Quy trình quản lý chi phí dự án | Kiểm soát ngân sách và cắt giảm hiệu quả

Khi lập kế hoạch dự án hoặc thực hiện dự án mới, doanh nghiệp cần quản lý chi phí dự án. Để quản lý hiệu quả các chi phí của dự án, bộ phận quản lý cần nắm rõ các nguồn chi phí của một dự án, cách lập ngân sách và kiểm soát ngân sách đó. Cùng CoDX tìm hiểu các thông tin về cách kiểm soát chi phí dự án, cắt giảm chi phí cho dự án qua bài viết dưới đây. 

Cùng chủ đề:

• Kiểm soát tiến độ dự án với quy trình quản lý chuyên nghiệp
• Tìm hiểu về phạm vi dự án là gì
• 10 Phần mềm quản lý công trình chuyên nghiệp

1. Quản lý chi phí dự án là gì?

Quản lý chi phí dự án là quá trình doanh nghiệp kiểm soát chi phí, dự toán và phân bổ các nguồn tiền trong ngân sách làm sao không vượt qua giới hạn cho phép, đồng thời đem lại hiệu quả thành công tốt nhất cho dự án. 

Trong dự án, chi phí được chia làm 2 loại: chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Chi phí trực tiếp bao gồm các khoản như: 

• Nhân sự làm việc cho dự án 
• Thiết bị, công nghệ, máy móc sử dụng trong quá trình làm việc
• Các công việc, nhiệm vụ để tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành dự án
• Phí vận chuyển, lắp đặt thiết bị khác

Chi phí gián tiếp trong thực hiện dự án có những khoản tiền như: 

• Tiền thuê văn phòng, điện nước, thiết bị sử dụng trong văn phòng 
• Thưởng lễ hằng năm của nhân sự 
• Các thiết bị công nghệ hỗ trợ khi làm việc 

2. Quy trình quản lý chi phí dự án hiệu quả

Để quản lý chi phí dự án hiệu quả, doanh nghiệp có thể cân nhắc 3 cách sau đây: 

• Dự toán chi phí thực hiện dự án
• Lập ngân sách cho dự án 
• Kiểm soát chi phí của dự án khi thực hiện 

2.1 Dự toán ngân sách chi phí thực hiện dự án

Dự toán là công việc rất quan trọng trong thực hiện dự án. Dự toán chi phí quản lý dự án được sử dụng trong tất cả các hoạt động của dự án, từ kế hoạch đến dự trù nguồn lực,… Khi dự toán chi phí của dự án, bộ phận quản lý cần đảm bảo các chi phí về nhân sự lao động, thiết bị và chi phí dự phòng. 

Một số cách phổ biến để nhân sự có thể dự toán chính xác các chi phí: 

• Dự toán theo các dự án tương tự: Quản lý chi phí dự án bằng cách đưa ra dự toán theo các dự án có đặc điểm tương tự. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng có được số liệu hợp lý mà không cần nghiên cứu quá nhiều. 
• Dự toán theo chi phí nhân lực: Nhân sự xây dựng dự toán về nhân lực bằng cách tính theo đơn vị giờ và số tiền bỏ ra trung bình. Ví dụ, dự án cần 10 người, mỗi người phải làm việc 100 giờ, phí sử dụng nhân công là 30.000 đồng/giờ. Vậy doanh nghiệp cần trả ước tính khoảng 30 triệu đồng cho nhân lực. 
• Dự toán ngược từ dưới lên: Doanh nghiệp hãy ước tính chi phí của từng công việc, từ đó xác định chi phí tổng thể. Ví dụ trong hạng mục sơn nhà của dự án, nhân sự cần tính phí quét vôi, phí sơn, và phí dụng cụ sơn đi kèm. 

2.2 Lập ngân sách cho dự án

Doanh nghiệp có thể tiến hành lập ngân sách sau khi đã hoàn thành dự toán chi phí. Những cách để xây dựng ngân sách hợp lý cho dự án: 

• Tổng hợp các chi phí: Doanh nghiệp nên tổng hợp, bổ sung các số liệu trong dự toán để xác định ngân sách tổng thể.
• Phân tích các trường hợp cần dự phòng: Doanh nghiệp cần xây dựng ngân sách dự phòng với việc bổ sung một số quỹ ngoài chi phí đã ước tính. Quỹ dự phòng giúp doanh nghiệp xử lý, quản trị rủi ro dự án hiệu quả, khắc phục nhanh các rủi ro.
• Dự toán theo tham số: Nhân sự quản lý chi phí dự án có thể sử dụng các thông số đã xác định để lập ngân sách. Ví dụ trung bình các dự án vượt ngân sách khoảng 5%, nhân sự nên thêm 5% vào ngân sách để tăng độ chính xác.
• Dòng vốn giải ngân: Quản lý dự án cần xác định dòng tiền mặt dự kiến khi lập ngân sách. Đồng thời, thời điểm giải ngân cũng cần lên kế hoạch bên cạnh tổng chi phí, bởi có lúc doanh nghiệp cần giải ngân tiền mặt xuyên suốt thời gian làm dự án. 

2.3 Kiểm soát chi phí trong quá trình thực hiện

Trong quá trình thực hiện dự án, doanh nghiệp có thể gặp một số rủi ro hoặc yêu cầu thay đổi, bổ sung chi phí. Đây chính là lúc ban lãnh đạo cần kiểm soát chi phí hiệu quả. Kiểm soát chi phí gồm các yếu tố chính như sau: 

• Kiểm soát sự thay đổi: Doanh nghiệp nên xây dưng quy trình quản lý dự án, thủ tục cho nhân sự nếu muốn được phê duyệt các yêu cầu thay đổi của dự án. Nếu không có quy trình rõ ràng, nhân sự thường sẽ yêu cầu nhiều hơn và có những thay đổi không cần thiết, gây lãng phí chi phí, vượt ngân sách. 
• Đo lường hiệu suất: Doanh nghiệp cần đánh giá hiệu suất chi phí theo thời gian. Các thông số cần đo lường: giá trị kế hoạch, giá trị thực nhận, chi phí thực tế,…

3. Kiểm soát và cắt giảm chi phí dự án

Trong quá tình quản lý chi phí dự án, doanh nghiệp cần thực hiện các hoạt động kiểm soát và cắt giảm chi phí cho phù hợp. 

3.1 Sử dụng phương pháp quản lý ngân sách phù hợp

Đầu tiên, doanh nghiệp nên sử dụng các phương pháp quản lý ngân sách. Dưới đây là 4 phương pháp để ban lãnh đạo, quản lý dự án có thể tham khảo: 

• Tăng dần: Quản lý theo dõi thời gian thực hiện, chi phí của các nhiệm vụ trong một dự án. Từ đó, quản lý sẽ hiểu được thời gian, chi phí thực tế cần để hoàn thành các nhiệm vụ khác. 
• Dựa theo các hoạt động: Doanh nghiệp cần tính toán doanh thu mong muốn, xem xét các mức giá hiện tại. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tính được cần xác định ngân sách là bao nhiêu, thực hiện thêm hạng mục nào,… để đạt được doanh thu mong muốn. 
• Đề xuất giá trị: Doanh nghiệp thêm các mục trong ngân sách dựa trên giá trị mà chúng có thể đem lại cho dự án. 
• Dựa vào số không: Tương tự như đề xuất giá trị, nhưng mỗi mục cần có số liệu hợp lý, minh chứng tính hữu ích cho mỗi giai đoạn cụ thể.

3.2 Đảm bảo triển khai dự án theo ngân sách đề ra

Thứ hai, để kiểm soát và cắt giảm được chi phí dự án, doanh nghiệp cần đảm bảo các hoạt động diễn ra theo ngân sách đã thiết lập. Một số cách để ban quản lý dự án đảm bảo được tiến độ, công việc của dự án: 

• Quản lý phải luôn sát sao, quản lý thời gian, hiệu suất làm việc của nhân viên. Quản lý cần đảm bảo phân công công việc hợp lý, nhân viên hoàn thành đúng theo thời hạn được giao.
• Doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý dự án miễn phí, có phí để quản lý chi phí dự án hiệu quả. Việc ứng dụng các công cụ tự động hóa sẽ tiết kiệm đáng kể các chi phí vận hành cho dự án. 
• Quản lý dự án có thể lựa chọn thuê nhân sự ngoài đối với các công việc không phải chuyên môn. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí nghiên cứu và tránh rủi ro có thể xảy ra. 
• Doanh nghiệp nên tiến hành cắt giảm một số chi phí không cần thiết. Để xác định các chi phí cần thiết và không cần thiết, doanh nghiệp có thể họp bàn lại với nhân sự. Tuy nhiên, những khoản như bảo hiểm lao động là chi phí doanh nghiệp không thể cắt giảm. 

Trên đây là những thông tin bổ ích về cách kiểm soát, quản lý chi phí dự án hiệu quả. CoDX hy vọng qua bài viết này doanh nghiệp có thể biết thêm nhiều cách hữu ích, phù hợp để quản lý tốt chi phí, ngân sách cho các dự án của mình. 

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh