12 Cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên trong ngắn hạn và dài hạn

Năng suất làm việc là một yếu tố then chốt quyết định đến hiệu suất, kết quả làm việc của nhân viên và cả doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải quản lý nào cũng biết cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên hiệu quả.

Bạn đang đọc bài viết trên trang Kiến thức quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng Chuyển đổi số CoDX tham khảo ngay 12 Phương pháp giúp nhân viên làm việc năng suất đem lại hiệu quả vượt trội.

1. Hiểu năng suất làm việc là gì?

1.1 Về năng suất làm việc

Năng suất làm việc là số lượng task công việc của nhân viên được hoàn thành trong một quy chuẩn thời gian nhất định.

Ví dụ: Tiêu chuẩn công việc của một nhân viên content là 2 bài viết/ngày. Khi họ hoàn thành số lượng này trong 2 ngày hoặc dưới 2 ngày thì được xem là làm việc có năng suất.

Lưu ý, năng suất sẽ không xem xét ở khía cạnh về tính hiệu quả mà thiên về số lượng, mức độ hoàn thành công việc nhiều hơn.

1.2 Yếu tố làm tăng năng suất công việc của nhân viên

Để đề ra các giải pháp gia tăng năng suất làm việc, trước hết, nhà quản lý nên tìm hiểu các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất làm việc.

3 yếu tố quan trọng có thể kể đến như:

• Yếu tố con người: Kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng tích lũy từ quá khứ đóng vai trò quan trọng để tạo nên năng suất làm việc của mỗi nhân viên. Những người có kinh nghiệm và kỹ năng xuất sắc thường thể hiện hiệu suất làm việc cao hơn so với những người khác.
• Cơ sở vật chất: Công cụ và trang thiết bị hỗ trợ công việc hưởng đến năng suất lao động. Thiếu hụt cơ sở vật chất có thể khiến nhân viên không thể phát huy tối đa hiệu quả công việc.
• Điều kiện tự nhiên: Thời tiết, khí hậu và những yếu tố tự nhiên khác cũng ảnh hưởng đáng kể đến năng suất làm việc của nhân sự.

2. 5 Cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên trong ngắn hạn

Để tăng năng suất làm việc ngắn hạn có hiệu quả nhanh chóng hãy áp dụng một số cách hiệu quả dưới đây:

2.1 Làm việc trong khoảng 90 phút

Làm việc theo chu kỳ 90 phút hay còn gọi là chu kỳ Ultradian – Đây là một phương pháp nâng cao hiệu suất công việc hiệu quả. 

Sau mỗi khoảng thời gian 90 phút này, hãy tạm dừng và nghỉ ngơi trong ít phút trước khi bắt đầu vào công việc tiếp theo. Việc này giúp tránh tình trạng mệt mỏi, giữ tinh thần làm việc sảng khoái hơn.

2.2 Đặt deadline cho thời hạn công việc

Thiết lập deadline công việc cụ thể và cố gắng hoàn thành chúng trước thời hạn là cách tăng năng suất làm việc cho cá nhân nhân viên. 

Việc đặt deadline giúp bạn tự định hình thời gian, ưu tiên công việc để hoàn thành đúng deadline. Từ đó đảm bảo được tiến độ kế hoạch tốt nhất.

2.3 Tuân theo quy tắc 2 phút

Nếu có công việc nào mất ít hơn 2 phút để hoàn thành, hãy làm ngay lập tức. Điều này giúp bạn giải quyết những việc nhỏ một cách nhanh chóng, không để chúng tích tụ trì hoãn ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.

Một số ví dụ về nguyên tắc 2 phút trong công việc như: Check task công việc khi được giao và phản hồi nhanh các thắc mắc; Lên kế hoạch công việc mỗi ngày

2.4 Tận dụng các khoảng thời gian trống

Trong quá trình làm việc, sẽ có những khoảng thời gian trống như khi chờ đợi cuộc họp hoặc di chuyển. 

Hãy tận dụng những khoảng thời gian này để xem xét lại công việc, ghi chép ý tưởng hoặc hoàn thành các công việc nhỏ.

2.5 Nghỉ ngơi thường xuyên

Để duy trì năng suất cao, hãy chú ý đến sức khỏe tinh thần và thể chất. Hãy tạo thói quen nghỉ ngơi thường xuyên, đặc biệt là khi cảm thấy mệt mỏi hoặc không tập trung. 

Việc nghỉ ngơi sẽ giúp tái tạo năng lượng và giữ cho tâm trí luôn sảng khoái, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

3. 7 Phương pháp tăng năng suất làm việc trong doanh nghiệp dài hạn

1. Giao việc phù hợp với năng lực
2. Hãy trao quyền thay vì cầm tay chỉ việc
3. Áp dụng công nghệ
4. Công nhận và khen thưởng kịp thời
5. Xây dựng hệ thống mục tiêu
6. Gia tăng trải nghiệm nhân viên
7. Xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân viên

3.1 Giao việc phù hợp với năng lực

Tạo thử thách phù hợp để nhân viên phát triển là cách tăng năng suất làm việc cần thiết trong doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc năng lực của từng nhân viên, tránh giao công việc vượt quá khả năng sẽ khiến nhân viên nản lòng, mệt mỏi dẫn tới giảm năng suất.

3.2 Hãy trao quyền thay vì cầm tay chỉ việc

Làm việc có trách nhiệm là yếu tố then chốt để tăng hiệu suất làm việc của nhân viên. Khi nhân viên được trao toàn quyền, họ có xu hướng nỗ lực làm việc để đạt được mục tiêu hơn. 

Giao trách nhiệm cho nhân viên giúp họ hiểu rõ về vai trò của mình trong công ty, thúc đẩy tinh thần chịu trách nhiệm với công việc và bản thân.

3.3 Áp dụng công nghệ

Đa phần các doanh nghiệp hiện nay đang dần áp dụng các phần mềm công nghệ trong quản trị. Một số ví dụ về việc áp dụng công cụ số có thể kể đến như:

• Báo cáo công việc truyền thống bằng Excel sang báo cáo trên phần mềm quản lý công việc trực quan.
• Trình ký trực tiếp sang ký số online mọi lúc trên các phần mềm trình ký số.
• Áp dụng tự động hóa vận hành để liên thông công việc các phòng ban.

Khi áp dụng công nghệ, các hoạt động doanh nghiệp diễn ra trơn tru hơn; Khả năng phân tích dữ liệu cho phép nhà quản trị nhanh chóng phát hiện các nút thắt tắc nghẽn trong công việc, để đưa ra các phương án giải quyết kịp thời.

3.4 Công nhận và khen thưởng kịp thời

Ghi nhận nỗ lực, thành quả công việc được xem là cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên vô cùng hiệu quả. Đây là phương pháp được hầu hết các doanh nghiệp lớn áp dụng.

Nhờ điều này, nhân viên cảm nhận được sự công nhận, tạo động lực cống hiến và nâng cao hiệu suất làm việc. Tạo ra môi trường làm việc cạnh tranh lành mạnh, khuyến khích mọi người cùng nỗ lực phát triển.

Áp dụng hệ thống trải nghiệm nhân viên Realtime với các tính năng như công nhận – tuyên dương; Phúc lợi linh hoạt; hệ thống vinh danh; Lắng nghe nhân viên, … là xu hướng quản trị trải nghiệm và gia tăng hiệu suất trong thời đại số.

3.5 Xây dựng hệ thống mục tiêu

Phương pháp làm việc theo mục tiêu là cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên có hệ thống tạo ra mục tiêu thống nhất cho toàn doanh nghiệp.

• Một số công cụ xây dựng mục tiêu có thể sử dụng như CoDX OKRs
• Phương pháp xây dựng mục tiêu: SMART; OKRs; …

Phần mềm CoDX OKR giúp xác định và lập chiến lược cho các mục tiêu, loại bỏ sự phỏng đoán, quản lý yếu kém và các quy trình truyền thống chỉ tồn tại trên giấy bằng những thiết lập số đo lường cụ thể. Đo lường thành công bằng các kết quả then chốt và Kết nối thành tích cá nhân với thành công của tổ chức.

Tính năng nổi bật của CoDX OKR:

• Thiết lập mục tiêu toàn diện theo nhiều mô hình: Xây dựng và quản lý cây mục tiêu theo sơ đồ tổ chức, mô hình BSC (balance score card) và 2 mô hình top-down & bottom-up
• Phân rã mục tiêu chi tiết: Chia nhỏ mục tiêu và kết quả cần đạt đến từng bộ phận, cá nhân; Nhân viên linh hoạt trong việc tự xây dựng mục tiêu cá nhân, cho phép liên kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu chung của nhóm, phòng ban, doanh nghiệp.
• “Check-in” mục tiêu: cho phép thiết lập chu kỳ check-in và cảnh báo khi check-in trễ hạn, tự động cập nhật dữ liệu và xét duyệt kết quả check-in
• Theo dõi tiến độ trực quan: Theo dõi dưới dạng Dashboard, đánh dấu tiến độ theo màu sắc, xem báo cáo đa dạng hình thức.
• Quản lý hiệu suất liên tục (CFRs): Tích hợp hệ thống tuyên dương - ví thưởng để: trao đổi - ghi nhận - phản hồi

Thông tin tổng quan về phần mềm CoDX OKR:

🔰 Tên phần mềm	CoDX OKR
🔰 Website	https://www.codx.vn/quan-ly-muc-tieu-okrs/
🔰 Bảng giá	Từ 499.000 VND/tháng
🔰 Miễn phí dùng thử	30 ngày dùng thử miễn phí
🔰 Liên hệ	0968 612 350
🔰 Khuyến mãi	Mạng xã hội nội bộ; Hồ sơ nhân viên; Cấu hình sơ đồ tổ chức

CoDX OKR hiện đang mở cho khách hàng sử dụng miễn phí trong vòng 30 ngày. Sau thời gian dùng thử, khách hàng chỉ phải trả 1 khoản phí nhỏ (chỉ từ 499k/tháng) để sử dụng. Tặng kèm thêm 3 phần mềm miễn phí:

• Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp: giao tiếp và tương tác không giới hạn
• Hồ sơ nhân viên: không giới hạn số lượng nhân viên
• Cơ cấu tổ chức: Không giới hạn quy mô doanh nghiệp

Chi tiết liên hệ ngay thông tin bên dưới để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất:

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 - Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức - Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Khi nhân viên làm việc và hướng đến mục tiêu chung sẽ giúp họ hiểu được họ đang hướng đến điều gì; họ cần tạo ra giá trị gì cho công ty. Từ đó họ sẽ chủ động làm việc và tạo ra hiệu suất để đạt được mục tiêu chung.

3.6 Gia tăng trải nghiệm nhân viên

Đây được xem là kế hoạch gia tăng năng suất lâu dài cho doanh nghiệp. Khi tạo ra các trải nghiệm tốt, nhân viên sẽ có động lực, tinh thần cống hiến hết sức mình.

Tăng trải nghiệm nhân viên như thế nào?

•  Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp với các hệ thống thiết bị công nghệ hiện đại; cung cấp cho nhân viên đầy đủ công cụ cần thiết để họ hoàn thành công việc.
• Xây dựng văn hóa công ty hướng đến sự tự hào cho nhân viên.
• Xây dựng hệ thống ghi nhận phản hồi và ý kiến cải tiến của nhân viên
• Thiết kế các chương trình đào tạo nghiệp vụ nâng cao kỹ năng.

3.7 Xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân viên

Các hình thức công nhận, khen thưởng hay các giải pháp đề ra chỉ giúp tăng năng suất làm việc trong thời gian ngắn và có tác động từ bên ngoài vào nhân viên.

Để họ làm việc chủ động, cống hiến hết mình, đòi hỏi động lực phải xuất phát từ chính nhân viên.

Do vậy, tạo ra lộ trình thăng tiến rõ ràng kèm theo đó là khung năng lực cho các vị trí trong lộ trình sẽ giúp nhân viên tự có kế hoạch làm việc nỗ lực để phát triển lên các vị trí cao hơn.

4. Chuyển đổi số CoDX – Gia tăng năng suất trong kỷ nguyên số

Áp dụng các phần mềm công nghệ là giải pháp tăng năng suất làm việc hiện đang là xu hướng được nhiều doanh nghiệp hướng đến.

Trong đó, nổi bật các nền tảng hệ thống tăng năng suất như:

• Phần mềm quản lý công việc: lên kế hoạch công việc, giao task nhanh theo quy trình, todolist công việc chi tiết; quản lý theo dõi tiến độ; báo cáo trực quan.
• Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc: Thiết lập quy trình làm việc và chuẩn hóa theo hệ thống; Tích hợp trình ký số để đẩy nhanh tiến độ công việc.
• Phần mềm thiết lập mục tiêu OKR: Thiết lập mục tiêu toàn doanh nghiệp; phân rã chi tiết đến từng cá nhân, phòng ban; Check in mục tiêu; theo dõi tiến độ; và quản lý hiệu suất liên tục.

Không chỉ là áp dụng các công cụ trên, hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã thực hiện chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp để tăng cao hiệu suất, tăng cường trải nghiệm khách hàng và nâng cao sức mạnh cạnh tranh trong thị trường đầy biến động và áp lực như hiện tai. Một trong các nền tảng nổi bật kể đến như dịch vụ chuyển đổi số CoDX.

Lạc Việt là nền tảng chuyển đổi số liên thông mọi nghiệp vụ trong doanh nghiệp, giúp rút ngắn lộ trình chuyển đổi số bằng hình thức “cho thuê tất cả”, từ thiết bị hạn tầng, phần mềm quản trị, vận hành… 

Vì sao nên chuyển đổi số cùng Lạc Việt?

• Lạc Việt đi từ giải pháp lớn triển khai gần 30 năm cho 5000 DN được đóng gói xuống thành giảp pháp tinh gọn.
• Không chỉ phần mềm, Lạc Việt cho thuê cả phần cứng - dịch vụ CNTT - dịch vụ tư vấn thuế - kế toán - tính lương.
• Miễn phí hệ thống mạng xã hội nội bộ và mọi phần mềm đều chạy được trên thiết bị di động khi thuê.
• Khi thuê hệ thống phần mềm quản trị sẽ không bị tính phí số lượng nhân viên quản lý với mọi quy mô.

 

 

Chi tiết liên hệ ngay thông tin bên dưới để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất:

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: (+84.28) 3842 3333
•  Website: https://lacviet.vn
• Email: [email protected]
• Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh

Với làn sóng cạnh tranh khốc liệt trong thị trường lao động như hiện nay, việc làm việc hiệu quả là chìa khóa để bạn tỏa sáng và thành công. Hi vọng các cách tăng năng suất làm việc mà CoDX đã chia sẻ sẽ giúp bạn có một kế hoạch để cùng nhau tối ưu hóa công việc và hoàn thiện bản thân, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp và thăng tiến trong sự nghiệp cá nhân.