Onboarding vẫn đang là thuật ngữ còn xa lạ với nhiều doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên đây được xem là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của các doanh nghiệp. Vậy Onboarding là gì? Nó mang lại lợi ích gì cho các doanh nghiệp? Tham khảo bài viết dưới đây cùng CoDX nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. Onboarding là gì?
Onboarding là những hoạt động giúp nhân viên mới hòa nhập với môi trường làm việc của doanh nghiệp một cách nhanh nhất. Nó còn được hiểu là quá trình đào tạo nhập môn cho nhân viên mới, giúp họ nhanh chóng hiểu rõ văn hóa, nhiệm vụ, chính sách, quy trình làm việc và các thông tin liên quan đến công ty.
Việc onboarding giúp người mới tiếp xúc, làm quen với môi trường, văn hoá, quy trình làm việc của công ty. Từ đó sẽ giúp họ tự tin để làm việc hiệu quả và gắn bó lâu dài hơn với doanh nghiệp đó. Theo Bamboo HR, thời gian quy trình onboarding có thể kéo dài từ vài tuần đến 1 năm, tuy nhiên tốt nhất nên là từ 3 tháng trở lên. Vì khi đó, nhân viên mới có đủ tự tin và năng lực để hòa nhập với môi trường làm việc mới.
Sau khi tìm hiểu về khái niệm Onboarding là gì cũng như Onboard trong nhân sự là gì. Chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu đến quy trình Onboarding hiệu quả dành cho doanh nghiệp nhé!
2. Quy trình onboarding hiệu quả – thành công cho doanh nghiệp
Để xây dựng quy trình Onboarding hiệu quả cần trải qua 4 bước sau:
- Pre-Onboarding
- Chào đón nhân viên mới – Orientation
- Đào tạo nhân viên – Role Specific Training Onboarding
- Hỗ trợ quá trình làm việc về sau – Ongoing Support Onboarding
Bước 1: Pre-Onboarding
Pre-Onboarding là giai đoạn đầu tiên và quan trọng khi xây dựng quy trình onboarding. Một số doanh nghiệp bắt đầu quá trình này ngay sau khi đề nghị việc làm được chấp nhận, thường là các hoạt động để liên kết nhân viên mới với tổ chức.
Việc đem đến một trải nghiệm trước khi chính thức gia nhập sẽ gia tăng yếu tố cạnh tranh giúp doanh nghiệp giữ chân ứng viên tốt hơn.
Bước 2: Chào đón nhân viên mới – Orientation
Đây là giai đoạn chính thức sau khi nhân viên mới nhận lời làm việc. Lúc này nhân viên chưa quen và hiểu cách thức làm việc của công ty. Việc giới thiệu nhân viên mới sẽ giúp họ cảm thấy thoải mái hơn khi kết nối với đồng nghiệp và doanh nghiệp. Việc giới thiệu chính thức cũng giúp nhân viên mới hiểu được quy tắc, chính sách, các quy định của công ty và cách thức hoạt động của tổ chức.
Để có một chương trình hội nhập nhân viên mới hiệu quả, các tổ chức nên tạo ra một bản tóm tắt giới thiệu cơ bản về công ty, gửi cho nhân viên mới trước khi họ bắt đầu làm việc. Đồng thời, các nhà quản lý cũng nên dành thời gian để trực tiếp giới thiệu nhân viên và giải đáp những thắc mắc của họ.
Quy trình chào đón sẽ phân chia cho các phòng ban với từng nhiệm vụ cụ thể khác nhau, nếu có thể hãy thực hiện trong vài ngày hoặc một tuần để tránh gây quá tải thông tin và mang đến những trải nghiệm hội nhập hiệu quả cho nhân viên mới.
Bước 3: Đào tạo nhân viên – Role Specific Training Onboarding
Đào tạo hội nhập nhân viên mới là bước quan trọng trong việc xây dựng quy trình Onboarding hiệu quả. Nhân viên mới cần có người hướng dẫn thời gian đầu để họ tập quen với công việc, biết được mình sẽ làm gì từ đó hoàn thành công việc hiệu quả hơn.
Một số nội dung đào tạo được thực hiện trong quá trình hội nhập nhân sự như:
- Trách nhiệm chính của nhân viên
- Các công cụ dành riêng cho công việc mà họ có thể cần sử dụng
- Giới thiệu về các khóa học tập và tài khoản học tập của doanh nghiệp
- Thực hiện các bài test đánh giá sau đào tạo
- Đảm bảo rằng nhân viên mới có mọi thứ họ cần để hiểu vai trò của họ sẽ như thế nào trong những tuần và tháng đầu tiên.
Một nhân viên mới có thể mất vài tháng để bắt đầu làm quen cũng như nắm được các kiến thức về sản phẩm, thị trường của doanh nghiệp. Luôn đảm bảo nhân viên được hướng dẫn và giải đáp thắc mắc bất cứ lúc nào.
Bước 4: Hỗ trợ quá trình làm việc về sau – Ongoing Support Onboarding
Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình Onboarding. Trong giai đoạn ngày, người quản lý nên đưa ra các mục tiêu công việc của nhóm để nhân sự biết được họ cần làm gì và thiết lập mục tiêu cá nhân. Điều này đảm bảo rằng nhân viên mới hiểu rõ hơn về nền văn hóa doanh nghiệp, các chính sách và quy trình của công ty, từ đó giúp họ thích nghi và phát triển tốt hơn. Hơn nữa, việc đưa ra thông tin cần thiết từ đầu cũng giúp giảm thiểu sự hiểu lầm và nhầm lẫn trong công việc, tăng cường sự hài lòng và hiệu quả làm việc.
3. Lợi ích của quy trình Onboarding là gì?
Khái niệm trên đây đã giúp mọi người hiểu được Onboarding là gì? Vậy sau khi trải qua quy trình Onboarding nhân viên sẽ nhận được những gì và từ đó đem lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Sau đây là 5 lợi ích vượt trội mà onboarding mang lại cho doanh nghiệp:
- Giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín
- Thu hút nhân tài
- Rút ngắn thời gian và chi phí đào tạo
- Hạn chế tỷ lệ nhân viên nghỉ việc
- “Vỗ về” tinh thần nhân viên
3.1 Onboarding giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín
Với các nhân viên mới, khi hiểu được văn hóa, sứ mệnh của doanh nghiệp sẽ giúp họ sớm định hướng về tác phong cũng như điều chỉnh bản thân sao cho phù hợp với văn hoá doanh nghiệp đó. Còn đối với doanh nghiệp việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp là ưu tiên lựa chọn hàng đầu, bởi đây sẽ là yếu tố quyết định việc đi hay ở của các nhân tài. Từ đó nâng cao uy tín cũng như danh tiếng của doanh nghiệp.
3.2 Onboarding hiệu quả sẽ giúp thu hút nhân tài
Xây dựng quy trình Onboarding đào tạo nhân viên hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp thu hút được nhân tài chất lượng. Một khi nhận được nhiều đánh giá tốt từ nhân viên, công ty sẽ dễ dàng nâng cao giá trị thương hiệu của mình trên thị trường tuyển dụng.
Bên cạnh đó, mạng xã hội cũng là nơi mở ra nhiều cơ hội về nhu cầu tuyển dụng cho doanh nghiệp. Các hội nhóm là nơi review chân thực về điểm tốt xấu của từng nhân viên tại nơi làm việc.
3.3 Rút ngắn thời gian và chi phí đào tạo
Hiểu được Onboarding là gì? Sẽ giúp các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí để tuyển dụng và đào tạo ứng viên. Đối với những nhân viên mới họ cần thời gian để hòa nhập với môi trường, công việc với một vai trò mới. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp biết cách xây dựng hội nhập hiệu quả sẽ giúp rút ngắn và thúc đẩy quá trình này diễn ra nhanh hơn.
Những tổ chức có mẫu quy trình Onboarding chuyên nghiệp sẽ mang lại năng suất và hiệu quả tuyển dụng cao hơn 5%. Một quy trình chuẩn bao gồm thiết lập mục tiêu, đánh giá năng lực nhân sự để từ đó đề ra lộ trình sẵn về vị trí công việc cho từng nhân viên. Nhân viên sẽ hoàn thành công việc hiệu quả hơn khi họ cảm thấy năng lực được coi trọng và hạnh phúc với công việc hiện tại của mình.
3.4 Hạn chế tỷ lệ nhân viên nghỉ việc nhờ onboarding chuyên nghiệp
Xây dựng được mẫu quy trình Onboarding hiệu quả sẽ giúp các doanh nghiệp hạn chế được tỷ lệ nhân viên nghỉ việc. Theo thống kê cho thấy, có khoảng ⅓ nhân viên nghỉ việc trong khoảng 2 tháng làm việc đầu tiên.
Bên cạnh đó, onboarding không hiệu quả sẽ gây ảnh hưởng lớn tới tài chính cũng như năng suất làm việc của nhân viên. Thông thường để đào tạo lại nhân viên mới, các doanh nghiệp trung bình sẽ tốn khoản chi phí tương đương 150% lương của vị trí đang trống. Ngoài ra, nếu trong môi trường nhân viên nghỉ việc quá nhiều sẽ ảnh hưởng tới tâm lý của những người làm việc còn lại. Vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét xây dựng, cải thiện quy trình Onboard hiệu quả hơn để giữ chân nhân tài, hạn chế tối đa tỷ lệ nhân viên nghỉ việc.
>>>Xem thêm: Vòng đời nhân viên: 7 Giai đoạn và 4 yếu tố tác động đến nhân sự
3.5 Xoa dịu tinh thần nhân viên
Đối với các nhân sự mới vào, doanh nghiệp nên tạo điều kiện để nhân sự mới có thể làm quen với tất cả mọi người thông qua mẫu quy trình Onboarding.
Thông qua các buổi chào mừng, chương trình warm up tạo điều kiện cho nhân sự mới làm quen với doanh nghiệp, đội nhóm. Các hoạt động đào tạo về tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp cũng góp phần gắn kết các nhân viên hơn. Để xây dựng được quy trình hội nhập chuẩn đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được nội dung cần thiết, vậy những nội dung cần chuẩn bị cho buổi Onboarding là gì?
4. Nội dung quan trọng cần chuẩn bị khi Onboarding là gì?
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những nội dung, quy trình onboarding khác nhau. Nhưng chủ yếu vẫn xoay quanh các nội dung như giới thiệu chung về công ty, văn hóa doanh nghiệp và phổ biến chính sách và môi trường làm việc. 3 nội dung đào tạo cơ bản cho nhân viên mới là giới thiệu chung về công ty, giới thiệu văn hóa doanh nghiệp, phổ biến chính sách và môi trường làm việc.
4.1 Giới thiệu chung về công ty
Nội dung đầu tiên là giới thiệu chung về doanh nghiệp. Phần này bao gồm một số nội dung chính như sau:
- Tên gọi, những lĩnh vực kinh doanh và quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra cần nêu rõ sứ mệnh, mục đích, tầm nhìn và giá trị cốt lõi doanh nghiệp đang định hướng để thống nhất kế hoạch phát triển ngay từ đầu.
- Nêu rõ mục tiêu và kế hoạch phát triển của từng bộ phận trong doanh nghiệp để nhân viên có định hướng rõ ràng nhất về công việc mình đảm nhận.
- Phổ biến các dịch vụ/ sản phẩm mà doanh nghiệp đang xây dựng và phát triển trên thị trường.
- Truyền đạt cơ chế vận hành, cơ cấu tổ chức và giới thiệu ban lãnh đạo của công ty
4.2 Giới thiệu văn hóa doanh nghiệp
Giới thiệu văn hoá doanh nghiệp là nội dung quan trọng giúp truyền đạt tới nhân viên mới về môi trường cũng như định hướng làm việc sắp tới. Cơ bản sẽ có 4 nội dung chính như nêu rõ giá trị của doanh nghiệp, tầm nhìn chiến lược, triết lý kinh doanh và sứ mệnh của doanh nghiệp.
4.3 Phổ biến chính sách và môi trường làm việc
Có 3 nội dung mà doanh nghiệp cần phổ biến ngay từ đầu cũng như các nhân viên mới cần nắm rõ:
- Giới thiệu trách nhiệm và nghĩa vụ của nhân viên
- Cơ chế khen, thưởng, phạt
- Các quy trình và thủ tục khác trong quá trình làm việc
Hiểu được về các nội dung cần chuẩn bị cho buổi Onboarding là gì sẽ giúp các doanh nghiệp tiến tới xây dựng quy trình Onboarding hiệu quả.
5. Bí quyết để quy trình Onboarding hiệu quả là gì?
Khi hiểu được Onboarding là gì, thì chúng ta đều biết rằng Onboarding là một quá trình dài, không chỉ diễn ra ngày một ngày hai. Không chỉ đơn giản là hoạt động giới thiệu nhân viên mới cho nhân viên cũ hay giới thiệu về công ty, mà Onboarding mang những trọng trách quan trọng hơn thế nữa. Để qua trình Onboarding hiệu quả, giúp nhân viên nhanh chóng hòa nhập thì doanh nghiệp nên:
- Đón nhân viên mới với nhiều hình thức
Thay vì những lời giới thiệu trịnh trọng như cách Onboarding truyền thống, bạn có thể biến nó thành cuộc trò chuyện thân mật hoặc mời nhân viên mới tham gia bữa tiệc nhỏ cùng nhau. Bên cạnh đó, phòng HR nên có chương trình đón chào nhân iên mới trên bảng tin nội bộ, email,…để nhân viên cũ dù vắng mặt vẫn có thể biết về đồng nghiệp mới.
- Đào tạo bài bản, chuyên nghiệp
Đào tạo bài bản sẽ giúp nhân viên nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc mới hơn. Đó là lý do tại sao doanh nghiệp lớn thường có 1 đội ngũ onboarding cho nhân viên 1 cách chuyên nghiệp nhất. Những kênh truyền thông nội bộ như bảng tin, email,…sẽ là cách thức tuyệt với để phòng nhân sự cập nhật thông tin đến toàn thể nhân viên.
- Lên kế hoạch, dự định tương lai
Trước khi bắt đầu ngày Onboarding, doanh nghiệp nên xác định mục tiêu nghề nghiệp của nhân viên mới, từ đó đưa ra những kế hoạch đào tạo phù hợp nhất. Việc này sẽ thúc đẩy nhân mới cống hiến và chứng minh năng lực bản thân để có cơ hội phát triển nhiều hơn.
6. Giải pháp Onboarding thành công với CoDX Worksplace
Với mục tiêu giúp các nhân viên mới hội nhập thành công tại tổ chức. CoDX đã xây dựng hệ thống Mạng xã hội nội bộ, cung cấp giải pháp hoàn hảo cho quá trình hội nhập của nhân viên mới.
Việc truyền thông chính sách – chế độ nội bộ đến nhân viên mới dễ dàng hơn. Giúp nhân viên nắm bắt được các thông tin quan trọng về quy định và quy trình trong công ty. Đồng thời, kênh tin tức – sự kiện sẽ giúp họ bắt kịp các thông tin mới nhất về doanh nghiệp, hiểu rõ hơn về văn hóa và giá trị của công ty.
PHẦN MỀM MẠNG XÃ HỘI CODX - WORKSPACE
CoDX-Workspace là giải pháp tạo tương tác trong không gian làm việc nhóm – không gian toàn tổ chức. Một môi trường cộng tác sinh động – kết nối & chia sẻ dễ dàng – mọi lúc – mọi nơi. Gia tăng tình đoàn kết, truyền thông các chủ trương chính sách doanh nghiệp một cách nhất quán. Thúc đẩy nhân viên cống hiến, am hiểu văn hóa doanh nghiệp theo mục tiêu chung của doanh nghiệp. Hệ thống Mạng xã hội nội bộ của CoDX cho phép Doanh nghiệp tạo nên một không gian làm việc kỹ thuật số giúp Doanh nghiệp:
Đăng ký dùng thử CoDX - WorkSpace để được trực tiếp trải nghiệm miễn phí phần mềm 30 ngày.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Không chỉ là một nơi để chia sẻ thông tin, hệ thống Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp của CoDX còn cung cấp một không gian làm việc số, tương tác và gắn kết giữa các nhân viên. Nhân viên mới có thể dễ dàng kết nối và giao tiếp với các đồng nghiệp, cũng như được hỗ trợ và chia sẻ kinh nghiệm từ những người có kinh nghiệm hơn. Điều này sẽ giúp nhân viên mới cảm thấy thoải mái trong quá trình làm việc và nhanh chóng hội nhập vào văn hóa doanh nghiệp.
Ngoài ra, việc nâng cao trải nghiệm số trong hành trình làm việc cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho nhân viên mới cảm thấy hài lòng và có động lực trong công việc. Tất cả những giải pháp này sẽ giúp cho quá trình Onboarding trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, đồng thời đem lại những trải nghiệm tuyệt vời cho nhân viên mới của doanh nghiệp.
Việc hiểu được Onboarding là gì mang lại nhiều lợi ích cho sự phát triển của doanh nghiệp. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp các doanh nghiệp biết cách xây dựng quy trình Onboarding hiệu quả. Cũng như cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân sự tạo ra tác động đáng kể đến kết quả kinh doanh.
Bài viết liên quan: