Work breakdown structure là gì? Cách xây dựng WBS kèm ví dụ cho dự án

Để quản lý dự án hiệu quả người lãnh đạo cần áp dụng nhiều phương pháp khác nhau để phân bổ công việc, điều phối nhịp độ dự án. Trong đó work breakdown structure là một trong những phương pháp giúp quản lý dự án thuận tiện hơn trong việc tiếp cận cũng như khai thác công việc. Vậy work breakdown structure là gì? Cùng tìm hiểu thông qua bài viết này cùng CoDX nhé.

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Tìm hiểu Work breakdown structure là gì?

1.1 Khái niệm về work breakdown structure là gì?

Work breakdown structure (WBS) được hiểu là cấu trúc phân chia công việc. Phương pháp này hỗ trợ người dùng chia nhỏ các công việc từ những đầu việc lớn hơn. Cụ thể, WBS sẽ phân rã công việc theo từng cấp bậc với các nhiệm vụ chi tiết nhất để hoàn thành dự án.

Đơn vị nhỏ nhất của hệ thống work breakdown structure được gọi là gói công việc (work package). Với mỗi công việc, các hạng mục như chi phí, tiến độ, người chịu trách nhiệm sẽ được chi tiết hóa và kiểm soát. Quá trình phân chia công việc của một dự án sẽ được tiến hành cho đến khi toàn bộ sơ đồ hệ thống công việc được thể hiện một cách rõ ràng, logic mà không có sự chồng chéo.

1.2 Các dạng bảng công việc WBS cho dự án

Tại nhiều doanh nghiệp hiện nay, việc áp dụng WBS vào công việc được triển khai trên các phần mềm quản lý dự án. Nhờ các phần mềm này, doanh nghiệp dễ dàng triển khai mô hình bảng công việc theo nhiều dạng khác nhau. Cụ thể như sau:

Danh sách: Là dạng phác thảo sơ bộ công việc, thể hiện danh sách các gói công việc và nhiệm vụ cụ thể.
Biểu đồ: Dạng phân chia công việc phổ biến nhất của WBS là biểu đồ. Thông qua dạng biểu đồ công việc các giai đoạn, kết quả chuyển giao, nhiệm vụ, gói công việc được thể hiện mạch lạc hơn.
Đồ thị: Dạng đồ thị Gantt giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối các cột mốc công việc theo thời gian thực. Đồ thị Gantt chứa cả phần danh sách công việc và thời gian biểu theo từng công việc.

2. Lợi ích khi ứng dụng WBS trong quản lý dự án

Không khó để lý giải vì sao WBS được ứng dụng phổ biến trong quản lý dự án tại các doanh nghiệp. Nhờ vào việc hiểu rõ lợi ích của work breakdown structure là gì mà người quản lý đã áp dụng hiệu quả phương pháp này, giúp công việc dự án diễn ra nhanh chóng, suôn sẻ và hiệu quả hơn.

Vậy lợi ích WBS là gì?

Tối ưu hóa cấu trúc công việc: Với một dự án phức tạp việc phân nhỏ các nhiệm vụ theo một cấu trúc nhất định sẽ giúp việc kiểm soát trở nên dễ dàng hơn.
Kiểm soát chi phí hoạt động: WBS giúp người quản lý tài chính dự án dễ dàng theo dõi luồng đi của ngân sách. Bằng sơ đồ hoạt động của WBS, doanh nghiệp cũng đảm bảo được chi phí không bị vượt quá định mức đề ra.
Dễ dàng điều chỉnh tiến độ chung: Work breakdown structure giúp người quản lý dễ dàng nhận ra các điểm vướng mắc trong quá trình triển khai dự án. Từ đó đưa ra các điều chỉnh kịp thời, hạn chế các điểm tắc nghẽn dẫn đến chậm tiến độ.
Xác định và đánh giá tiến độ theo thời gian thực: Khi các công việc được phân chia theo biểu đồ cấu trúc mạch lạc, quá trình thực hiện công việc sẽ diễn ra tuần từ, trôi chảy. Nếu có các vấn đề phát sinh, doanh nghiệp cũng dễ dàng tìm được điểm cần xử lý, tập trung giải quyết vấn đề nhanh chóng.
Nâng cao năng suất công việc: WBS giúp tối ưu quy trình phân bổ nhiệm vụ trong dự án. Mọi thành viên trong dự án đều tiếp cận công việc một cách cụ thể và chi tiết nhất. Từ đó, tạo nên phong cách làm việc chủ động, đảm bảo tiến độ cải thiện hiệu suất chung trong doanh nghiệp.

3. Cách xây dựng bảng công việc WBS cho dự án

3.1 Nguyên tắc xây dựng bảng công việc WBS

Nguyên tắc xây dựng work breakdown structure là gì? Để áp dụng WBS hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc xây dựng sau đây:

Quy tắc 100%: Nguyên tắc này thể hiện tổng các công việc con phải luôn bằng 100% đầu việc lớn. Nghĩa là, khi phân chia nhỏ các công việc, một WBS sẽ bao gồm các công việc chi tiết hơn như sản phẩm bàn giao, giờ hoàn thành, nhiệm vụ cụ thể,… Các công việc nhỏ hơn này sẽ bằng tổng 100% đầu việc chính.
Nguyên tắc tập trung vào kết quả: Đây là nguyên tắc thể hiện sự linh hoạt của WBS. Nguyên tắc này cũng hỗ trợ quy tắc 100%, doanh nghiệp xác định các yếu tố trong cấu trúc dự án theo kết quả, sản phẩm cuối cùng thay vì tập trung vào các công việc quá chi tiết. Điều này, giúp người thực hiện dự án sáng tạo, linh hoạt hơn.
Mức độ chi tiết phù hợp: Mặc dù WBS hỗ trợ các công việc dự án chia nhỏ nhiệm vụ thành các gói công việc nhỏ hơn, nhưng người quản lý cần khéo léo trong cách chia nhỏ mức độ công việc. Cụ thể, một WBS chỉ nên có 3 đến 5 cấp độ nhỏ hơn.
Không trùng lặp: Một đơn vị công việc cần đảm bảo chỉ xuất hiện tại một nơi trong WBS. Mục đích của nguyên tắc này là để tránh sự chồng chéo trong quy trình xử lý công việc của dự án.

3.2 Các bước xây dựng work breakdown structure

Để xây dựng work breakdown structure doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước:

Bước 1: Đặt ra mục tiêu cuối cùng của dự án, có thể mô tả tổng quát sản phẩm cần chuyển giao dự án. Điều này đòi hỏi người quản lý dự án cần thường xuyên kiểm tra, rà soát phạm vi của các hạng mục công việc.
Bước 2: Xác định cấu trúc phù hợp theo work breakdown structure là gì. Biểu đồ nào phù hợp với dự án, dạng cây hay dạng outline.
Bước 3: Xác định cách tổ chức WBS, có 2 dạng đó là theo giai đoạn hoặc theo sản phẩm chuyển giao. Tổ chức theo giai đoạn là các pha công việc của dự án sẽ ở mức 2, trong khi các kết quả theo sản phẩm ở mức 3. Với tổ chức theo sản phẩm các kết quả chuyển giao sẽ được thể hiện ở pha thứ hai trong cấu trúc sơ đồ WBS.
Bước 4: Tiến hành phân chia các sản phẩm chung nhất thành các sản phẩm cụ thể ở mức thấp hơn.
Bước 5: Thiết lập danh sách công việc cụ thể theo các hạng mục sản phẩm con. Thực hiện phân tách công việc theo nguyên tắc, nếu một công việc cần thời gian thực hiện hơn 2 tuần hoặc 80 giờ thì cần phân rã thêm một cấp bậc nữa.
Bước 6: Thực hiện gán các mã số phù hợp cho các gói công việc trong WBS. Với mỗi mục công việc, mã cao nhất có thể gán là 0.0 đến lần lượt 1.0, 2.0,… Các mã số này cho biết sự liên quan giữa các hạng mục công việc trong dự án.
Bước 7: Xem xét tính logic, đầy đủ của mô hình work breakdown structure, để đảm bảo rằng mỗi sản phẩm đều có mã số, mỗi tên sản phẩm chính xác, mỗi công việc thể hiện hành động cụ thể, thời gian tương ứng cho từng sản phẩm.

3.3 Phương pháp thực hiện

Doanh nghiệp có thể áp dụng 2 phương pháp sau để triển khai WBS:

Deliverable-based: Cấu trúc phân chia dựa trên kết quả bàn giao

Trên biểu đồ sẽ thể hiện rõ kết quả bàn giao dự án và phạm vi công việc sẽ thực hiện.

Trước tiên là xác định các kết quả cần bàn giao; tiếp theo đó là phân ra thành các mục tiêu chi tiết để đạt được kết quả.

work breakdown structure — Deliverable-based: Cấu trúc phân chia dựa trên kết quả bàn giao

Phase-based: Cấu trúc phân chia theo giai đoạn

Một dự án sẽ có 5 giai đoạn điển hình; Tương ứng 5 giai đoạn này sẽ là cấp 1 trong sơ đồ. Cấp 2 sẽ là các công việc chi tiết để hoàn thành mỗi giai đoạn.

4. Ví dụ về WBS trong các dự án phổ biến

4.1 WBS trong dự án xây dựng

WBS trong dự án xây dựng trong biểu đồ sau thể hiện với 5 gói công việc chính. Bao gồm khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đóng dự án. Ứng với mỗi gói công việc, sẽ có các cấp độ phân chia công việc cụ thể.

Ví dụ về WBS trong các dự án — WBS trong dự án xây dựng tòa nhà

4.2 WBS trong dự án tổ chức sự kiện công ty

Hy vọng qua bài viết này, quý doanh nghiệp đã hiểu được work breakdown structure là gì? và biết cách ứng dụng hiệu quả phương pháp này trong quản lý dự án.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: