Làm việc nhóm như thế nào hiệu quả? Chắc hẳn đây là vấn đề rất nhiều nhà quản lý tìm hiểu và mong muốn có được giải pháp tốt nhất. Bởi, để công việc đạt hiệu suất tốt nhất, đòi hỏi người quản lý cần có và nắm rõ kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả.
Cùng CoDX phân tích tìm hiểu các vấn đề liên quan đến kỹ này cũng như tìm ra giải pháp làm việc nhóm hữu hiệu cho doanh nghiệp nhé.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin tức doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả là như thế nào?
Kỹ năng làm việc nhóm không chỉ áp dụng trong doanh nghiệp mà còn được sử dụng trong tất cả các hoạt động của đời sống xã hội. Vậy hiểu như thế nào cho đúng?
1.1 Kỹ năng làm việc nhóm là gì?
Kỹ năng làm việc nhóm (teamwork skill) mô tả các hành động của người đứng đầu nhóm, tạo ra các hoạt động nhóm nhằm xây dựng, phát triển và duy trì sự hợp tác, khả năng làm việc của các thành viên để hướng đến đạt được mục tiêu chung.
Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả vô cùng quan trọng đối với các nhà quản lý, giúp họ xây dựng và điều hành đội nhóm một cách hiệu quả. Về lâu dài, cách thức quản lý của nhà lãnh đạo nhóm sẽ hình thành nên văn hóa của một nhóm tổ chức hay lớn hơn là một doanh nghiệp.
1.2 Làm việc nhóm như thế nào là hiệu quả?
Một đội nhóm làm việc hiệu quả sẽ có những biểu hiện như sau:
- Công việc luôn đạt đúng deadline và đạt được hiệu suất
- Hiệu quả công việc ngày càng được nâng cao
- Các thành viên trong nhóm luôn giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành mục tiêu chung
- Mọi thành viên luôn chủ động và có những đóng góp tích cực giúp nhóm ngày một phát triển.
- Các thành viên luôn làm việc với tinh thần thoải mái, tâm huyết và hết mình vì công việc.
2. Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả cần thiết cho nhân viên
Như vậy, làm việc nhóm không chỉ có tác động tích cực với cá nhân mà còn đối với doanh nghiệp. Dưới đây là những kỹ năng cơ bản để làm việc nhóm hiệu quả hơn.
2.1. Kỹ năng giao tiếp
Dù bạn đang đảm nhiệm bất kỳ vị trí ở doanh nghiệp nào cũng không thể thiếu kỹ năng giao tiếp khi làm việc nhóm. Bạn không thể nào một mình đảm nhiệm toàn bộ dự án. Chính vì vậy, bạn cần sự hỗ trợ của nhiều người. Khi đó, giao tiếp chính là công cụ hỗ trợ đắc lực để bạn bày tỏ những suy nghĩ với cấp trên, cấp dưới và những người đồng nghiệp.
2.2. Kỹ năng lắng nghe
Khi làm việc nhóm và cùng nhau giải quyết một vấn đề nào đó, sẽ có rất nhiều ý kiến được đưa ra. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất chính là kỹ năng lắng nghe. Nhiều chuyên gia còn đánh giá đây là kỹ năng mềm quan trọng nhất khi làm việc nhóm.
2.3. Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc
Muốn phát huy cao nhất lợi ích của làm việc nhóm, người trưởng nhóm phải có kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc. Cụ thể là phân chia công việc cho các thành viên một cách hợp lý nhất để tạo môi trường làm việc công bằng và cạnh tranh lành mạnh. Khi đó, giao đúng việc đúng người để đạt hiệu quả cao nhất.
2.4. Hỗ trợ và tôn trọng lẫn nhau
Khi làm việc nhóm với nhau, không thể thiếu sự hỗ trợ và tôn trọng lẫn nhau. Nếu như những người đồng đội của bạn gặp khó khăn, hãy sẵn sàng giúp đỡ họ. Việc làm này cũng chính là cách giúp thành viên trong nhóm gần và hiểu nhau hơn.
2.5. Trách nhiệm với công việc
Khi thực hiện làm việc chung, mỗi người cần biết rõ trách nhiệm của mình. Chính vì thế, bạn cần hoàn thiện phần việc của bản thân một cách tốt nhất. Bên cạnh đó là hỗ trợ những thành viên khác để kết quả cuối cùng được thực hiện tốt nhất.
3. Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả nhà quản lý cần trang bị
Để đội nhóm làm việc cho hiệu quả, nhà quản lý cần có những kỹ năng sau:
3.1 Kỹ năng thuyết phục, tạo niềm tin
Văn hóa làm việc nhóm được hình thành bởi những tư tưởng của người đứng đầu. Để các hoạt động nhóm đi vào khuôn khổ, các thành viên luôn tuân thủ những chỉ đạo người quản lý thì kỹ năng thuyết phục vô cùng quan trọng.
Một người quản lý điều hành nhóm tốt chỉ khi họ tạo dựng được niềm tin với nhân viên, lời nói có tính thuyết phục và nhận được sự tôn trọng từ thành viên nhóm.
3.2 Kỹ năng lập kế hoạch công việc
Một sự thật cần biết, đích đến cuối cùng của hoạt động theo nhóm chính là khả năng hoàn thành công việc với hiệu quả tốt nhất. Để làm được điều này, bước lập kế hoạch nhóm vô cùng quan trọng.
Một dự án thành công luôn bắt đầu từ khâu lên kế hoạch kỹ lưỡng, một chiến dịch hiệu quả luôn bắt đầu từ một bản kế hoạch đúng. Việc các nhà quản lý nhóm cần làm chính là lên một bản kế hoạch phù hợp với đội nhóm của mình.
Một lưu ý nhỏ cần biết: Nên phân tích khả năng của mỗi thành viên để đề ra khối lượng công việc phù hợp, tránh tình trạng quá tải trong công việc ảnh hưởng đến mục tiêu cuối cùng.
3.3 Kỹ năng giao việc
Từ bản kế hoạch chi tiết, làm sao để giao việc cho nhân viên một cách hiệu quả nhất? Giao việc rất dễ nhưng giao việc sao cho hiệu quả lại vô cùng khó. Để người được giao việc hành thành tốt đòi hỏi quản lý của họ phải hiểu được đâu là thế mạnh, đâu là việc nằm trong khả năng họ có thể làm tốt.
Do đó, hãy dành thời gian nhiều hơn để trao đổi với nhân viên, nắm được năng lực làm việc của từng người để giao việc đúng đem lại hiệu suất tốt nhất.
>>> Xem chi tiết: Bảng phân công công việc hiệu quả đảm báo đúng tiến độ nhóm
3.4 Kỹ năng sử dụng phần mềm hỗ trợ
Kỷ nguyên công nghệ số mở ra nhiều giải pháp hỗ trợ các nhà quản lý trong quá trình điều hành, quản lý đội nhóm. Việc tìm hiểu và sử dụng các phần mềm quản lý công việc là xu hướng tất yếu trong các doanh nghiệp hiện nay.
Các phần mềm này sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng phân tích tình hình nguồn lực, nhân viên để đưa ra các kế hoạch tốt nhất. Vấn đề quản lý giao việc, theo dõi tiến độ cũng được thể hiện trực quan bằng các biểu đồ, bảng biểu trực quan.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí hiệu quả, doanh nghiệp có thể tham khảo tìm hiểu như: CoDX Task, Trello, Odoo, …
3.5 Kỹ năng quản lý thời gian
Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp các kế hoạch đã lên đi đúng hướng, công việc hoàn thành đúng hạn, từ đó đạt được mục tiêu chung của nhóm.
Đối với người quản lý, phải xác định được mỗi đầu việc sẽ mất bao lâu để hoàn thành, từ đó đưa ra các kế hoạch phù hợp cho mỗi thành viên.
Đối với cá nhân trong nhóm, cần phân chia các task công việc hợp lý cho mỗi ngày, mỗi tuần và luôn kiểm soát được lượng thời gian cho từng task cụ thể.
3.6 Kỹ năng phân tích vấn đề
Trong quá trình làm việc nhóm, sẽ không tránh khỏi những vấn đề phát sinh từ nhiều nguồn khác nhau như từ nhân sự trong nhóm, khó khăn trong công việc hay thậm chí là vấn đề từ cấp trên.
Do đó, người quản lý phải có kỹ năng phân tích vấn để thật tốt để xác định nguyên nhân vấn đề do đâu. Từ đó đưa ra phương hướng giải quyết kịp thời và phù hợp.
3.7 Kỹ năng giải quyết vấn đề
Một đội nhóm, nơi tập hợp nhiều con người khác nhau với đa dạng các tính cách, quan điểm thì các vấn đề mâu thuẫn phát sinh là điều không thể tránh khỏi. Đặc biệt là trong giai đoạn đầu tiên, khi mọi hoạt động chưa đi vào quy trình. Do đó, kỹ năng giải quyết vấn đề cực kỳ quan trọng mà một nhà quản lý cần có để giải quyết tốt các vấn đề thường gặp dưới đây:
- Mâu thuẫn nội bộ: Đây là vấn đề thường xảy ra nhiều nhất, khi có mâu thuẫn nội bộ, bạn cần đứng ra để hòa giải, xử lý mâu thuẫn công bằng và phù hợp. Điểm mấu chốt là cách giải quyết của bạn phải thật sự hợp lý, thuyết phục được nhân viên.
- Vấn đề liên quan đến công việc: Với những vấn đề phát sinh trong công việc, bạn cần xem xét đánh giá ở nhiều góc độ khác nhau để đưa ra được giải pháp tối ưu và kịp thời nhất.
3.8 Kỹ năng lắng nghe, thấu hiểu
Lắng nghe, thấu hiểu những vấn đề của nhân viên là kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả quản lý cần có. Nhân viên chỉ thật sự làm tốt mọi việc khi họ có một người quản lý luôn quan tâm, lắng nghe và thấu hiểu những khó khăn mà họ gặp phải.
Vì vậy, hãy quan sát nhiều hơn, lắng nghe thật kỹ và thấu hiểu sâu hơn nhân viên của mình.
3.9 Kỹ năng ra quyết định
Để hoạt động của nhóm đi đúng hướng đạt được mục tiêu chung thì người quản lý cần có những quyết định đúng đắn.
Sẽ không tránh khỏi việc bạn bị tác động bởi những suy nghĩ, quan điểm của các nhân xung quanh, nhưng một nhà quản lý giỏi sẽ luôn xem xét thật kỹ mọi tình huống, luôn đặt mục tiêu chung lên hàng đầu để có những quyết định đúng nhất.
>>> Xem chi tiết: 10+ Kỹ năng quản lý đội nhóm giúp công việc đạt hiệu suất
4. Sử dụng CoDX Task để gia tăng hiệu quả công việc nhóm
Sử dụng phần mềm quản lý công việc giúp hỗ trợ quản lý nhóm hiệu quả mang lại hiệu suất công việc tối đa nhất.
CoDX Task là giải pháp quản lý công việc được đánh giá cao trên thị trường với nhiều tính năng nổi bật giúp nhà quản lý lên kế hoạch thông minh, giao việc và theo dõi tiến độ trực quan nhất.
CoDX Task hỗ trợ như thế nào cho việc quản lý nhóm?
- Hỗ trợ lên kế hoạch công việc thông minh: hệ thống sẽ cung cấp cho nhà quản lý các số liệu công việc liên quan của tháng, quý, năm trước để dễ dàng đánh giá và đưa ra kế hoạch phù hợp cho tương lai; giao diện khởi tạo công việc dễ dàng, có thể phân rã các đầu việc thành todolist hàng ngày; Kế hoạch công việc được kết nối trực quan với mục tiêu chung của công ty.
- Giao việc linh hoạt: cho phép giao việc đến từng cá nhân cụ thể, một hoặc nhiều bộ phận liên quan. Dễ dàng thiết lập các tính năng khi giao việc như cảnh bảo, yêu cầu báo cáo, đánh giá công việc khi hoàn tất.
- Theo dõi tiến độ chi tiết: nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ công việc ở nhiều dạng biểu đồ khác nhau; theo dõi tiến độ cho từng thời gian cụ thể theo ngày, tuần, tháng; nắm được tình trạng công việc của từng cá nhân trong nhóm.
- Báo cáo công việc trực quan: Các giao diện được sử dụng như dashboard, report, list, … Báo cáo chi tiết dữ liệu theo phòng ban cho đến các nhân viên theo phân quyền hệ thống.
- Hệ thống nhắc việc thông minh: Cảnh báo deadline trước hạn, đến hạn hoặc quá hạn cho cả nhân viên và quản lý.
- Phân quyền tính năng cho từng vai trò chi tiết (quản lý, nhân viên, quản trị viên).
Tìm hiểu chi tiết phần mềm quản lý công việc CoDX Task để gia tăng kỹ năng quản lý nhóm hiệu quả cho doanh nghiệp. Liên hệ hotline 0968612350 để được tư vấn chi tiết hoặc tìm hiểu thêm tại website www.codx.vn
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức: https://businesswiki.codx.vn
CoDX tự tin đem đến cho doanh nghiệp giải pháp giúp tăng cường kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả với chi phí tiết kiệm nhất trên thị trường hiện nay. Xem thêm các kiến thức quản trị công việc khác TẠI ĐÂY.
>>> Tìm hiểu thêm:
- Collaboration trong công việc mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp
- Lợi ích của làm việc nhóm giúp cải thiện chất lượng công việc
Bài viết liên quan: