứ tự công việc và điều chỉnh lại một cách dễ dàng. 

Bên cạnh đó, phương pháp này cho phép doanh nghiệp chia sẻ nội bộ với độ bảo mật được đảm bảo. Một số phần mềm còn tự động cập nhật báo cáo hiệu suất làm việc cho quản lý doanh nghiệp. 

3. CoDX Task – Lập kế hoạch và quản lý công việc thông minh

Doanh nghiệp có thể lập kế hoạch làm việc trong 1 tuần với CoDX Task – Phần mềm lập kế hoạch kinh doanh và quản lý công việc thông minh. CoDX Task là phần mềm giúp sắp xếp, phân công nhiệm vụ trực tuyến dễ dàng. Một số tính năng nổi bật của CoDX Task: 

• Lên kế hoạch thông minh: Kế hoạch được kết nối với mục tiêu tổng (OKRs), sắp xếp theo thẻ Kaban trực quan.
• Giao việc nhanh chóng: Quản lý có thể giao việc cho một hay nhiều nhân sự cùng thực hiện trực tuyến. đa cấp và gia hạn thời hạn hoàn thành nhanh chóng. 
• Todolist theo ngày: Xây dựng kế hoạch theo tuần đơn giản hơn khi CoDX Task có chức năng tự động tạo To Do List và Checklist theo ngày đầy đủ, chi tiết.
• Tính năng như một phần mềm nhắc việc theo deadline đã được lên trước đó.
• Báo cáo tiến độ: Quản lý xem được các báo cáo trực quan, thống kế theo thời gian, khối lượng công việc, hiệu quả của từng nhân viên. 

Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK

• Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án 
• Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
• Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
• Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ 
• Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành 

Trên đây là những nội dung giúp doanh nghiệp lập kế hoạch làm việc trong 1 tuần hiệu quả. CoDX hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp đã nắm được các bước để lập kế hoạch chi tiết và các phương pháp phổ biến, đơn giản giúp xây dựng kế hoạch nhanh chóng hơn.