Mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel CHI TIẾT [Tải bảng chuẩn]

Bảng lập kế hoạch công việc bằng Excel vừa đơn giản, vừa hiệu quả. Bạn đang tìm kiếm mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel, tuy nhiên giữa vô vàn biểu mẫu đến từ các nguồn khác nhau bạn không tìm được lựa chọn phù hợp cho mình. Để tránh mất thời gian, công sức trong quá trình tìm mẫu lịch làm việc tuần phù hợp, CoDX sẽ chia sẻ đến bạn 3 mẫu bảng kế hoạch công việc bằng Excel phổ biến, dễ áp dụng nhất. Cùng theo dõi bài viết nhé!

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Tải mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel [bảng kế hoạch chuẩn]

Sau khi tìm kiếm và chọn lọc kỹ càng, CoDX nhận thấy mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel theo ngày, tháng và biểu đồ Gantt đầy đủ và dễ sử dụng nhất. Cùng tham khảo ngay sau đây:

1.1 Bảng mẫu lập kế hoạch công việc hàng ngày trên Excel

Quản lý tiến độ công việc hàng ngày sẽ giúp nhà quản trị nắm bắt được tiến độ công việc theo đúng kế hoạch đã đề ra. Dựa vào đó mà người quản lý có thể phân chia thời gian, công việc hợp lý với từng người phụ trách.

Một bảng kế hoạch công việc theo ngày đầy đủ cần có những nội dung sau:

• Các công việc cần thực hiện
• Người thực hiện
• Thời gian, thời hạn cho từng công việc
• Nội dung công việc chi tiết

1.2 Bảng mẫu lập kế hoạch công việc tuần, tháng bằng Excel chuẩn

Khác với bảng kế hoạch công việc theo ngày, mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel theo tuần, tháng đòi hỏi nhiều thông tin hơn. Điều này giúp người quản lý cũng như nhân viên dễ dàng hình dung được các công việc cần hoàn thành và những mục tiêu cần đạt được. Nội dung chính của một mẫu lịch làm việc tuần, tháng bao gồm những thông cần thiết như sau:

• Tên doanh nghiệp, đơn vị và phòng ban trực thuộc.
• Thời gian thực hiện bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc.
• Mục tiêu và yêu cầu của mẫu kế hoạch làm việc tuần excel
• Người thực hiện.
• Thiết bị, công cụ hỗ trợ và thông tin cần thiết để thực hiện kế hoạch
• Phương án dự bị cho các trường hợp rủi ro có thể xảy ra

Liên quan: Bảng tiến độ thi công chuyên nghiệp – Tải miễn phí Mẫu timeline công việc excel chuyên nghiệp Phần mềm nhắc nhở công việc tốt nhất

1.3 Mẫu bảng lập kế hoạch biểu đồ Gantt trên Excel

Biểu đồ Gantt là miêu tả trực quan, phản ánh về các giai đoạn của dự án và các đối tượng liên quan khác. Biểu đồ hoạt động bằng cách sử dụng các thanh mã màu nằm trên chế độ xem lịch ngang. Để thuận tiện hơn trong việc theo dõi, bạn có thể thiết lập màu sắc cho từng nhóm.

Với hình thức trình bày đơn giản, mẫu lập kế hoạch công việc bằng excel biểu đồ Gantt giúp người quản lý nắm được rõ ràng các thông tin của dự án và giúp người lập kế hoạch có cái nhìn tổng quan hơn về dự án. Ngoài ra, sơ đồ Gantt về kế hoạch công việc còn cho phép người dùng tùy chọn chế độ danh sách hiển thị nhiệm vụ sinh động giúp người dùng dễ dàng theo dõi, nắm bắt hơn.

TẢI NGAY BẢNG LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC BẰNG EXCEL

>> Sử dụng giải pháp phần mềm thay thế:

• 10 App quản lý công việc trên điện thoại hiệu quả nhất
• Phần mềm quản lý dự án miễn phí được dùng nhiều

2. Cách xây dựng bảng kế hoạch công việc bằng excel hiệu quả

Để có thể lập một bảng kế hoạch công việc Excel hiệu quả, người quản lý cần trải qua nhiều quy trình khác nhau, song song đó luôn cân nhắc và sửa đổi để phù hợp với mục tiêu và quy mô doanh nghiệp của mình. 

2.1 Sử dụng mô hình SMART để xác định mục tiêu

Trước khi xây dựng mẫu lập kế hoạch công việc bằng excel bạn cần phải xác định được khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành các mục tiêu của dự án. Doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng nguyên tắc SMART để xác định mục tiêu và tính khả thi của dự án. Mô hình SMART sẽ giúp doanh nghiệp định hình rõ ràng lộ trình làm việc cũng như tối ưu hóa kết quả đạt được.

Sau đây là 5 tiêu chí dùng để tạo nên một mẫu lập kế hoạch triển khai dự án hoàn chỉnh:

• Specific: Xác định mục tiêu rõ ràng, cụ thể.
• Measurable: Chắc chắn rằng mục tiêu của bạn có thể đo lường được.
• Attainable: Đặt ra những mục tiêu có khả năng thực hiện được, phù hợp với năng lực của doanh nghiệp
• Relevant: Tương như khả năng thực hiện được, kế hoạch cần có tính thực tế.
• Time-bound: Chỉ định thời gian thực hiện mục tiêu sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến khả năng thành công của dự án và cũng là đòn bẩy thúc đẩy sự nỗ lực của nhân viên.

Tìm hiểu chi tiết tại bài viết “Mô hình SMART là gì kèm ví dụ cụ thể”

2.2 Ước lượng nguồn lực hiện có

Sau khi xác định được mục tiêu cần hướng đến, tiếp theo doanh nghiệp cần ước lượng được tài nguyên và nguồn lực triển khai. Các nguồn lực kể đến ở đây có thể là: Tài liệu, không gian, chuyên gia tư vấn, ngân sách và nhân công của doanh nghiệp. Để có thể xác định được nguồn lực của doanh nghiệp một cách chính xác, người quản lý cần trả lời những câu hỏi sau đây:

• Dự án này cần bao nhiêu ngân sách?
• Số tiền đó sẽ đến từ đâu?
• Cần công cụ hay phần mềm đặc biệt nào để phục vụ dự án hay không?

2.3 Lên nội dung cho bảng kế hoạch công việc

Lên nội dung kế hoạch là công việc chính trong quy trình. Nội dung trong mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel cần trình bày đầy đủ các nội dung cần thiết để người quản lý dễ dàng theo dõi và triển khai thực hiện. Một bảng kế hoạch hoàn thiện cần có những nội dung sau đây:

• Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc công việc.
• Nội dung công việc cần làm.
• Mục tiêu cần đạt được.
• Tên người chịu trách nhiệm.
• Phương án dự phòng rủi ro.
• Kết quả thực tế.

2.4 Phân công thực hiện

Bước tiếp theo để chuẩn bị cho một mẫu kế hoạch công việc bằng excel đó là phân công người thực hiện. Đây là một bước cực kỳ quan trọng để chắc chắn rằng mọi nhiệm vụ sẽ được hoàn thành kịp thời và nhanh chóng. Người quản lý cần phân công rõ ràng công việc cho từng cá nhân để họ có thể nắm rõ công việc cũng như nhiệm vụ của mình tránh trường hợp nhầm lẫn. Một số vấn đề mà nhà quản lý cần lưu ý khi phân công nhiệm vụ:

• Phân công đúng người, đúng thời điểm với khối lượng công việc phù hợp.
• Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết liên quan đến công việc.
• Đề cao và khuyến khích nhân viên chủ động phản hồi và cập nhật tiến độ công việc,

2.5 Thực thi bảng kế hoạch công việc

Cuối cùng, khi bạn đã có thể đảm bảo nguồn nhân lực cũng như tiềm lực tài chính thì đây là thời điểm kế hoạch của bạn được thực hiện. Hãy tạo bảng quản lý công việc bằng Excel để thuận tiện trong việc quan sát, theo dõi và triển khai kế hoạch hơn. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tạo lập bảng kế hoạch thì có thể tham khảo 3 mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel mà CoDX gợi ý trên đây. 

>>> Xem ngay: Mẫu báo cáo công việc file Google Sheet chuyên nghiệp dễ dùng

3. Tạo mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel cần lưu ý điều gì?

Lập kế hoạch luôn là việc làm yêu cầu sự đầu tư tỉ mỉ về thời gian lẫn phương pháp. Để có thể xây dựng một mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel tốt bạn cần lưu ý những chi tiết sau:

3.1 Lập bảng kế hoạch công việc với kế hoạch rõ ràng chi tiết

Một bảng kế hoạch công việc càng chi tiết, rõ ràng thì càng dễ thực hiện. Do đó, việc xây dựng một bản kế hoạch khoa học, logic sẽ giúp người quản lý cũng như người thực hiện nắm bắt được nhiệm vụ một cách nhanh chóng. Đây cũng là phương pháp giúp cho nhà quản lý không bị bỏ sót công việc hoặc nhầm lẫn trong quá trình thực hiện.

Xem thêm về Todolist là gì để lên checklist kế hoạch hiệu quả

3.2 Không nên “nhồi nhét” quá việc vào bảng kế hoạch công việc

Đây là một tình trạng khá phổ biến hay gặp phải ở một số người quản lý “tham công tiếc việc”. Họ luôn mắc kẹt trong núi công việc nhưng lại không hoàn thành công việc nào trọn vẹn. Do đó, để làm việc một cách thông minh bạn nên ưu tiên giải quyết những công việc quan trọng và khẩn cấp trước. Những nhiệm vụ không thật sự quan trọng thì có thể sắp xếp vào thời gian sau.

3.3 Cần có nội dung kết quả công việc

Với những mẫu kế hoạch công việc bằng Excel, bạn cần bổ sung thêm các thông tin liên quan đến tiến độ công việc đã hoàn thành hay chưa để dễ dàng theo dõi. Ngoài ra, việc bổ sung mục kết quả công việc cũng cần thiết vì nó sẽ giúp người quản lý đánh giá, so sánh so với kế hoạch ban đầu.

4. Dùng mẫu bảng kế hoạch công việc bằng excel có thực sự hiệu quả?

Excel là một trong những công cụ hỗ trợ quản lý công việc được nhiều doanh nghiệp áp dụng vào quy trình làm việc. Điều này là vì tính dễ sử dụng, thao tác và có nhiều tính năng hữu ích sẵn có mà người dùng có thể khai thác, phục vụ cho việc quản lý và lập kế hoạch. Cụ thể các lợi ích người dùng nhận được khi dùng mẫu lập kế hoạch công việc bằng excel:

• Thao tác đơn giản: Với các thao tác đơn giản, gần gũi Excel cho phép người dùng chủ động trong cách sắp xếp công việc hiệu quả và tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng.
• Đa dạng công cụ phân tích: Excel cho phép người quản lý miêu tả trực quan, sinh động bản kế hoạch với các bảng biểu, đồ thị,…đa màu sắc.
• Dễ dàng quan sát và theo dõi công việc: Với giao diện đơn giản, chỉ cần vào Excel bạn đã có thể nắm gọn tình trạng công việc của cả tuần/tháng.
• Giao diện bắt mắt: Khi làm việc với Excel bạn có thể linh hoạt sử dụng màu sắc để phân công việc theo tính chất quan trọng hoặc gom nhóm các công việc có liên quan với nhau.

Tuy vậy, Excel vẫn còn một số hạn chế và bất tiện khi sử dụng trong môi trường làm việc như: Không gian lưu trữ ít, không cho phép chia sẻ và chuyển tiếp dữ liệu trực tuyến, tính kết nối không cao,…Do đó, nếu doanh nghiệp của bạn đang vận hành với quy mô lớn và số lượng nhân viên nhiều thì nên sử dụng công cụ hỗ trợ khác thay vì Excel.

5. Giải pháp lập kế hoạch khoa học với CoDX Task 

Bên cạnh việc mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ để mang lại hiệu quả tốt hơn. CoDX Task là phần mềm quản lý công việc đã đồng hành cùng 100+ doanh nghiệp trong quá trình gia tăng năng suất. Vậy đâu là lý khiến phần mềm CoDX được yêu thích đến vậy? 

Một phần mềm lập kế hoạch công việc tốt thì phải đáp ứng được những yêu cầu của người dùng: Kết quả mang lại, nhanh chóng, tiện lợi, thông minh,… CoDX Task sở hữu nhiều tính năng ưu việt có thể hỗ trợ người quản lý sắp xếp, quản lý công việc. 

Các ưu điểm nổi bật của phần mềm CoDX Task:

• Dashboard: Giúp người quản lý xem nhanh chóng những thống kê về tình trạng công việc, thống kê công việc hoàn thành và thời gian thực hiện trong tháng.
• Giao việc cho 1 hoặc nhiều bộ phận hoặc cá nhân cụ thể. Theo dõi được tình trạng và tiến độ xử lý công việc thông qua nhiều giao diện khác nhau (Schedule, Kanban, Calendar, List – Details,…)
• Xét duyệt đăng ký công việc của nhân viên và xét duyệt gia hạn deadline.
• Báo cáo ở nhiều dạng giao diện khác nhau như dashboard, report, list,…Người quản lý có thể chủ động lọc lại dữ liệu theo tính chất công việc.

Tham khảo giải pháp: Phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí và có phí được ưa chuộng Phần mềm theo dõi công việc đảm bảo tiến độ

Bài viết trên đã cung cấp cho bạn những thông tin cần biết về mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel. Nếu bạn muốn quản lý doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn thì có thể tham khảo phần mềm quản lý công việc CoDX. Liên hệ ngay với CoDX để nhận thông tin cụ thể và chiết khấu riêng cho doanh nghiệp bạn nhé

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Tin liên quan:

• Lập kế hoạch kinh doanh cho người mới bắt đầu
• Mẫu lập kế hoạch kinh doanh trên word chuyên nghiệp