Phương pháp Pomodoro: “Quả cà chua” gia tăng hiệu suất vượt trội

Cuộc sống ngày càng hiện đại và có nhiều công cụ hỗ trợ con người làm việc một cách thông minh. Bên cạnh đó, sự phát triển của công nghệ hiện đại cũng làm cho khả năng trung bị giới hạn. Phương pháp Pomodoro “Quả cà chua” là một trong những phương pháp mang đến sự hiệu quả cho việc tập trung sâu. Bài viết này, CoDX sẽ cung cấp thông tin cho bạn đọc về những nguyên tắc, quy luật và cách áp dụng phương pháp quả cà chua hiệu quả giúp gia tăng hiệu suất vượt trội.

Cùng chủ đề:

• Nguyên tắc Pareto – hiểu đúng, dùng đúng để tăng hiệu suất
• Định luật Parkinson để quản lý thời gian
• Tìm hiểu về phương pháp Pomodoro

1. Phương pháp Pomodoro là gì?

Phương pháp Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian xuất phát từ Francesco Cirillo. Phương pháp này sử dụng đồng hồ bấm giờ để chia nhỏ các khoảng thời gian, thường là 25 phút và giữa mỗi khoảng là khoảng nghỉ ngắn 5 phút.

Đây là một giải pháp giúp gia tăng sự tập trung vào một công việc nhất định, tránh sự xao nhãng bởi các yếu tố bên ngoài.

Pomodoro có thể áp dụng hầu hết cho mọi đối tượng, từ sinh viên, dân văn phòng cho đến những người làm việc tự do và bất kỳ ai muốn tăng cường hiệu suất và quản lý thời gian một cách hiệu quả.

2. Lợi ích khi áp dụng Pomodoro

Phương pháp Pomodoro quả cà chua mang lại nhiều lợi ích trong việc quản lý thời gian, gia tăng sự tập trung và năng suất làm việc. Hoàn thành 25 phút Pomodoro bạn sẽ được một quãng nghỉ và lặp lại liên tục, điều này sẽ hình thành một thói quen tốt và mang lại nhiều “quả ngọt”:

• Tạo và duy trì thói quen hoàn thành công việc trong khoảng thời gian đã đề ra.
• Tránh được sự chi phối của các yếu tố bên ngoài, đặc biệt là sự thu hút của các thiết bị điện tử.
• Khả năng tập trung cao độ, làm việc sâu sẽ được nâng cao, tạo kết quả công việc, học tập tốt.
• Dễ dàng kiểm soát thời gian, biết cách phân bổ thời gian cho từng công việc với mức độ ưu tiên khác nhau.
• Các công việc cũng được thực hiện tuần tự, giải quyết dễ dàng hơn và hạn chế bị áp lực về thời gian.

Từ những lợi ích khi quản lý thời gian, công việc bằng phương pháp quả cà chua Pomodoro bạn sẽ có sự cân bằng trong công việc và cuộc sống. Từ đó sẽ có nhiều thời gian dành cho các kế hoạch cá nhân, giảm căng thẳng, mệt mỏi vì công việc, nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề.

3. Nguyên tắc và cách thức thực hiện phương pháp Pomodoro

3.1 Quy luật của phương pháp

Phương pháp Pomodoro được hoạt động theo quy luật như sau:

• Chia thời gian công việc: Chia công việc của bạn thành các đợt ngắn, thường là 25 phút mỗi đợt, được gọi là “Pomodoro”. Mỗi đợt được xem như một khoảng thời gian tập trung cao, làm việc sâu.
• Lựa chọn công việc: Chọn một công việc cụ thể mà bạn muốn hoàn thành trong thời gian của một Pomodoro.
• Làm việc tập trung sâu: Tập trung hoàn toàn vào công việc cho đến khi hết thời gian một Pomodoro. Loại bỏ những yếu tố gây xao nhãng, mất tập trung như lựa chọn không gian làm việc yên tĩnh, tắt âm các thiết bị điện tử.
• Nghỉ ngắn: Sau mỗi Pomodoro bạn được phép nghỉ ngơi ngắn, thường là 5 phút. Sử dụng thời gian này để vận động, giải trí.
• Lặp lại: Lặp lại chu kỳ trên cho đến khi bạn hoàn thành công việc hoặc đạt được một mức độ tiến triển đặt ra.
• Nghỉ dài: Sau khi hoàn thành một số Pomodoro (thường là 4), bạn nên dành thời gian nghỉ ngơi dài hơn một chút thường là 15-30 phút, để phục hồi sự tập trung và năng lượng.

3.2 Nguyên tắc áp dụng

Bất kỳ phương pháp làm việc nào cũng cần có nguyên tắc thực hiện để đảm bảo mọi công việc được thực hiện tối ưu nhất.

• Nếu bị gián đoạn trong một phiên Pomodoro, quay lại và bắt đầu lại từ đầu. Điều này giúp duy trì sự liên tục và tập trung.
• Trong mỗi Pomodoro hãy tập trung hoàn toàn vào một công việc duy nhất. 
• Nếu bạn hoàn thành công việc trước thời gian dự kiến, tận dụng thời gian còn lại để kiểm tra lại hoặc chuẩn bị cho nhiệm vụ tiếp theo.
• Hãy ưu tiên những hoạt động vận động trong khoảng 5 – 15 phút giải lao, hạn chế giải trí với thiết bị điện tử. Nếu ở văn phòng, có thể đi lại, uống thêm nước và tán gẫu một chút với đồng nghiệp.
• Nếu cảm thấy thời gian 25 phút là quá dài hoặc ngắn, hãy điều chỉnh thời gian để phù hợp với tính chất công việc.
• Đảm bảo môi trường làm việc thoải mái và không bị “làm phiền” trong quá trình thực hiện pomodoro. 

3.3 Cách thức thực hiện phương pháp Pomodoro

Trong quá trình thực hiện Pomodoro không phải lúc nào mọi thứ cũng trong điều kiện tuyệt đối, sẽ có những vấn đề xảy ra chen ngang quá trình bạn tập trung cho công việc. Vì vậy bạn cần lưu ý một số điểm để thực hiện phương pháp Pomodoro hiệu quả nhất. Nếu vấn đề xảy ra nhiều lần, bạn hãy điều chỉnh về kế hoạch thực hiện.

Nhà phát minh Pomodoro đã đề xuất những cách thức giúp thực hiện phương pháp của ông hiệu quả hơn. Chiến lược “inform, negotiate, schedule, and callback” giúp xử lý gián đoạn khi thực hiện phương pháp Pomodoro:

• Inform (Thông báo): Nếu bạn bị làm phiền trong quá trình làm việc, hãy thông báo một cách thẳng thắn với người làm bạn bị gián đoạn. Cho họ biết rằng bạn đang trong quá trình tập trung vào công việc quan trọng.
• Negotiate (Thương lượng): Nếu có thể, thương lượng với người làm bạn gián đoạn về khoảng thời gian bạn cần để hoàn thành công việc và hẹn thời gian trao đổi sau.
• Schedule (Lên kế hoạch): Lên kế hoạch và thời gian cho từng công việc, luôn bám sát kế hoạch và tuân thủ mọi thứ đã được đề ra.
• Callback (Gọi lại): Sau khi bạn đã hoàn thành công việc bạn có thể trao đổi lại vấn đề với những nhân sự đang chờ đợi.

4. Các công cụ thực hành phương pháp Pomodoro online

Trước khi công nghệ phát triển, công cụ dùng để áp dụng phương pháp này là đồng hồ cơ học, đồng hồ quả cà chua, giấy, bút… Ở giai đoạn hiện tại, có nhiều công cụ online để hỗ trợ thực hành Pomodoro, có thể điểm qua một số app, website sau.

• Website đồng hồ điện tử Tomato Timer: Trang web này đã cài đặt sẵn khoảng thời gian, chỉ cần bấm nút start để bắt đầu tính thời gian 25 phút. 
• Ứng dụng Marinara Timer: Với phương thức vận hành tương tự Tomato Timer, cho phép chia khoảng thời gian nghỉ ngơi và làm việc phù hợp với nhu cầu của bạn.
• Tomighty: là ứng dụng có thể dùng linh hoạt trên điện thoại và máy tính, đáp ứng những nguyên tắc của Pomodoro hiệu quả.
• Pomodorable: Ứng dụng kết hợp giữa phần mềm checklist công việc và phương pháp Pomodoro.

5. Quản lý hiệu suất làm việc cho nhân viên với CoDX Task

Một trong những nguyên tắc cơ bản của phương pháp quả cà chua đó là lên kế hoạch công việc và phân bổ thời gian hợp lý trước khi bắt tay vào thực hiện. Công cụ quản lý công việc CoDX Task sẽ là một “cặp bài trùng” với Pomodoro để bạn thực hiện công việc một cách hiệu suất nhất.

CoDX Task cho phép người dùng lên kế hoạch một cách thông minh, khoa học, đồng thời tổ chức phân bổ thời gian hợp lý cho cá nhân, phòng ban, dự án cụ thể. Với tính năng đặt thời hạn cho từng công việc, chức năng cảnh báo deadline, nhân viên có thể dựa vào đó để sắp xếp thực hiện bao nhiêu Pomodoro để hoàn thành công việc được giao.

Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK

• Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án 
• Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
• Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
• Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ 
• Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành 

Phương pháp Pomodoro là cách thức hữu hiệu cho những ai dễ rơi vào trạng thái mất tập trung. Áp dụng công cụ quản lý công việc cùng phương pháp “quả cà chua” Pomodoro sẽ giúp công việc được thực hiện trôi chảy, nhanh chóng từ đó gia tăng hiệu suất và giảm thiểu áp lực, căng thẳng.