Bạn thường xuyên trễ deadline, bỏ lỡ công việc hay thậm chí quên lịch họp? Một trong những giải pháp để hạn chế tối đa tình trạng này là sử dụng phần mềm quản lý thời gian.
Đặc biệt đối với các doanh nghiệp, ứng dụng quản lý thời gian hay app nhắc nhở thời gian là công cụ hữu hiệu để sắp xếp công việc và kiểm tra tiến độ. Cùng CoDX tìm hiểu các app quản lý thời gian biểu sử dụng điện thoại và trên máy tính qua bài viết dưới đây.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
Cùng chủ đề:
- Cách ứng dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower
- 5 Nguyên tắc vàng trong quản lý thời gian hiệu quả
- 5 Nguyên nhân gây lãng phí thời gian điển hình
1. 5 Phần mềm quản lý thời gian sử dụng máy tính chuyên nghiệp
Trên máy tính, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng 5 ứng dụng quản lý thời gian hiệu quả sau:
1.1 Phần mềm quản lý thời gian CoDX Task
CoDX Task là ứng dụng quản lý thời gian được trang bị nhiều tính năng giúp người dùng sắp xếp thời gian giữa các công việc, đồng thời tích hợp tính năng phân công, giao việc trực tuyến dễ dàng.
Phần mềm còn giúp mỗi cá nhân trong team quản lý tốt mục tiêu, đầu việc được giao. Đồng thời, cấp quản lý nắm rõ mọi quy trình công việc, người chịu trách nhiệm, mức độ ưu tiên và tiến độ thực hiện công việc ra sao để kịp thời nhắc nhở.
Tính năng nổi bật:
- Lên kế hoạch công việc thông minh: Với CoDX Task, doanh nghiệp có thể tổ chức sắp xếp công việc theo thẻ Kanban ứng với mỗi khung thời gian khác nhau.
- Thiết kế To do list theo ngày: App nhắc nhở thời gian này có thể tạo checklist công việc theo ngày dễ dàng, giúp doanh nghiệp liên tục cập nhật được tiến độ và thời gian hoàn thành công việc.
- Quản lý trực tuyến: Với CoDX Task, doanh nghiệp có thể theo dõi, quản lý công việc cá nhân, phòng ban trực tuyến với các thông số chi tiết như giờ thực hiện, tỷ lệ hoàn thành đúng hạn,…
Hạn chế: Phần mềm tuổi đời còn nhỏ nên chưa tiếp cận được đến nhiều người dùng, doanh nghiệp.
Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK
- Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án
- Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
- Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
- Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ
- Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Task cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
1.2 Ứng dụng quản lý thời gian miễn phí Google Calendar
Google Calendar là phần mềm quản lý thời sử dụng máy tính gian quen thuộc, được nhiều người sử dụng để ghi chú công việc, cuộc hẹn, sự kiện và nhắc nhở theo các cột mốc thời gian. Không chỉ giúp quản lý thời gian cá nhân, ứng dụng còn thường được sử dụng để quản lý thời gian đội nhóm, lên lịch họp, phỏng vấn,…rất phù hợp với môi trường làm việc tập thể.
Chỉ cần có tài khoản Google, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập và sử dụng app quản lý thời gian này hoàn toàn miễn phí.
Tính năng nổi bật:
- Chia sẻ lịch làm việc, sự kiện với nhiều người, chỉ cần qua tài khoản Google của họ.
- Gửi thông báo nhắc nhở công việc khi sắp đến giờ thực hiện/deadline.
- Có App quản lý thời gian sử dụng điện thoại, tích hợp với dữ liệu đã thiết lập trên máy tính.
- Không gian lưu trữ lớn, hạn chế gửi thư spam đến cho người dùng.
Hạn chế:
- Giao diện đơn giản, không được tự thiết kế hay trang trí quá nhiều.
- Đôi khi, người dùng sẽ không nhận được lời mời hoặc cập nhật thông tin từ Google Calendar.
1.3 Công cụ quản lý thời gian sử dụng trên máy tính Todoist
Với giao diện tối giản và các tiện ích hữu dụng, Todoist giúp bạn nâng cao kỹ năng quản lý thời gian với các tính năng tạo danh sách công việc cá nhân hoặc theo dự án, phân loại và sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên. Đây là phần mềm quản lý thời gian sử dụng máy tính phù hợp với các công việc có quy mô lớn, có nhiều sự phân cấp trong nhiệm vụ.
Cũng là một “người con” của Google, do đó Todolist có thể tích hợp với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái như Google Calendar hay Outlook, nâng cao hiệu quả trong việc quản lý thời gian và công việc.
Tính năng nổi bật:
- Cho phép phân chia luồng công việc, tác vụ theo deadline và dự án trong khi người dùng đang nhập dữ liệu mới.
- Tích hợp trợ lý ảo Siri và Alexa, gia tăng khả năng làm việc hiệu quả.
- Có thể phân loại, sắp xếp công việc theo mục tiêu.
- Cung cấp các mẫu quản lý thời gian, công việc có sẵn chuyên nghiệp.
Hạn chế:
- Còn hạn chế ở khía cạnh giao diện và tính năng so với những phần mềm khác trong hệ sinh thái Google.
- Tính năng phân chia nhiệm vụ con (subtask) chưa thật sự hiệu quả, người dùng vẫn còn gặp khó khăn trong việc khởi tạo nhiệm vụ và thời gian.
- Phiên sử dụng miễn phí còn hạn chế khá nhiều về mặt tính năng, nếu muốn sử dụng đầy đủ hơn thì người dùng cần chi trả thêm cho bản Premium.
1.4 Phần mềm quản lý thời gian sử dụng máy tính Tick Tick
Tick Tick vẫn thường được ví von là “bản sao” của phần mềm Todolist với thiết kế giao diện và tính năng giống đến 90%. Tuy nhiên Tick Tick vẫn nổi bật hơn với những tính năng thú vị như bộ đếm trong phương pháp tập trung pomodoro – phương pháp đếm thời gian làm việc, nghỉ ngơi hiệu quả nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.
Bên cạnh việc quản lý thời gian, Tick Tick còn cho phép người dùng tương tác qua lại trên cùng 1 hệ thống, thuận tiện cho việc trao đổi công việc.
Tính năng nổi bật:
- Chi phí để hoạt động ở bản đầy đủ tính năng rẻ hơn so với các phần mềm khác.
- Nhắc nhở thời gian thực hiện công việc mỗi ngày.
- Kết nối online với mạng Internet và dùng được trên nhiều thiết bị .
- Cho phép chia sẻ danh sách công việc cá nhân lên hệ thống mạng xã hội.
Hạn chế:
- Khả năng xử lý dữ liệu của Tick Tick không tốt bằng Todolist.
- Không có khả năng liên kết với ứng dụng Lịch trên cùng 1 hệ điều hành và thiết bị.
- Phiên bản sử dụng miễn phí của Tick Tick còn hạn chế rất nhiều về tính năng và dung lượng lưu trữ. Nếu muốn sử dụng nhiều hơn thì người dùng cần nâng cấp lên phiên bản Premium.
1.5 Ứng dụng quản lý thời gian Google Task
Google Tasks là phần mềm quản lý thời gian biểu sử dụng máy tính đơn giản, hiệu quả nằm trong hệ sinh thái Google.
Công cụ cho phép tùy chỉnh danh sách công việc, thiết lập nhắc nhở và gửi nhiệm nhiệm vụ đến cá nhân một cách dễ dàng. Ngoài ra, Google Tasks còn có thể tích hợp với Gmail và Google Calendar, giúp bạn rút ngắn thời gian và tối ưu quy trình làm việc.
Tính năng nổi bật:
- Đồng bộ hóa dữ liệu khi sử dụng cả trên máy tính và điện thoại.
- Tạo ghi chú đơn giản và thiết lập nhắc nhở thực hiện công việc dễ dàng.
- Đánh dấu hiển thị các công việc đã hoàn thành rõ ràng, chi tiết, giúp người sử dụng không bị nhầm lẫn với các công việc còn lại.
Hạn chế:
- Chỉ phù hợp sử dụng cho các dự án có khối lượng công việc ít, cấp bậc phân nhánh đơn giản.
- Không có tính năng thiết lập những công việc định kỳ, lặp lại.
- Không thể tùy chỉnh và sắp xếp công việc linh hoạt. Bởi vì phần mềm được thiết kế mặc định sắp xếp công việc theo tên hoặc deadline.
2. 5 Ứng dụng, app quản lý thời gian sử dụng điện thoại
Sử dụng phần mềm quản lý thời gian trên điện thoại, nhân sự có thể dễ dàng kiểm tra tiến độ, thời gian làm việc mọi lúc mọi nơi.
Dưới đây là 5 ứng dụng quản lý và nhắc nhở thời gian sử dụng trên điện thoại tốt nhất hiện nay:
2.1 App nhắc nhở thời gian CoDX Task
Không chỉ dừng lại ở phần mềm trên máy tính, CoDX Task đã được nâng cấp và phát triển để có thể vận hành trên nền tảng điện thoại cho cả hệ điều hành iOS và Android.
Phần mềm quản lý thời gian trên điện thoại CoDX Task cho phép cấp quản lý theo dõi tiến độ, tình trạng công việc của từng cá nhân/nhóm/phòng ban dựa trên thời gian thực hiện. Ngoài ra, người dùng có thể tạo checklist công việc cần làm hàng ngày dễ dàng, nhanh chóng, trực quan với đầy đủ các thông tin cần thiết.
Tính năng nổi bật:
- Kế hoạch công việc được trình bày trực quan, khoa học với ngày giờ, đầu mục công việc rõ ràng.
- Tích hợp Todolist quản lý công việc theo ngày.
- Theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc, tỷ lệ hoàn thành đúng hạn.
- Theo dõi công việc online với những báo cáo, thống kê chi tiết.
- Cho phép các thành viên trong team trao đổi công việc bình luận hoặc file đính kèm.
Hạn chế: Cũng giống như phiên bản máy tính, CoDX Task mobile vẫn chưa tiếp cận đến được nhiều người dùng dù tính năng vô cùng vượt trội.
2.2 Phần mềm quản lý thời gian trên iPhone và Android – Trello
Trello là app quản lý thời gian làm việc vận hành theo phương pháp Kanban thông minh. Phần mềm giúp trực quan hóa tất cả nhiệm vụ thông qua bảng thông tin thiết kế dưới dạng 3 đầu mục chính sau: To-do, Doing hoặc Done.
Với thiết kế đặc biệt này, người sử dụng có thể dễ dàng kiểm tra, nhận biết công việc cần thực hiện.
Tính năng nổi bật:
- Giao diện được thiết kế mô phỏng những giấy note ở màn hình. Người dùng có thể thiết kế giao diện với mục ghi chú từ nhiều màu sắc khác nhau.
- Các giai đoạn của công việc đều được thể hiện rõ ràng qua giao diện của Trello Mobile, giúp tiết kiệm thời gian kiểm tra, phân loại công việc.
- Dung lượng sử dụng lớn lên đến 250GB.
Hạn chế:
- Không phù hợp với những dự án lớn với quy mô phức tạp, đặc biệt khi cần theo dõi và quản lý nhiều công việc trong cùng một thời điểm.
- Phần mềm chưa có tính năng phân cấp thành viên quản trị, do đó bất kỳ “người tham gia” nào đều có thể chỉnh sửa, gán và xóa thông tin.
- Phần mềm còn thiếu hụt nhiều tính năng nâng cao nhưu báo cáo tiến độ công việc, quản lý tài nguyên hay lập kế hoạch dự án.
2.3 App quản lý thời gian biểu Any.DO
Any.DO là phần mềm lý thời gian biểu trên điện thoại giúp người dùng lên kế hoạch và nhắc nhở công việc hằng ngày.
Cùng với các đầu mục công việc kèm thời gian, app quản lý thời gian biểu Any.DO cho phép ghi chú, thống kê cho từng công việc, phù hợp vừa theo dõi, vừa ghi nhớ tính chất công việc.
Tính năng nổi bật:
- Người dùng có thể thêm ghi chú về công việc bằng hình ảnh, video.
- “Drag & Drop” cho phép doanh nghiệp dễ dàng sắp xếp công việc, đảo thứ tự ưu tiên theo các mức độ.
- Chức năng hiển thị ngày giờ và tích hợp trợ lý ảo nổi tiếng như Siri, Alexa giúp công việc trở nên thuận tiện, nhanh chóng hơn.
Hạn chế: Phiên bản miễn phí chỉ cung cấp những tính năng cơ bản, để sử dụng các tính năng nâng cấp hơn thì người dùng cần nâng cấp tài khoản.
2.4 App quản lý thời gian sử dụng điện thoại miễn phí Microsoft To-Do
Phần mềm quản lý thời gian trên điện thoại Microsoft To-do mang đến nhiều trải nghiệm hữu ích cho người dùng với tính năng theo dõi thời gian, công việc với các ghi chú cơ bản.
Dù là công việc cá nhân hay dự án tập thể, Microsoft To-do đều có thể lên kế hoạch, quản lý thời gian biểu một cách nhất quán với những chủ đề đầy màu sắc.
Tính năng nổi bật:
- App quản lý thời gian sử dụng điện thoại miễn phí.
- Tích hợp tính năng My Day để phân bổ công việc dễ dàng cho doanh nghiệp.
- Gửi thông báo đến người dùng mỗi khi đến thời hạn deadline, để không bỏ lỡ bất kỳ công việc nào.
- Có thể tạo công việc nhỏ trong các đầu mục công việc lớn.
Hạn chế:
- Các tính năng quan trọng như gắn tag công việc hay bộ lọc tìm kiếm đều bị lược bỏ.
- Chỉ cho phép kết nối với lịch trình cá nhân từ Outlook.
2.5 Ứng dụng quản lý thời gian Nox Ocean
Nox Ocean là app quản lý thời gian trên điện thoại dùng cho cả thiết bị iOS và Android. Với 3 chế độ riêng biệt, khi bạn hoàn thành 1 công việc đúng hạn thì phần mềm sẽ xây dựng một tòa nhà dưới biển cho bạn.
Nox Ocean còn cho phép người dùng theo dõi thời gian làm việc dựa trên mô hình sơ đồ và tăng khả năng tập trung bởi bảng biểu.
Tính năng nổi bật:
- Theo dõi thời gian làm việc trực quan theo sơ đồ.
- Cho phép thảo luận, trao đổi ý kiến với các thành viên trong nhóm.
- Người dùng có thể linh hoạt tùy chọn sử dụng 1 trong 3 chế độ Normal Focus, Deep Focus, Extreme Focus.
Hạn chế:
- Không có tính năng nhắc nhở hoặc thông báo khi đến hạn deadline.
- Chưa tích hợp tính năng lập kế hoạch, phân chia công việc và cung cấp báo cáo kết quả.
3. Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý thời gian?
Việc triển khai app quản lý thời gian biểu sẽ mang lại những lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp như sau:
- Lên kế hoạch công việc cụ thể: Phần mềm cho phép lập kế hoạch chi tiết cho từng dự án, bao gồm các công việc cụ thể, thời gian bắt đầu/kết thúc và các cột mốc quan trọng.
- Phân bổ nguồn lực hợp lý: Ứng dụng cho phép phân chia task dựa trên năng lực và khối lượng nhiệm vụ hiện tại của từng nhân viên, đảm bảo công việc được phân công hợp lý và công bằng.
- Nhắc nhở công việc hàng ngày: Tính năng nhắc nhở công việc qua email hoặc thông báo trên ứng dụng giúp nhân viên không bỏ lỡ các nhiệm vụ quan trọng.
- Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên: Cung cấp các báo cáo chi tiết về thời gian làm việc, tiến độ hoàn thành công việc và các chỉ số hiệu suất khác, giúp lãnh đạo đánh giá chính xác hiệu quả làm việc của từng nhân viên.
Trên đây là thông tin chi tiết về 10 phần mềm quản lý thời gian, các app nhắc nhở thời gian hiệu quả. CoDX hy vọng rằng qua bài viết này, doanh nghiệp đã có thêm những ứng dụng quản lý thời gian phù hợp để lựa chọn sử dụng trong tương lai.
