5 Mẫu file báo cáo nhân sự thông dụng cho bộ phận HR [Tải miễn phí]

Báo cáo nhân sự là công cụ để đánh giá hiệu quả và chất lượng của đội ngũ nhân viên chính xác nhất. Đây là công việc phải thực hiện hàng tháng, hàng quý, 6 tháng đầu năm và cuối năm của phòng HR. Xem ngay 5 file báo cáo tình hình nhân sự thông dụng quan trọng nhất hiện nay.

Cùng chủ đề:

• Cách lưu trữ hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp

1. 5 Mẫu file báo cáo nhân sự thông dụng cho bộ phận HR

Tổng hợp 5 mẫu file báo cáo nhân sự hàng tháng, năm chuẩn nhất:

• Mẫu báo cáo tình hình biến động nhân sự
• Mẫu báo cáo hiệu quả tuyển dụng
• Mẫu báo cáo tình hình chấp hành nội quy của nhân sự
• Mẫu file báo cáo nhân sự 6 tháng đầu năm, cuối năm
• Mẫu báo cáo tình hình quỹ lương nhân sự

1.1 Mẫu báo cáo tình hình biến động nhân sự  

Mẫu báo cáo biến động nhân sự giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tăng, giảm của đội ngũ nhân viên trong thời gian cụ thể.

Có 3 loại báo cáo nhân sự  biến động phổ biến là:

• Biến động nhân sự theo thời gian: Thống kê khoảng thời gian mà tình hình biến động nhân sự cao trào nhất. Điển hình là tình trạng xin nghỉ việc, nhảy việc vào các dịp sau lễ hoặc Tết.
• Biến động nhân sự theo thâm niên: Thống kế số lượng biến động nhân sự rơi vào nhóm người thâm niên nào. Nếu sự giảm sút nhân sự xảy ra ở những người làm việc thâm niên cao thì lãnh đạo cần nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và biện pháp giữ chân ngay lập tức. Thông thường, doanh nghiệp chia thâm niên nhân viên thành 7 nhóm như sau:
  • Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc dưới 1 tháng.
  • Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc dưới 3 tháng.
  • Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc dưới 6 tháng.
  • Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc dưới 1 năm.
  • Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc dưới 2 năm.
  • Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc dưới 3 năm.
  • Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc trên 3 năm.
• Biến động nhân sự theo vị trí công việc: dựa trên kết quả báo cáo, các trưởng bộ phận sẽ xem xét mức độ thiếu hụt nhân viên ở một vị trí nào đó. Từ đó cân nhắc tuyển dụng nhân sự hoặc phân bổ sao cho tránh lãng phí nguồn tài nguyên của doanh nghiệp.

1.2 Mẫu báo cáo hiệu quả tuyển dụng 

Báo cáo tuyển dụng được trình bày theo thời gian mà doanh nghiệp thực hiện chiến dịch tuyển dụng. Mẫu báo cáo nhân sự này phản ánh đầy đủ các số liệu về số lượng CV, số ứng viên đến phỏng vấn, số lượng ứng viên đáp ứng được yêu cầu, số người nhận việc, chi phí tuyển dụng,…

Thông qua báo cáo tuyển dụng, nhà quản lý nắm được kết quả đã đạt hay chưa, đưa ra những biện pháp khắc phục hạn chế còn tồn tại và nâng cao hiệu quả tuyển dụng.

1.3 Mẫu báo cáo tình hình chấp hành nội quy về công, ca làm

Mẫu báo cáo về tình hình chấp hành nội quy về công, ca làm việc tổng hợp được số ngày công, tần suất đi sớm về muộn của nhân viên. 

Căn cứ vào đó, doanh nghiệp có thể quản lý được thời gian làm việc, đánh giá mức độ chấp hành nội quy, tính kỷ luật và ý thức của mỗi nhân viên.

1.4 Mẫu file báo cáo nhân sự 6 tháng đầu năm, cuối năm

6 Tháng đầu năm và cuối năm là khoảng thời gian ban lãnh đạo thường xuyên yêu cầu các phòng ban tổng hợp và báo cáo tổng kết tình hình nhân sự.

File báo cáo nhân sự 6 tháng đầu năm, cuối năm cũng chính là căn cứ để ban lãnh đạo đánh giá khen thưởng cuối năm hoặc xem xét tăng lương phù hợp đối mỗi cá nhân.

Một mẫu báo cáo chuẩn sẽ giúp nhân sự tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo trình bày đầy đủ các chỉ số nhân sự cần thiết.

1.5 Mẫu báo cáo tình hình quỹ lương nhân sự

Dựa trên số liệu trong báo cáo, nhà quản lý sẽ đưa ra chế độ lương thưởng phù hợp với mỗi phòng ban và cá nhân. Chế độ này cần xứng đáng với năng lực của nhân viên và đảm bảo tính công bằng.

Mẫu báo cáo lương chính xác, đưa ra chế độ đãi ngộ tốt chính là biện pháp giúp doanh nghiệp giữ chân nhân viên giỏi và tạo động lực làm việc hiệu quả.

2. File báo cáo nhân sự hàng tháng cần có những nội dung gì?

2.1 Đánh giá tổng quan tình hình nhân sự

Nội dung tổng quan của file báo cáo nhân sự hàng tháng, 6 tháng đầu năm và cuối năm gồm có 3 nội dung sau:

• Thống kê số lượng nhân sự: số lượng nhân viên chính thức, thử việc, partime, nghỉ việc trong thời gian qua.

Tổng số nhân viên = NV chính thức + NV thử việc + NV bán thời gian + NV đã nghỉ

• Thống kê tỷ lệ nhân sự nghỉ việc: kết quả có tỷ lệ cao chứng tỏ rằng thời gian qua doanh nghiệp tốn nhiều chi phí vào tuyển dụng.

Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc = số lượng nhân viên rời đi/số lương nhân viên trung bình trong năm hiện tại.

• Thống kê số lượng nhân sự theo công việc: ban lãnh đạo hiểu sâu hơn về chất lượng nhân sự, vị trí còn thiếu từ đó có kế hoạch tuyển dụng hoạch điều chỉnh phù hợp.

2.2 Tình hình đào tạo nhân sự

Trong báo cáo nhân sự, 2 vấn đề về tình hình đào tạo cần làm rõ với ban lãnh đạo là:

• Chi phí đào tạo nhân sự: gồm phí thuê cơ sở vật chất, người hướng dẫn, kỹ thuật, giáo trình, phương tiện, thiết bị,…
• Kết quả của quá trình đào tạo, sự thay đổi của nhân sự sau khi chương trình đào tạo kết thúc.

2.3 Hiệu quả tuyển dụng cho các phòng ban

Báo cáo tuyển dụng nhân sự cần đảm bảo 2 nội dung quan trọng sau:

• Thống kê tổng số lượng hồ sơ ứng viên (CV) thu thập được: chỉ số này cho thấy được chiến lược tuyển dụng mà doanh nghiệp đang thực hiện có thu hút ứng viên hay không. Từ số lượng CV thống kê được, bộ phận HR sẽ tìm ra nguyên nhân của vấn đề thừa hoặc thiếu CV.
• Thống kê tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu/số CV hợp lệ: nhà tuyển dụng có thể đánh giá hiệu quả của nguồn ứng viên, qua đó dễ dàng điều chỉnh hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp.

Mẫu báo báo cáo nhân sự trong tuyển dụng thường được trình bày dưới dạng số liệu trực quan thông qua biểu đồ cột, hình tròn, đường để giúp HR theo dõi dễ dàng hơn.

2.4 Thu nhập của nhân sự

Báo cáo cần phản ánh được sự tăng trưởng thu nhập theo thời gian của nhân viên. Công việc thu thập số liệu thu nhập nhân sự cần kết hợp với bộ phận kế toán để có kết quả chính xác và phân tích được tỷ lệ phần trăm chênh lệch mức lương nhân viên nhận được so với mặt bằng chung.

Bản báo cáo cần có những nội dung sau:

• Mức lương cơ bản
• Mức lương tăng ca
• Thưởng
• Các khoản khấu trừ trong bảng lương

File báo cáo nhân sự hàng tháng, 6 tháng đầu năm và cuối năm là văn bản quan trọng đối với bộ phận HR. Với những mẫu file báo cáo trên mong rằng sẽ giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất. Đồng thời, lấy kết quả làm cơ sở để hoạch định, cải thiện kế hoạch nhân sự để mang lại lợi ích bền vững cho doanh nghiệp.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh