OKR và KPI là hai thuật ngữ được nhiều nhà quản lý quan tâm khi đánh giá hiệu suất hay phân công nhiệm vụ cho nhân viên. Đây là hai khái niệm được dùng rất phổ biến trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Vậy bạn đã hiểu chính xác KPI và OKR và sự khác nhau giữa OKR và KPI.
Bài viết này CoDX sẽ cung cấp cho bạn thông tin hữu ích nhất về hai thuật ngữ này.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
Cùng chủ đề:
1. Phân biệt sự khác nhau giữa OKR và KPI
1.1 Về khái niệm
OKR được viết tắt bởi Objective and Key Results là khái niệm thể hiện các chỉ tiêu đánh giá kết quả thực hiện theo một khuôn khổ được thiết lập mục tiêu và theo dõi kết quả thực hiện theo mục tiêu đó. Các mục tiêu OKR thường được thiết lập và đo lường trong thời gian ngắn.
KPI – Key Performance Indicators là thuật ngữ để chỉ một tập hợp các tiêu chí đánh giá hiệu suất công việc. Thông qua những tiêu chí đó để biết được mức độ hiệu quả thực hiện công việc của một tổ chức, cá nhân trong một khoảng thời gian cụ thể.
Bên cạnh đó, KPI còn là thước đo để đánh giá hiệu suất làm việc giữa các cá nhân, phòng ban với nhau.
Từ hai khái niệm trên có thể thấy sự khác nhau giữa OKR và KPI về phạm vi đo lường. Nếu như chỉ tiêu OKR được thiết lập để xác định mục tiêu của doanh nghiệp là gì và làm thế nào để đạt được mục tiêu đó, thì KPI là chỉ số đo lường, định lượng bằng số liệu và được thực hiện thường xuyên tại các cá nhân, phòng ban, tổ chức.
1.2 Về cách áp dụng OKR và KPI
Để áp dụng đúng và hiệu quả hai chỉ số OKR và KPI, doanh nghiệp cần hiểu đúng về sự khác nhau giữa OKR và KPI.
Đối với OKR, khi xác định mục tiêu cần lựa chọn những mục tiêu lớn, có tầm nhìn nhưng vẫn đảm bảo tính cụ thể mà doanh nghiệp muốn đạt được. Bên cạnh đó, lựa chọn mục tiêu cũng cần quan tâm đến khả năng có thể đo lường được. Xác định các kết quả (Key results) cần đạt được cần lưu ý tính cụ thể, định lượng có thể kiểm tra được. Ngoài ra, các kết quả cần được thiết lập theo thứ tự ưu tiên.
Cũng giống như OKR, khi xác định các tiêu chí KPI doanh nghiệp cũng cần xác định các mục tiêu của tổ chức và chiến lược để thực hiện chiến lược đó. Xác định các chỉ số quan trọng, có thể đo lường được liên quan trực tiếp đến kết quả của mục tiêu chiến lược. Xây dựng bộ chỉ số đánh giá phù hợp, cụ thể cho từng phòng ban, đối tượng và cần đảm bảo các đối tượng thực hiện biết rõ về vai trò và ảnh hưởng của họ đối với KPI cụ thể.
1.3 Về ví dụ thực tế
Như đã nói ở trên, OKR được thiết lập dựa trên các mục tiêu chính và các kết quả để thực hiện mục tiêu đó. Vì vậy, những chỉ tiêu đạt được cần bám sát mục tiêu chính, ưu tiên các kết quả có tầm ảnh hưởng lớn thực hiện trước để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành mục tiêu.
Một số ví dụ cụ thể về quản trị theo mục tiêu OKR:
Mục tiêu (Objective): Đạt doanh thu 100 triệu đô la trong năm tới.
Kết quả chính (Key results)
- Triển khai chiến lược tiếp thị mới để tăng doanh số bán hàng.
- Phát triển ít nhất hai sản phẩm mới để đáp ứng nhu cầu thị trường, tăng doanh thu.
- Tăng khả năng chăm sóc khách hàng để giữ chân khách hàng hiện tại và tăng cường mối quan hệ.
Mục tiêu (Objective): Cải thiện trải nghiệm ứng viên, nâng cao chất lượng tuyển dụng.
Kết quả chính (Key results)
- 90% HR gửi phản hồi cho ứng viên trong vòng 24h sau khi nhận CV.
- Thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên trong vòng 3 ngày sau khi phỏng vấn.
- Đào tạo đội ngũ phỏng vấn về cải thiện kỹ năng đánh giá và giao tiếp với ứng viên.
Đặc điểm nổi bật của chỉ số đo lường KPI là các chỉ tiêu được định lượng cụ thể, theo các số lượng lý tính. Ở mỗi lĩnh vực, ngành nghề chỉ số KPI sẽ được thiết lập khác nhau để phù hợp với tính chất công việc.
Một số ví dụ về KPI:
- Tổng doanh số bán hàng trong một khoảng thời gian cụ thể.
- Tỉ lệ giữa số lượng khách hàng mua hàng và số lượng khách hàng ghé thăm cửa hàng.
- Số lượng hàng tồn kho trong kho, theo dõi cân nhắc giữa cung và cầu.
- Tỉ lệ chuyển đổi từ lượt xem quảng cáo sang hành động mua hàng.
- Chi phí trung bình để thu được một đăng ký hoặc một khách hàng mới.
Ví dụ khác, trong mẫu KPI cho nhân viên sales của một công ty, các tiêu chí KPI có thể được đo lường từ doanh số bán hàng, số lượng khách hàng, sự hài lòng của khách hàng, số lượng sản phẩm được bán… Các tiêu chí này là căn cứ để đánh giá năng lực của một nhân viên Sales, và từ đó có hình thức khen thưởng theo KPI hoặc điều chỉnh thích hợp.
2. Thông tin tổng hợp so sánh giống và sự khác nhau giữa KPI và OKR
Điểm giống nhau:
- OKR và KPI đều là 2 phương pháp được dùng trong doanh nghiệp giúp quản lý và phát triển tổ chức
- Tác động tích cực đến từng cá nhân của doanh nghiệp nếu có định hướng và quy trình tốt, cải thiện năng suất công việc
- Các tiêu chí của KPI và OKR đều là những con số định lượng cụ thể
Bảng so sánh OKR và KPI
|
KPI |
OKR |
|
Tập trung vào đánh giá hiệu suất làm việc của người nhân viên |
Đánh giá sự phát triển và nỗ lực của nhân viên |
|
Đưa ra những kết quả hiện tại giúp doanh nghiệp biết được có đang phát triển tốt hay không. |
Đặt ra những mục tiêu khó khăn hơn, cao lớn hơn, và tập hợp toàn bộ sức mạnh của công ty để chính phục những mục tiêu đó. |
|
Dựa vào lý thuyết của MBO giao việc theo kiểu “Thác đổ” phân tầng từ trên xuống dưới |
Mục tiêu sẽ được thiết lập theo 3 chiều (từ trên xuống, dưới lên, chéo sang) |
|
KPI là công việc hàng ngày |
OKR không phải là công cụ giúp theo dõi công việc hàng ngày. OKR là mục tiêu cần hướng đến và cách để đạt được điều đó. |
3. Nên chọn OKR hay KPI?
Mặc dù tồn tại sự khác nhau giữa OKR và KPI nhưng hai chỉ tiêu này đều là những công cụ dùng để đo lường hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, ứng với mỗi phương pháp sẽ có những ưu điểm và nhược điểm riêng, do vậy tùy thuộc vào mục tiêu và đặc điểm của doanh nghiệp để chọn KPI hay OKR.
Từ những trường hợp thực tế tại các doanh nghiệp, nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng OKR thường được sử dụng cho những doanh nghiệp startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bởi đặc điểm của OKR đề cao các mục tiêu lớn, mang tính chiến lược giúp các doanh nghiệp này định hình hướng phát triển, tập trung nguồn lực xây dựng nền tảng cho doanh nghiệp.
Ngược lại, KPI được sử dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp lớn, lâu năm. Tại những doanh nghiệp này, các kế hoạch phát triển, tầm nhìn chiến lược định hình và tạo được nền tảng, vì vậy doanh nghiệp thường tập trung vào những chỉ tiêu đo lường cụ thể. Từ đó những kết quả của việc áp dụng KPI, doanh nghiệp đưa ra những quyết định chính xác và tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh.
Tóm lại, dựa vào sự khác nhau giữa OKR và KPI và tùy vào mục tiêu, cách tiếp cận, triển khai nguồn lực của doanh nghiệp mà các nhà quản lý cân nhắc lựa chọn OKR hay KPI, hoặc kết hợp cả hai loại chỉ tiêu này để đạt được kết quả tốt nhất.
4. Chuyển đổi từ OKR sang KPI như thế nào?
Dưới đây là 4 bước cơ bản để thiết lập OKR từ KPI chuẩn nhất.
Bước 1: Thiết lập mục tiêu
Về cơ bản, OKR và KPI không giống nhau về mục đích do đó không thể sao chép từ phương pháp này sang phương pháp khác. Để thiết lập mục tiêu OKR từ KPI bạn cần xem xét kỹ các tiêu chí của KPI và nhóm các tiêu chí theo mục tiêu có tính truyền cảm hứng.
Bước 2: Tạo kết quả cần đạt được từ KPI
Khi đã hoàn thành bước thiết lập mục tiêu, bạn có thể xem xét đặt KPI vào kết quả theo chốt. Lưu ý rằng, không nên có quá 3 KPI được đặt làm kết quả, bởi điều này có thể khiến mục tiêu bị quá tải.
Felip Castro – một chuyên gia về OKR đã cho lời khuyên rằng, với mỗi mô hình OKR có càng ít kết quả then chốt thì càng dễ hiểu và dễ thực hiện, không nên có hơn 10 kết quả then chốt.
Bước 3: Xác định chính xác kết quả cần đạt được
Sử dụng mô hình Smart là cách tốt nhất để xác định chính xác kết quả cần đạt được trong OKR. Đây là phương pháp giúp đánh giá các mục tiêu được thiết lập dựa vào các chi tiết cụ thể, có thể đo lường, có liên hệ và có thời hạn.
Bạn sẽ cần đưa ra các câu hỏi:
- S (Specific) – Tính cụ thể: Kết quả đặt ra có được xác định cụ thể và dễ hiểu với các thành viên trong công ty hay không?
- M (Measurable) – Đo lường: Các kết quả có thể được đo lường mức độ thành công hay thất bại không?
- A (Attainable)- Tính khả thi: Khi đưa ra mục tiêu trên thực tiễn có thể đạt được hay không?
- R (Relevant) – Tính liên quan: Các kết quả cần đạt được có quan trọng với mục tiêu chính của mô hình không?
- T (Time bound) – Thời hạn rõ ràng: Các mục tiêu đặt ra đã được giới hạn thời gian hoàn thành chưa?
Bước 4: Sử dụng các công cụ hỗ trợ giám sát
OKR là một mô hình khá phức tạp từ bước thiết lập đến bước thực hiện. Khi áp dụng OKR trong doanh nghiệp rất khó để được thực hiện một cách nguyên tắc và triệt để, vì không phải doanh nghiệp nào cũng có được nhân lực giỏi đồng đều và có kỷ luật. Điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình xây dựng mô hình OKR.
Bởi vậy nên hiện nay có nhiều doanh nghiệp đã kết hợp chung giữa hai mô hình OKR và KPI để quản lý, thực hiện, đo lường công việc dễ dàng hơn. Chỉ cần sử dụng một công cụ hỗ trợ xây dựng, theo dõi và đánh giá kết quả của từng mục tiêu.
Trên thị trường hiện nay, có nhiều phần mềm đánh giá KPI, nền tảng hỗ trợ doanh nghiệp giảm sát đồng thời KPI và OKR. Tuy nhiên không phải công cụ nào cũng phù hợp với doanh nghiệp. Vì vậy, trước khi lựa chọn nền tảng phù hợp, doanh nghiệp cần phải có nhìn nhận và đánh giá đúng nhu cầu của mình là gì.
|
Hữu ích:
|
5. Thiết lập OKR và KPI hiệu quả với CoDX Task/OKR
Bắt kịp với xu hướng của thời đại, CoDX là đơn vị tiên phong khi xây dựng nhiều công cụ giúp doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả. CoDX Task là một tính năng đặc biệt giúp quản lý OKR và KPI hiệu quả.
CoDX Task hỗ trợ doanh nghiệp hình thành lộ trình công việc xuyên suốt quá trình hoạt động, từ phân chia công việc, theo dõi tiến độ đến đánh giá báo cáo. Đây là công cụ giúp doanh nghiệp tối ưu tài nguyên, tiết kiệm thời gian hơn so với quy trình truyền thống.
Đồng hành cùng hơn 100 doanh nghiệp hiện nay, CoDX đã giúp nhiều tổ chức dễ dàng hơn trong quản lý OKR và KPI. Với thiết kế giao diện thân thiện, sinh động và dễ sử dụng, CoDX tin rằng đây là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp phát triển trong thời kỳ công nghệ 4.0.
Như vậy, qua bài viết này CoDX đã cung cấp cho bạn đọc những kiến thức và phân biệt OKR và KPI. Hy vọng rằng những thông tin từ CoDX này sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp trong quá trình xây dựng mô hình hệ thống đánh giá kinh doanh cũng như năng suất làm việc của nhân sự.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Tài liệu tham khảo tại:
Bài viết liên quan: