Phạm vi dự án là gì? Cách xác định phạm vi cho dự án chi tiết

Mỗi dự án có các phạm vi khác nhau, cần được xác định rõ ràng, để phục vụ các công việc khác như lên kế hoạch, triển khai hay quản trị rủi ro cho dự án. Nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách xác định phạm vi dự án. Hãy cùng trả CoDX tìm hiểu trong bài viết này. 

Cùng chủ đề:

• Cách quản lý chi phí dự án hiệu quả, tối ưu
• Lập bảng tiến độ thi công bằng excel

1. Khái niệm về phạm vi dự án là gì?

Phạm vi dự án là các thông tin cơ bản về dự án của doanh nghiệp, bao gồm: 

• Mục tiêu của dự án
• Nhiệm vụ dự án phải triển khai 
• Các công việc cần làm 
• Chi phí vận hành 
• Thời hạn làm việc 

Trong một dự án, có nhiều yếu tố có thể tác động đến phạm vi của dự án đó. Cụ thể những yếu tố ấy là: 

• Nhân sự: Yếu tố nhân sự đóng vai trò quyết định đến phạm vi và thành công của dự án. Doanh nghiệp phải tính toán kỹ lưỡng số lượng nhân sự trong dự án và xác định trình độ chuyên môn cần thiết. Ví dụ, nếu số lượng nhân sự quá ít, công việc có khả năng bị quá tải. Tuy nhiên, sắp xếp nhiều nhân sự lại khiến doanh nghiệp phải trả khoản tiền công lớn. 
• Ngân sách: Ngân sách sẽ quyết định dự án có phạm vi lớn hay nhỏ, cần được chú trọng đầu tư hay không. Vì vậy, doanh nghiệp nên xác định đúng nguồn ngân sách phù hợp, có tính khả thi cao, tránh để trường hợp không đủ ngân sách. Doanh nghiệp nên biết chi tiết chi phí quản lý dự án gồm những gì, chú ý một số khoản chi phí bắt buộc phải có trong ngân sách dự án như: lương thưởng của nhân viên, thuê thiết bị, tiền thuê mặt bằng,… 

• Tính khả thi: Tính khải thi có tác động lớn đến dự án, cụ thể là phạm vi đầu tư. Do đó, khi xây dựng, lập kế hoạch dự án, công ty phải xem xét tính khả thi của dự án trên nhiều mặt như tài chính, nguồn lực, khả năng chuyên môn, quyền truy cập dữ liệu,… 

2. Tại sao cần xác định phạm vi dự án?

Tại sao việc xác định phạm vi dự án rất quan trọng như vậy? Xác định phạm vi là tiền đề để dự án có thể hoạt động hiệu quả. Cụ thể hơn các lợi ích khi doanh nghiệp biết cách thiết lập phạm vi chuẩn cho các hoạt động: 

• Phạm vi của dự án giúp doanh nghiệp nắm rõ các yếu tố, nội dung bắt buộc cần có trong dự án để hoạt động đúng hướng
• Xác định đúng phạm vi cho phép ban quản lý xây dựng lộ trình cụ thể, phù hợp nhằm phân bổ nguồn lực, ngân sách hợp lý 
• Phạm vi đúng đắn còn giúp quản lý tiến độ dự án, phòng ngừa trường hợp bất ngờ và dễ dàng xác định rủi ro ngoài phạm vi của dự án 
• Doanh nghiệp có thể tập trung được tất cả nguồn lực để thực hiện hóa mục tiêu, mang lại các lợi ích lâu dài cho tập thể

3. Cách xác định phạm vi dự án chuẩn nhất

Để xác định phạm vi của dự án chuẩn, doanh nghiệp cần trải qua nhiều bước khác nhau. Dưới đây là 4 bước xác định phạm vi dự án doanh nghiệp có thể tham khảo: 

• Bước 1: Xác định nhu cầu
• Bước 2: Xác định lộ trình và mục tiêu 
• Bước 3: Mô tả chi tiết phạm vi
• Bước 4: Xây dựng kế hoạch quản trị rủi ro cho dự án

3.1 Xác định nhu cầu

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định các nhu cầu của dự án. Việc này giúp ban lãnh đạo, quản lý dự án nắm được các nội dung cơ bản, từ đó xây dựng mục tiêu đúng đắn, hợp lý. 

Để biết các nhu cầu để xác định đúng phạm vi dự án là gì, doanh nghiệp cần trả lời được câu hỏi nhiệm vụ của dự án là gì và để dự án hoàn thành tốt nhất cần có những nguồn lực như thế nào. 

3.2 Xác định lộ trình và mục tiêu

Thứ hai, công ty phải xác định lộ trình, mục tiêu cho dự án. Lộ trình và những mục tiêu phải có mối liên hệ chặt chẽ. Một số câu hỏi có thể giúp doanh nghiệp xây dựng lộ trình và mục tiêu: 

• Mục tiêu của dự án là gì, có thể đo lường được không? 
• Điều kiện tài chính có hưởng đến quá trình thực hiện dự án không? Nếu có thì những ảnh hưởng đó là gì, có thể điều chỉnh không? 
• Mục tiêu của dự án dễ đạt được không, có tính khả thi cao không? Mục tiêu khó đạt được nhất là gì? 
• Các ảnh hưởng khiến mục tiêu dự án khó đạt được? Khi dự án phải thay đổi lộ trình hoạt động, đâu là mục tiêu cần phải thay đổi? 

3.3 Mô tả chi tiết phạm vi dự án là gì

Sau khi đã xác định được chi tiết nhu cầu, mục tiêu và lộ trình của dự án, doanh nghiệp tiến hành mô tả phạm vi. Phạm vi cần phải được mô tả chính xác, chi tiết nhất. Phạm vi càng chi tiết, rõ ràng sẽ giúp khách hàng, đối tác và đặc biệt là nhân sự của công ty nắm được những thông tin cơ bản của dự án. 

Với một số dự án liên quan trực tiếp đến sản phẩm, doanh nghiệp cần lưu ý thêm các thông tin về sản phẩm như tính năng, cách thực hoạt động,… trong phạm vi dự án là gì. Đây nên là những thông tin cho thấy khả năng cao dự án có thể đạt thành công. 

3.4 Kế hoạch quản trị rủi ro cho dự án

Cuối cùng, doanh nghiệp cần xem xét xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro dự án. Những rủi ro này có thể được nhìn nhận, đánh giá từ chính phạm vi của dự án. Những trường hợp không nằm trong phạm vi của dự án nhưng có khả năng xảy ra đều có thể trở thành rủi ro cho doanh nghiệp, cụ thể như: 

• Thiếu hụt ngân sách, không đủ khả năng tài chính chi trả cho các hoạt động trong dự án
• Mục tiêu của dự án không thể hoàn thành hoặc hoàn thành không đúng số lượng, chất lượng cần thiết
• Nhân lực thiếu hụt do một số lý do bất ngờ hoặc nhân sự không đủ trình độ chuyên môn 
• Chất lượng công nghệ, thiết bị, phần mềm quản lý dự án online phục vụ cho dự án không như trong kế hoạch 

Từ việc xác định rủi ro, doanh nghiệp cần tiến hành tìm cách giải quyết, dù đó chỉ là những rủi ro tiềm ẩn. Việc lên kế hoạch quản trị rủi ro chi tiết giúp ban quản lý dự án dễ dàng ứng phó kịp thời các tình huống bất ngờ khi thực hiện công việc. 

Áp dụng các phần mềm trong quản lý dự án giúp gia tăng hiệu suất vượt trội. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều công cụ phần mềm quản lý dự án xây dựng chuyên nghiệp khác nhau; trong đó phải kể đến CoDX Task.

Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK

• Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án 
• Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
• Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
• Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ 
• Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành 

Trên đây là những thông tin bổ ích giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi phạm vi dự án là gì. CoDX hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp, đặc biệt là quản lý, lãnh đạo dự án có thể dễ dàng xác định phạm vi dự án trong quy trình quản trị dự án, để dự án đạt thành công, hiệu quả theo đúng mục tiêu đã đề ra. 

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh