Cách viết báo cáo công việc cho sếp chuyên nghiệp

Cách viết báo cáo công việc cho sếp là một kỹ năng quan trọng mà bất cứ nhân viên nào cũng cần nắm được. Điều này không chỉ giúp bạn tăng khả năng phân tích dữ liệu mà còn tạo được ấn tượng tốt đối với ban lãnh đạo. Cùng tìm hiểu cách viết báo cáo hàng ngày chuyên nghiệp ngay bên dưới.

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

1. Báo cáo công việc là gì?

Báo cáo công việc là một tài liệu trình bày thông tin về các hoạt động, tiến độ và kết quả của một dự án, nhiệm vụ hoặc công việc trong một thời gian nhất định. 

cách viết báo cáo công việc
Cách viết báo cáo công việc chuyên nghiệp rất quan trọng đối với mỗi nhân viên

Báo cáo này thường được sử dụng trong môi trường công sở hoặc một tổ chức nhằm giám sát và đánh giá hiệu quả của các hoạt động đang thực hiện. Từ đó, đảm bảo được tiến độ hoặc đưa ra các giải pháp kịp thời nếu có vấn đề. 

Hiện nay, có nhiều loại báo cáo được thực hiện theo các khoảng thời gian khác nhau. Có thể là báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hoặc theo một tần suất nhất định mà doanh nghiệp, tổ chức đề ra. 

Theo đó, cách viết báo cáo công việc cần được thống nhất giữa các bộ phận nhân viên và cấp quản lý. Cũng như phải thực hiện một cách chuyên nghiệp, trung thực.

2. Cách viết báo cáo công việc cho Sếp hàng ngày, tuần, …

Về hình thức trình bày, có hai cách viết báo cáo công việc cho Sếp thường được nhiều người tìm kiếm là: 

  • Cách viết báo cáo công việc trên Excel
  • Cách viết báo cáo công việc trên Word
Cách viết báo cáo công việc cho Sếp
Hai cách viết báo cáo công việc thường gặp là viết trên Excel và Word

2.1 Cách viết báo cáo công việc trên Excel

Dùng excel để viết báo cáo công việc được rất nhiều người áp dụng bởi có thể nói đây là công cụ cơ bản nhất mà ai cũng biết sử dụng. 

cách viết báo cáo công việc trên file Excel
Mẫu báo cáo công việc trên file Excel

Sau đây là  cách viết báo cáo công việc hằng ngày trên Excel hoàn chỉnh là:

  • Bước 1: Xác định mục tiêu báo báo bao gồm các đề mục như tiến độ, kết quả, khó khăn, các chỉ số liên quan,…
  • Bước 2: Tạo bảng tính Excel, các cột dòng tương ứng với thông tin báo cáo
  • Bước 3: Điền các thông tin vào bảng
  • Bước 4: Tạo các bảng biểu, đồ thị thích hợp
  • Bước 5: Định dạng và kiểm tra lại cách trình bày báo cáo

Cách viết báo cáo công việc bằng Excel không quá xa lạ với nhiều người. Tuy nhiên, công cụ này cũng có một số ưu nhược điểm nhất định.

Ưu điểm

  • Excel là một phần mềm phổ biến và đã quen thuộc với nhiều người, vì vậy có thể tiết kiệm thời gian để đào tạo. Ngoài ra còn có thể sử dụng hoàn toàn miễn phí.
  • Các phép tính trên Excel được thực hiện bằng các hàm lệnh cơ bản và có thể áp dụng với khối lượng dữ liệu lớn.
  • Excel cung cấp nhiều tùy chọn để tạo bảng biểu và đồ thị giúp trực quan hóa thông tin, báo cáo trở nên dễ hiểu hơn.
  • Bạn có thể sử dụng Excel để thay thế cho các ứng dụng quản lý giờ làm việc, danh sách công việc cần làm, tiến độ thực hiện,… Các mẫu có sẵn cũng được chia sẻ rất nhiều trên mạng xã hội.

Nhược điểm

Cách viết báo cáo công việc hằng ngày bằng Excel đôi khi cũng có nhiều nhược điểm dẫn đến các vấn đề bất cập như:

  • Khi báo cáo công việc có nhiều dữ liệu, Excel có thể trở nên chậm, đôi khi tự đóng khi chưa lưu dữ liệu.
  • Các mẫu báo cáo Excel có nhiều trên mạng, nhưng lại không phù hợp với doanh nghiệp. Vì vậy, bạn cần có nhiều kỹ năng cũng như thủ thuật để điều chỉnh một mẫu báo cáo riêng biệt.
  • Khi nhập dữ liệu thủ công, có thể xảy ra một số sai sót và không thể lưu trữ các thông tin, kết quả công việc  mà nhân viên báo cáo.
  • Khi nhiều người cùng làm việc trên một file Excel, rất dễ xảy ra lỗi do xung đột cấu hình máy và mất dữ liệu.

2.2 Cách viết báo cáo công việc trên word

Bên cạnh Excel, viết báo cáo công việc cho sếp bằng Word cũng được nhiều người áp dụng. 

cách viết báo cáo công việc trên file Word
Mẫu báo cáo công việc trên file Word

Các bước thực hiện như sau:

  • Bước 1: Tạo file Word mới, thêm trang bìa bao gồm thông tin liên quan đến báo cáo và tạo mục lục.
  • Bước 2: Viết nội dung báo cáo, sắp xếp, viết các đề mục theo thứ tự phù hợp.
  • Bước 3: Thêm biểu đồ hoặc hình ảnh minh họa
  • Bước 4: Định dạng và trình bày báo cáo một cách dễ đọc, nổi bật những nội dung quan trọng.
  • Bước 5: Kiểm tra sau đó chỉnh sửa.

Là một công cụ phổ biến, tuy nhiên cách viết báo cáo công việc trên Word cũng có ưu và nhược điểm riêng biệt.

Ưu điểm

  • Dễ sử dụng và miễn phí.
  • Có nhiều tính năng đa dạng như bảng biểu, đồ thị, hình ảnh,…
  • Có thể sử dụng trên nhiều hệ điều hành.
  • Cách trình bày dễ dàng và có thể tùy chỉnh bất cứ lúc nào.
cách viết báo cáo công việc trên file Word
Cách viết báo cáo công việc hằng ngày cho Sếp bằng Word cũng rất phổ biến và dễ dàng

Nhược điểm

  • Khi báo cáo có quá nhiều dữ liệu, Word có thể bị đơ và tự động đóng khi chưa lưu dữ liệu.
  • Word không thể phân tích dữ liệu và tính toán các chỉ số.
  • Nhiều người cùng làm việc trên một file Word có thể gây ra tình trạng xung đột gây mất dữ liệu.
  • Chỉ thích hợp cho các loại báo cáo trung bình hoặc nhỏ với mức độ đơn giản và không cần phân tích dữ liệu nhiều.

2.3 Trình bày và nộp báo cáo công việc qua mail

Khi đã lựa chọn cách viết báo cáo công việc phù hợp, việc tiếp theo bạn cần làm là nộp báo cáo qua mail cho Sếp. Cách trình bày một mẫu viết email báo cáo công việc khi gửi mail báo cáo có thể là điều mà bạn cần lưu ý. 

Hãy mở đầu mail bằng một lời chào trân trọng, lịch sự. 

Phần thân nội dung cũng không nên quá dài dòng, chú ý hai tiêu chí “đúng” và “đủ”.

Cụ thể, một mail báo cáo công việc cần có các nội dung cơ bản sau đây:

  • Tạo chủ đề mail ngắn gọn, thể hiện rõ nội dung chính của bản báo cáo.
  • Bắt đầu mail với lời chào.
  • Trình bày sơ lược về thông tin cá nhân (chức vụ, phòng ban,…).
  • Trình bày ngắn gọn các đề mục lớn của báo cáo.
  • Miêu tả sơ lược kết quả đạt được, kế hoạch tiếp theo, cam kết và yêu cầu hỗ trợ (nếu có).
  • Kết thúc mail bằng lời cảm ơn người nhận đồng thời bày tỏ sự quan tâm về lời phản hồi của họ.
  • Đính kèm các file báo cáo, chữ ký và thông tin liên hệ.
  • Kiểm tra toàn bộ nội dung sau đó gửi mail.

Cách gửi mail báo cáo công việc cho các cấp quản lý cần được thực hiện một cách chuyên nghiệp và chuẩn chỉnh. 

3. Tại sao cần có kỹ năng viết báo cáo chuyên nghiệp?

Cách viết báo cáo công việc chuyên nghiệp là một kỹ năng mà bất kỳ nhân viên nào cũng nên có bởi nó mang lại nhiều lợi ích như:

  • Đây là quá trình giúp nhân viên có thể nhìn lại những kết quả công việc mà bản thân đã đạt được.
  • Giúp diễn đạt những hiệu quả làm việc đến đồng nghiệp, quản lý và khách hàng.
  • Nhìn nhận năng lực làm việc hiện tại và đưa ra những giải pháp hiệu quả để cải thiện, phát triển bản thân hơn. 
  • Phát hiện vấn đề của công việc và tìm cách giải quyết chúng.
Tại sao cần có kỹ năng viết báo cáo chuyên nghiệp?
Kỹ năng viết báo cáo công việc chuyên nghiệp rất quan trọng với mỗi nhân viên

Ngoài ra, một nhân viên có thể viết báo cáo công việc chuyên nghiệp, chi tiết sẽ nhận được đánh giá cao từ các cấp lãnh đạo. Bạn sẽ sẽ nhận được sự tin tưởng và gia tăng cơ hội thăng tiến lên các vị trí cao hơn.

4. Một số lưu ý khi làm báo cáo hàng ngày, tuần

Mặc dù cách viết báo cáo công việc của bạn có tốt đến mấy, vẫn có một số điểm lưu ý cần nắm để tránh sai sót như sau:

  • Sử dụng mẫu báo cáo của công ty (nếu có): nếu công ty bạn có mẫu báo cáo sẵn, hãy sử dụng theo đúng quy định của công ty để tạo sự nhất quán, chuyên nghiệp.
  • Hỏi về những nội dung yêu cầu cần có trong báo cáo: trước khi bắt đầu viết báo cáo, hãy hỏi Sếp những thông tin cần có để tránh mất thời gian phân tích những nội dung không cần thiết.
  • Trình bày rõ ràng: trong quá trình viết báo cáo, hãy trình bày nội dung theo thứ tự, rõ ràng, logic để giúp người đọc dễ dàng nắm được nội dung toàn thể của báo cáo.
  • Sử dụng từ ngữ chuyên nghiệp: ở lĩnh vực khác nhau sẽ có những từ ngữ chuyên ngành khác nhau. Vì thế, hãy tìm hiểu và dùng chúng trong báo cáo để chuyên nghiệp hơn.
  • Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi báo cáo: sau khi hoàn thành báo cáo, cần kiểm tra lại lần cuối các lỗi như chính tả, thông tin, số liệu đã đầy đủ và chính xác chưa.

5. Viết báo cáo công việc chuyên nghiệp với CoDX Task

Nắm được cách viết báo cáo công việc chuyên nghiệp không chỉ giúp quản lý hoặc cấp trên có cái nhìn tổng quan về tiến độ công việc mà còn giúp tăng cường hiệu suất làm việc. CoDX hy vọng rằng, cách viết báo cáo hàng ngày cho Sếp sẽ không còn là nỗi lo của bất kỳ nhân viên nào. Ngoài ra, nếu bạn đang gặp khó khăn trong vấn đề quản lý công việc thì hãy liên hệ ngay CoDX để trải nghiệm dùng thử CoDX Task nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

  • Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
  • Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
  • Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
  • Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Liên quan: