KPI là gì? 5 Bước xây dựng KPI cho nhân viên CHUẨN chi tiết

KPI là thuật ngữ quen thuộc được sử dụng trong hầu hết hoạt động đánh giá của các doanh nghiệp. Vậy KPI rốt cuộc là gì? Làm thế nào để xây dựng KPI đo lường hiệu quả? Những câu hỏi ấy sẽ được CoDX trả lời với các nội dung thiết thực về KPI trong bài viết dưới đây.

Cùng chủ đề:

• Giải pháp phần mềm quản lý KPI hiệu quả cho doanh nghiệp
• OKR và KPI khác nhau ra sao? Đặt lên bàn cân phân tích chi tiết

1. Hiểu KPI là gì?

KPI là thuật ngữ được viết tắt từ cụm từ tiếng Anh Key Performance Indicator, tạm dịch là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc.

Xét trong doanh nghiệp, KPI chính là những giá trị, chỉ số, số liệu nhằm đánh giá hiệu suất công việc của cá nhân, phòng ban và toàn bộ doanh nghiệp. 

KPI là yếu tố quan trọng, thiết yếu trong công tác đánh giá của doanh nghiệp. Nếu không có KPI, cập bậc quản lý khó có thể nhìn nhận mức độ hoàn thành công việc, năng lực của nhân viên, cũng như tiến độ, hiệu quả của dự án. Cụ thể, với quản lý và với nhân viên, KPI lại có những vai trò khác nhau: 

Đối với quản lý

• Giúp nắm tình hình làm việc của toàn bộ nhân sự
• Đưa ra hỗ trợ, điều chỉnh kịp thời cho nhân viên 
• Tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh để nhân viên cống hiến hết mình cho doanh nghiệp 
• Điều chỉnh kế hoạch kinh doanh cho phù hợp 
• Tạo cơ sở điều chỉnh lương thưởng KPI, chế độ cho nhân viên 

Đối với nhân viên 

• Giúp nhân viên xác định rõ ràng công việc của bản thân
• Tăng động lực làm việc, cống hiến
• Tự giám sát hiệu suất, hiệu quả công việc bản thân thực hiện 
• Tự phát hiện và điều chỉnh ưu, khuyết điểm của bản thân 

2. 5 Bước xây dựng KPI cho nhân viên CHUẨN nhất

Với vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, KPI cần được thiết lập chỉn chu và cụ thể. Cùng CoDX tìm hiểu 5 bước xây dựng KPI đánh giá hiệu quả chuẩn nhất dưới đây!

• Bước 1: Xác định đối tượng cần đánh giá KPI
• Bước 2: Xây dựng KPI dựa trên mục tiêu chung
• Bước 3: Xây dựng bảng hiệu suất KPI theo nguyên tắc SMART
• Bước 4: Đo lường và đánh giá
• Bước 5: Điều chỉnh KPI để nâng cao hiệu suất làm việc

Cụ thể,

Bước 1: Xác định đối tượng cần đánh giá KPI

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định đối tượng cần đánh giá KPI. Đó có thể là quản lý các cấp hay nhân sự của từng phòng ban. Với mỗi vị trí, KPI được xây dựng lại là những chỉ số riêng biệt. Vì vậy, xác định đúng đối tượng cho từng KPI giúp công việc được minh bạch và đạt hiệu quả tốt hơn. 

Để xác định đúng đối tượng, doanh nghiệp có thể tham khảo hai cách: 

• Tự các phòng ban chủ động xây dựng KPI: Quản lý các phòng ban đều nắm rõ công việc và trách nhiệm của mình. Do đó, họ dễ dàng đặt ra các KPI phù hợp cho từng nhân sự. Cách làm này đem lại tính khả thi cho các KPI được đặt ra, tuy nhiên, lại có thể dẫn đến trình trạng chủ quan, đặt thấp KPI, giảm hiệu suất doanh nghiệp. 
• Quản lý cấp cao thiết lập KPI cho các phòng ban: Cách thứ hai đảm bảo tính khách quan của KPI, giúp lãnh đạo bao quát toàn bộ hiệu suất của nhân sự. Song, quản lý cấp cao cần hiểu biết sâu về từng phòng ban để không thiết lập KPI thiếu thực tế.

Bước 2: Xây dựng KPI dựa trên mục tiêu chung

KPI chỉ hiệu quả khi được thiết lập dựa trên những mục tiêu chung. Doanh nghiệp, đặc biệt là nhân sự chịu trách nhiệm xây dựng KPI, cần nắm vững mục tiêu chung cũng như các mục tiêu của từng bộ phận. 

Doanh nghiệp nên tách nhỏ các mục tiêu cho từng phòng ban từ những mục tiêu chung. Ví dụ như phòng kinh doanh cần đạt được X đơn hàng trong 3 tháng kế tiếp hay phòng nhân sự cần tuyển mới X vị trí trong tháng tới,… Tất cả các mục tiêu nhỏ này đều hướng tới mục tiêu chung là tăng doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp lên mức X trong năm. Với những mục tiêu chi tiết như vậy, KPI được đặt ra sẽ phù hợp, nhất quán và thiết thực. 

Bước 3: Xây dựng bảng hiệu suất KPI theo nguyên tắc SMART

Một công cụ đơn giản và hiệu quả trong xây dựng chỉ số đánh giá hiệu suất chính là nguyên tắc SMART. Doanh nghiệp nên đặt KPI ứng với từng tiêu chí trong SMART để đảm bảo giá trị và tính hiệu quả. 

SMART gồm những tiêu chí sau: 

• S – Specific: Cụ thể. KPI cần đảm bảo tính cụ thể, chi tiết để nhân sự nắm rõ công việc cần làm và kết quả cần đạt được. 
• M – Measurable: Có thể đo lường được. KPI không có công cụ hay công thức để tính toán, đo lường là KPI không hiệu quả, vì hoạt động đánh giá không thể diễn ra khi không có những con số cụ thể. 
• A – Attainable: Có thể đạt được. Tiêu chí này nhấn mạnh vào tính thiết thực của KPI. KPI xa vời thực tế sẽ không thể đem lại kết quả khả quan, ngược lại còn khiến nhân sự mất thời gian và công sức hoàn thành, gây chán nản nếu xét về lâu dài. 
• R – Relevant: Liên quan. KPI cần liên quan, gắn với thực tế của doanh nghiệp. Thực tế ấy là tổng hòa của bối cảnh thị trường, mục tiêu và tình hình nội tại trong doanh nghiệp. 
• T – Timebound: Thời hạn. Thời gian thực hiện là điều bắt buộc phải có trong KPI. Đây cũng là những con số giúp đánh giá hiệu quả công việc rõ ràng, cụ thể hơn. 

Bước 4: Đo lường và đánh giá 

Sau khi xây dựng KPI theo các giá trị trên, doanh nghiệp tiến hành đo lường và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên. Doanh nghiệp lưu ý cần theo dõi các số liệu theo chu kỳ thường xuyên.

Một cách đơn giản đánh giá nhân sự dựa vào KPI là tính điểm trọng số. Công thức như sau: 

Điểm của nhân viên = Tổng điểm trọng số / Tổng trọng số 

Trong đó: 

• Tổng điểm trọng số = Số điểm hoàn thành công việc x Số trọng số của công việc. Doanh nghiệp có thể đề số điểm hoàn thành công việc từ 1 đến 4, lần lượt là chưa hoàn thành, cần cố gắng, hoàn thành và hoàn thành vượt mức. Số trọng số của công việc từ 1 đến 4, lần lượt theo mức độ quan trọng và phức tạp của công việc. Ví dụ một nhân sự hoàn thành vượt mức công việc được đánh giá phức tạp nhất, vậy tổng điểm trọng số của nhân sự trong một công việc ấy là 4×4=16. 
• Tổng trọng số: Tổng số trọng số của công việc nhân sự đảm nhiệm.

Sau khi thực hiện đo lường và tính toán theo công thức, doanh nghiệp chỉ cần đối chiếu số điểm nhân viên đạt được với số KPI đã đề ra để đánh giá. Công thức này có thể áp dụng cho nhiều đầu mục công việc khác nhau hoặc đánh giá tổng thể công việc của nhân sự theo tuần, tháng hoặc quý. 

Bước 5: Điều chỉnh KPI để nâng cao hiệu suất

Bước cuối trong cách xây dựng KPI cho nhân viên là điều chỉnh KPI trong hoặc sau quá trình thực hiện công việc. Nếu trong quá trình làm việc, quản lý xét thấy KPI không thể đạt được hoặc nhân sự đã hoàn thành vượt KPI đề ra, quản lý cần linh hoạt đề xuất tăng hay giảm KPI cho phù hợp.

Đồng thời, mỗi KPI hoàn chỉnh phải cần thời gian triển khai, đánh giá thử nghiệm lâu dài. Vì vậy, cập nhật thông tin để điều chỉnh tối ưu KPI nên được thực hiện trong quá trình thiết lập KPI cho doanh nghiệp.  

3. Nguyên tắc để xây dựng KPI hiệu quả

Để xây dựng KPI hiệu quả, doanh nghiệp không thể bỏ qua một số nguyên tắc quan trọng. Dưới đây là ba nguyên tắc trong quá trình thiết lập KPI, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu tâm: 

• KPI cần liên kết chặt chẽ với mục tiêu chung –  OKRs: Mục tiêu là cơ sở hình thành KPI. KPI không liên kết chặt chẽ với mục tiêu chung sẽ gây lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp, đồng thời khiến hiệu quả công việc đạt được không cao. Doanh nghiệp có thể tham khảo OKRs – Objective Key Results. Đây là phương pháp quản lý mục tiêu giữa các cá nhân trong tổ chức, gồm hai yếu tố: Objective (Mục tiêu) và Key Results (Kết quả then chốt), luôn song hành và làm rõ cho nhau. 
• Kết hợp KPI đích và KPI dẫn dắt: Các KPI cần có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Thông thường, đó là mối quan hệ nguyên nhân – kết quả. Ví dụ để đạt được KPI là doanh số X trong tháng tới, doanh nghiệp cần đề ra KPI tăng số lượng kênh phân phối lên con số Y trong tháng này,… Việc vạch rõ ràng, chi tiết KPI đích và dẫn dắt sẽ khiến công việc được vận hành bài bản hơn. 
• Đánh giá thường xuyên theo chu kỳ: Như bước cuối cùng của quá trình xây dựng hệ thống KPI, doanh nghiệp phải đánh giá lại KPI liên tục để cập nhật, điều chỉnh theo thực tế công việc. Nếu không cập nhật KPI thường xuyên, doanh nghiệp có thể gặp phải trường hợp dồn nguồn lực quá nhiều cho dự án đã vượt KPI hoặc ngược lại. 

4. Thiết lập hệ thống quản trị mục tiêu toàn diện với CoDX OKRs

Là một chỉ số quen thuộc và đem lại hiệu quả lớn trong công việc, KPI cần được thiết lập một cách chỉn chu, toàn diện mà chi tiết. Những nội dung về xây dựng KPI trên đây của CoDX hy vọng là thông tin bổ ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là ban quản lý trong công tác đánh giá hiệu quả làm việc của nhân sự. 

Tài liệu tham khảo:

https://www.qlik.com/us/kpi

https://www.forbes.com/advisor/business/what-is-a-kpi-definition-examples/

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh