Định luật Parkinson trong quản lý thời gian cho đội nhóm

Việc quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng để đảm bảo hiệu suất và đạt được mục tiêu công việc. Chính vì vậy bất kỳ cá nhân nào cũng cần trang bị khả năng quản lý thời gian, phân bổ công việc phù hợp. Định luật Parkinson là một “lý thuyết” giúp bạn khám phá bản chất về mối liên hệ giữa thời hạn và công việc, từ đó có giải pháp quản lý công việc hiệu quả. Cùng theo dõi bài viết sau của CoDX để có thêm những thông tin hữu ích về định luật Parkinson.

Cùng chủ đề:

• Tìm hiểu về nguyên tắc 80 20 là gì?
• Phương pháp quả cà chua giúp tăng nhanh hiệu suất

1. Tổng quan về định luật Parkinson

1.1 Định luật Parkinson là gì?

Định luật Parkinson đưa ra nhận định rằng “Công việc sẽ mở rộng để lấp đầy khoảng thời gian mà chúng ta đã đặt ra cho nó”.

Định luật này cũng cho thấy rằng, công việc dù đơn giản thì cũng sẽ trở nên phức tạp nếu kéo dài thời gian hoàn thành. Nếu bạn có một công việc có thể hoàn thành trong vòng 1 giờ, nhưng nếu bạn phân bổ nó cho 3 giờ thì công việc sẽ được kéo dài để vừa đủ cho 3 giờ.

Quy luật này đã trở nên phổ biến trong cuộc sống hiện nay đặc biệt trong lĩnh vực quản lý công việc, ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và kỹ năng quản lý thời gian của mỗi người.

1.2 Nguồn gốc hình thành

Định luật Parkinson là một quy luật được phát hiện bởi nhà sử học người Anh Cyril Northcote Parkinson. Vào năm 1955, một bài tiểu luận của ông Parkinson được đăng trên tờ The Economist, bài viết này chủ yếu bàn về sự vận hành của cơ quan hành chính và bộ máy quan liêu thời kỳ đó.

Thông qua bài viết này, ông đã phát hiện ra bản chất thú vị của công việc và thời gian. Kể từ đó, định luật này đã trở thành một nguyên tắc quan trọng trong công tác phân bổ thời gian cho các công việc. 

2. Ý nghĩa định luật Parkinson nói về điều gì?

2.1 Thời gian là hữu hạn

Giá trị cốt lõi của định luật Parkinson là giúp con người nhận ra thời gian là hữu hạn. Mặc dù quỹ thời gian cho mỗi người trong một ngày là như nhau, tuy nhiên việc sử dụng thời gian ra sao sẽ quyết định đến sự năng suất khác nhau của các cá nhân. 

Khi nhận ra được điểm mấu chốt của việc sử dụng thời gian của định luật Parkinson, bạn sẽ có kế hoạch ưu tiên các nhiệm vụ và tập trung hơn cho nhiệm vụ đó. Áp dụng định luật này sẽ giúp chúng ta tiết kiệm thời gian, tránh lãng phí bất kỳ một khoảnh khắc nào, tập trung gia tăng hiệu suất công việc.

2.2 Xu hướng mở rộng công việc với thời gian

Parkinson đã chỉ ra một khía cạnh của con người là luôn tò mò trong các hành vi với xu hướng cho phép mở rộng công việc và gia tăng thời gian khi có sẵn thời gian hoàn thành. Với xu hướng này, cá nhân có thể xa đà vào những công việc không mang lại hiệu quả cho nhiệm vụ chính, thời hạn bị kéo dài và gây giảm hiệu hiệu suất chung. 

Sớm nhận thất bản chất này, cá nhân có thể chủ động đưa ra thời hạn hoàn thành công việc ngắn hơn, quản lý các công việc tối ưu hơn để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Điều này cũng đồng nghĩa với việc giảm áp lực về thời gian thực hiện, tránh sự chậm trễ không cần thiết.

2.3 Tác nhân sự trì hoãn

Khi bạn biết có nhiều thời gian hoàn thành một nhiệm vụ, bộ não luôn có các lý do để trì hoãn các công việc và có thể hoàn thành sau. Tuy nhiên, khi đến gần thời hạn, cảm giác cấp áp lực về thời gian tăng lên và bạn hoàn thành công việc trong trạng thái vội vàng, không đạt yêu cầu.

Hiểu được bản chất này, Parkinson giúp cá nhân tránh khỏi sự trì hoãn trong công việc, từ đó đặt ra thời hạn công việc chặt chẽ hơn, xác định đúng thời hạn và cam kết hoàn thành với chất lượng tốt nhất trong thời gian tương ứng.

2.4 Tầm quan trọng của sự tập trung

Có thể thấy định luật Parkinson đã chỉ ra tầm quan trọng của sự tập trung và cường độ hoàn thành công việc. Khi bạn phân bổ thời gian vừa đủ cho một nhiệm vụ, họ sẽ gia tăng sự tập trung vào giải pháp hoàn thành công việc. Với cách tiếp cận này hiệu quả công việc sẽ được gia tăng, ngược lại nếu bạn phân bổ một thời gian dài cho một nhiệm vụ, khả năng tập trung cũng sẽ bị phân tán, từ đó giảm cường độ cho công việc và kết quả sẽ không như mong đợi.

3. Cách áp dụng quy luật Parkinson trong quản lý thời gian

3.1 Thiết lập quy tắc quản lý thời gian cho đội nhóm

Nếu là một người quản lý bạn có thể áp dụng định luật Parkinson để tạo ra một chiến lược quản lý công việc cho đội nhóm hiệu quả. Bằng cách đưa những deadline phù hợp với tính chất công việc và thêm một chút thách thức để thúc đẩy năng lực nhân viên. 

Khi có ý thức rõ ràng về mức độ khẩn cấp, ưu tiên của các nhiệm vụ, nhân viên sẽ nâng cao sự tập trung và tìm kiếm giải pháp hoàn thành công việc một cách nhanh chóng. Định luật Parkinson sẽ mang đến lợi ích cho tổ chức khi thúc đẩy được hiệu năng của từng nhân viên, gia tăng năng suất chung của toàn tổ chức.

3.2 Phân bổ nhân sự và nguồn lực phù hợp

Khi đã hiểu rõ về tính chất công việc cũng như năng lực của từng cá nhân, kết hợp với bản chất của định luật, người quản lý sẽ có kế hoạch phân bổ nguồn nhân lực hiệu quả. Một nguồn lực có phần hạn chế khi biết cách thiết lập thời gian phù hợp sẽ tạo ra những kết quả bất ngờ, kích thích sự sáng tạo trong công việc.

Chiến lược tiếp cận này sẽ thúc đẩy văn hóa tập trung, cạnh tranh trong tổ chức, từ đó gia tăng năng suất công việc.

4. Ví dụ về định luật Parkinson trong cuộc sống hàng ngày

Một số ví dụ về định luật Parkinson trong cuộc sống hàng ngày:

• Dự kiến hoàn thành dự án trong khoảng thời gian làm việc trong tuần, để bạn có thể thư giãn và tận hưởng cuộc nghỉ cuối tuần mà không mang việc về nhà.
• Dự định việc quản lý tài chính và hoàn thành bảng kê chi tiêu trước ngày thanh toán hóa đơn để tránh bị gián đoạn dịch vụ do trễ hạn.
• Đặt kế hoạch để hoàn thành chuẩn bị cho cuộc họp quan trọng trước thời điểm cuộc họp diễn ra, đảm bảo rằng bạn đã xem xét tất cả các tài liệu và thông tin cần thiết trước khi bắt đầu.
• Đặt ra thời gian việc trả lời email là 30 phút đầu ngày, thay vì liên tục mất tập trung cả ngày để check email mới.
• Xác định thời gian cố định 2 giờ mỗi ngày dành cho việc tập thể dục, giúp bạn có thể duy trì thói quen này hơn là chỉ đưa ra mục tiêu tập thể dục mỗi ngày.

5. Quản lý thời gian đội nhóm hiệu quả với CoDX Task

Phần mềm quản lý công việc CoDX Task giải pháp cho doanh nghiệp trong việc quản lý công việc, trong đó tối ưu công đoạn quản lý thời gian nhờ tính năng đặt deadline và nhắc việc hiệu quả. CoDX Task linh hoạt trong khả năng phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ, quản lý công việc theo dự án cá nhân, đội nhóm, phòng ban…

Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK

• Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án 
• Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
• Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
• Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ 
• Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành 

Biết và hiểu được bản chất của định luật Parkinson cá nhân sẽ tối ưu được thời gian làm việc, xác định rõ mục tiêu và lập kế hoạch hoàn thành phù hợp. Bằng cách này, cá nhân hay tổ chức có thể nâng cao năng suất công việc, giảm áp lực thời gian và đảm bảo được sự cân bằng giữa các khía cạnh của cuộc sống. Hy vọng với bài viết về định luật Parkinson mà CoDX cung cấp đã giúp bạn có những thông tin hữu ích để vận dụng vào cách quản lý thời gian, công việc hiệu quả.