Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là một công cụ hỗ trợ đắc lực giúp bạn tránh lãng phí thời gian vào những công việc không cần thiết và tiến gần hơn đến với mục tiêu của mình. Vậy ma trận Eisenhower là gì? Cách sử dụng sao cho hiệu quả nhất? Theo dõi bài viết của CoDX để tìm hiểu thông tin chi tiết nhé!

Cùng chủ đề:

• 10 Phần mềm quản lý thời gian trên điện thoại hiệu quả
• 7 Ứng dụng nhắc nhở công việc miễn phí

1. Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian dựa trên 2 tiêu chí khẩn cấp và độ quan trọng. Ma trận này cho phép bạn quyết định và ưu tiên công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng, phân loại các nhiệm vụ quan trọng hoặc ít khẩn cấp hơn. Để có thể sử dụng hiệu quả, bạn cần phải biết được các mức độ cần thiết của từng nhiệm vụ trong dự án.

Được xây dựng và đặt tên theo vị tổng thống thứ 34 của Mỹ – Dwight D. Eisenhower, ma trận được phân chia thành 4 cấp độ dựa trên tính chất công việc. Mặc dù, đây không phải là một chiến lược hoàn hảo nhưng lại là một công cụ hữu ích giúp tăng năng suất làm việc và hiệu quả công việc, loại bỏ những hoạt động không cần thiết, gây lãng phí thời gian và khiến chúng ta xa rời mục tiêu.

2. Cách quản lý thời gian hiệu quả với ma trận eisenhower

Để sử dụng ma trận quản lý thời gian hiệu quả thì bạn cần nắm rõ bản chất các của các cấp độ và quy trình sử dụng chuẩn. 

2.1 Phân nhóm công việc theo 4 cấp độ

Muốn quản lý thời gian dễ dàng, chúng ta cần lên kế hoạch cụ thể để biết được công việc nào mới là quan trọng nhất, kể cả là công việc nhóm hay cá nhân. Trong ma trận Eisenhower, các cấp độ được xác định dựa trên sự kết hợp giữa mức độ quan trọng và khẩn cấp của các hoạt động. 

Có 4 cấp độ công việc sẽ ứng với 4 góc trong ma trận được chia theo 2 tiêu chí Khẩn cấp & Quan trọng đó là:

• Quan trọng và Khẩn cấp: Ô này chứa các hoạt động quan trọng và cần được ưu tiên ngay lập tức. Đây là những công việc có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu và sự thành công của bạn và yêu cầu sự quan tâm ngay tức thì. 

Ví dụ: Xử lý deadline gấp, giải quyết vấn đề cấp bách, ứng phó với sự cố đột xuất.

• Quan trọng nhưng Không khẩn cấp: Ô này chứa các hoạt động quan trọng nhưng không đòi hỏi sự ưu tiên ngay lập tức. Những công việc trong ô này mang lại giá trị dài hạn và đóng góp vào mục tiêu lớn hơn. 

Ví dụ: Lập kế hoạch dài hạn, đầu tư vào việc phát triển bản thân, xây dựng mối quan hệ.

• Không quan trọng nhưng Khẩn cấp: Ô này chứa các hoạt động không quan trọng và không đóng góp nhiều vào mục tiêu lớn, nhưng vẫn đòi hỏi sự ưu tiên vì tính khẩn cấp của chúng. Thường là các công việc mà người khác yêu cầu bạn làm nhưng không có giá trị thực sự. 

Ví dụ: Những cuộc gọi không quan trọng, email không cần thiết, các yêu cầu từ người khác mà không đóng góp vào mục tiêu của bạn.

• Không quan trọng và Không khẩn cấp: Ô này chứa các hoạt động không quan trọng và không đòi hỏi sự ưu tiên. Đây thường là những công việc lãng phí thời gian không mang lại giá trị hoặc đóng góp vào mục tiêu của bạn. 

Ví dụ: Lướt web không mục đích, xem TV quá mức, các hoạt động giải trí không có lợi ích xây dựng.

2.2 3 Bước sử dụng ma trận Eisenhower

Khi sử dụng ma trận Eisenhower, bạn cần tuân thủ đúng trình tự thực hiện để có thể quản lý thời gian hiệu quả nhất. Dưới đây là 3 bước sử dụng ma trận quản lý thời gian chuẩn nhất:

Bước 1: Tạo danh sách hoàn thiện các công việc cần thực hiện để tránh bỏ sót hay lặp lại.

Bước 2: Hãy xem xét kỹ lưỡng và phân loại mỗi công việc vào 4 nhóm sau đây:

• Nhóm 1: Công việc gấp, đồng thời quan trọng.
• Nhóm 2: Công việc quan trọng, nhưng không gấp.
• Nhóm 3: Công việc gấp, nhưng không quan trọng.
• Nhóm 4: Công việc không quan trọng và không gấp.

Bước 3: Bắt đầu xử lý công việc theo thứ tự cấp độ ưu tiên trong các nhóm

• Cấp độ 1: Hoàn thành công việc gấp và quan trọng.
• Cấp độ 2: Xử lý công việc quan trọng, nhưng không gấp.
• Cấp độ 3: Giải quyết công việc gấp, nhưng không quan trọng.
• Cấp độ 4: Xem xét công việc không quan trọng và không gấp.

3. Sử dụng ma trận quản lý thời gian sao cho hiệu quả?

Nếu bạn muốn sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả thì cần lưu ý những điều sau đây: 

• Tối ưu hóa công việc: Trước khi áp dụng vào ma trận, hãy liệt kê và loại bỏ những công việc không cần thiết và sắp xếp những công việc quan trọng nhất vào ô ưu tiên. Điều này sẽ giúp bạn tối ưu hóa khối lượng công việc và tăng hiệu suất công việc.
• Biết thế nào là quan trọng và khẩn cấp: Bạn cần phân biệt được sự khác nhau giữa quan trọng và khẩn cấp để phân chia công việc vào những nhóm tương ứng. Vì một khi nhầm lẫn giữa 2 tiêu chí này thì rất dễ dẫn đến trường hợp bị rối khi làm việc và không mang lại hiệu quả.
• Xác định mục tiêu rõ ràng: Ma trận chỉ thật sự đạt hiệu quả khi bạn có mục tiêu rõ ràng. Do đó, trước tiên hãy xác định mục tiêu và định hướng công việc của mình để tập trung vào những gì thực sự quan trọng và đạt được kết quả tốt nhất.

4. Mẹo quản trị thời gian cá nhân bằng ma trận Eisenhower

Biết cách tận dụng ma trận quản lý thời gian là một cách giúp bạn nâng cao kỹ năng quản lý thời gian và ghi điểm trong mắt cấp trên. Sau đây là 5 mẹo quan trọng để bạn có thể áp dụng ma trận Eisenhower một cách hiệu quả nhất

• Tự đặt câu hỏi về công việc ưu tiên: Hãy tự đặt câu hỏi cho bản thân để xác định công việc đầu tiên cần làm. Phương pháp này sẽ giúp bạn tập trung vào công việc quan trọng nhất trước tiên.
• Đặt ra số lượng công việc cho mỗi nhóm: Để tránh quá tải công việc, chỉ nên có tối đa 8 công việc trong mỗi nhóm. Điều này giúp bạn duy trì sự tập trung và ưu tiên công việc một cách rõ ràng.
• Tạo thói quen ghi chú công việc: Hãy ghi chú những đầu việc cần giải quyết. Điều này sẽ giúp bạn không bỏ sót công việc quan trọng nào.

• Thêm công việc mới sau khi hoàn thành công việc quan trọng nhất: Khi bạn hoàn thành một công việc quan trọng, hãy mới thêm công việc mới vào ma trận. 
• Áp dụng ma trận cho cả công việc và đời sống cá nhân: Ma trận Eisenhower có thể áp dụng tốt cho cả công việc và đời sống cá nhân. Nó cho phép tổ chức thời gian một cách toàn diện và cân bằng giữa các mục tiêu khác nhau trong cuộc sống.
• Lập ma trận hàng ngày: Hãy lập ma trận cho mỗi ngày để đạt hiệu quả cao hơn so với lập cho tuần hoặc tháng. Mẹo này giúp bạn tập trung vào công việc hiện tại và dễ dàng điều chỉnh ưu tiên khi cần thiết.
• Luôn đặt một tâm thế tập trung vào công việc, tránh bị xao nhãng hay tác động bởi các yếu tố bên ngoài.
• Hãy dành thời gian để lập danh sách những đầu việc cần làm cho ngày hôm sau vào mỗi buổi tối sau khi đã hoàn thành công việc trong ngày.
• Điều cuối cùng là bạn phải biết rõ bản thân cần làm gì thì mới có thể lập kế hoạch hiệu quả được.

5. Ví dụ về ma trận Eisenhower trong công việc doanh nghiệp

Để mọi người có thể hình dung cụ thể hơn, sau đây là ví dụ về ma trận quản lý thời gian Eisenhower ứng dụng trong một quy trình làm việc của một doanh nghiệp.

• Góc phần tư thứ 1: Ưu tiên những trường hợp như xử lý sự cố khẩn cấp trong doanh nghiệp, quản lý vấn đề gấp cần giải quyết ngay lập tức.
• Góc phần tư thứ 2: Tiếp theo là những công việc kém quan trọng hơn như lập kế hoạch dự án, chuẩn bị báo cáo, hoặc xem xét chiến lược phát triển dài hạn.
• Góc phần tư thứ 3: Ở ô này sẽ là những công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng như đáp ứng cuộc gọi hoặc email từ khách hàng, cập nhật thông tin cho đồng nghiệp.

• Góc phần tư thứ 4: Bao gồm những công việc không quan trọng như Đọc tin tức hàng ngày, lập kế hoạch cá nhân, hoặc thực hiện các công việc hàng ngày không liên quan trực tiếp đến mục tiêu kinh doanh.

Ma trận quản lý thời gian là phương pháp được rất nhiều nhà quản lý cấp cao sử dụng để phân bổ thời gian để hoàn các mục tiêu một cách hiệu quả nhất. Mong rằng với những chia sẻ trên đây của CoDX về ma trận Eisenhower có thể giúp bạn “khai sáng” và có thêm một phương pháp tối ưu thời gian chất lượng nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh