Multitask là gì? Lợi ích, hạn chế và phương pháp thực hiện hiệu quả

Multitask – Một thuật ngữ được “dân văn phòng” nhắc đến khá nhiều hiện nay. Đây được xem là một kỹ năng giúp gia tăng năng suất công việc hiệu quả cao. Tuy nhiên, việc thực hiện multitask không đúng cách sẽ trở thành con dao 2 lưỡi làm giảm hiệu quả công việc. Vậy Multitask là gì? Phương pháp thực hiện ra sao để đem lại hiệu quả? Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Multitask là gì?

Multitask hay làm việc đa nhiệm là khả năng một người có thể hoàn thành nhiều công việc cùng một lúc, chẳng hạn như vừa nghe nhạc vừa làm việc, hoặc vừa trả lời email vừa tham gia cuộc họp trực tuyến.

Multitask là gì?
Multitask là khả năng một người có thể hoàn thành nhiều công việc cùng một lúc

Khái niệm này bắt nguồn từ lĩnh vực công nghệ thông tin, nơi các hệ thống máy tính có thể xử lý nhiều tác vụ cùng lúc. 

Multitasking có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau:

  • Chuyển đổi nhanh giữa các công việc: Chuyển từ công việc này sang công việc khác trong một khoảng thời gian ngắn mà không hoàn thành hoàn toàn một nhiệm vụ trước khi bắt đầu nhiệm vụ khác.
  • Thực hiện đồng thời nhiều công việc: Thực hiện hai hoặc nhiều công việc cùng một lúc, chẳng hạn như vừa nói chuyện điện thoại vừa viết báo cáo.

2. Lợi ích khi thực hiện Multitasking hiệu quả

Khi thực hiện phương pháp hiệu quả sẽ đem lại nhiều lợi ích trong công việc:

2.1 Tăng cường năng suất công việc

Multitasking giúp thực hiện nhiều công việc cùng lúc, bạn có thể hoàn thành một lượng lớn công việc mà không cần dành nhiều thời gian cho từng nhiệm vụ riêng lẻ. Ví dụ, bạn có thể vừa tham gia một cuộc họp trực tuyến vừa trả lời email, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất công việc.

Giúp giảm thiểu thời gian chờ giữa các công việc. Ví dụ, trong khi đợi phản hồi từ một khách hàng, bạn có thể tranh thủ hoàn thành một báo cáo hoặc kiểm tra email công việc khác. Giúp duy trì sự liên tục không bị gián đoạn trong quá trình làm việc.

Lợi ích khi thực hiện Multitasking hiệu quả
Multitask giúp tăng cường năng suất công việc

2.2 Quản lý và sử dụng thời gian hiệu quả

Một trong những lợi ích rõ nhất của multitasking là khả năng tận dụng tối đa thời gian, đặc biệt là trong những khoảng thời gian chờ hoặc những lúc không thể thực hiện công việc chính.

Ví dụ về việc tận dụng thời gian chờ: Khi bạn đang chờ cuộc họp bắt đầu hoặc đợi phương tiện công cộng, thay vì để thời gian trôi qua một cách lãng phí, bạn có thể thực hiện các công việc nhỏ như kiểm tra trả lời email, lên kế hoạch cho công việc trong ngày, hoặc đọc tài liệu liên quan đến dự án. Điều này giúp bạn biến những khoảng thời gian chết thành thời gian làm việc hiệu quả.

2.3 Cải thiện khả năng lên kế hoạch

Khi thực hiện multitasking, bạn cần phải lập kế hoạch cụ thể cho từng nhiệm vụ, xác định cách thức thực hiện sao cho hiệu quả nhất. Điều này giúp bạn phát triển kỹ năng lên kế hoạch, dự trù thời gian cần thiết cho từng công việc, từ đó quản lý thời gian một cách tối ưu hơn.

Lợi ích khi thực hiện Multitasking hiệu quả
Cải thiện khả năng lên kế hoạch

2.4 Sắp xếp công việc hợp lý

Multitasking yêu cầu bạn phải biết cách sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên. Bạn sẽ học cách phân biệt những công việc nào có thể thực hiện đồng thời, những công việc cần sự tập trung cao độ. Kỹ năng này sẽ giúp đảm bảo luôn hoàn thành các công việc quan trọng đúng hạn.

2.5 Linh hoạt cho mọi tình huống phát sinh

Multitasking giúp bạn trở nên linh hoạt hơn trong việc xử lý với các tình huống công việc. Học được cách điều chỉnh lịch làm việc một cách nhanh chóng khi có những phát sinh bất ngờ. Khả năng thích ứng này là một yếu tố quan trọng để duy trì hiệu suất công việc cao.

3. Hạn chế của Multitasking khi không thực hiện đúng cách

3.1 Chất lượng công việc giảm sút đáng kể

Mặc dù multitasking có thể giúp hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn trong cùng một khoảng thời gian, nhưng nó thường dẫn đến sự giảm sút chất lượng công việc.

Một nghiên cứu của Đại học Stanford cho thấy những người thường xuyên multitask gặp khó khăn trong việc lọc bỏ thông tin không liên quan, gặp trở ngại trong việc chuyển đổi giữa các nhiệm vụ. Họ cũng có xu hướng mắc nhiều lỗi hơn, khả năng ghi nhớ thông tin kém hơn, sự chú ý bị phân tán. Điều này có thể làm cho việc hoàn thành mỗi nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn dẫn đến chất lượng không được đảm bảo.

3.2 Multitasking có thể gây ra căng thẳng

Não bộ phải hoạt động với cường độ cao khi phải xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc dễ dẫn đến căng thẳng và kiệt sức. 

Một nghiên cứu của Viện Tâm lý Hoa Kỳ (American Psychological Association) cho thấy rằng multitasking làm tăng mức độ cortisol – một hormone stress, làm giảm hiệu suất công việc.

Hạn chế của Multitaski là gì
Multitasking có thể gây ra căng thẳng

3.3 Khả năng làm việc giảm sút

Multitasking không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng công việc mà còn làm giảm khả năng làm việc hiệu quả.

Ví dụ trong quá trình vừa viết báo cáo vừa kiểm tra email, bạn có thể dễ dàng bỏ sót các chi tiết quan trọng hoặc viết sai thông tin. 

Một nghiên cứu của Microsoft chỉ ra rằng nhân viên văn phòng mất trung bình 25 phút để quay trở lại công việc chính sau khi bị gián đoạn bởi các nhiệm vụ khác, điều này làm giảm hiệu quả tổng thể.

4. Phương pháp thực hiện Multitask hiệu quả giúp tăng năng suất

Dưới đây là 3 phương pháp giúp thực hiện Multitask hiệu quả nên dùng:

4.1 Kết hợp các công việc để multitask phù hợp

Để multitasking hiệu quả, việc kết hợp các công việc là yếu tố then chốt. Không phải tất cả các nhiệm vụ đều có thể thực hiện cùng lúc mà không ảnh hưởng đến chất lượng. 

Dưới đây là một số cách kết hợp công việc để thực hiện multitasking:

  • Kết hợp công việc có mức độ phức tạp khác nhau: Nên chọn một nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao (như viết báo cáo) kết hợp với một nhiệm vụ đơn giản, ít đòi hỏi sự chú ý (như kiểm tra email hay sắp xếp tài liệu).
  • Kết hợp công việc vận động và tinh thần, ví dụ có thể nghe podcast hoặc audiobooks trong khi tập thể dục hoặc đi bộ.
  • Kết hợp các công việc tương tự: Gộp các công việc tương tự nhau để thực hiện cùng một lúc. Ví dụ, dành một khoảng thời gian nhất định trong ngày chỉ để trả lời email, sau đó tập trung vào các task khác mà không bị gián đoạn.

4.2 Sử dụng công cụ hỗ trợ

Hiện nay có rất nhiều phần mềm ứng dụng giúp Multitask dễ dàng đem lại hiệu quả cao. Dưới đây là một số công cụ hữu ích:

  • Trello: Công cụ quản lý công việc trực quan giúp theo dõi tiến độ công việc, sắp xếp các task theo thứ tự ưu tiên. Bạn có thể dễ dàng thêm, chỉnh sửa, di chuyển các thẻ nhiệm vụ giúp việc quản lý multitasking trở nên dễ dàng hơn.
  • Focus Booster: Sử dụng kỹ thuật Pomodoro để quản lý thời gian hiệu quả bằng cách chia nhỏ thời gian làm việc thành các phiên làm việc ngắn, nghỉ giải lao ngắn, bạn có thể duy trì sự tập trung cao độ giảm thiểu căng thẳng.
  • CoDX Task: Ứng dụng quản lý công việc giúp lập danh sách các nhiệm vụ cần làm theo mức độ ưu tiên với hệ thống cảnh báo nhắc việc khi đến hạn để không bỏ sót nhiệm vụ nào.

Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK

  • Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án 
  • Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
  • Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
  • Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ 
  • Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành 

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Task cực “hời”:

  • 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
  • 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
  • 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
  • Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
  • Không cần tích hợp thanh toán.
  • Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

Đăng ký dùng thử miễn phí CoDX Task

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

4.3 Thực hành để cải thiện kỹ năng

Để thực hiện multitask hiệu quả buộc phải thực hành thường xuyên. Dưới đây là một số bài tập và phương pháp giúp cải thiện khả năng multitasking:

  • Thực hành chia nhỏ nhiệm vụ: Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các phần nhỏ hơn để thực hiện cùng lúc với các nhiệm vụ khác.
  • Luyện tập sự chuyển đổi giữa các công việc khác nhau mà không làm mất đi sự tập trung. Có thể bắt đầu bằng các công việc đơn giản và dần dần tăng độ phức tạp.
  • Thực hành các kỹ thuật thiền định, tập trung vào hơi thở giúp tăng cường khả năng tập trung, giảm căng thẳng. Điều này rất hữu ích khi phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
  • Sử dụng các bài tập trí não như chơi cờ, giải đố, hoặc các trò chơi rèn luyện trí nhớ giúp cải thiện khả năng tư duy linh hoạt, hỗ trợ cho việc multitasking.

Biết cách sử dụng kỹ năng multitask trong công việc là điều cần thiết để nhân viên có thể gia tăng hiệu suất. Bộ phận đào tạo có thể đưa kiến thức này vào chương trình đào tạo của doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin trong bài đã giúp bạn hiểu rõ về Multitask là gì.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: