Sơ đồ pert: Phân tích 4 Yếu tố, ưu nhược điểm và cách vẽ biểu đồ

Để dự án được thực hiện đúng tiến độ và thành công thì kế hoạch tổng thể đóng vai trò rất quan trọng. Trong đó, sơ đồ PERT là một trong những phương pháp đo lường thời gian dự án hiệu quả, thường được nhiều doanh nghiệp áp dụng cho các kế hoạch sơ bộ. 

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

Cùng chủ đề:

• Ma trận trách nhiệm trong quản lý dự án
• Mô hình Waterfall là gì? Ưu và nhược điểm
• Tìm hiểu về Milestones là gì

Cùng CoDX xem qua thông tin về biểu đồ PERT này ở nội dung bên dưới.

1. Tổng quan về sơ đồ PERT

Sau đây là thông tin tổng quan về PERT gồm khái niệm, trường hợp ứng dụng và khi nào cần sử dụng chúng.

1.1 Khái niệm

PERT (Program Evaluation and Review Technique) là một trong những công cụ không thể thiếu khi quản lý dự án. Chúng thường được sử dụng để xác định và lập kế hoạch dự án. 

Khi sử dụng PERT bạn sẽ ước tính được thời gian cần thiết cũng như những đầu việc cần thực hiện để hoàn thành dự án một cách tối ưu nhất.

Ba mốc thời gian chính trong dạng sơ đồ này là thời gian tối thiểu, thời gian tối đa và thời gian trung bình. Thông qua chúng, các nhà quản lý sẽ dễ dàng nắm bắt tổng quan về tiến độ. Đồng thời tăng cường kiểm soát và triển khai xử lý rủi ro nếu cần thiết.

1.2 Trường hợp ứng dụng

Biểu đồ PERT thưởng dùng để đánh giá và xem xét các dự án lớn có nhiều giai đoạn, đầu mục khác nhau. Các loại dự án này thường rất phức tạp và cần những tiêu chí từ PERT như:

• Định rõ những giai đoạn mấu chốt của dự án, đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn
• Thể hiện rõ mối quan hệ giữa các công việc trong dự án.
• Dự kiến trước thời gian chuẩn bị và thời gian để hoàn thành dự án.

1.3 Khi nào cần sử dụng?

Là một nhà quản trị giỏi bạn cần biết trường hợp nào sử dụng công cụ hay tiện ích nào để hỗ trợ cho công việc. Bên cạnh nhiều phương pháp để đo lường yếu tố thời gian, vậy tại sao ta lại sử dụng sơ đồ PERT?

• Xác định đường dẫn quan trọng của dự án là đặc điểm nổi bật của biểu đồ PERT, giúp hình dung dòng thời gian tổng thể một cách dễ dàng hơn.
• Tính năng độc đáo giúp phân biệt công việc yêu cầu nguồn lực nhiều hay ít. Từ đó sẽ tiết kiệm thời gian cho việc thảo luận và ra quyết định trước khi bắt đầu dự án.
• Biểu đồ PERT đánh giá cả thời gian cho những công việc nhỏ và tổng thể. Đóng vai trò quan trọng đối với kế hoạch dự kiến sơ bộ.

2. 4 Yếu tố quan trọng trong sơ đồ PERT

Trước khi đi vào cách vẽ sơ đồ PERT, bạn cần nắm được 4 yếu tố quan trọng của chúng để có thể thực hiện một cách tốt nhất. 

4 yếu tố này bao gồm:

• Cột mốc sự kiện
• Công việc
• Thời gian
• Đường găng

2.1 Cột mốc sự kiện

Trong PERT,  các cột mốc sự kiện sẽ giúp xác định thời điểm khởi đầu hoặc kết thúc của các công việc. Chúng được biểu diễn bằng các hình tròn đánh số thứ tự.

Điểm đầu tiên chỉ có một cung đi ra, thể hiện sự bắt đầu của dự án. Điểm kết thúc cũng chỉ có một cung đi vào.

Các sự kiện trung gian khác thì có cả hai cung, thể hiện sự liên kết giữa các công việc trong mạng lưới PERT. 

Các cột mốc sự kiện có vai trò quan trọng đối với tổng thể dự án nói chung

2.2 Công việc

Các công việc trong sơ đồ PERT đại diện cho thời gian và nguồn lực cần thiết để chuyển tiếp từ một sự kiện đến sự kiện khác. Chúng được biểu diễn bằng mũi tên chỉ hướng, trong đó độ dài của mỗi cung thể hiện thời gian cần thiết để hoàn thành công việc tương ứng.

2.3 Thời gian

Thời gian là một yếu tố quan trọng trong quản lý dự án, nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc điều chỉnh và đối phó với các trục trặc hay công việc bị trì trệ. Vì thế, các nhà quản lý dự án thường đặt một khung thời gian giới hạn cho mỗi công việc để đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể của dự án.

2.4 Đường găng

Đường găng trong biểu đồ PERT là đường dẫn dài nhất từ điểm bắt đầu đến điểm kết thúc. Đây là chuỗi các công việc liên kết với nhau theo thứ tự để hoàn thành dự án. Nếu có chậm trễ xảy ra trong bất kỳ công việc nào trên đường găng, thì tiến độ tổng thể của dự án sẽ bị trì hoãn tương ứng. Vì thế, đây là yếu tố quan trọng để xác định thời gian dự kiến cho dự án đồng thời làm cơ sở để quản lý rủi ro hoặc điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

3. Cách vẽ sơ đồ PERT cho dự án chi tiết

Sau khi hiểu được những yếu tố quan trọng, việc tiến hành thực hiện vẽ biểu đồ là vô cùng dễ dàng. Sơ đồ PERT sẽ được thể hiện qua 5 bước sau:

Cụ thể,

• Bước 1: Liệt kê các sự kiện và công việc
• Bước 2: Sắp xếp thứ tự ưu tiên của công việc
• Bước 3: Sử dụng đường biểu diễn nối các sự kiện
• Bước 4: Tính thời gian cụ thể cho từng sự kiện
• Bước 5: Vẽ đường găng

Bước 1: Liệt kê các sự kiện và công việc

Tạo danh sách các sự kiện và công việc cần thực hiện trong dự án. Nếu dự án phức tạp, có thể tạo nhiều biểu đồ cho mỗi mạng lưới công việc. 

Theo đó, mỗi biểu đồ sẽ đại diện cho mạng lưới công việc cần giải quyết. Việc lập danh sách với các đầu công việc rõ ràng sẽ giúp bạn quản lý tốt dự án trên sơ đồ mạng lưới.

Bước 2: Sắp xếp thứ tự ưu tiên của công việc

Xác định thứ tự ưu tiên thực hiện cho các sự kiện dựa trên mức độ quan trọng và phụ thuộc giữa chúng. 

Tiếp theo đó, phân bổ thời gian hoàn thành cho từng hạng mục cụ thể.

Bước 3: Sử dụng đường biểu diễn nối các sự kiện

Sử dụng các đường biểu diễn để nối các sự kiện, từ sự kiện mở đầu đến sự kiện kết thúc. 

Nói một cách chi tiết hơn, bạn sẽ kết nối các nhiệm vụ bằng cách sử dụng mũi tên và các nút để đại diện cho các sự kiện hoặc cột mốc quan trọng trong dự án. 

Ở bước này, mối quan hệ giữa các công việc càng mật thiết thì sơ đồ càng cần được trình bày chi tiết.

Bước 4: Tính thời gian cụ thể cho từng sự kiện

Tính toán thời gian cụ thể cần để hoàn thành từng sự kiện. Sử dụng thời điểm sớm (Ts) và thời điểm muộn (Tm) để đảm bảo tính chính xác.

Cách tính như sau: 

• Sự kiện đầu tiên có thời gian sớm Ts1 bằng 0.
• Sự kiện tiếp theo sẽ có thời gian Ts2, sự kiện thứ ba là Ts3. Công thức tính lần lượt là Ts2 = Ts2 + Ts12, Ts3 = Ts3 + Ts23 + Ts12…, và cứ như vậy cho đến khi đến sự kiện cuối cùng. Nếu có giá trị khoảng chưa rõ ràng, ta sẽ sử dụng chỉ số tối đa (max).
• Sau đó, chúng ta sẽ đi vào quy trình tính thời điểm muộn của các sự kiện. Bắt đầu với sự kiện cuối cùng với giá trị Tm = Ts.
• Từ giá trị này, tính ngược lại thời gian của các sự kiện Tm1, Tm2,… tương tự như cách tính thời điểm sớm. Tuy nhiên, nếu có giá trị khoảng không rõ ràng, thay vì sử dụng chỉ số tối đa (max), ta sẽ áp dụng chỉ số tối thiểu (min).

Bước 5: Vẽ đường găng

Sau khi đã xác định được các sự kiện và thời gian cụ thể, tiếp theo bạn chỉ cần vẽ đường găng đi qua các sự kiện và chúng được quy ước là đường dài nhất.

Nếu gọi sự kiện găng là sự kiện a bất kỳ, thì tương ứng a phải thỏa mãn điều kiện là thời điểm muộn giống với thời điểm sớm.

Thêm vào đó, sự kiện nào thời gian diễn ra dài nhất thì sẽ được biểu diễn bằng đường găng có độ dài tương ứng.

Ma trận dự án liên quan: Phân biệt Agile và Waterfall chi tiết nhất Phương pháp Agile và các nguyên tắc trong quản trị dự án

4. Ưu và nhược điểm khi sử dụng biểu đồ PERT

Bất kỳ các phương pháp đo lường nào cũng đều có ưu và nhược điểm riêng. Bạn nên xem kỹ phần này và cân nhắc trước khi tiến hành những cách vẽ sơ đồ PERT trên. 

Ưu điểm của sơ đồ PERT:

• Theo dõi chi tiết từng giai đoạn và bao quát quá trình dự án.
• Giúp doanh nghiệp hiểu rõ thứ tự của quy trình công việc và tối ưu hóa quá trình thực hiện.
• Kết hợp dữ liệu từ các phòng ban, đánh giá chính xác nhóm chịu trách nhiệm và tối ưu vai trò của từng bộ phận.
• Cụ thể hóa những khoảng thời gian cho từng giai đoạn và sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ trong dự án phức tạp.
• Đảm bảo mọi người hiểu rõ trách nhiệm và thời điểm cần hoàn thành.

Nhược điểm của biểu đồ PERT:

• Đòi hỏi nhiều thời gian và công sức để hoạch định chi tiết.
• Phải được cập nhật ngay khi có thay đổi, vì thế phải cẩn thận trong từng chi tiết dự án.
• Trở nên phức tạp, khó đọc khi dự án có quy mô lớn, nhiều mối quan hệ chồng chéo, làm tăng khó khăn trong quá trình quản lý và cập nhật.

5. CoDX Task – Quản lý dự án thông minh hiệu quả

Sơ đồ PERT là một giải pháp tốt để quản lý dự án. Tuy nhiên, dưới sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ như hiện nay, nhiều tiện ích thông minh dần được ra đời và thay thế cho các cách làm truyền thống. Trong đó, phần mềm quản lý dự án online CoDX Task là một ví dụ điển hình trong việc quản lý dự án thông minh, nhanh chóng. 

Một số tính năng của phần mềm này như:

• Lập kế hoạch công việc một cách hiệu quả và logic
• Sử dụng checklist và theo dõi tiến độ công việc hàng ngày
• Tạo và xem báo cáo thông qua đồ họa sinh động và đa dạng
• Áp dụng thẻ Kanban để quản lý quá trình làm việc
• Giao tiếp và giải quyết vấn đề trực tuyến
• Sử dụng hệ thống nhắc nhở và đánh giá hiệu suất
• …

Trên đây là những thông tin về sơ đồ PERT mà CoDX vừa chia sẻ. Sơ đồ này góp phần hiệu quả hóa quá trình quản lý dự án doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, biểu đồ PERT cũng cần kết hợp với một số tiện ích thông minh như CoDX Task mà chúng tôi đã đề cập. Liên hệ CoDX nếu bạn có bất kỳ điều quan tâm đến phần mềm này.