[10 PHƯƠNG PHÁP] Cải Tiến Quy Trình Làm Việc Hiệu Quả 100%

 

Hiện nay, một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến tiến độ và chất lượng công việc tại các doanh nghiệp, tổ chức không đạt yêu cầu chính là sự phân chia nhiệm vụ không rõ ràng, không cần thiết. Để khắc phục vấn đề này, các công ty cần sử dụng những phương pháp hợp lý, bởi nó là một quá trình dài hạn và kỹ lưỡng, nhưng hiệu quả mang đến vô cùng tích cực. Cùng CoDX tìm hiểu các giải pháp để cải tiến quy trình làm việc được các công ty áp dụng hiệu quả qua bài viết sau đây.

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

1. Phương pháp cải tiến quy trình làm việc đạt hiệu suất 100%

Có 10 phương pháp để khắc phục quy trình làm việc mà bạn có thể áp dụng. Trong hầu hết các trường hợp, giải pháp mà doanh nghiệp lựa chọn tùy thuộc vào nguyên nhân tại sao doanh nghiệp muốn cải thiện quy trình vào các khía cạnh doanh nghiệp muốn cải tiến. Cụ thể:

  • Phương pháp 1: Xem xét quy trình làm việc hiện tại của công ty;
  • Phương pháp 2: Sắp xếp công việc dựa trên mức độ quan trọng;
  • Phương pháp 3: Đào tạo nhân sự thực hiện đúng quy trình;
  • Phương pháp 4: Xây dựng quy trình cho từng công việc cụ thể;
  • Phương pháp 5: Giao nhiệm vụ, thời gian thực hiện cụ thể, rõ ràng;
  • Phương pháp 6: Giảm thiểu các hoạt động gián đoạn không cần thiết;
  • Phương pháp 7: Tối ưu hóa thời gian giao tiếp;
  • Phương pháp 8: Quản lý nguồn ngân sách hợp lý;
  • Phương pháp 9: Ứng dụng công nghệ tự động hóa quy trình;
  • Phương pháp 10: Thực hiện phương án Plan Do Check Act.
Phương pháp cải tiến quy trình làm việc
10 giải pháp khắc phục quy trình làm việc hiệu quả

1.2. Xem xét quy trình làm việc hiện tại của công ty để cải tiến quy trình

Trước khi thực hiện bất kỳ cải tiến hay đổi mới quy trình công việc nào, nhà quản trị nên xem xét và đánh giá quy trình hiện tại mà công ty đang áp dụng. Qua đó có thể thu thập được thông tin từ phản hồi của nhân sự, phòng ban và những bộ phận khác nhau để tìm ra lý do khiến quy trình làm việc kém hiệu quả.

Đánh giá những lợi thế cũng như bất lợi mà quy trình gây ra, từ đó phát huy các điểm tốt, cải thiện và điều chỉnh lỗ hổng trong khâu quản lý. Yếu tố này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc của công ty, tăng năng suất và hiệu quả chất lượng công việc.

1.3. Sắp xếp công việc dựa trên mức độ quan trọng

Sắp xếp hạng mục công việc dựa vào mức độ quan trọng là phương pháp cải tiến quy trình làm việc dễ dàng cho công ty. Sau khi nắm rõ được quy trình công việc hiện tại, nhà quản trị nên sắp xếp các nhiệm vụ, công việc theo thứ tự ưu tiên dưới đây:

  • Công việc khẩn cấp và quan trọng;
  • Công việc quan trọng;
  • Công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng;
  • Công việc không thật sự quan trọng và không khẩn cấp.

Nhà quản trị nên ưu tiên giải quyết các nhiệm vụ, dự án mang quy mô lớn, tạo ra lợi nhuận hoặc lợi ích lớn cho công ty. Đối với những dự án quan trọng cần ưu tiên thời gian, nguồn nhân lực và ngân sách để hoàn thành sớm nhất. Đối với những dự án nhỏ hơn có khả năng phân bổ nhân lực hợp lý.

1.4. Đào tạo nhân sự thực hiện đúng quy trình để cải tiến quy trình làm việc

Muốn xây dựng quy trình công việc cho công ty hiệu quả, nhà quản trị cần triển khai đồng bộ trên tất cả bộ phận. Để thực hiện được điều này, các công ty phải thường xuyên hướng dẫn và đào tạo nhân sự nâng cao kỹ năng và năng lực. Nhà quản trị cần giám sát và đưa ra lịch trình đào tạo chi tiết cho từng nhân sự các phòng ban. Thông qua các buổi đào tạo, nhân sự có thể nắm bắt và thực hiện theo quy trình làm việc một cách khoa học, từ đó nâng cao hiệu suất công việc.

Đào tạo nhân sự để cải tiến quy trình làm việc
Thường xuyên huấn luyện và đào tạo nhân viên nâng cao tay nghề

1.5. Xây dựng quy trình cho từng công việc cụ thể

Phương pháp thứ tư để cải tiến quy trình làm việc chính là duy trì quy trình luôn ở trạng thái “trôi chảy” và suôn sẻ nhất. Nhà quản trị cần xây dựng và vận hành các dự án theo lịch trình đã được đặt ra từ trước và nhân viên trong công ty phải tuân thủ theo quy trình này. Ngoài ra, ban lãnh đạo cũng cần theo dõi quy trình làm việc của nhân sự trên mỗi nhiệm vụ và dự án. Quản lý công việc nhóm, dự án và thời gian làm việc bằng cách tổ chức và xây dựng lịch trình bài bản sẽ mang lại hiệu quả khả quan cho doanh nghiệp.

1.6. Giao nhiệm vụ, thời gian thực hiện cụ thể, rõ ràng giúp cải tiến quy trình

Để tránh tình trạng thời gian làm việc bị lãng phí do nhân sự không xác định được công việc cụ thể của mình là gì. Nhà quản trị cần giao nhiệm vụ cụ thể, chi tiết và phù hợp với năng lực và thời gian cho nhân sự, các phòng ban để quy trình làm việc được diễn ra một cách trơn tru và khoa học.

1.7. Giảm thiểu các hoạt động gián đoạn không cần thiết

Doanh nghiệp cần thực hiện cắt giảm các hoạt động không cần thiết gây sao nhãng và lãng phí thời gian. Cụ thể, công ty có thể giảm bớt những cuộc họp không quan trọng hàng ngày hoặc hàng tuần, giảm thiểu những hoạt động giao tiếp không cần thiết. Bên cạnh đó, nhà quản trị cần giao nhiệm vụ cho đúng nhân viên nhằm tránh lãng phí thời gian. Một phương pháp hữu ích là các doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm công nghệ để quản lý quy trình tối ưu hơn.

1.8. Cải tiến quy trình làm việc bằng cách tối ưu hóa thời gian giao tiếp

Tối ưu hóa hoạt động trao đổi sẽ giúp giảm thiểu thời gian cho các cuộc họp. Việc truyền tải thông tin thông qua những ứng dụng và công nghệ mang lại tính chính xác cao, tốc độ lan truyền nhanh chóng và rộng rãi. Bằng việc tối ưu hóa thời gian giao tiếp, tất cả nhiệm vụ, quy trình công việc và tiến độ dự án đều được quản lý và chia sẻ bằng nền tảng công nghệ.

Những nhân sự trong dự án nắm bắt thông tin thông qua trang tính, nhà quản trị sẽ đánh giá hiệu quả công việc qua công cụ. Do đó, hạn chế tình trạng lãng phí thời gian vào hoạt động giao tiếp hay báo cáo rườm rà.

1.9. Quản lý nguồn ngân sách hợp lý

Phần lớn các nhà quản trị cho rằng nguồn ngân sách và quy trình làm việc không có sự liên kết với nhau, thế nhưng trên thực tế hai yếu tố này lại liên quan mật thiết. Cải tiến quy trình làm việc kéo theo việc khắc phục hiệu quả sử dụng ngân sách. Thông thường, các công ty sẽ ưu tiên cho những nhiệm vụ chiếm nguồn ngân sách đầu tư cao. Vì vậy, doanh nghiệp phải quản lý ngân sách một cách phù hợp, đặc biệt là nguồn ngân sách tại chỗ của đơn vị. Từ quy trình công việc thông minh, công ty có thể giám sát toàn bộ nguồn ngân sách đã chi cùng lợi nhuận thu lại mỗi dự án.

Cải tiến quá trình làm việc
Doanh nghiệp cần quản lý nguồn ngân sách thông minh

1.10. Ứng dụng công nghệ tự động hóa quy trình

Những cách quản lý thời gian làm việc tự động hóa chính là phần mềm hỗ trợ đắc lực trong xu hướng chuyển đổi số. Doanh nghiệp có thể xem xét đến những công cụ quản lý ERP (mô hình công nghệ all-in-one), nhằm quản lý tổng thể quy trình làm việc của đơn vị. Hơn nữa, doanh nghiệp có thể sử dụng đến các phần mềm quản lý thời gian thông minh từ những nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số uy tín.

1.11. Cải tiến quy trình nhờ thực hiện phương án Plan Do Check Act (PDCA)

Đây là một phương án tương tác nhằm xử lý vấn đề và khắc phục quy trình làm việc. Plan Do Check Act được tạo ra bởi Walter Shewhart khi ông vận dụng phương pháp khoa học vào kiểm soát hiệu quả kinh tế. Sau đó, ý tưởng của ông được phát triển thêm bở W. Edwards Deming – người áp dụng phương pháp khoa học cho cải thiện quy trình và kiểm soát chất lượng. Phương án này bao gồm 4 giai đoạn chính:

  • Giai đoạn 1 – Plan: Quyết định đến vấn đề doanh nghiệp cần giải quyết và xây dựng kế hoạch để giải quyết nó;
  • Giai đoạn 2 – Do: Kiểm tra và tiến hành triển khai kế hoạch ở phạm vi nhỏ;
  • Giai đoạn 3 – Check: Xem xét hiệu quả của những hành động đã thực hiện ở giai đoạn 2;
  • Giai đoạn 4 – Act: Sau khi xem xét kết quả thử nghiệm, cân nhắc xem liệu doanh nghiệp có muốn triển khai thay đổi ở phạm vi lớn hơn không.

*Lưu ý: Plan Do Check Act là một tiến trình cải tiến, các giai đoạn này có thể được lặp lại cho đến khi doanh nghiệp đạt được kết quả mong muốn.

2. Cải tiến quy trình là gì?

Cải tiến quy trình là quá trình thực hành xem xét quy trình công việc hiện tại của doanh nghiệp và cải thiện hiệu quả, chất lượng hoặc độ chính xác của doanh nghiệp. Trong thời gian thực hiện cải thiện quy trình, các nhà quản trị cần nắm bắt công nghệ mới, phân tích, giám sát quy trình và đo lường các chỉ số.

Cải tiến quy trình là gì
Cải thiện quy trình làm việc giúp doanh nghiệp tối ưu luồng công việc hiện tại

3. Cải tiến mọi quy trình làm việc hiệu quả với CoDX Process

CoDX hiện đang là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ số hóa tất cả các chu trình nghiệp vụ và được đánh gía cao về mặt hiệu quả. Phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình cải tiến, triển khai mọi quy trình công việc cho các doanh nghiệp ngày nay. Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết sản phẩm ngay dưới đây:

PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS

Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:

  • Chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình trên một hệ thống 
  • Định nghĩa các form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình 
  • Cho phép liên kết các quy trình với nhau và không giới hạn số phiên bản cho một quy trình 
  • Lập bộ công việc chuẩn cho từng giai đoạn và theo dõi tiến độ thực hiện 
  • Có cơ chế cảnh báo khi công việc sắp diễn ra hoặc quá hạn 
  • Liên thông nghiệp vụ với quản lý công việc, xét duyệt và ký số, hệ thống CRM,... 

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:

  • 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
  • 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
  • 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
  • Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
  • Không cần tích hợp thanh toán.
  • Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Bài viết trên đây là 10 phương pháp cải tiến quy trình làm việc cho doanh nghiệp mà các nhà quản trị có thể áp dụng, từ đó nâng cao hiệu suất công việc và chất lượng của sản phẩm, dịch vụ. Hãy theo dõi website của Công Ty Hợp Tác Chuyển Đổi Số CoDX để cập nhật thêm nhiều kiến thức kinh doanh hữu ích nhé!

Loan Hồ

Loan Hồ - Biên tập viên chuyên mục Chuyển đổi số – Tài chính kế toán – Hoạch định Quản lý sản xuất tại CoDX Businesswiki. "Mỗi bài viết tôi chia sẻ là sự đúc kết từ kiến thức, kinh nghiệm và trải nghiệm của tôi trong gần 10 năm làm việc trong lĩnh vực Tài chính - Kinh doanh."

Bài viết được quan tâm nhiều trong tuần: