Tính kỷ luật trong công việc là gì? 5 Cách thiết lập kỷ luật hiệu quả mới nhất

Một doanh nghiệp có thể phát triển lâu dài chỉ khi các nhân sự làm việc theo một hệ thống kỷ luật nhất định. Tính kỷ luật trong công việc cũng được nhiều các chuyên gia nhân sự, sách báo để cập với nhiều lợi ích trong tăng cường hiệu suất, gia tăng hiệu quả công việc. Vậy tính kỷ luật là gì?

Cùng CoDX phân tích tìm hiểu các nội dung liên quan về tính kỷ luật cũng như quy trình thiết lập như thế nào hiệu quả cho doanh nghiệp nhé.

1. Tổng quan về tính kỷ luật trong công việc

Để xây dựng tính kỷ luật hiệu quả, trước hết hãy hiểu rõ các khái niệm liên quan về tính kỷ luật là gì bên dưới đây.

1.1 Tính kỷ luật trong công việc là gì?

Tính kỷ luật trong công việc là các nguyên tắc được nhà quản trị đặt ra với mục đích giúp nhân viên thực hiện đúng các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. Bên cạnh đó, kỷ luật còn giúp ngăn ngừa những hành vi gây tổn hại đến lợi ích của công ty. 

Một tổ chức doanh nghiệp xây dựng tính kỷ luật tốt sẽ ngày càng phát triển hơn trong tương lai.

Kỷ luật trong doanh nghiệp bao gồm 2 khái niệm sau:

• Kỷ luật tích cực

Khái niệm này đề cập đến hành vi tự giác của mỗi nhân viên khi ý thức được trách nhiệm của cá nhân đối với những quy định mà doanh nghiệp đề ra. Kỷ luật tích cực chỉ có thể đạt được khi nhà quản trị áp dụng tốt những kỹ năng lãnh đạo, linh hoạt phù hợp với nhân viên.

Về lâu dài, kỷ luật tích cực sẽ góp phần xây dựng nên nền văn hóa doanh nghiệp, bản sắc chung cho các phòng ban bộ phận trong công ty.

• Kỷ luật trừng phạt

Kỷ luật trừng phạt được hiểu là những hình phạt doanh nghiệp thiết lập để răng đe, xử lý các hành vi vi phạm nguyên tắc công việc, cố ý gây tổn hại đến lợi ích của công ty.

Mục tiêu của hình thức kỷ luật này là để ngăn chặn các lỗi vi phạm sẽ không phát sinh trong tương lai.

Nguồn tham khảo tại https://en.wikipedia.org/wiki/Discipline

1.2 Tính kỷ luật trong công việc mang lại lợi ích gì?

Nhân viên làm việc trong môi trường có tính kỷ luật luôn ý thức được trách nhiệm của bản thân đối với công việc được đảm nhận. Nhờ đó, công việc hoàn thành với hiệu quả tốt nhất. Bên cạnh đó, tính kỷ luật trong công việc còn mang đến nhiều lợi ích khác cho doanh nghiệp như:

• Tính kỷ luật trong công việc giúp nâng cao hiệu suất
• Tạo văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp
• Kỷ luật giúp nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên
• Tính kỷ luật trong công việc nâng cao uy tín cho doanh nghiệp
• Phát triển kinh doanh, tối đa lợi nhuận

2. Cách thiết lập và xây dựng tính kỷ luật trong công việc?

Dưới đây là quy trình 5 bước giúp doanh nghiệp xây dựng tính kỷ luật trong công việc cho tổ chức của mình:

• Tuyển dụng nhân viên phù hợp với văn hóa doanh nghiệp
• Chú trọng đào tạo hội nhập cho nhân viên
• Thiết lập quy trình làm việc rõ ràng
• Chú trọng vấn đề lập kế hoạch và giao việc cho nhân viên
• Rõ ràng trong các hình thức kỷ luật trong công việc

2.1 Tuyển dụng nhân viên phù hợp với văn hóa doanh nghiệp

Để thiết lập tính kỷ luật trong công việc và đảm bảo các cá nhân đồng thuận chấp hành đúng các chuẩn mực quy định, thì điều đầu tiên chính là chú trọng vào nhân tố con người.

Do vậy, giai đoạn tuyển dụng chọn lọc nhân viên vô cùng quan trọng. Các doanh nghiệp thường có xu hướng chú trọng lựa chọn nhân viên phù hợp với văn hóa công ty hơn là các yếu tố liên quan đến kinh nghiệm, năng lực cá nhân.

2.2 Chú trọng đào tạo hội nhập cho nhân viên

Đào tạo hội nhập cho nhân viên là giai đoạn cần thiết giúp nhân sự mới hiểu rõ về cách thức làm việc, văn hóa của doanh nghiệp. Từ đó, họ dần có những sự điều chỉnh cá nhân để tự thích ứng nhanh với môi trường mới. Bên cạnh đó, việc đào tạo này cũng giúp nhân viên hiểu rõ những quy định trong công ty cũng như tính kỷ luật trong công việc.

>>> Tham khảo ngay:

• Quy trình onboarding đào tạo hội nhập chuẩn cho nhân viên mới
• Mẫu nội quy văn phòng mới nhất

2.3 Thiết lập tính kỷ luật trong công việc với quy trình làm việc rõ ràng

Cách xây dựng tính kỷ luật trong công việc hiệu quả chính là thiết lập quy trình làm việc rõ ràng và chi tiết nhất. Sau khi đã có được quy trình bài bản, quản lý cần quán triệt ngay với nhân viên từ những ngày đầu họ mới nhận việc.

Một quy trình làm việc rõ ràng sẽ giúp nhân viên biết và hiểu được họ nên làm gì và không nên làm gì để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

2.4 Chú trọng vấn đề lập kế hoạch và giao việc cho nhân viên

Để nhân viên làm việc với tính kỷ luật trong công việc tốt nhất, nhà quản lý nên cho họ một kế hoạch, phân công cụ thể chi tiết và có cách quản lý nhân viên phù hợp. 

Nhà quản lý cần phân tích kỹ lưỡng những yếu tố liên quan như thời gian thực hiện, khả năng thực thi, năng lực của từng nhân viên cụ thể để đưa ra bản kế hoạch công việc phù hợp nhất cho đội nhóm của mình.

Bên cạnh đó, việc hiểu rõ năng lực của từng người sẽ giúp quản lý biết cách sắp xếp công việc hiệu quả giúp giao việc cho nhân viên tốt hơn. Hãy giao việc cho những cá nhân có thể hoàn thành tốt nhất với thời gian ngắn nhất.

Hiểu rõ về tầm quan trọng về lập kế hoạch và giao việc, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã áp dụng ứng dụng quản lý công việc vào quy trình làm việc.

Có thể kể đến những phần mềm quản lý công việc nhóm phổ biến như CoDX Task, Trello, odoo, …

>>> Xem thêm: Cách xây dựng, thiết lập quy trình làm việc cho doanh nghiệp đảm bảo thành công

2.5 Rõ ràng trong các hình thức kỷ luật trong công việc

Cuối cùng, để xây dựng tính kỷ luật hiệu quả, doanh nghiệp nên đưa ra những quy định về hình thức kỷ luật rõ ràng. Những quy định này cần được ban hành thành văn bản và lưu hành trong nội bộ công ty.

Những hình thức kỷ luật này sẽ hạn chế tình trạng phạm lỗ, mặt khác, khi nhân viên hiểu rõ các hình thức kỷ luật, họ cũng sẽ tránh vi phạm những lỗi trong quy định.

3. Dấu hiệu nhân viên thiếu tính kỷ luật trong công việc

Một khi các thành viên trong một tổ chức có dấu hiệu vô kỷ luật, không tuân theo các quy tắc của công ty sẽ gây ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả công việc cũng như văn hóa của công ty. Sau đây là những dấu hiệu cho thấy nhân viên của bạn đang có hành vi thiếu tính kỷ luật trong công việc:

• Không tuân thủ các nguyên tắc trong hợp đồng lao động, các quy định tại công sở, nơi làm việc.
• Thể hiện thái độ tiêu cực, hành động không chuẩn mực đối với đồng nghiệp, cấp trên.
• Nhân viên thường xuyên đi trễ với thời gian quy định, nghỉ việc không báo trước.
• Làm việc không theo kế hoạch công việc đã đề ra
• Thường xuyên trễ deadline, làm việc với tính chất đối phó gây ảnh hưởng đến khả năng nâng cao hiệu suất làm việc hiệu quả.
• Không tuân thủ những quy định từ quản lý, làm chậm tiến độ công việc chung.

4. Các hình thức kỷ luật nhân viên trong môi trường làm việc

Nhà  quản lý làm gì khi nhân viên trễ deadline, đi trễ? Khi các nhân viên xuất hiện dấu hiệu vô kỷ luật thì việc người quản lý đưa ra các hình thức răn đe, khiển trách để đưa họ trở về lại khuôn mẫu mà công ty đề ra là điều hiển nhiên. Tùy vào mức độ vi phạm mà doanh nghiệp sẽ đưa ra các hình thức kỷ luật khác nhau, thông thường sẽ có 2 loại hình thức phổ biến đó là kỷ luật nặng hoặc nhẹ.

4.2 Hình thức kỷ luật nhẹ

Nếu như nhân viên của bạn chỉ vi phạm những lỗi nhẹ thì có thể dùng những hình thức kỷ luật sau:

• Khiển trách bằng lời nói: nhân viên của bạn chỉ gây ra những lỗi nhẹ như lơ là trong công việc, ngủ gật, đi làm trễ thường xuyên,…thì nhà quản lý có thể dùng hình thức này để cảnh báo và nhắc nhở.
• Khiển trách bằng văn bản: Yêu cầu nhân viên tường trình giải thích và lý tên thừa nhận lỗi vi phạm.
• Khiển trách bằng hình thức đình chỉ ngắn hạn: Đình chỉ nhân viên phạm lỗi trong 1 khoản thời gian ngắn như: 1 ngày, thậm chí là ngày tùy theo mức độ vi phạm và những ngày đình chỉ sẽ không được tính lương.
• Cắt quyền lợi: Tước đi một số đặc quyền của nhân viên như: ngày nghỉ, giờ giải lao, một số ưu tiên trong công việc,…như một lời răn đe.
• Chuyển đơn vị công tác: Nhân viên thiếu tính kỷ luật trong công việc cũng có thể được chuyển tới các đơn vị công tác xa hơn, công việc nặng nhọc hơn như một lơi cảnh báo gián tiếp. Nhân viên cần phải sửa đổi nếu muốn quay về vị trí cũ.

4.2 Hình thức kỷ luật nặng

Còn nếu trong trường hợp nhân viên của bạn vi phạm những lỗi nghiêm trọng, thiết tính kỷ luật trong công việc nặng và có dấu hiệu ngày càng thiếu tính kỷ luật thì nhà quản lý có thể sử dụng dụng các biện pháp kỷ nặng hơn như:

• Cắt giảm lương: Đây là hình thức kỷ luật được áp dụng phổ biến nhất cũng là hình thức tác động nặng nề nhất đến đời sống của nhân viên.
• Giáng chức: Nếu nhân viên có thái độ làm việc sai lệch, không đúng đắn hoặc không có năng lực để gánh vác được vị trí đó thì bạn nên xem xé giáng chức họ xuống cấp bậc thấp hơn.
• Bị đình chỉ khi có kết quả điều tra: Hình thức phạt này thường dùng khi nhân viên đã vi phạm những lỗi lầm nghiêm trọng làm ảnh hưởng trực tiếp đến danh tiếng hoặc lợi nhuận của doanh nghiệp. Họ sẽ bị đình chỉ cho đến khi có kết quả điều tra rõ ràng và trong khoảng thời gian đó sẽ không được hưởng lương.
• Sa thải: Đây là mức độ kỷ luật cao nhất trong hệ thống hình thức kỷ luật nhân viên. Phương pháp này thường được sử dụng khi họ đã mắc những lỗi cực kỳ nghiêm trọng và gây thiệt hại lớn đến doanh nghiệp.

Xây dựng tính kỷ luật trong công việc là điều mà các doanh nghiệp cần làm ngay từ những thời gian đầu. Việc tìm hiểu và hiểu rõ tầm quan trọng của tính kỷ luật sẽ giúp các nhà quản lý quản trị công việc, vận hành tốt đội nhóm, gia tăng chất lượng và hiệu quả công việc. Hy vọng những thông tin CoDX cung cấp hữu ích giúp bạn thiết lập kỷ luật hiệu quả.

 Bài viết liên quan:

• Quản lý công việc bằng excel với 8 mẫu bảng chuyên nghiệp
• 5 Phần mềm nhắc nhở công việc trên máy tính MIỄN PHÍ 2023
• TẢI MIỄN PHÍ mẫu báo cáo công việc từ CoDX

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh