Mẫu báo cáo kế hoạch triển khai công việc TRỰC QUAN [MIỄN PHÍ]

Mẫu báo cáo kế hoạch triển khai công việc giúp người quản lý nắm được bức tranh tổng thể của một dự án. Từ đó, có những quyết định chính xác cho những bước tiếp theo, đồng thời có giải pháp kịp thời tháo gỡ khó khăn trong công việc. Có thể thấy, mẫu báo cáo triển khai kế hoạch công việc có vai trò quan trọng hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, bài viết này CoDX chia sẻ đến bạn mẫu báo kế hoạch triển khai công việc chuyên nghiệp, hỗ trợ công tác triển khai kế hoạch dự án.

1. Tải mẫu báo cáo kế hoạch triển khai công việc từ CoDX

Mẫu báo cáo kế hoạch triển khai công việc từ CoDX sẽ giúp bạn nhìn nhận được tiến độ cũng như kết quả công việc tại thời điểm báo cáo. Từ những nội dung trong báo cáo mà các nhà quản trị có thể đưa ra những chiến lược phát triển phù hợp. 

Thông thường, trong một mẫu báo cáo kế hoạch triển khai công việc thường có những nội dung chính về hạng mục công việc, mục tiêu cần đạt, thời hạn thực hiện, kết quả thực tế, người phụ trách…

Tùy theo đặc thù của dự án công việc mà người tạo bản có những nội dung khác như mức độ ưu tiên, phân bổ thời gian theo giai đoạn…

2. Quy trình lập báo cáo kế hoạch triển khai công việc

Có nhiều cách để lập báo cáo kế hoạch triển khai công việc, tuy nhiên sử dụng mẫu có sẵn và điều chỉnh cho phù hợp với công việc là phương pháp tối ưu nhất. 

Cụ thể các bước quy trình lập báo cáo công việc như sau.

• Bước 1: Sử dụng mẫu báo cáo kế hoạch triển khai từ CoDX
• Bước 2: Hoàn thành báo cáo số lượng công việc
• Bước 3: Xác định tiến độ kế hoạch triển khai công việc
• Bước 4: Gửi báo cáo qua mail cho sếp

Bước 1: Sử dụng mẫu báo cáo kế hoạch triển khai từ CoDX

Tải mẫu báo cáo kế hoạch triển khai từ CoDX sau đó thực hiện chỉnh sửa mẫu báo cáo phù hợp với nhu cầu và đặc điểm công việc, cũng như yêu cầu của quản lý. 

Ở bước này, bạn cần biết được dự án của mình cần theo dõi những hạng mục công việc nào, mục tiêu công việc là gì, thời gian hoàn thành cũng như các yêu cầu số liệu khác của công việc để tinh chỉnh mẫu báo cáo. 

Bước 2: Hoàn thành báo cáo số lượng công việc

Sau khi điều chỉnh các hạng mục mẫu báo cáo phù hợp bạn cần liệt kê đầy đủ các hạng mục công việc của dự án triển khai và mô tả chi tiết từng công việc trong kế hoạch ban đã lên đầu kỳ hoặc đầu tháng.

Tiếp theo, điền số lượng task công việc đã hoàn thành trong thời gian đang triển khai để xác định tiến độ kế hoạch.

Bước 3: Xác định tiến độ kế hoạch triển khai công việc

Sau khi đã điền đầy đủ số lượng công việc hoàn thành; bạn sẽ xác định được tiến độ thực tế so với kế hoạch ban đầu. Từ đó, sẽ xác định được team có đang đi đúng kế hoạch hay trễ tiến độ hay không.

Một số phương pháp xác định tiến độ kế hoạch triển khai công việc có thể tham khảo như biểu đồ dạng gantt, bảng tiến độ trực quan thể hiện rõ kết quả đã đạt được và mục tiêu chưa hoàn thành.

Lưu ý: Nếu tiến độ trễ, cần nêu rõ nguyên nhân và định hướng khắc phục trong báo cáo hoặc nêu rõ trong nội dung mail.

Bước 4: Gửi báo cáo qua mail cho sếp

Sau khi hoàn thành báo cáo, bạn gửi báo cáo qua email cho người quản lý. Lưu ý trình bày email chuyên nghiệp với đầy đủ thông tin, mô tả ngắn gọn nội dung và đừng quên đính kèm báo cáo. 

Nếu có đề xuất, sáng kiến khác cho dự án bạn có thể đề cập trong email để người quản lý có thể hiểu rõ báo cáo cũng như xem xét đề xuất của bạn.

3. Một số lưu ý khi làm báo cáo triển khai

Để có một bản báo cáo công việc chuyên nghiệp và thể hiện đúng tính chất thực tế của công việc, có một số lưu ý mà người làm báo cáo cần lưu ý như sau:

• Cần trả lời được câu hỏi mục đích của việc báo cáo là gì? Báo cáo tiến độ thực hiện, đánh giá hiệu suất công việc, hay review chi phí thực hiện. Chỉ khi xác định được mục đích của báo cáo bạn mới có thể lập được mẫu báo cáo kế hoạch triển khai công việc cụ thể, chính xác và khách quan.
• Thu thập đầy đủ thông tin khi là lưu ý quan trọng khi lập báo cáo: Điều này bao gồm việc cập nhật các tài liệu liên quan đến công việc, các kết quả, số liệu khi triển khai dự án, những ghi chú từ các cuộc họp hay báo cáo trước đó. Thu thập đầy đủ các thông tin giúp mẫu báo cáo của bạn rõ ràng, xác thực và đảm bảo tính tin cậy hơn.
• Xác định cấu trúc chuẩn: Tùy vào mục đích của báo cáo bạn xác định cấu trúc báo cáo sao cho trực quan, logic và dễ đọc hiểu nhất. Cần trình bày báo cáo đi từ tổng quan đến chi tiết, có thể thể hiện kết quả chung thông qua biểu đồ sau đó báo cáo các kết quả chi tiết bằng bảng biểu, số liệu. 
• Báo cáo rõ task công việc chậm trễ: Báo cáo nên thể hiện rõ những hạng mục công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành. Đưa ra những rào cản, hạn chế gặp phải trong công việc để cấp quản lý có giải pháp phù hợp.

4. Làm báo báo kế hoạch triển khai với CoDX Task

Ngoài sử dụng mẫu báo cáo kế hoạch triển khai công việc, doanh nghiệp có thể áp dụng công cụ CoDX Task để lập báo cáo chi tiết. CoDX Task là phần mềm quản lý công việc, sắp xếp, giao việc online nhanh chóng. Với công cụ này, người dùng có thể lập báo cáo công việc một cách trực quan, nhanh chóng với các lợi ích:

• Dashboard thể hiện tổng quan bức tranh công việc của cá nhân đến phòng ban, dự án.
• Danh sách chi tiết các công việc giúp người dùng theo dõi từng mục công việc theo thời gian thực, dễ dàng tổng hợp, lập báo cáo, thống kê.
• Tính năng giao việc cho phép phân bổ nguồn lực thông minh, tạo kế hoạch công việc, thêm mới, phân quyền theo kế hoạch dự án
• Hệ thống quản lý công việc theo dạng kanban, trực quan hóa các nhiệm vụ, tình trạng công việc, cho phép kéo thả tùy chỉnh công việc.
• Báo cáo kết quả công việc theo sơ đồ gantt, thể hiện tiến độ, trạng thái công việc.

Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK

• Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án 
• Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
• Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
• Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ 
• Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành 

Mẫu báo cáo kế hoạch triển khai công việc không chỉ là công cụ thông báo về tiến trình dự án mà còn giúp xác định giá trị của kết quả thực hiện, làm căn cứ đưa ra những chiến lược phát triển tiếp theo. Hy vọng rằng qua mẫu báo cáo mà CoDX cung cấp sẽ hữu ích trong việc quản lý dự án của bạn và mang lại nhiều kết quả tích cực.