Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì? Cấu trúc 4 cấp độ & Cách ứng dụng

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là một công cụ hỗ trợ đắc lực giúp bạn tránh lãng phí thời gian vào những công việc không cần thiết và tiến gần hơn đến với mục tiêu của mình. Vậy ma trận Eisenhower là gì? Cách sử dụng sao cho hiệu quả nhất? Theo dõi bài viết của CoDX để tìm hiểu thông tin chi tiết nhé!

Bạn đang đọc bài viết trên Trang tin quản trị CoDX của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

Cùng chủ đề:

• 10 Phần mềm quản lý thời gian trên điện thoại hiệu quả
• 7 Ứng dụng nhắc nhở công việc miễn phí
• Nguyên nhân gây lãng phí thời gian của nhân viên

1. Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?

1.1 Khái niệm

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả dựa trên 2 tiêu chí khẩn cấp và độ quan trọng. Ma trận này cho phép bạn quyết định và ưu tiên công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng, phân loại các nhiệm vụ quan trọng hoặc ít khẩn cấp hơn. Để có thể sử dụng hiệu quả, bạn cần phải biết được các mức độ cần thiết của từng nhiệm vụ trong dự án.

Ma trận được phân chia thành 4 cấp độ dựa trên tính chất công việc. Mặc dù, đây không phải là một chiến lược hoàn hảo nhưng lại là một công cụ hữu ích giúp tăng năng suất làm việc và hiệu quả công việc, loại bỏ những hoạt động không cần thiết, gây lãng phí thời gian và khiến chúng ta xa rời mục tiêu.

1.2 Lịch sử nguồn gốc của ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian được đặt tên theo Tổng thống Dwight D. Eisenhower, người được biết đến với vai trò là một nhà lãnh đạo quân sự, chính trị của Hoa Kỳ. Phương pháp này không chỉ áp dụng trong lĩnh vực quân sự mà còn rất phổ biến trong quản lý thời gian trong công việc.

Lịch sử và nguồn gốc của ma trận Eisenhower bắt nguồn từ thực tiễn quản lý của Tổng thống Eisenhower khi ông đối mặt với việc phải quản lý các chiến dịch quân sự lớn trong Thế chiến II. Ông đã sử dụng phương pháp này để phân loại, ưu tiên các nhiệm vụ quân sự dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp của chúng.

Về nguồn gốc cụ thể, ma trận Eisenhower có thể được liên kết với câu nói nổi tiếng của Tổng thống Eisenhower: “Tôi sẽ không bao giờ để các vấn đề khẩn cấp của hôm nay che lấp những vấn đề quan trọng của ngày mai.” Đây là một triết lý mà ông áp dụng để giúp định hướng cho các quyết định lãnh đạo và phân bổ thời gian hiệu quả.

Ma trận Eisenhower sau đó đã được áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực khác như quản lý doanh nghiệp, quản lý thời gian cá nhân. Phương pháp này giúp cho người sử dụng có cái nhìn rõ ràng hơn về mức độ quan trọng, tính khẩn cấp của các công việc, từ đó đưa ra quyết định phù hợp để tối đa hiệu quả công việc.

2. Cấu trúc của ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian hiệu quả, giúp bạn xác định mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ dựa trên hai yếu tố chính: tầm quan trọng và tính khẩn cấp. 

Ma trận này được chia thành bốn ô, mỗi ô đại diện cho một nhóm công việc khác nhau:

2.1 Quan trọng và khẩn cấp (Do First)

Đây là những nhiệm vụ có tác động lớn, cần phải hoàn thành ngay lập tức. Chúng thường là những việc đòi hỏi sự hành động ngay lập tức vì ảnh hưởng trực tiếp đến các mục tiêu quan trọng hoặc có hạn chót sắp đến.

Ví dụ cụ thể:

• Xử lý các sự cố khẩn cấp như sự cố kỹ thuật hoặc vấn đề sức khỏe.
• Hoàn thành các dự án hoặc báo cáo có hạn chót vào ngày mai.
• Giải quyết các công việc cấp bách do cấp trên yêu cầu ngay lập tức.

2.2 Quan trọng nhưng không khẩn cấp (Schedule)

Đây là những nhiệm vụ quan trọng đối với mục tiêu dài hạn nhưng không cần phải thực hiện ngay lập tức. Nên được lên lịch và thực hiện một cách có kế hoạch để tránh trở thành khẩn cấp trong tương lai.

Ví dụ cụ thể:

• Lập kế hoạch, chiến lược phát triển dự án mới.
• Nâng cao kỹ năng chuyên môn.
• Tập thể dục và chăm sóc sức khỏe cá nhân.

2.3 Khẩn cấp nhưng không quan trọng (Delegate)

Đây là những nhiệm vụ cần phải hoàn thành sớm nhưng không có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu quan trọng. Những công việc này có thể được giao phó cho người khác để bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.

Ví dụ cụ thể:

• Trả lời các email hoặc cuộc gọi điện thoại không quan trọng.
• Sắp xếp lịch hẹn hoặc cuộc họp.
• Xử lý các công việc hành chính hàng ngày.

2.4 Không quan trọng và không khẩn cấp (Eliminate)

Đây là những nhiệm vụ không có ảnh hưởng lớn và không cần thiết phải thực hiện ngay lập tức. Chúng thường là những hoạt động làm tốn thời gian mà không đem lại giá trị thực sự, do đó nên được loại bỏ hoặc giảm thiểu tối đa.

Ví dụ cụ thể:

• Lướt mạng xã hội một cách không mục đích.
• Xem TV hoặc phim ảnh không có giá trị giải trí hoặc học hỏi.
• Tham gia vào các cuộc trò chuyện không cần thiết.

3. Lợi ích của việc sử dụng ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian mạnh mẽ, mang lại nhiều lợi ích trong tổ chức, quản lý công việc, thời gian. Dưới đây là các lợi ích chính của việc áp dụng ma trận Eisenhower:

• Tăng hiệu suất làm việc hiệu quả

Ma trận Eisenhower giúp phân loại rõ ràng những công việc quan trọng, khẩn cấp nhất để ưu tiên xử lý trước.Tập trung vào những việc quan trọng nhất để hoàn thành được mục tiêu, từ đó đảm bảo rằng thời gian được sử dụng đúng cách hiệu quả. Giúp cải thiện năng suất làm việc và hoàn thành các nhiệm vụ một cách nhanh chóng.

Bạn có thể đạt được kết quả cao hơn trong công việc, hoàn thành các mục tiêu dài hạn một cách hiệu quả hơn.

• Giảm căng thẳng áp lực công việc:

Bằng cách có một cơ chế rõ ràng để quản lý công việc, ma trận Eisenhower giúp giảm bớt căng thẳng, áp lực trong quá trình làm việc.

Có thể điều chỉnh công việc một cách có kế hoạch hơn, từ đó giảm thiểu cảm giác bị áp lực, stress do công việc tích tụ.

• Cải thiện quản lý thời gian của đội nhóm

Ma trận Eisenhower không chỉ giúp cá nhân mà còn hỗ trợ tổ chức cải thiện quản lý thời gian. Việc áp dụng ma trận này sẽ hỗ trợ các nhóm làm việc có tổ chức, phân bổ công việc một cách hiệu quả hơn. Tổ chức có thể đạt được sự linh hoạt, hiệu quả trong phân phối công việc, từ đó tăng cường sự hợp tác đoàn kết trong nhóm.

4. Cách ứng dụng ma trận Eisenhower trong quản lý thời gian

4.1 3 Bước sử dụng ma trận Eisenhower

Khi sử dụng ma trận Eisenhower, bạn cần tuân thủ đúng trình tự thực hiện để có thể quản lý thời gian hiệu quả nhất. Dưới đây là 3 bước sử dụng ma trận quản lý thời gian chuẩn nhất:

Bước 1: Tạo danh sách hoàn thiện các công việc cần thực hiện để tránh bỏ sót hay lặp lại.

Bước 2: Hãy xem xét kỹ lưỡng và phân loại mỗi công việc vào 4 nhóm sau đây:

• Nhóm 1: Công việc gấp, đồng thời quan trọng.
• Nhóm 2: Công việc quan trọng, nhưng không gấp.
• Nhóm 3: Công việc gấp, nhưng không quan trọng.
• Nhóm 4: Công việc không quan trọng và không gấp.

Bước 3: Bắt đầu xử lý công việc theo thứ tự cấp độ ưu tiên trong các nhóm

• Cấp độ 1: Hoàn thành công việc gấp và quan trọng.
• Cấp độ 2: Xử lý công việc quan trọng, nhưng không gấp.
• Cấp độ 3: Giải quyết công việc gấp, nhưng không quan trọng.
• Cấp độ 4: Xem xét công việc không quan trọng và không gấp.

4.2 Một số lưu ý để sử dụng ma trận quản lý thời gian hiệu quả

Nếu bạn muốn sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả thì cần lưu ý những điều sau đây: 

• Tối ưu hóa công việc: Trước khi áp dụng vào ma trận, hãy liệt kê và loại bỏ những công việc không cần thiết và sắp xếp những công việc quan trọng nhất vào ô ưu tiên. Điều này sẽ giúp bạn tối ưu hóa khối lượng công việc và tăng hiệu suất công việc.
• Biết thế nào là quan trọng và khẩn cấp: Bạn cần phân biệt được sự khác nhau giữa quan trọng và khẩn cấp để phân chia công việc vào những nhóm tương ứng. Vì một khi nhầm lẫn giữa 2 tiêu chí này thì rất dễ dẫn đến trường hợp bị rối khi làm việc và không mang lại hiệu quả.
• Xác định mục tiêu rõ ràng: Ma trận chỉ thật sự đạt hiệu quả khi bạn có mục tiêu rõ ràng. Do đó, trước tiên hãy xác định mục tiêu và định hướng công việc của mình để tập trung vào những gì thực sự quan trọng và đạt được kết quả tốt nhất.

4.3 Mẹo để quản trị thời gian cá nhân bằng ma trận Eisenhower

Biết cách tận dụng ma trận quản lý thời gian là một cách giúp bạn nâng cao kỹ năng quản lý thời gian và ghi điểm trong mắt cấp trên. Sau đây là 5 mẹo quan trọng để bạn có thể áp dụng ma trận Eisenhower một cách hiệu quả nhất

• Tự đặt câu hỏi về công việc ưu tiên: Hãy tự đặt câu hỏi cho bản thân để xác định công việc đầu tiên cần làm. Phương pháp này sẽ giúp bạn tập trung vào công việc quan trọng nhất trước tiên.
• Đặt ra số lượng công việc cho mỗi nhóm: Để tránh quá tải công việc, chỉ nên có tối đa 8 công việc trong mỗi nhóm. Điều này giúp bạn duy trì sự tập trung và ưu tiên công việc một cách rõ ràng.
• Tạo thói quen ghi chú công việc: Hãy ghi chú những đầu việc cần giải quyết. Điều này sẽ giúp bạn không bỏ sót công việc quan trọng nào.
• Thêm công việc mới sau khi hoàn thành công việc quan trọng nhất: Khi bạn hoàn thành một công việc quan trọng, hãy mới thêm công việc mới vào ma trận. 
• Áp dụng ma trận cho cả công việc và đời sống cá nhân: Ma trận Eisenhower có thể áp dụng tốt cho cả công việc và đời sống cá nhân. Nó cho phép tổ chức thời gian một cách toàn diện và cân bằng giữa các mục tiêu khác nhau trong cuộc sống.
• Lập ma trận hàng ngày: Hãy lập ma trận cho mỗi ngày để đạt hiệu quả cao hơn so với lập cho tuần hoặc tháng. Mẹo này giúp bạn tập trung vào công việc hiện tại và dễ dàng điều chỉnh ưu tiên khi cần thiết.
• Luôn đặt một tâm thế tập trung vào công việc, tránh bị xao nhãng hay tác động bởi các yếu tố bên ngoài.
• Hãy dành thời gian để lập danh sách những đầu việc cần làm cho ngày hôm sau vào mỗi buổi tối sau khi đã hoàn thành công việc trong ngày.
• Điều cuối cùng là bạn phải biết rõ bản thân cần làm gì thì mới có thể lập kế hoạch hiệu quả được.

5. Các lỗi thường gặp khi sử dụng ma trận Eisenhower và cách khắc phục

Mặc dù ma trận Eisenhower là một công cụ tối ưu để quản lý thời gian nhưng người dùng có thể gặp phải một số lỗi phổ biến khi áp dụng. 

Dưới đây là các lỗi thường gặp và cách khắc phục chúng:

5.1 Xác định sai ưu tiên công việc

Xác định sai mức độ quan trọng, khẩn cấp của các công việc, dẫn đến việc ưu tiên những công việc không thực sự cần thiết hoặc bỏ qua những nhiệm vụ quan trọng.

Cách khắc phục:

• Hiểu rõ mục tiêu cần đạt được là gì: Trước khi phân loại công việc, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ mục tiêu dài hạn, ngắn hạn cần đạt để xác định rõ ràng những nhiệm vụ nào thực sự quan trọng.
• Đánh giá lại công việc thường xuyên: Định kỳ xem xét lại danh sách công việc, điều chỉnh ưu tiên nếu cần thiết. Điều này giúp bạn luôn tập trung vào những việc quan trọng, khẩn cấp nhất.
• Hỏi ý kiến từ đồng nghiệp hoặc cấp trên để đảm bảo rằng bạn đang xác định đúng mức độ quan trọng, khẩn cấp của các công việc.

5.2 Không duy trì và cập nhật ma trận thường xuyên

Tạo ra ma trận nhưng sau đó không duy trì, cập nhật nó thường xuyên, dẫn đến việc ma trận trở nên không còn phù hợp với tình hình hiện tại.

Cách khắc phục:

• Dành thời gian hàng ngày hoặc hàng tuần để cập nhật ma trận Eisenhower, duy trì sự phù hợp của ma trận với tình hình công việc hiện tại.
• Kết hợp với kế hoạch công việc hàng ngày: Mỗi buổi sáng hoặc cuối ngày, xem xét lại ma trận và điều chỉnh công việc cho phù hợp với tình hình mới.
• Sử dụng công cụ nhắc việc: Sử dụng các ứng dụng quản lý công việc có chức năng nhắc nhở để đảm bảo bạn không quên cập nhật ma trận. Có thể áp dụng phần mềm CoDX Task với các tính năng nhắc việc thông minh, tạo checklist theo dõi công việc theo ngày hiệu quả, giao diện theo dõi báo cáo trực quan hiệu suất của đội nhóm.

5.3 Thiếu kỹ năng ủy quyền

Có thể gặp khó khăn trong việc ủy quyền công việc cho người khác, dẫn đến việc tự mình ôm đồm quá nhiều công việc, không đạt hiệu quả cao.

Cách khắc phục:

• Nâng cao kỹ năng giao việc: Học cách giao giao việc hiệu quả, bao gồm việc trình bày rõ ràng nhiệm vụ, mong đợi từ người được ủy quyền.
• Tin tưởng vào đồng đội: Hãy tin tưởng vào khả năng của đồng nghiệp, sẵn sàng giao phó những nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng cho họ.
• Thiết lập hệ thống ủy quyền: Tạo ra một hệ thống rõ ràng về việc ai sẽ chịu trách nhiệm cho những loại công việc nào. Điều này giúp tránh nhầm lẫn, tăng cường hiệu quả làm việc.

Các phương pháp quản lý thời gian khác:

• Phương pháp quả cà chua Pomodoro
• Định luật Parkinson trong quản lý thời gian

Ma trận quản lý thời gian là phương pháp được rất nhiều nhà quản lý cấp cao sử dụng để phân bổ thời gian để hoàn các mục tiêu một cách hiệu quả nhất. Mong rằng với những chia sẻ trên đây của CoDX về ma trận Eisenhower có thể giúp bạn “khai sáng” và có thêm một phương pháp tối ưu thời gian chất lượng nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh