Trách nhiệm và thành tựu của các doanh nghiệp hầu hết bắt nguồn từ việc xây dựng quy trình triển khai dự án bài bản. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thực thi dự án một cách vững chắc hơn. Vậy bạn hiểu như thế nào về quá trình thực hiện dự án? Có bao nhiêu bước? Cùng CoDX tìm hiểu qua bài viết hôm nay.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang Kiến thức chuyển đổi số của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. Quy trình triển khai dự án là gì?
Quy trình triển khai dự án là quy trình doanh nghiệp trang bị và thực hiện dự án với một khoảng thời gian nhất định, nguồn lực được thiết lập từ đầu và giới hạn nguồn ngân sách cụ thể của công ty. Quy trình này phải đảm bảo định hướng rõ ràng về mục tiêu, chi tiết, thỏa mãn những yếu tố mà dự án cần đạt được.
Nhiệm vụ chính của chu trình là điều phối nguồn nhân lực. Song song đó, nhân viên cũng thực hiện đo lường hiệu suất và giữ cho mọi thứ nằm trong khả năng dự án. Để làm được điều này, nhà quản trị và đội nhóm cần liên tục trao đổi, liên lạc nhằm thiết lập, điều chỉnh những ưu tiên cần thiết.
2. Quy trình triển khai dự án đầu tư xây dựng chuẩn 2023
Quy trình triển khai dự án được diễn ra theo 6 bước chính như sau:
- Bước 1: Đánh giá dự án cần thực hiện;
- Bước 2: Lên kế hoạch cho dự án;
- Bước 3: Tiến hành thực hiện dự án;
- Bước 4: Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh dự án;
- Bước 5: Phân tích hiệu suất trong suốt quá trình thực hiện dự án;
- Bước 6: Tổng hợp, báo cáo và kết thúc dự án.
2.1. Bước 1: Đánh giá dự án cần triển khai
Quy trình triển khai dự án sẽ thuận lợi hơn nếu như doanh nghiệp biết cách đánh giá dự án chuẩn chỉnh. Điều này căn cứ vào sự kỳ vọng của bộ phận quản lý, từ khách hàng và đối tượng liên quan chính. Sau đó, bạn phải đảm bảo những người này nắm bắt được nhiệm vụ mình cần làm là gì.
Thông thường, đối tượng đảm nhận chính sẽ trình bày quá trình triển khai dự án qua những buổi họp. Hoạt động này nhằm nêu rõ công việc được giao cho từng thành viên. Bên cạnh đó còn là chu trình và những mốc quan trọng sẽ đạt được. Bước đánh giá này có thể giúp tập hợp tinh thần gắn kết của cả đội. Những người này sẽ cùng đặt ra một tiêu chuẩn chung khi làm việc.
2.2. Bước 2: Lập kế hoạch cho dự án theo quy trình chuẩn
Đây được xem là bước quan trọng nhất trong quy trình triển khai dự án, là “kim chỉ nam” cho sự nỗ lực và đầu tư. Vì vậy, một mẫu kế hoạch triển khai dự án được lập từng bước chi tiết, cụ thể sẽ giúp dự án của công ty tránh được các sự cố, đảm bảo quy trình thực hiện dự án không bị rào cản nào. Nhà quản lý có thể áp dụng mô hình để lên kế hoạch như: CLEAR (Collaborative – Limited – Emotional – Appreciable – Refinable), SMART (Specific – Measurable – Achievable – Relevant – Time bound),…
Hơn nữa, thực hiện dự án cũng được ví như một tấm bản đồ đã có lộ trình vẽ ra và xác định đích đến, nhà quản trị cần hoạch định các mốc thời gian cụ thể, phương hướng hành động, giới hạn ngân sách và tài nguyên chuẩn bị cần thiết cho dự án.
2.3. Bước 3: Triển khai dự án
Sau khi bản kế hoạch nhận được sự phê duyệt từ phía ban lãnh đạo công ty thì dự án chính thức được thực hiện. Ở khâu này thường được khởi động bằng một buổi họp (kick-off). Với mục đích rằng giới thiệu về công ty, đội nhóm phụ trách, thuyết trình về dự án, thông tin sản phẩm và dịch vụ của khách hàng cũng như mức độ thành công khi dự án bước vào giai đoạn kết thúc.
Bên cạnh buổi họp khởi động, một vài công việc khác sẽ được triển khai trong giai đoạn bắt đầu đi vào thực thi, bao gồm:
- Xây dựng đội nhóm phụ trách, lựa chọn nhân sự phù hợp;
- Yêu cầu nguồn nhân lực cho dự án;
- Triển khai kế hoạch quản trị dự án;
- Xây dựng phần mềm quản lý dự án online, theo dõi;
- Giao công việc, nhiệm vụ cho từng thành viên;
- Khởi tạo lịch trình dự án cập nhật dựa vào sự phát triển;
- Nếu có yêu cầu hãy đề xuất và cập nhật kế hoạch dự án khi cần thiết và duy trì tính minh bạch đối với khách hàng.
2.4. Bước 4: Theo dõi, đánh giá và thay đổi trong quy trình triển khai dự án
Quá trình giám sát, đánh giá của nhà quản trị chính là bước đi then chốt trong quy trình triển khai dự án. Bên cạnh khả năng chuyên môn, tác phong làm việc của nhân viên thì yếu tố quyết định nằm ở trách nhiệm của nhà quản trị trong việc giám sát chặt chẽ, theo dõi sâu sát, đánh giá hiệu quả hoạt động của dự án thì dự án mới đạt được thành công như mong đợi.
Việc theo dõi và đánh giá dự án sẽ đảm bảo rằng kế hoạch đang tiến triển đúng mục tiêu ban đầu đề ra. Các nhà quản trị dự án có thể áp dụng những công cụ trực quan hay mô hình quản trị dự án linh hoạt như: Agile, Six Sigma, Gantt,… nhằm thúc đẩy quá trình làm việc của mình trở nên hiệu quả và đạt thành công.
2.5. Bước 5: Phân tích hiệu suất trong suốt quy trình triển khai dự án
Phân tích hiệu suất liên tục và nhất quán trong quy trình triển khai dự án là khâu không thể bỏ qua khi thực hiện bất kỳ dự án nào. Việc làm này nhằm đo lường mức độ tiến triển của dự án ra sao so với những dự tính ban đầu. Nhà quản lý có thể sử dụng các công cụ phần mềm quản lý tiến độ thi công dự án hoặc phần mềm thủ công, những hệ thống này thường thể hiện những số liệu, thông tin liên quan tới:
- Tình hình nhân sự;
- Nguồn nhân lực;
- Quỹ tài chính;
Phân tích kỹ lưỡng sẽ giúp phát hiện nhanh yếu tố nào cần bổ sung và điều chỉnh phù hợp với tình hình dự án. Nếu có, phòng ban phụ trách sẽ quay lại khâu trước và thực hiện. Sau đó, nhà quản lý cần tiếp tục tổng hợp dữ liệu bổ sung để đánh giá biến số của dự án.
2.6. Bước 6: Tổng hợp, báo cáo và kết thúc dự án
Khi dự án đã đi đến những khâu cuối cùng, nhưng trước khi phòng ban của bạn quyết định ăn mừng cho sự thành công, hay rút kinh nghiệm về những thiếu sót trong quy trình triển khai dự án thì vẫn còn một công việc mà nhà quản trị cần hoàn thành. Trường hợp quá trình lên kế hoạch được vận hành tốt và hiệu quả, ở giai đoạn kết thúc dự án sẽ thuận lợi và đơn giản hơn. Các nhiệm vụ của nhà quản lý cùng với thành viên trong nhóm của mình thực hiện ở giai đoạn kết thúc bao gồm:
- Tổng hợp toàn bộ dự án: Nhà quản lý có thể tổ chức một buổi gặp gỡ để trao đổi và trò chuyện trực tiếp với các thành viên trong nhóm để lắng nghe những ý kiến, mong muốn cũng như gửi mẫu khảo sát ngắn yêu cầu đóng góp ý kiến trong quy trình triển khai dự án;
- Phân tích, đánh giá dự án: Liệt kê những thành công đã đạt được, rút kinh nghiệm từ những sai sót của dự án nhằm tránh lặp lại ở những dự án tiếp theo;
- Cung cấp báo cáo dự án: Nhà quản lý phải giải thích rõ các thay đổi đã thực hiện để đạt được thành công. Chúng thường thể hiện qua yếu tố về thời gian, nguồn nhân lực, nguồn tài chính,… Qua đó, doanh nghiệp sẽ có cơ hội hình dung lại những thành tựu tích lũy được và đưa ra cải tiến phù hợp trong dự án ở tương lai;
- Quyết toán: Tất toán nguồn tài chính và ngân sách của dự án.
3. Chuẩn hóa quy trình triển khai dự án xây dựng với CoDX Process
Việc chuẩn hóa quy trình thực hiện các dự án xây dựng có ý nghĩa rất lớn nhằm đảm bảo hiệu quả, đồng bộ công việc, giảm thiểu rủi ro trong quá trình thi công. Sử dụng phần mềm quản lý quy trình có thể giúp tối ưu hóa quy trình này. Dưới đây là thông tin về phần mềm quản lý quy trình để chuẩn hóa quy trình phân phối dự án xây dựng của doanh nghiệp bạn:
PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Hy vọng thông qua bài viết hôm nay, bạn đọc sẽ nắm được 6 bước trong quy trình triển khai dự án một cách hiệu quả. Biết cách triển khai chu trình theo trình tự để đảm bảo dự án đạt được mục tiêu hướng đến, tiết kiệm tối đa nguồn nhân lực, thời gian và ngân sách cho dự án. Chúc các bạn thành công! Theo dõi website của Trang tin Quản trị doanh nghiệp CoDX để cập nhật những quy trình hữu ích cho doanh nghiệp nhé!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Bài viết được quan tâm nhiều trong tuần:
Cách sửa lỗi dính chữ trong word 2003, 2007, 2016, 2019
Nội dung chính1. Quy trình triển khai dự án là gì?2. Quy trình triển khai dự án đầu tư xây dựng chuẩn 20232.1. Bước 1:...
Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) là gì? Chức năng, cách xây dựng hiệu quả
Nội dung chính1. Quy trình triển khai dự án là gì?2. Quy trình triển khai dự án đầu tư xây dựng chuẩn 20232.1. Bước 1:...
Truyền thông nội bộ là gì? Ví dụ & hướng dẫn xây dựng hiệu quả
Nội dung chính1. Quy trình triển khai dự án là gì?2. Quy trình triển khai dự án đầu tư xây dựng chuẩn 20232.1. Bước 1:...
7 cách chuyển file ghi âm thành văn bản online MIỄN PHÍ trên máy tính
Con dấu điện tử là gì? Quy định pháp luật về con dấu [MỚI NHẤT]