9 Nguyên tắc làm việc nhóm VÀNG mang lại hiệu quả tốt nhất

Trong môi trường công sở, bên cạnh các nhiệm vụ cá nhân, nhân sự cần kết hợp thực hiện với đồng nghiệp và phòng ban khác nhau. Để đảm bảo hiệu quả và tinh thần làm việc tập thể, việc tuân thủ các nguyên tắc làm việc nhóm thực sự quan trọng. Cùng CoDX tìm hiểu 9 quy tắc làm việc nhóm hiệu quả giúp gia tăng hiệu suất cao nhất. 

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng chủ đề:

• 12 Kỹ năng lãnh đạo nhóm THÀNH CÔNG
• 10 Lợi ích của làm việc theo nhóm lãnh đạo cần biết
• Cách giải quyết xung đột trong nhóm hiệu quả

1. Luôn đặt ra mục tiêu chung là quy tắc quan trọng đầu tiên

Nguyên tắc làm việc nhóm đầu tiên chính là các thành viên cần thống nhất mục tiêu chung trước khi thực hiện công việc. Muốn mục tiêu được thống nhất nhanh chóng, mỗi cá nhân cần gạt bỏ cái tôi và suy nghĩ đến lợi ích của tập thể. Mục tiêu chung có thể được thiết lập thông qua các phương pháp khác nhau như SMART, GROW,… 

Sau khi đã đề ra mục tiêu chung, các thành viên trong nhóm cần tuân thủ và đặt mục tiêu ấy lên hàng đầu. Trong trường hợp cần điều chỉnh lại mục tiêu, các cá nhân cần thảo luận ý kiến một lần nữa trước khi quyết định.  

2. Phân công nhiệm vụ rõ ràng

Tập thể cần xác định và phân chia nhiệm vụ rõ ràng cho từng người. Đó có thể là vai trò trong nhóm như nhóm trưởng, hoặc các công việc ứng với từng dự án cụ thể. Ví dụ, một chiến dịch của phòng Marketing gồm 3 nhân sự đảm nhiệm các công việc khác nhau như Thiết kế, Viết Content, Quay phim chụp ảnh. 

Việc phân công như vậy giúp mỗi cá nhân tự lên kế hoạch để hoàn thành nhiệm vụ của mình, không đùn đẩy trách nhiệm gây ảnh hưởng đến kết quả chung của nhóm.

Ứng dụng làm việc nhóm và quản lý CoDX – Task cho phép doanh nghiệp có chủ động trong việc lên kế hoạch, giao nhận việc, phân công và sắp xếp công việc cho nhân toàn bộ nhân viên. 

Cả cấp quản lý cũng như cấp nhân viên đều có thể tham gia trực tiếp vào quá trình lên kế hoạch và phân công công việc để cùng đi đến một kết quả chung là hoàn thành các công việc được giao theo đúng như thời hạn và đạt hiệu suất công việc tốt nhất.

3. Làm việc bằng văn bản (email) cụ thể 

Nguyên tắc làm việc nhóm thứ 3 là làm việc bằng văn bản, email cụ thể. Các thông báo, tài liệu, hay bất kỳ sự điều chỉnh nào đều cần được trao đổi bằng văn bản qua hòm thư điện tử. 

Việc này đảm bảo thông tin truyền đi rõ ràng, tránh những thiếu sót hay hiểu lầm không đáng có khi truyền đạt bằng lời nói. Ngoài ra, với email, thư gửi đều được lưu trữ, giúp cá nhân thuận tiện xem, kiểm tra lại nội dung thông báo. Một số lưu ý khi làm việc qua thư điện tử đội nhóm cần quan tâm: 

• Thư hay văn bản cần đặt tiêu đề rõ ràng
• Thông báo cần được viết ngắn gọn, dễ hiểu
• Quy định về thời gian phản hồi nhất định cho từng thông báo, ví dụ: “chậm nhất sau 3 ngày làm việc”, “cần được trả lời vào chiều ngày hôm nay”,…

4. Luôn tôn trọng ý kiến của mỗi thành viên nhóm

Quy tắc làm việc nhóm quan trọng để giữ vững tinh thần đoàn kết là luôn tôn trọng ý kiến cá nhân. Khi làm việc nhóm, các thành viên đều bình đẳng nên quan điểm mỗi người có thể được chấp thuận hoặc phản bác. Trong trường hợp ý kiến không được đồng ý, cá nhân cần lắng nghe những góp ý, tôn trọng và tự tìm ra điểm thiếu sót của phương án mình đề ra. 

Bên cạnh đó, khi thảo luận, nhóm cũng phải tôn trọng, lắng nghe ý kiến của từng người để đưa ra bình luận và quyết định sáng suốt nhất. Tôn trọng những ý kiến trái chiều cũng là một cách phát triển bản thân và đội nhóm hiệu quả. 

5. Tin tưởng vào năng lực của các thành viên

Xây dựng niềm tin vào năng lực của các thành viên là một trong những nguyên tắc làm việc nhóm cần thiết. Khi tin tưởng lẫn nhau, mỗi người có cơ hội tập trung hơn vào công việc cá nhân, không cần dành nhiều thời gian quản lý và kiểm tra nhiệm vụ của các thành viên khác. 

Lòng tin cũng giúp nâng cao tinh thần làm việc và đoàn kết trong tập thể. Nếu thành viên không tin và nghi ngờ vào năng lực của nhau, lâu ngày tình trạng này sẽ gây nên hiềm khích, ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả làm việc chung. 

6. Leader nhóm cần gương mẫu trong mọi công việc

Trong tập thể, nhóm trưởng đóng vai trò quan trọng, là người dẫn dắt và có cách quản lý nhân viên hiệu quả để hoàn thành nhiệm vụ. Không chỉ về công việc, người lãnh đạo tốt cũng có ảnh hưởng lớn đến tinh thần đoàn kết của đội nhóm. 

Khi giải quyết mọi nhiệm vụ, leader cần là tấm gương, có trách nhiệm cao nhất và đảm bảo tiến độ công việc. Ngoài ra, nhóm trưởng phải liên kết các thành viên về trách nhiệm và tinh thần làm việc, để cả đội cùng nhau đạt được các mục tiêu chung. 

7. Giao tiếp kết nối và gắn kết

Theo nguyên tắc Horenso, giao tiếp kết nối và gắn kết các thành viên là nguyên tắc làm việc nhóm nhất định phải đảm bảo để xây dựng một tập thể vững mạnh. Bên cạnh các cuộc họp bàn luận về dự án, nhóm trưởng cần tổ chức các buổi tập trung khác để giao lưu, tăng cường kết nối giữa các thành viên trong nhóm. 

Đặc biệt, những buổi teambuilding chính là nơi mọi người chia sẻ, cởi mở để thêm thấu hiểu đồng đội của mình. Từ các sự kiện giao lưu, đội nhóm chắc chắn sẽ có tinh thần và hiệu suất làm việc tốt hơn. 

8. Review công việc định kỳ và liên tục

Review tiến độ công việc định kỳ, liên tục giúp đội nhóm kịp thời điều chỉnh những sai sót trong quá trình làm việc là nguyên tắc vàng trong làm việc nhóm. Đồng thời đây cũng là cách để kiểm tra tiến độ công việc của mỗi cá nhân, đảm bảo họ hoàn thành đúng hạn. 

Việc review này cần được thực hiện bởi nhóm trưởng, hoặc kiểm tra chéo giữa các thành viên trong nhóm. Tập thể có thể thống nhất các hình phạt nếu cá nhân không hoàn thành công việc đúng tiến độ sau mỗi kỳ review. Với những nhiệm vụ không có thời hạn nhất định, chỉ số hiệu suất hay kết quả công việc có thể là tiêu chí đánh giá.

Dùng ngay: Ứng dụng làm việc nhóm để review công việc hiệu quả đảm bảo tiến độ Phần mềm nhắc việc chuyên nghiệp Review 10 phần mềm báo cáo công việc hiệu quả

9. Hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung

Tinh thần đồng đội luôn được đề cao trong suốt quá trình làm việc nhóm, chúng được thể hiện qua sự tương tác qua lại trong bàn luận, hành động. Do đó, quy tắc làm việc nhóm hiệu quả cuối cùng chính là sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên để đạt được mục tiêu chung.

Sự hỗ trợ nhau không chỉ dừng lại ở việc cùng nhau cố gắng hoàn thành nhiệm vụ chung nhằm đạt kết quả tốt nhất. Hỗ trợ còn là tinh thần sẵn sàng tham gia giúp đỡ công việc riêng của người khác trong nhóm khi cần thiết. Điều này thúc đẩy hiệu quả làm việc, đảm bảo tiến độ và kết quả sau cùng. Đồng thời, giúp đỡ lẫn nhau còn là chìa khóa dẫn đến đoàn kết và sức mạnh nội lực của tập thể. 

Để công việc của tập thể đạt hiệu quả cao, các thành viên không chỉ cần năng lực hay thái độ tốt mà còn phải tuân thủ một số nguyên tắc làm việc nhóm nhất định. Trong số ấy, điều quan trọng nhất chính là luôn giữ tinh thần đoàn kết và hướng đến mục tiêu chung. CoDX hy vọng qua bài viết trên, doanh nghiệp hay mỗi cá nhân đều có thể tự xây dựng các quy chuẩn riêng cho quá trình làm việc nhóm. 

Liên quan

• 4 Phương pháp làm việc nhóm hiệu quả
• Huddle là gì và cách để họp hiệu quả