KPI là thuật ngữ không còn quá xa lạ với đại đa số người lao động hiện nay, với mỗi cá nhân, bộ phận sẽ có chỉ tiêu và công thức tính KPI khác nhau. Vậy cách tính KPI cho nhân viên như thế nào là hợp lý, cùng CoDX theo dõi ngay bài viết này nhé.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
Cùng chủ đề:
- Phần mềm KPI hiệu quả được dùng nhiều nhất hiện nay
1. Tìm hiểu về trọng số KPI
Trước khi tìm hiểu cách tính kpi cho nhân viên chi tiết, hãy cùng CoDX tìm hiểu qua thuật ngữ KPI là gì cũng như tầm quan trọng của KPI đối với doanh nghiệp hiện nay.
KPI – Key Performance Indicator là một công cụ đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của một cá nhân, bộ phận hoặc một tổ chức. Chỉ số KPI được thể hiện qua nhiều tiêu chí khác nhau liên quan đến số liệu, tỷ lệ hay chỉ tiêu định lượng… phụ thuộc vào đặc tính nghiệp vụ, chuyên môn của từng đối tượng.
>>> Tìm hiểu chi tiết tại bài viết “KPI là gì“
KPI là một chỉ quan trọng và cần thiết cho mỗi doanh nghiệp. Chỉ số này giúp ích rất nhiều trên cả phương diện người quản lý và nhân viên.
- Đối với quản lý, giúp họ đo lường được hiệu quả của các bộ phận cũng như mỗi cá nhân trong tổ chức. Qua đó, người quản lý có thể đánh giá được các hoạt động có đang thực hiện tốt hay không và có điều chỉnh phù hợp. Chỉ số KPI giúp cấp lãnh đạo xác định được mục tiêu trong tương lai, có chiến lược phát triển đúng.
Bên cạnh đó, khi có cách tính KPI cho nhân viên đúng, người quản lý sẽ dễ dàng theo dõi được hiệu suất làm việc một cách trực quan hơn. Nhờ đó, có thể đưa ra những nhận định minh bạch, chính xác về kế hoạch làm việc và chế độ lương thưởng hay kỷ luật.
- Đối với nhân viên, chỉ số KPI như một “kim chỉ nam” để cá nhân thực hiện công việc đúng theo mục tiêu đã đề ra. Bên cạnh đó, chỉ số này giúp tạo động lực trong quá trình làm việc và tạo đà cho mỗi nhân viên trau dồi bản thân hơn mỗi ngày. Dựa vào KPI đề ra, nhân viên cũng dễ dàng nhận thấy những khuyết điểm, chậm tiến độ… để có cải thiện kịp thời.
>> Có thể bạn quan tâm:
OKR và KPI khác nhau như thế nào?
Thưởng KPI là gì – Tại sao lại có chính sách thưởng này
2. 6 Cách tính KPI cho nhân viên theo các phương pháp khác nhau
Tùy vào yêu cầu của mỗi phòng ban khác nhau, cách tính KPI cũng sẽ khác nhau.
Dưới đây là 6 cách tính KPI cho nhân viên phổ biến nhất:
| Cách tính KPI | Công thức tính KPI |
| 🔰 Hiệu suất KPI thành phần |
Hiệu suất KPI thành phần 1 + Hiệu suất KPI thành phần 2+…
|
| 🔰 Hiệu suất KPI tổng | (Kết quả thực tế/Mục tiêu) * Trọng số |
| 🔰 KPI về doanh thu | Doanh thu / Số lượng nhân viên |
| 🔰 KPI về lợi nhuận | Tổng lợi nhuận / Số lượng nhân viên |
| 🔰 KPI về kết quả công việc | Tổng kết quả cần đạt/ Số lượng nhân viên |
| 🔰 KPI về tỷ lệ hoàn thành công việc | Tổng thời gian hoàn thành cùng một công việc / Số lần thực hiện |
- Công thức tính KPI về doanh thu
- Công thức tính KPI về lợi nhuận
- Công thức tính KPI về kết quả công việc
- Công thức tính KPI về tỷ lệ hoàn thành công việc
- Hiệu suất KPI thành phần
- Hiệu suất KPI tổng
2.1 Công thức tính KPI cơ bản cho nhân viên các phòng ban
- KPI về doanh thu cho mỗi nhân viên = Doanh thu / số lượng nhân viên
- KPI về lợi nhuận cho mỗi nhân viên = Tổng lợi nhuận / số lượng nhân viên
Đây là 2 cách tính KPI thường áp dụng nhất cho bộ phân kinh doanh, bán hàng, sale
- KPI Tỷ lệ hoàn thành công việc trung bình = Tổng thời gian hoàn thành cùng một công việc (trên quy chuẩn thời gian đã đặt) / số lần thực hiện
- KPI về kết quả công việc = Tổng kết quả cần đạt/ số lượng nhân viên
Cách tính trọng số KPI áp dụng chung cho nhiều phòng ban bộ phận trong công ty.
2.2 Cách tính KPI cho nhân viên theo trọng số
Khi bạn sử dụng cách tính KPI cho nhân viên theo trọng số thì cần phải xác định được tầm quan trọng của mỗi nhiệm vụ công việc. Mỗi nhân viên có thể đảm nhiệm nhiều mục việc khác nhau, song không phải đầu việc nào cũng đóng góp giá trị như nhau. Chính vì vậy, việc gán các trọng số cũng có sự khác nhau từ cao đến thấp tương ứng với công việc quan trọng và ít quan trọng hơn.
Về cơ bản, các công việc có thể chia thành 3 nhóm chính gồm:
Nhóm A: Công việc cần nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng lớn đến mục tiêu chung của phòng, ban hoặc cả công ty.
Nhóm B: Việc làm tốn ít thời gian hơn nhóm A, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung. Hoặc việc tốn nhiều thời gian nhưng ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.
Nhóm C: Các việc làm tốn ít thời gian và ít ảnh hưởng đến mục tiêu chung.
Ví dụ, nhân viên X có 5 KPI, trong đó 2 KPI thuộc nhóm A, 2 KPI thuộc nhóm B, và 1 KPI thuộc nhóm C. Như vậy, cách tính KPI dựa trên trọng số có thể như sau:
| KPI | Nhóm KPI | Trọng số KPI |
| (1) | X | 30% |
| (2) | X | 30% |
| (3) | Y | 15% |
| (4) | Y | 15% |
| (5) | Z | 10% |
2.3 Cách tính KPI cho nhân viên theo hiệu suất, giai đoạn
Cách tính KPI cho nhân viên theo hiệu suất, giai đoạn là phương pháp được nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn. Đây là cách tính trọng số KPI được đánh giá là khách quan, rõ ràng và có tính minh bạch.
Công thức tính KPI cho nhân viên theo hiệu suất được áp dụng theo công thức:
Công thức tính hiệu suất KPI thành phần = (kết quả thực tế/Mục tiêu) * Trọng số
Ví dụ: Nhân viên A có KPI (1) thuộc nhóm X, có trọng số 30%. Mục tiêu đặt ra cho KPI (1) là 100, kết quả đạt được thực tế là 80.
Vậy thì hiệu suất KPI (1) thành phần của nhân viên A sẽ được tính như sau: (80 / 100) * 30 = 24 (%)
Công thức tính hiệu suất KPI tổng = Hiệu suất KPI thành phần 1 + Hiệu suất KPI thành phần 2+…
Cách tính trọng số KPI theo giai đoạn thời gian tức là điểm KPI của mỗi quý được tính dựa trên điểm KPI của các tháng trong quý đó
Ví dụ: nhân viên A có tổng cộng 3 KPI, trong đó: KPI (1) đạt 30%, KPI (2) đạt 15%, KPI (3) đạt 40%.
Vậy, hiệu suất KPI tổng của nhân viên X sẽ là: 30 + 18 + 40 = 85 (%)
3. Thiết lập công thức tính KPI cho nhân viên và tạo biểu mẫu như thế nào?
Để cho kết quả đánh giá KPI nhân viên khách quan và chính xác nhất, người quản lý cần biết thiết lập quy trình một cách rõ ràng. Từ bước lập mục tiêu, chỉ tiêu đánh giá cho đến bước tạo biểu mẫu đánh giá.
3.1 Thiết lập mục tiêu cần đạt
Bước đầu tiên trong quy trình thiết lập quy chuẩn đánh giá KPI cho viên đó chính là thiết lập mục tiêu chung cho cả công ty. Đây là bước tiên quyết đến các quy chuẩn KPI của từng phòng ban, cá nhân. Ở bước này đòi hỏi cần có sự thảo luận, đánh giá kết quả ở giai đoạn trước của cấp lãnh đạo. Mục tiêu chung của công ty được thể hiện qua nhiều khía cạnh từ tầm nhìn vĩ mô và vi mô bao gồm về tài chính, khách hàng, sản phẩm, nhân sự, xã hội…
Sau khi hoành thành bước thiết lập mục tiêu chung, các quản lý đứng đầu các phòng ban sẽ đưa ra các chỉ tiêu đánh giá cụ thể hơn cho môi bộ phận, cá nhân.
3.2 Xác định các chỉ tiêu đánh giá
Thông thường, tại các bộ phận các chỉ tiêu đánh giá sẽ được chi tiết hóa từ mục tiêu chung của công ty. Ở mỗi bộ phận khác nhau sẽ có những chỉ tiêu đánh giá khác nhau, phù hợp với đặc thù công việc.
Ví dụ, với bộ phận Marketing, KPI sẽ được đánh giá qua các tiêu chí như chi phí, tỷ lệ chi phí trên doanh thu, số lượng khách hàng tiềm năng, lượt truy cập, tiếp cận…
Xác định chỉ tiêu đánh giá của từng vị trí nhân viên là nhánh nhỏ nhất trong bảng đánh giá KPI nhưng lại mang ý nghĩa quan trọng nhất đối với kết quả chung của công ty. Trưởng bộ phận, trưởng phòng ban sẽ chia KPI cho từng nhân sự, việc xác định KPI cho các cá nhân phụ thuộc vào các đầu việc chính, đưa ra các mục tiêu tối thiểu cần đạt được, các chỉ số đo lường…
3.3 Xây dựng mẫu đánh giá KPI cho nhân viên
Biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI cần thể hiện rõ về họ tên, mã số nhân viên, tên chức danh, bộ phận trực thuộc. Ngoài ra phiếu đánh giá cần phải có đủ các thông tin về người đánh giá, trọng của KPI, các tỉ lệ phần trăm cần thực hiện so với hiện tại, điểm đánh giá được quy ước theo thang điểm…
Tùy vào từng bộ phận mà sẽ có các biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI khác nhau. Có rất nhiều cách để phân loại mẫu KPI nhưng có thể chia thành 2 loại:
- KPI gắn với các mục tiêu mang tính chiến lực: Các mục tiêu này thường là thưởng lợi nhuận, mở rộng thị trường, tác động trực tiếp đến tài chính công ty.
- KPI gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật: thường là những mục tiêu nhỏ nhưng góp phần hoàn thành các mục tiêu chiến lược.
4. Biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI chi tiết các phòng ban bộ phận
5 Biểu mẫu đánh giá KPI cho nhân viên cho các bộ phận chính trong doanh nghiệp thường dùng nhất:
- Biểu mẫu KPI cho bộ phận kỹ thuật
- Mẫu KPI cho nhân viên bộ phận nhân sự
- Biểu mẫu KPI đánh giá cho phòng Marketing
- Mẫu KPI cho bộ phận Sales
- KPI cho bộ phận chăm sóc khách hàng
4.1 Biểu mẫu KPI cho nhân viên bộ phận kỹ thuật
Các chỉ số cần có trong bảng KPI cho nhân viên kỹ thuật:
Công việc chuyên môn
- Thiết kế sản phẩm mới và quy trình công nghệ của sản phẩm
- Tỷ lệ sản phẩm đạt chất lượng
- Tỷ lệ phế phẩm
- Số lượng sản phẩm mới được triển khai
- Doanh thu sản phẩm mới
- Tỷ lệ khiếu nại của khách hàng
- Tỷ lệ tăng trưởng thị trường
Tác phong
- Số lần đi muộn trong tháng
- Vệ sinh nơi làm việc đúng quy định
- Trang phục đúng nội quy
- Thái độ làm việc
Công việc khác
- Hỗ trợ các bộ phận khác
>>> Liên quan: Mẫu kpi cho nhân viên thiết kế chuẩn nhất
4.2 Mẫu KPI cho nhân viên bộ phận nhân sự
Các chỉ số cần có trong bảng KPI cho nhân viên bộ phận nhân sự:
Công việc chuyên môn
a/ Tuyển dụng
- Số lượng CV nhận được trong kỳ tuyển dụng
- Tỷ lệ CV đạt/Tổng số CV
- Tỷ lệ ứng viên hẹn phỏng vấn/Tổng số CV
- Tỷ lệ ứng viên được nhận/Tổng số CV
- Chi phí trung bình để tuyển 1 nhân viên
- Thời gian trung bình để tuyển 1 nhân viên
b/ Đào tạo nhân sự
- Chi phí đào tạo nhân sự
- Thời gian đào tạo nhân sự
- Tỷ lệ nhân sự được đào tạo/Tổng nhân sự
- Tỷ lệ nhân sự đạt sau khóa đào tạo
- Chăm sóc nhân sự
- Mức độ quan tâm nhân viên
- Tỷ lệ phản hồi tốt của nhân viên
Tác phong
- Số lần đi muộn trong tháng
- Vệ sinh nơi làm việc đúng quy định
- Trang phục đúng nội quy
- Thái độ làm việc
Công việc khác
- Hỗ trợ các bộ phận khác
4.3 Biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI cho phòng Marketing
Các chỉ số cần có trong bảng KPI cho nhân viên bộ phận Marketing:
Công việc chuyên môn
- Tỷ lệ nhấp (Click Throug Rate)
- Tỷ lệ chuyển đổi từ Traffic sang Lead
- Tỷ lệ chuyển đổi từ Lead sang khách hàng
- Lượt hiển thị bài đăng
- Lượt tương tác trung bình trên 1 bài đăng
- Thứ hạng của bài đăng trên công cụ tìm kiếm
- Doanh thu từ marketing đóng góp vào doanh thu tổng
- Chi phí marketing trên 1 khách hàng tiềm năng (Cost per Lead)
- Chi phí để bán 1 sản phẩm (Cost per Sale)
Tác phong
- Số lần đi muộn trong tháng
- Vệ sinh nơi làm việc đúng quy định
- Trang phục đúng nội quy
- Thái độ làm việc
Công việc khác
- Hỗ trợ các bộ phận khác
4.4 Biểu mẫy đánh giá nhân viên theo KPI cho bộ phận Sales
Các chỉ số cần có trong bảng KPI cho nhân viên bộ phận Sales:
Công việc chuyên môn
- Doanh thu
- Tỷ lệ thu hồi công nợ
- Số đơn hàng thành công
- Số đơn đổi/trả hàng
- Số khách hàng mới phát sinh
- Số khách hàng cũ mua lại
- Tỷ lệ khách hàng hài lòng
Tác phong
- Số lần đi muộn trong tháng
- Vệ sinh nơi làm việc đúng quy định
- Trang phục đúng nội quy
- Thái độ làm việc
Công việc khác
- Hỗ trợ các bộ phận khác
>>> Xem chi tiết bài viết: Mẫu kpi cho nhân viên kinh doanh chuẩn theo mô hình BSC
4.5 KPI cho bộ phận chăm sóc khách hàng
Các chỉ số cần có trong bảng KPI cho nhân viên bộ phận chăm sóc khách hàng (CSKH):
Công việc chuyên môn
- Thời gian khách hàng chờ điện thoại/tin nhắn
- Thời gian phản hồi trung bình
- Khả năng giải quyết vấn đề của khách hàng
- Tỷ lệ chuyển đổi của các cuộc gọi
- Tỷ lệ giữ chân khách hàng
- Tỷ lệ khách hàng hài lòng sau khi được tư vấn
- Tỷ lệ khách hàng khiếu nại về chất lượng dịch vụ
Tác phong
- Số lần đi muộn trong tháng
- Vệ sinh nơi làm việc đúng quy định
- Trang phục đúng nội quy
- Thái độ làm việc
Công việc khác
- Hỗ trợ các bộ phận khác
TẢI BIỂU MẪU KPI CHO NHÂN VIÊN CÁC BỘ PHẬN
Áp dụng cách tính KPI cho nhân viên để đo lường hiệu suất công việc được áp dụng hầu hết tại các doanh nghiệp hiện nay. CoDX là một trong những nền tảng ứng dụng có hỗ trợ tính năng tính KPI cho nhân viên một cách tối ưu hiện nay. Liên hệ ngay với dịch vụ chuyển đổi số CoDX qua hotline 0968 61 23 50 để được tư vấn nền tảng chuyển đối số doanh nghiệp toàn diện nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm được công thức, cách tính KPI cho nhân viên và chọn được biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI phù hợp giúp doanh nghiệp cũng như các cá nhân có được năng suất hiệu quả nhất cho công việc. Xem thêm nhiều ký năng quản lý nhân viên khác tại chuyên mục quản trị công việc.
>>> Ứng dụng ngay: Phần mềm quản lý công việc online vào đội nhóm
Bài viết liên quan: