Phương pháp 5W 1H 2C 5M: Cách thức triển khai và ví dụ cụ thể

Thực tế, các doanh nghiệp thường áp dụng nhiều phương pháp khác nhau để xây dựng kế hoạch quản trị, dài hạn. Một trong những phương pháp được các doanh nghiệp tin tưởng sử dụng đó là 5W 1H 2C 5M. Đây là phương pháp hữu hiệu giúp định hình mục tiêu, lập kế hoạch dài hạn. Cùng CoDX tìm hiểu các thức triển khai phương pháp 5W 1H 2C 5M và ví dụ lập kế hoạch 5W 1H 2C 5M. 

Tải mẫu kế hoạch miễn phí:

• 3 Mẫu kế hoạch công việc bằng excel chuyên nghiệp
• Tải Mẫu kế hoạch triển khai dự án miễn phí từ CoDX

1. Phương pháp 5W 1H 2C 5M là gì?

Phương pháp 5W 1H 2C 5M là nguyên tắc giúp doanh nghiệp kết nối, định hướng mục tiêu, kế hoạch dài hạn thông qua quản trị nhân sự. Với phương pháp này, doanh nghiệp có thể liệt kê, phân tích từng công việc cần thực hiện và các yếu tố cần thiết để hoàn thành công việc đó. 

5W 1H 2C 5M là viết tắt của các nội dung sau: 

• Why: Mục tiêu công việc cần hoàn thành 
• What: Các nhiệm vụ cụ thể của công việc
• Where, When, Who: Những nội dung về địa điểm, thời gian, nhân sự đảm nhiệm công việc
• How: Cách thức thực hiện, hoàn thành công việc
• Control: Cách tiến hành kiểm soát, theo dõi công việc
• Check: Kiểm tra, đánh giá công việc
• 5M: Xác định các nguồn lực cho công việc

2. Cách triển khai phương pháp 5W 1H 2C 5M trong lập kế hoạch

Trước khi xem các ví dụ lập kế hoạch 5W 1H 2C 5M, doanh nghiệp cần hiểu cách triển khai 5W 1H 2C và 5M trong việc xây dựng kế hoạch. Cùng tìm hiểu các yếu tố trong phương pháp này với nội dung dưới đây. 

2.1 5W (Why, what, where, when, who)

5W trong phương pháp này là viết tắt của Why, What, Where, When và Who. Đây là những yếu tố cần thiết để xác định, phân tích công việc trước khi thực hiện. 

Đầu tiên, với Why, doanh nghiệp cần xác định các mục tiêu và yêu cầu của công việc. Để xác định đúng mục tiêu và yêu cầu, doanh nghiệp có thể trả lời các câu hỏi sau: 

• Tại sao phải làm công việc này? 
• Công việc có ý nghĩa gì, tầm quan trọng gì trong với doanh nghiệp? 

Trong phương pháp 5W 1H 2C 5M, What là câu hỏi về chi tiết nội dung công việc. Khi trả lời được những câu hỏi sau, doanh nghiệp sẽ xác định được các nhiệm vụ cần làm để hoàn thành công việc. Các câu hỏi về What có thể là: 

• Công việc chi tiết là gì? 
• Có những bước nào để thực hiện công việc? 

3 chữ W trong 5W 1H 2C 5M là Where, When và Who. Đây là bước xác định địa điểm, thời gian và các nhân sự đảm nhiệm công việc. Dựa vào tính chất của công việc, nhiệm vụ, quản lý và lãnh đạo có thể đặt những câu hỏi khác nhau để tìm ra các yếu tố và thời gian, địa điểm và người phụ trách. Cụ thể như sau: 

• Where: Công việc cần được thực hiện ở đâu? Sản phẩm của kế hoạch được phân phối ở những điểm bán nào? 
• When: Khi nào bắt đầu và kết thúc công việc? 
• Who: Nhân sự hay phòng ban nào thực hiện công việc? Ai kiểm tra và đánh giá hiệu quả?

Doanh nghiệp cần xác định yếu tố thời gian, địa điểm, con người cho công việc

2.2 1H (How) – Phương pháp thực hiện

Trong các ví dụ lập kế hoạch 5W 1H 2C 5M, doanh nghiệp cần nhớ chữ H duy nhất trong nguyên tắc là How – Phương pháp thực hiện. 

Với chữ H này, doanh nghiệp cần xác định các thức để hoàn thành công việc, bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ, các trang thiết bị liên quan,… 

2.3 2C (Control – Check)

2 chữ C trong phương pháp 5W 1H 2C 5M là Control và Check. Trước hết, về Control, doanh nghiệp cần chuẩn bị các yếu tố để kiểm soát, đo lường công việc. Đó có thể là đơn vị đo lường, các công cụ dụng cụ hay công thức chuyên biệt. 

Song song với kiểm soát và đo lường hiệu quả là kiểm tra đánh giá – Check. Đây là bước quan trọng. Với việc kiểm tra, đánh giá công việc, doanh nghiệp có thể tham khảo nguyên tắc Pareto: kiểm tra 20% số lượng công việc nhưng tìm ra 80% sự sai sót. Các nội dung cần xác định trong Check: 

• Các bước kiểm tra là gì? 
• Tần suất kiểm tra là bao nhiêu lần/tuần? 
• Nhân sự thực hiện kiểm tra là ai? 
• Phải kiểm tra những khâu, nội dung cốt lõi nào của nhiệm vụ? 

2.4 5M – Nguồn lực thực hiện

Cuối cùng, 5M trong 5W 1H 2C 5M là nguồn lực thực hiện. Đây chính là điểm khác biệt của phương pháp này so với các nguyên tắc lập kế hoạch khác. Doanh nghiệp cần trú trọng đến các nguồn lực. nhằm đảm bảo tiến độ công việc. 

Các nguồn lực trong 5M là: 

• Man – Nhân lực: Người thực hiện có trình độ, kinh nghiệm gì để đáp ứng khối lượng công việc? 
• Money – Tài chính: Ngân sách thực hiện công việc là bao nhiêu?
• Material – Nguyên vật liệu: Tiêu chuẩn của nguyên vật liệu để hoàn thành công việc là gì?
• Machine – Máy móc: Cần những máy móc, công nghệ nào để hoàn thành công việc? Tiêu chuẩn lựa chọn máy móc là gì? 
• Method – Phương pháp: Nên làm việc theo phương pháp, cách thức gì? 

3. Ví dụ lập kế hoạch 5W 1H 2C 5M cụ thể

Để thực hiện phương pháp 5W 1H 2C 5M, doanh nghiệp có thể tham khảo ví dụ sau đây. Ví dụ lập kế hoạch 5W 1H 2C 5M cụ thể với kế hoạch truyền thông sản phẩm trên nền tảng mạng xã hội: 

• Why: Truyền thông sản phẩm trên nền tảng mạng xã hội để thu hút người biết đến doanh nghiệp, sản phẩm, gia tăng độ nhận biết và doanh số bán hàng
• What: Thực hiện các bài viết trên trang Facebook, Tiktok của doanh nghiệp
• Where: Thực hiện trực tuyến trên các trang mạng xã hội
• When: Từ tháng 01 đến hết tháng 03/2024
• Who: Nhân sự phòng Marketing, chủ yếu là Đội Mạng xã hội
• How: Lên kế hoạch nội dung, hình ảnh cho từng ngày cụ thể và thực hiện theo đúng kế hoạch đã được duyệt 
• Control: Đo lường theo các chỉ số ở trang Facebook, Tiktok như số người thích bài viết, số lượng chia sẻ,…
• Check: Người kiểm tra 2 lần/tháng là trưởng phòng Marketing 
• Man: Nhân sự phòng Marketing, chủ yếu là Đội Mạng xã hội
• Money: Ngân sách Marketing đã duyệt năm 2024
• Material: Máy tính, máy quay phim, máy thu âm, các phần mềm chỉnh sửa ảnh, video
• Machine: Máy quay, máy thu âm
• Method: Lên kịch bản, quay video, chỉnh sửa ảnh, thực hiện nội dung bài đăng và đăng bài, ưu tiên đăng về các vấn đề đang là xu hướng

4. Lập kế hoạch thông minh với CoDX Task

Ngoài 5W 1H 2C 5M, doanh nghiệp có thể lựa chọn các cách thức khác để lập kế hoạch. Phần mềm lập kế hoạch công việc thông minh là một trong những trợ thủ đắc lực của nhiều doanh nghiệp trong quá trình xây dựng kế hoạch công việc. Và phần mềm CoDX Task là phần mềm có nhiều tính năng, đáp ứng được các nhu cầu của doanh nghiệp. 

Phương pháp 5W 1H 2C 5M có thể gói gọn trong những tính năng sau của CoDX Task: 

• Lên kế hoạch thông minh: Kế hoạch được kết nối với mục tiêu, sắp xếp theo thẻ Kanban dễ dàng cho doanh nghiệp theo dõi.
• Giao việc nhanh gọn: Quản lý, lãnh đạo có thể giao việc cho một hay nhiều nhân sự cùng thực hiện và gia hạn thời hạn hoàn thành nếu có vấn đề phát sinh. 
• Todolist theo ngày: Xây dựng kế hoạch theo tuần đơn giản hơn khi CoDX Task có chức năng tạo To Do List và Checklist theo ngày đầy đủ, chi tiết.
• Quản lý kế hoạch online: Quản lý có thể theo dõi, kiểm tra kế hoạch chi tiết hoàn toàn online trên máy tính. 
• Báo cáo tiến độ: Người phụ trách có thể xem nhanh các báo cáo trực quan, thống kê theo thời gian, khối lượng công việc, hiệu quả của từng nhân viên. 

Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK

• Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án 
• Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
• Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
• Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ 
• Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành 

Trên đây là những thông tin cơ bản về phương pháp 5W 1H 2C 5M. CoDX hy vọng qua bài viết này này, doanh nghiệp đã biết thêm về các yếu tố trong 5W 1H 2C 5M và cách để xây dựng kế hoạch chi tiết thông qua ví dụ lập kế hoạch 5W 1H 2C 5M.