4 Phương pháp làm việc nhóm hiệu quả giúp nâng cao hiệu suất 2024

Muốn hoàn thành bất cứ công việc gì đều cần có sự hợp tác từ các cá nhân trong tập thể. Hiện nay, có nhiều phương pháp làm việc nhóm hiệu quả được chia sẻ trên các nền tảng mạng xã hội đáng để học hỏi. Tuy nhiên, trước đó bạn cần tìm hiểu các thông tin liên quan về chủ đề này để có thể tích lũy cho bản thân giải pháp nâng cao hiệu quả làm việc nhóm. Theo dõi bài viết của CoDX để tìm hiểu ngay nhé!

Cùng chủ đề:

• 10 Lợi ích của làm việc nhóm cần biết
• Cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm khéo léo
• 9 Nguyên tắc làm việc nhóm quan trọng để đạt hiệu suất

1. Làm việc nhóm theo quy trình chuyên nghiệp

Làm việc nhóm đã và đang trở thành một phần quan trọng trong môi trường kinh doanh hiện đại. Tuy nhiên, để đảm bảo nhóm hoạt động hiệu quả, việc áp dụng một quy trình làm việc chuyên nghiệp là điều không thể thiếu. 

Dưới đây là 4 bước quan trọng góp phần tối ưu phương pháp làm việc nhóm:

• Xây dựng mục tiêu chung

• Lên kế hoạch họp nhóm định kỳ

• Gửi mail nội dung công việc rõ ràng

• Review tính hiệu quả

Quy trình 4 bước làm việc nhóm chuyên nghiệp

1.1 Xây dựng mục tiêu chung

Mục tiêu chung là nền tảng của mọi hoạt động nhóm và tất cả thành viên nhóm phải hiểu rõ nó. Mục tiêu này cần phải cụ thể, đo lường được và có thể thúc đẩy sự đóng góp của tất cả mọi người. Việc xác định rõ ngay từ những bước đầu tiên sẽ giúp nhóm đi đúng hướng và tiết kiệm thời gian trong quá trình cộng tác.

1.2 Lên kế hoạch họp nhóm định kỳ

Họp nhóm định kỳ là cơ hội để các thành viên cùng nhau thảo luận, trao đổi thông tin và cập nhật tình hình công việc. Lịch họp nhóm cùng kế hoạch cụ thể cũng như nội dung trình bày cần được thông báo trước với các thành viên. Để họ có thể tham gia đầy đủ hoặc sắp xếp lại nếu có vấn đề xảy ra đột xuất.

1.3 Gửi mail nội dung công việc rõ ràng

Trước mỗi cuộc họp, hãy gửi email cho các thành viên nhóm với nội dung công việc cần thảo luận. Đây yếu tố góp phần giúp phương pháp làm việc nhóm hiệu quả trở nên chuyên nghiệp nhất.

Phương thức này đảm bảo cung cấp đủ thông tin để các thành viên có thể chuẩn bị trước và tham gia vào cuộc họp một cách hiệu quả. Việc này cũng giúp tránh tình trạng lạc đề trong cuộc họp và tập trung vào những việc quan trọng.

1.4 Review tính hiệu quả

Để quy trình làm việc nhóm hoạt động hiệu quả, cần phải có sự đánh giá định kỳ. Cuối mỗi dự án, hãy xem và đánh giá lại một lượt các mục tiêu đã đạt được cùng những khó khăn gặp phải, cách để đã đề ra để cải thiện. Từ đó, có thể biết trong dự án này, các thành viên đã kết hợp ăn ý chưa, giải pháp nâng cao hiệu quả làm việc nhóm chưa.

2. Áp dụng giải pháp phần mềm công nghệ để quản lý nhóm

Làm sao để vận hành các bộ phận, nhân viên làm việc trơn tru và hiệu quả luôn là bài toán đau đầu của các nhà quản trị. Ứng dụng làm việc nhóm ra đời chính là công cụ hỗ trợ đơn vị phân bổ công việc đến từng thành viên trong nhóm rõ ràng và chi tiết nhất.

Áp dụng phần mềm quản lý công việc vào hoạt động nhóm sẽ mang đến lợi ích cho cả cấp quản và nhân viên. Cụ thể như sau: 

Đối với cấp quản lý

• Lập kế hoạch rõ ràng, chi tiết cho từng dự án và đảm bảo việc phân chia công việc đồng đều.
• Quản lý tập trung tất cả công việc của tổ chức trên một hệ thống chung.
• Tăng khả năng làm việc nhóm linh hoạt dù bất kỳ nơi đâu nhờ vào tính năng lưu trữ trên nền tảng đám mây.

Đối với nhân viên

• Nhờ vào sử dụng phần mềm quản lý công việc, nhân viên dễ dàng nắm bắt công việc được cấp trên giao xuống.
• Tăng hiệu suất công việc nhờ vào hệ thống phân bổ theo trình tự khoa học.

Áp dụng công nghệ tiên tiến giúp làm việc nhóm nhanh chóng, hiệu quả

3. Quản lý nhóm mục tiêu nhóm theo phương pháp OKRs

OKRs (Objectives and Key Results) là một phương pháp quản lý mục tiêu được sử dụng để định hướng và theo dõi tiến trình đạt được mục tiêu của tổ chức hoặc nhóm làm việc. Trong đó, Objectives là những định hướng phát triển, Key Results là các chỉ số cụ thể đo lường mức độ hoàn thành của mục tiêu.

>>> Xem chi tiết tại bài viết “OKRs là gì? Từ tổng quan đến chi tiết về OKRs cần biết”

Áp dụng OKRs giúp phương pháp làm việc nhóm hiệu quả hơn

Phương pháp làm việc nhóm theo OKRs giúp công việc nhóm của bạn trở nên dễ dàng và tối ưu hơn rất nhiều. Trước hết, bạn cần xác định được mục tiêu mà nhóm hướng tới là gì?  Đồng thời cũng phải đưa ra những kết quả mong muốn nhận được. 

Lưu ý rằng những kết quả này nên được cụ thể hóa và có thể đo lường theo một phương pháp nhất định.

Sau đó, đặt ra thời hạn cho mỗi chu kỳ OKRs và quan sát chúng. Cuối mỗi chu kỳ, hãy so sánh kết quả thực tế đạt được so với mục tiêu đề ra để đánh giá tính hiệu quả của quá trình thực hiện cũng như sự kết hợp của các cá nhân trong nhóm.

Tham khảo ví dụ  sau đây để có thể hiểu rõ hơn. Giả sử bạn là một người quản lý nhóm phát triển phần mềm.

Mục tiêu (Objective): Cải thiện Chất lượng Phần Mềm.

Kết quả then chốt (Key Results):

• Giảm tỷ lệ lỗi phát sinh trong sản phẩm lên tới 5% trong quý.
• Tăng độ bao phủ kiểm thử tự động lên 80% cho các tính năng chính.
• Giảm thời gian trung bình để sửa lỗi xuống còn 2 ngày sau khi phát hiện.

Thời hạn: Quý tiếp theo (3 tháng).

Theo dõi và đánh giá: Theo dõi số lượng lỗi, độ bao phủ kiểm thử, thời gian sửa lỗi hàng tuần. So sánh với các kết quả then chốt để đánh giá tiến trình và điều chỉnh chiến lược nếu cần.

Kết luận: Kỹ năng quản lý đội nhóm theo OKRs giúp tập trung vào mục tiêu cũng như kết quả, tạo sự minh bạch và đem đến phương pháp làm việc nhóm chuyên nghiệp. Bằng cách thiết lập mục tiêu cụ thể cùng đo lường kết quả, nhóm có cơ hội phát triển và cải thiện liên tục.

4. Lên kế hoạch theo nguyên tắc SMART

Một nguyên tắc khá quan trọng trong những giải pháp nâng cao hiệu quả làm việc nhóm hiện nay chính là mô hình SMART. Đây là nguyên tắc giúp lập kế hoạch hiệu quả và cụ thể, giúp xác định cũng như đạt được mục tiêu mong muốn. SMART là viết tắt của 5 từ trong tiếng Anh tương ứng với 5 yếu tố quan trọng để xác định mục tiêu:

• S – Specific (Cụ thể): Mục tiêu cần phải được xác định rõ ràng và cụ thể.
• M – Measurable (Đo lường): Mục tiêu phải đo lường được để có thể theo dõi tiến trình thực hiện.
• A – Achievable (Khả thi): Khả thi với nguồn lực, thời gian và khả năng hiện có của tổ chức, đội nhóm.
• R – Relevant (Liên quan): Đảm bảo liên quan trực tiếp đến mục tiêu chính của dự án hoặc tổ chức.
• T – Timely (Thời gian): Đặt thời hạn cụ thể cho mục tiêu, giúp tạo áp lực và tăng hiệu suất làm việc.

Để lên kế hoạch theo nguyên tắc SMART, trước hết, bạn cần xác định mục tiêu một cách rõ ràng. Có thể sử dụng câu hỏi “5W” (Who, What, When, Where, Why) để đề ra các mục tiêu. Tiếp theo, hãy dựa trên nguồn lực, thời gian và khả năng hiện có của nhóm để đánh giá khả năng hoàn thành. Đồng thời cũng phải đảm bảo liên đến giá trị, định hướng của doanh nghiệp, tổ chức.

Cuối cùng, hãy đặt thời hạn cụ thể, mục tiêu cần phải được hoàn thành trong khoảng thời gian xác định để kịp tiến độ cho các dự án khác. Khi đã thực hiện những bước trong nguyên tắc SMART trên, chắc hẳn sẽ hỗ trợ cho các phương pháp làm việc nhóm hiệu quả của bạn đã trở nên dễ dàng hơn.

Ví dụ về việc lên kế hoạch SMART:

• Mục tiêu: Tăng doanh số bán hàng trong quý 3 năm nay.
• Specific: Tăng doanh số bán hàng trong quý 3 từ 1 triệu USD lên 1,5 triệu USD bằng cách đầu tư chăm sóc khách hàng và khuyến mãi sản phẩm.
• Measurable: Đo lường bằng cách so sánh doanh số bán hàng trong quý 3 năm nay với quý 3 năm trước, đạt mức tăng 50%.
• Achievable: Dựa trên tăng trưởng trong quý 2, việc tăng doanh số bán hàng lên 1,5 triệu USD trong quý 3 là khả thi.
• Relevant: Tăng doanh số bán hàng sẽ đóng góp vào mục tiêu tăng trưởng của năm.
• Timely: Đạt được trong khoảng thời gian quý 3 năm nay.

Trên đây là những thông tin mà CoDX vừa chia sẻ để giúp phương pháp làm việc nhóm hiệu quả hơn. Chúng tôi hy vọng những giải pháp nâng cao hiệu quả làm việc nhóm này sẽ hữu ích và đáp ứng được những thắc mắc bạn đang gặp phải. Theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều chủ đề bổ ích.

>>> Liên quan: Tìm hiểu về họp Huddle là gì

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh