Trong môi trường công sở, email chính là phương tiện dùng để kết nối các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau. Tuy nhiên, để thực hiện một email chuyên nghiệp không phải là điều dễ dàng. Vì vậy, CoDX sẽ giới thiệu cho bạn một số mẫu viết email báo cáo công việc chuyên nghiệp, trong bài viết ngay sau đây nhé.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. Tại sao cần chú ý viết email báo cáo chuyên nghiệp?
Một email chuyên nghiệp là một email thể hiện được văn phong, câu từ, nội dung rõ ràng, cấu trúc chuẩn chỉnh, phù hợp với người đọc. Thông qua email đó, người nhận sẽ biết được tính cách, trình độ chuyên môn, cũng như thái độ làm việc của bạn.
Mặt khác, viết email báo cáo chuyên nghiệp cũng là cách thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận. Nó được dùng để giao tiếp hoặc trao đổi thông tin trong quá trình làm việc. Đặc biệt, mẫu viết email báo cáo công việc còn mang ý nghĩa quan trọng dùng để chứng minh các hoạt động, thỏa thuận và dựa vào đó giải quyết một số vấn đề khi cần thiết.
Đó cũng là lý do, tại sao bạn nên chú ý viết email để tránh các rủi ro hoặc tổn thất không mong muốn xảy ra.
2. Mẫu viết email báo cáo công việc chuyên nghiệp GHI ĐIỂM NGAY
Dưới đây là mẫu viết email báo cáo công việc được sử dụng phổ biến, giúp thể hiện sự chuyên nghiệp và mang tính thuyết phục hiệu quả.
To:…………….(1)…………………….
Cc:…………………(2)………………….
Bcc:………………………..(3)…………
Subject: Báo cáo công việc tháng 4 – quý 2/2023
Kính gửi: Anh/chị………….(4)………………..- ………….(5)……….
Tôi tên là Lê Quỳnh Ánh Chi – Nhân viên phòng Marketing công ty ABC XYZ
Theo yêu cầu của…………..(6)……………….về việc báo cáo công việc tháng 4 – quý 2/2023
Qua đó, tôi gửi email này để báo cáo công việc từ ngày 01/4 đến ngày 28/4/2023 theo yêu cầu trước đó.
Báo cáo công việc được trình bày như sau:
(7)………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Mong anh/chị xem lại nội dung và phản hồi email này nếu có thắc mắc hoặc chưa rõ vấn đề. Để tôi thuận lợi nắm bắt thông tin và giải quyết kịp thời.
Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn sự hợp tác và sự đồng hành của Quý doanh nghiệp, cùng anh/chị……………(4)………………….
Kính chúc tập thể công ty ABC XYZ nhiều sức khỏe, thành công và phát triển.
Trân trọng.
Mrs. Lê Quỳnh Ánh Chi
Công ty TNHH ABC XYZ
Địa chỉ: …đường…, phường…, quận…, TP. Hồ Chí Minh
Chức vụ: Nhân viên phòng Marketing
Điện thoại: (028)……………….. – Ext:………………..
Di động: (+84)…………………………
Email: [email protected]
—————–
*Lưu ý các nội dung sau:
- Địa chỉ email người nhận chính
- Địa chỉ email người nhận có thể thấy danh sách người nhận khác
- Địa chỉ email người nhận không thể thấy danh sách người nhận khác
- Tên của người nhận email chính
- Tên chức vụ/ chức danh của người nhận email chính
- Tên thông báo hoặc tên người ra yêu cầu
- Nội dung báo cáo hoặc nội dung này được gửi tệp đính kèm theo trong mail
3 Cấu trúc trình bày của email công việc chuyên nghiệp
Cấu trúc của mẫu viết email báo cáo công việc cần đảm bảo các nội dung như: tiêu đề email, nội dung chính, chữ ký cá nhân. Những nội dung này rất quan trọng trong một email chuyên nghiệp cần phải có.
3.1 Tiêu đề email
Thông thường tiêu đề email sẽ là phần đầu tiên người đọc sẽ chú ý đến trước tiên. Vì vậy, bạn nên ghi một tiêu đề ngắn gọn, thể hiện được nội dung email muốn truyền tải cho người đọc. Để thực hiện điều đó, bạn cố gắng đặt tiêu đề bằng những từ khóa quan trọng làm nổi bật email của mình để không bị bỏ qua.
Tiêu đề email phải đánh vào trọng tâm của nội dung mới gây được sự quan tâm của người nhận và không gây ra các trường hợp hiểu làm hoặc bỏ qua, ảnh hưởng đến thông tin trao đổi giữa các bên liên quan.
Đối với mẫu viết email báo cáo công việc có tính chất quan trọng cần xử lý khẩn cấp, bạn có thể để mức độ quan trọng của nó, ngay đầu tiên và in hoa chúng để trong ngoặc. Tuy nhiên, nó chỉ nên sử dụng trong các tình huống cần thiết, không nên quá lạm dụng ảnh hưởng đến chất lượng tổng duyệt email người nhận.
Ví dụ cách ghi cấp độ quan trọng trong email:
- Tiêu đề: [KHẨN CẤP] Ký kết hợp tác dự án
- Tiêu đề: (GẤP) Thông báo đơn vị chuyển đổi bộ phận
- Tiêu đề: |KHẨN| Báo cáo thay đổi kế hoạch
3.2 Nội dung chính
Nội dung chính được xem như “huyết mạch” khi sử dụng mẫu viết email báo cáo công việc chuyên nghiệp. Tùy vào, mục đích nội dung đó cần thể hiện phù hợp với tính chất email. Do đó, bạn cần phải thể hiện các nội dung rõ ràng và cần có các nội dung quan trọng như sau:
Ghi lời chào:
Để dẫn dắt vào nội dung chính, trước hết bạn nên có một lời chào mở đầu nội dung. Tuy nhiên, lời chào có thể linh động, phù hợp với đối tượng đọc email. Ví dụ như:
- Thể hiện sự thân thiết, gần gũi với người nhận email: Thân chào, Xin chào, Mến chào bạn hoặc Hi bạn, Hi anh/chị,…
- Thể hiện sự kính trọng, lịch sự với người nhận email: Kính gửi hoặc một số từ tiếng anh như Dear Mr/Dear Mrs,…
Lý do viết email:
Trong email, trước khi vào vấn đề thường có các lý do được trình bày trước đó để người nhận dễ dàng nhận biết bạn gửi email này với mục đích là gì? Tiện cho người đọc nắm rõ các thông tin được nêu trong mẫu viết email báo cáo công việc đó. Cách trình bày lý do được thể hiện như sau:
- Sử dụng các gạch đầu dòng để nêu rõ các lý do viết email
- Viết lý do ngắn gọn, súc tích để người đọc hiểu được nội dung muốn truyền tải
- Xuống dòng, phân tách các ý rõ ràng khi cần thiết
Gửi lời cảm ơn:
Để viết lời cảm ơn ấn tượng bạn có thể tham khảo mẫu cảm ơn dưới đây
- Chân thành cảm ơn Anh/chị đã dành ít thời gian đọc qua email này, tôi mong rằng có thể nhận được thư phản hồi sớm nhất từ phía anh/chị
- Cuối cùng, tôi chân thành cảm ơn và hy vọng rằng anh/chị có thể phản hồi nếu như có thắc mắc hoặc chưa rõ vấn đề. Vui lòng phản hồi trong email này, tôi sẽ sẵn sàng trả lời ngay.
- Nếu anh/chị nhận được mail này có thắc mắc hoặc yêu cầu chưa rõ. Hãy phản hồi lại để chúng tôi có thể giải quyết nhanh chóng. Xin chân thành cảm ơn.
3.3 Chữ ký cá nhân
Chữ ký cá nhân trong các mẫu viết email báo cáo công việc đóng vai trò như một tấm danh thiếp, giúp người gửi thêm phần chuyên nghiệp và là cơ sở để người nhận liên hệ lại khi có nhu cầu. Do đó, người gửi mail nên có thêm phần chữ ký cá nhân trong email của mình. Tóm lại, nó sẽ gây được ấn tượng mạnh và mang lại giá trị thương hiệu cá nhân trong mắt đối tác, khách hàng hoặc cấp trên của mình.
4. Mẹo viết mail báo cáo chuyên nghiệp chuẩn nhất
Một số mẹo viết email báo cáo sẽ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp như: dùng từ lịch sự, tiêu chuẩn tiếng Việt; trình bày rõ ràng; không dùng chữ viết tắt; kiểm tra nội dung sau khi viết,…
4.1 Dùng từ lịch sự, tiêu chuẩn tiếng Việt
Khi viết email gửi cho khách hàng hay đối tác, người viết email nên sử dụng các câu từ dễ hiểu, ngắn gọn, để thể hiện lịch sự, tôn trọng dành cho đối phương. Quan trọng hơn, bạn nên sử dụng mẫu viết email báo cáo công việc với cấu trúc câu tiếng Việt, mạch lạc, trôi chảy giúp người nhận hiểu rõ ý bạn muốn truyền tải và thu hút người đọc hơn.
4.2 Trình bày rõ ràng
Với những mẫu viết email báo cáo công việc chứa nhiều thông tin hoặc email dài, thông thường nó sẽ được sắp xếp bố cục và phân chia cấu trúc email sao cho hợp lý và có tính kết nối với nhau, để đảm bảo nội dung được trình bày rõ ràng.
Có thể thấy, cách trình bày rất quan trọng trong email. Nếu nó được trình bày rõ ràng sẽ khiến email đó không bị dài dòng, lan man cho người đọc, và tập trung vào nội dung chính để không bị bỏ qua email.
4.3 Không dùng chữ viết tắt
Hầu như mọi người sử dụng chữ viết tắt như một thói quen hàng ngày, điều này không hẳn là xấu nhưng khi viết mail, bạn nên hạn chế sử dụng nó để tránh gây ra người đọc cảm thấy khó chịu hoặc hiểu sai ý của mình.
Tuy nhiên, bạn vẫn được sử dụng chữ viết tắt trong mẫu viết email báo cáo công việc, khi từ viết tắt đó được sử dụng phổ biến, tuy nhiên cũng không nên lạm dụng nó quá mức. Lưu ý, khi viết email gửi cho đối tác, bạn không được sử dụng bất kỳ từ viết tắt nào trong email.
4.4 Kiểm tra nội dung sau khi viết
Chủ quan sau khi hoàn thành viết email là tình trạng vẫn thường xảy ra với nhiều người. Sau khi viết xong email, họ không có thói quen kiểm tra lại nội dung của mình đã phù hợp hay chưa?
Đặc biệt với lỗi chính tả, người viết có xu hướng không kiểm tra kỹ nên email có nhiều sai sót. Để giải quyết tình trạng này, bạn nên xem đi xem lại nhiều lần để không bỏ qua bất cứ lỗi sai sót nào.
Ngoài ra, bạn cần phải kiểm tra lại file đính kèm trong email, nó có đúng tệp bạn muốn gửi hay không? Hoặc có thiếu file cần gửi không? Để từ đó, đảm bảo mọi thông tin, nội dung email đã được chính xác nhất trước khi xác nhận gửi email.
Viết email như là một cách phản ánh thái độ làm việc của mỗi người, thông qua cách trình bày, sắp xếp và câu từ được thể hiện trong email đó. Vì vậy, bạn cần trau dồi kỹ năng viết email nhiều hơn, nó sẽ hỗ cho rất nhiều trong công việc và cuộc sống của mình đó.
Những nội dung trên, CoDX mong rằng sẽ mang lại cho bạn nhiều thông tin hữu ích về mẫu viết email báo cáo công việc để thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc của mình. Nếu có câu hỏi thắc mắc, bạn đừng ngại liên hệ với chúng tôi nhé.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức doanh nghiệp: https://businesswiki.codx.vn
Bài viết liên quan: