Mỗi dự án có các phạm vi khác nhau, cần được xác định rõ ràng, để phục vụ các công việc khác như lên kế hoạch, triển khai hay quản trị rủi ro cho dự án. Nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng biết phạm vi dự án là gì. Hãy cùng trả lời câu hỏi ấy và tìm cách xác định phạm vi dự án của bài viết dưới đây của CoDX.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
Cùng chủ đề:
- Cách quản lý chi phí dự án hiệu quả, tối ưu
1. Khái niệm về phạm vi dự án là gì?
Trước hết phạm vi dự án là gì? Phạm vi dự án là các thông tin cơ bản về dự án của doanh nghiệp, bao gồm:
- Mục tiêu của dự án
- Nhiệm vụ dự án phải triển khai
- Các công việc cần làm
- Chi phí vận hành
- Thời hạn làm việc
Trong một dự án, có nhiều yếu tố có thể tác động đến phạm vi của dự án đó. Cụ thể những yếu tố ấy là:
- Nhân sự: Yếu tố nhân sự đóng vai trò quyết định đến phạm vi và thành công của dự án. Doanh nghiệp phải tính toán kỹ lưỡng số lượng nhân sự trong dự án và xác định trình độ chuyên môn cần thiết. Ví dụ, nếu số lượng nhân sự quá ít, công việc có khả năng bị quá tải. Tuy nhiên, sắp xếp nhiều nhân sự lại khiến doanh nghiệp phải trả khoản tiền công lớn.
- Ngân sách: Ngân sách sẽ quyết định dự án có phạm vi lớn hay nhỏ, cần được chú trọng đầu tư hay không. Vì vậy, doanh nghiệp nên xác định đúng nguồn ngân sách phù hợp, có tính khả thi cao, tránh để trường hợp không đủ ngân sách. Doanh nghiệp nên biết chi tiết chi phí quản lý dự án gồm những gì, chú ý một số khoản chi phí bắt buộc phải có trong ngân sách dự án như: lương thưởng của nhân viên, thuê thiết bị, tiền thuê mặt bằng,…
- Tính khả thi: Tính khải thi có tác động lớn đến phạm vi dự án, cụ thể là phạm vi đầu tư. Do đó, khi xây dựng, lập kế hoạch dự án, công ty phải xem xét tính khả thi của dự án trên nhiều mặt như tài chính, nguồn lực, khả năng chuyên môn, quyền truy cập dữ liệu,…
2. Tại sao cần xác định phạm vi dự án?
Biết được phạm vi dự án là gì nhưng tại sao việc xác định phạm vi dự án rất quan trọng như vậy?. Phạm vi dự án là tiền đề để dự án có thể hoạt động hiệu quả. Cụ thể hơn các lợi ích khi doanh nghiệp biết cách thiết lập phạm vi dự án chuẩn cho các hoạt động:
- Phạm vi của dự án giúp doanh nghiệp nắm rõ các yếu tố, nội dung bắt buộc cần có trong dự án để hoạt động đúng hướng
- Xác định đúng phạm vi cho phép ban quản lý xây dựng lộ trình cụ thể, phù hợp nhằm phân bổ nguồn lực, ngân sách hợp lý
- Phạm vi đúng đắn còn giúp quản lý tiến độ dự án, phòng ngừa trường hợp bất ngờ và dễ dàng xác định rủi ro ngoài phạm vi của dự án
- Doanh nghiệp có thể tập trung được tất cả nguồn lực để thực hiện hóa mục tiêu, mang lại các lợi ích lâu dài cho tập thể
3. Cách xác định phạm vi dự án chuẩn nhất
Để xác định phạm vi dự án chuẩn, doanh nghiệp cần trải qua nhiều bước khác nhau. Dưới đây là 4 bước xác định phạm vi dự án doanh nghiệp có thể tham khảo:
- Bước 1: Xác định nhu cầu
- Bước 2: Xác định lộ trình và mục tiêu
- Bước 3: Mô tả chi tiết phạm vi dự án
- Bước 4: Xây dựng kế hoạch quản trị rủi ro cho dự án
3.1 Xác định nhu cầu
Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định các nhu cầu của dự án. Việc này giúp ban lãnh đạo, quản lý dự án nắm được các nội dung cơ bản, từ đó xây dựng mục tiêu đúng đắn, hợp lý.
Để biết các nhu cầu để xác định đúng phạm vi dự án là gì, doanh nghiệp cần trả lời được câu hỏi nhiệm vụ của dự án là gì và để dự án hoàn thành tốt nhất cần có những nguồn lực như thế nào.
3.2 Xác định lộ trình và mục tiêu
Thứ hai, công ty phải xác định lộ trình, mục tiêu cho dự án. Lộ trình và những mục tiêu phải có mối liên hệ chặt chẽ. Một số câu hỏi có thể giúp doanh nghiệp xây dựng lộ trình và mục tiêu:
- Mục tiêu của dự án là gì, có thể đo lường được không?
- Điều kiện tài chính có hưởng đến quá trình thực hiện dự án không? Nếu có thì những ảnh hưởng đó là gì, có thể điều chỉnh không?
- Mục tiêu của dự án dễ đạt được không, có tính khả thi cao không? Mục tiêu khó đạt được nhất là gì?
- Các ảnh hưởng khiến mục tiêu dự án khó đạt được? Khi dự án phải thay đổi lộ trình hoạt động, đâu là mục tiêu cần phải thay đổi?
3.3 Mô tả chi tiết phạm vi dự án là gì
Sau khi đã xác định được chi tiết nhu cầu, mục tiêu và lộ trình của dự án, doanh nghiệp tiến hành mô tả phạm vi dự án. Phạm vi dự án cần phải được mô tả chính xác, chi tiết nhất. Phạm vi càng chi tiết, rõ ràng sẽ giúp khách hàng, đối tác và đặc biệt là nhân sự của công ty nắm được những thông tin cơ bản của dự án.
Với một số dự án liên quan trực tiếp đến sản phẩm, doanh nghiệp cần lưu ý thêm các thông tin về sản phẩm như tính năng, cách thực hoạt động,… trong phạm vi dự án là gì. Đây nên là những thông tin cho thấy khả năng cao dự án có thể đạt thành công.
3.4 Kế hoạch quản trị rủi ro cho dự án
Cuối cùng, doanh nghiệp cần xem xét xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro dự án. Những rủi ro này có thể được nhìn nhận, đánh giá từ chính phạm vi của dự án. Những trường hợp không nằm trong phạm vi của dự án nhưng có khả năng xảy ra đều có thể trở thành rủi ro cho doanh nghiệp, cụ thể như:
- Thiếu hụt ngân sách, không đủ khả năng tài chính chi trả cho các hoạt động trong dự án
- Mục tiêu của dự án không thể hoàn thành hoặc hoàn thành không đúng số lượng, chất lượng cần thiết
- Nhân lực thiếu hụt do một số lý do bất ngờ hoặc nhân sự không đủ trình độ chuyên môn
- Chất lượng công nghệ, thiết bị, phần mềm quản lý dự án online phục vụ cho dự án không như trong kế hoạch
Từ việc xác định rủi ro, doanh nghiệp cần tiến hành tìm cách giải quyết, dù đó chỉ là những rủi ro tiềm ẩn. Việc lên kế hoạch quản trị rủi ro chi tiết giúp ban quản lý dự án dễ dàng ứng phó kịp thời các tình huống bất ngờ khi thực hiện công việc.
Trên đây là những thông tin bổ ích giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi phạm vi dự án là gì. CoDX hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp, đặc biệt là quản lý, lãnh đạo dự án có thể dễ dàng xác định phạm vi của dự án, để dự án đạt thành công, hiệu quả theo đúng mục tiêu đã đề ra.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Bài viết liên quan: