Làm việc nhóm như thế nào hiệu quả? Chắc hẳn đây là vấn đề rất nhiều nhà quản lý tìm hiểu và mong muốn có được giải pháp tốt nhất. Bởi, để công việc đạt hiệu suất tốt nhất, đòi hỏi người quản lý cần có và nắm rõ kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả.
Cùng CoDX phân tích tìm hiểu các vấn đề liên quan đến kỹ này cũng như tìm ra giải pháp làm việc nhóm hữu hiệu cho doanh nghiệp nhé.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin tức doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Kỹ năng làm việc nhóm là gì?
Kỹ năng làm việc nhóm (teamwork skill) là kỹ năng hợp tác, làm việc tập thể với một nhóm người, có thể là bạn bè, đồng nghiệp,…nhằm mục tiêu tạo ra được kết quả tốt nhất cho công việc chung. Khi đó, mỗi cá nhân sẽ cùng nhau đóng góp và hỗ trợ để công việc đạt hiệu quả cao nhất.
Kỹ năng này vô cùng quan trọng đối với các nhà quản lý, giúp họ xây dựng và điều hành đội nhóm một cách hiệu quả. Về lâu dài, cách thức quản lý của nhà lãnh đạo nhóm sẽ hình thành nên văn hóa của một nhóm tổ chức hay lớn hơn là một doanh nghiệp.
Làm việc nhóm không khó, nhưng làm thế nào để phát huy hết thế mạnh của từng cá nhân, thúc đẩy họ đóng góp hết sức vào công việc của tập thể là một nghệ thuật. CoDX gợi ý bạn 10 cuốn sách kinh diển giúp bạn cải thiện kỹ năng làm việc nhóm tốt hơn.
- 17 Nguyên Tắc Vàng Trong Làm Việc Nhóm – John C. Maxwell
- Cuốn Sách Số 1 Về Làm Việc – James Innes
- 4 Phong Cách Làm Việc – Robert Bolton & Dorothy Grover Bolton
- Cẩm Nang Kinh Doanh: Xây Dựng Nhóm Làm Việc Hiệu Quả – Harvard Business Essentials
- Quản Lý Nhóm – 50 Cent
- Vị Giám Đốc 1 Phút & Bí Quyết Xây Dựng Nhóm Làm Việc Hiệu Quả – Ken Blanchard
- Làm việc nhóm từ A đến Z – Phan Văn Hồng Thắng
- 5 Điểm chết trong Teamwork – Patrick Lencioni
- Kỹ năng làm việc nhóm của người Nhật – Hidehiko Hamada
- Xây dựng kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả – John Gordon
2. 13 Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả quan trọng không thể thiếu
Như vậy, làm việc nhóm không chỉ có tác động tích cực với cá nhân mà còn đối với doanh nghiệp. Dưới đây là 13 kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả cơ bản cần có để nâng cao tinh thần đồng đội hơn:
- Kỹ năng giao tiếp trong nhóm
- Kỹ năng lắng nghe các thành viên trong nhóm
- Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc
- Hỗ trợ và tôn trọng lẫn nhau
- Trách nhiệm với công việc nhóm
- Kỹ năng thuyết phục, tạo niềm tin
- Kỹ năng lập kế hoạch công việc nhóm
- Kỹ năng giao việc cho nhóm
- Kỹ năng sử dụng phần mềm làm việc nhóm
- Kỹ năng quản lý thời gian
- Kỹ năng phân tích vấn đề
- Kỹ năng giải quyết vấn đề nhóm
- Kỹ năng ra quyết định
2.1 Kỹ năng giao tiếp trong nhóm
Giao tiếp là một trong những kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả quan trọng cần có. Dù bạn đang đảm nhiệm bất kỳ vị trí ở doanh nghiệp nào cũng không thể thiếu kỹ năng giao tiếp khi làm việc nhóm. Giao tiếp chính là cầu nối, là con đường ngắn nhất để các thành viên trong nhóm thấu hiểu nhau hơn, thông nhất quan điểm, cách làm việc, phương hướng để cùng thực hiện mục tiêu chung. Bạn có thể chọn thể hiện kỹ năng giao tiếp khéo léo của mình trên nhiều phương diện khác nhau như ngôn ngữ, cử chỉ, email, ánh mắt,…
Bạn không thể nào một mình đảm nhiệm toàn bộ dự án. Chính vì vậy, bạn cần sự hỗ trợ của nhiều người. Khi đó, giao tiếp chính là công cụ hỗ trợ đắc lực để bày tỏ những suy nghĩ với cấp trên hoặc cấp dưới và những người đồng nghiệp.
2.2 Kỹ năng lắng nghe các thành viên trong nhóm
Khi làm việc nhóm và cùng nhau giải quyết một vấn đề nào đó, sẽ có rất nhiều ý kiến được đưa ra. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất chính là kỹ năng lắng nghe. Nhiều chuyên gia còn đánh giá đây là kỹ năng mềm quan trọng nhất khi làm việc nhóm.
Lắng nghe, thấu hiểu những vấn đề của nhân viên là cũng là kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả người quản lý cần có. Nhân viên chỉ thật sự làm tốt mọi việc khi họ có một người quản lý luôn quan tâm, lắng nghe và thấu hiểu những khó khăn mà họ gặp phải. Vì vậy, hãy quan sát nhiều hơn, lắng nghe thật kỹ và thấu hiểu sâu hơn nhân viên của mình.
2.3 Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc
Muốn phát huy cao nhất lợi ích của làm việc nhóm, người trưởng nhóm phải có kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc một cách hợp lý, rõ ràng. Cụ thể là phân chia công việc cho các thành viên một cách hợp lý nhất để tạo môi trường làm việc công bằng và cạnh tranh lành mạnh.
Đòi này đòi hỏi trưởng nhóm cần phải nắm được thế mạnh và hạn chế của từng thành viên để phân công nhiệm vụ phù hợp nhất. Bạn cũng có thể phân chia thành nhiều nhóm nhỏ giao cho từng thành viên phụ trách chính để dễ quản lý hơn. Khi đó, giao đúng việc đúng người để đạt hiệu quả cao nhất.
2.4 Hỗ trợ và tôn trọng lẫn nhau
Khi làm việc nhóm với nhau, không thể thiếu sự hỗ trợ và tôn trọng lẫn nhau. Nếu như những người đồng đội của bạn gặp khó khăn, hãy sẵn sàng giúp đỡ họ. Việc làm này cũng chính là cách giúp thành viên trong nhóm gần và hiểu nhau hơn.
Đây là một kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả mấu chốt tạo nên sự thành công của một tập thể. Sự chung sức, đồng lòng, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc vì mục tiêu chung là điều cốt lõi mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần xây dựng. Với cương vị là một người quản lý tốt, bạn phải luôn quan sát và phát hiện ra những khó khăn của nhân viên để có những hành động hỗ trợ kịp thời cũng như thúc đẩy tinh thần đồng đội tập thể.
2.5 Trách nhiệm với công việc nhóm
Trách nhiệm với công việc không chỉ đóng vai trò chủ chốt đối với làm việc độc lập mà chúng còn ảnh hưởng đển kết quả làm việc nhóm không kém. Nhóm sẽ vận hành hiệu quả, thành công nếu như tất cả các thành viên trong nhóm đều có trách nhiệm với công việc chung.
Chỉ cần một thành viên xao nhãng sẽ làm ảnh hưởng đến kết quả chung. Do đó, khi thực hiện làm việc chung, mỗi người cần biết rõ trách nhiệm của mình. Điều bạn cần làm đó là hoàn thiện phần việc của bản thân một cách tốt nhất. Bên cạnh đó là hỗ trợ những thành viên khác để kết quả cuối cùng được thực hiện tốt nhất.
2.6 Kỹ năng thuyết phục, tạo niềm tin
Văn hóa làm việc nhóm được hình thành bởi những tư tưởng của người đứng đầu. Để các hoạt động nhóm đi vào khuôn khổ, các thành viên luôn tuân thủ những chỉ đạo người quản lý thì kỹ năng thuyết phục vô cùng quan trọng.
Một người nhân viên tiềm năng, nhiệt huyết luôn tìm cách để thuyết phục đồng nghiệp và cấp trên đồng ý với quan điểm của mình. Còn một người quản lý điều hành nhóm tốt chỉ khi họ tạo dựng được niềm tin với nhân viên, lời nói có tính thuyết phục và nhận được sự tôn trọng từ thành viên nhóm.
2.7 Kỹ năng lập kế hoạch công việc nhóm
Một sự thật cần biết, đích đến cuối cùng của hoạt động theo nhóm chính là khả năng hoàn thành công việc với hiệu quả tốt nhất. Để làm được điều này, bước lập kế hoạch nhóm vô cùng quan trọng.
Một dự án thành công luôn bắt đầu từ khâu lên kế hoạch kỹ lưỡng, một chiến dịch hiệu quả luôn bắt đầu từ một bản kế hoạch đúng. Việc các nhà quản lý nhóm cần làm chính là lên một bản kế hoạch phù hợp với đội nhóm của mình.
Một lưu ý nhỏ cần biết: Nên phân tích khả năng của mỗi thành viên để đề ra khối lượng công việc phù hợp, tránh tình trạng quá tải trong công việc ảnh hưởng đến mục tiêu cuối cùng.
2.8 Kỹ năng giao việc cho đội nhóm
Từ bản kế hoạch chi tiết, làm sao để giao việc cho nhân viên một cách hiệu quả nhất? Giao việc rất dễ nhưng giao việc sao cho hiệu quả lại vô cùng khó. Để người được giao việc hành thành tốt đòi hỏi quản lý của họ phải hiểu được đâu là thế mạnh, đâu là việc nằm trong khả năng họ có thể làm tốt. Do đó, hãy dành thời gian nhiều hơn để trao đổi với nhân viên, nắm được năng lực làm việc của từng người để giao việc đúng đem lại hiệu suất tốt nhất.
Bên cạnh đó, giao việc cũng là kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả thể hiện sự tin tưởng của cấp trên đối nhân viên và mang đến cho họ cảm giác được coi trọng. Khi cảm nhận được giá trị của bản thân mình trong đội nhóm, nhân viên sẽ có động lực để liên tục học hỏi, trao dồi kỹ năng và phát huy hết năng lượng của mình.
>> Xem chi tiết:
- Bảng phân công công việc hiệu quả đảm báo đúng tiến độ nhóm
- Cách giao việc trên Zalo TỪNG BƯỚC CHI TIẾT dễ thực hiện
2.9 Kỹ năng sử dụng phần mềm làm việc nhóm
Biết cách áp dụng các phần mềm nhóm hỗ trợ là một trong những kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả cần có trong kỷ nguyên 4.0. Kỷ nguyên công nghệ số mở ra nhiều giải pháp hỗ trợ các nhà quản lý trong quá trình điều hành, quản lý đội nhóm. Việc tìm hiểu và sử dụng các phần mềm quản lý công việc là xu hướng tất yếu trong các doanh nghiệp hiện nay.
Các phần mềm này sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng phân tích tình hình nguồn lực, nhân viên để đưa ra các kế hoạch tốt nhất. Vấn đề quản lý giao việc, theo dõi tiến độ cũng được thể hiện trực quan bằng các biểu đồ, bảng biểu trực quan. Bên cạnh đó, chúng còn hỗ trợ nhân viên rất nhiều trong việc quản lý nhiệm vụ cá nhân và xây dựng một quy trình làm việc logic nhất.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí hiệu quả, doanh nghiệp có thể tham khảo tìm hiểu như: CoDX Task, Trello, Odoo, …
2.10 Kỹ năng quản lý thời gian để làm việc nhóm hiệu quả
Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp các kế hoạch đã lên đi đúng hướng, công việc hoàn thành đúng hạn, từ đó đạt được mục tiêu chung của nhóm. Một cá nhân chậm trễ sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ chung của toàn bộ đội nhóm.
Đối với người quản lý, phải xác định được mỗi đầu việc sẽ mất bao lâu để hoàn thành, từ đó đưa ra các kế hoạch phù hợp cho mỗi thành viên. Đồng thời, trưởng nhóm cần đưa ra thời hạn deadline hoàn thành cho từng công việc cụ thể để đảm bảo các thành viên hoàn thành đầy đủ và đúng hạn.
Đối với cá nhân trong nhóm, cần phân chia các task công việc hợp lý cho mỗi ngày, mỗi tuần và luôn kiểm soát được lượng thời gian cho từng task cụ thể. Cách tốt nhất đó là bạn nên sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, từ công việc gấp cho đến những công việc kém quan trọng hơn.
2.11 Kỹ năng phân tích vấn đề khi làm việc nhóm
Trong quá trình làm việc nhóm, sẽ không tránh khỏi những vấn đề phát sinh từ nhiều nguồn khác nhau như từ nhân sự trong nhóm, khó khăn trong công việc hay thậm chí là vấn đề từ cấp trên. Do đó, người quản lý phải có kỹ năng phân tích vấn để thật tốt để xác định nguyên nhân vấn đề do đâu.
Bạn cần nhìn nhận vấn đề dưới nhiều góc cạnh, đặt ra thật nhiều câu hỏi để phân tích được vấn đề gốc rễ. Từ đó đưa ra phương hướng giải quyết kịp thời và phù hợp. Phân tích vấn đề không chỉ kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả mà còn rất hữu ích trong đời sống cá nhân hàng ngày.
2.12 Kỹ năng giải quyết vấn đề nhóm
Một đội nhóm, nơi tập hợp nhiều con người khác nhau với đa dạng các tính cách, quan điểm thì các vấn đề mâu thuẫn phát sinh là điều không thể tránh khỏi. Đặc biệt là trong giai đoạn đầu tiên, khi mọi hoạt động chưa đi vào quy trình. Do đó, kỹ năng giải quyết vấn đề cực kỳ quan trọng mà một nhà quản lý cần có để giải quyết tốt các vấn đề thường gặp dưới đây:
- Mâu thuẫn nội bộ: Đây là vấn đề thường xảy ra nhiều nhất, khi có mâu thuẫn nội bộ, bạn cần đứng ra để hòa giải, xử lý mâu thuẫn công bằng và phù hợp. Điểm mấu chốt là cách giải quyết của bạn phải thật sự hợp lý, thuyết phục được nhân viên.
- Vấn đề liên quan đến công việc: Với những vấn đề phát sinh trong công việc, bạn cần xem xét đánh giá ở nhiều góc độ khác nhau để đưa ra được giải pháp tối ưu và kịp thời nhất.
>> Xem chi tiết:
- Khó khăn khi làm việc nhóm mà nhà quản lý nên biết
2.13 Kỹ năng ra quyết định cho đội nhóm
Để hoạt động của nhóm đi đúng hướng đạt được mục tiêu chung thì người quản lý cần có những quyết định đúng đắn. Trưởng nhóm luôn là người cần xem xét và đưa ra quyết định cuối cùng để giải quyết những vấn đề của tập thể.
Sẽ không tránh khỏi việc bạn bị tác động bởi những suy nghĩ, quan điểm của các nhân xung quanh, nhưng một nhà quản lý giỏi sẽ luôn xem xét thật kỹ mọi tình huống, luôn đặt mục tiêu chung lên hàng đầu để có những quyết định đúng nhất. Để đưa ra một quyết định đúng đắn, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Làm rõ vấn đề mà nhóm đang gặp phải
- Thu thâp thông tin liên quan
- Liệt kê những lựa chọn khả thi
- Kiểm chứng và đánh giá mức độ khả thi của các lựa chọn
- Đưa ra quyết định phù hợp nhất
- Tiến hành thực thi theo phương án đã lựa chọn
- Đánh giá kết quả
>>> Xem chi tiết: 10+ Kỹ năng quản lý đội nhóm giúp công việc đạt hiệu suất
3. Kỹ năng phối hợp làm việc nhóm hiệu quả đem lại lợi ích gì?
Dưới đây là một số lợi ích khi đội nhóm có kỹ năng phối phợp làm việc nhóm hiệu quả mang lại cho doanh nghiệp và cá nhân.
Đối với doanh nghiệp, tập thể
- Nâng cao năng suất làm việc: Kỹ năng làm việc nhóm cho phép các thành viên trong tổ chức làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung. Khi các cá nhân làm việc nhóm một cách hiệu quả, tự khắc sẽ có sự chia sẻ kiến thức, kỹ năng và nguồn lực. Điều này giúp tăng hiệu suất làm việc, giảm thời gian hoàn thành các dự án và nâng cao chất lượng công việc.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Nếu sử dụng hình thức làm việc nhóm phù hợp, doanh nghiệp sẽ tạo được văn hóa đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau giữa các đồng nghiệp. Đây là một trong những giá trị cốt lõi mà nhiều doanh nghiệp đang cố gắng xây dựng mỗi ngày.
- Hình thành sức mạnh tổ chức: Một tổ chức vững mạnh là tổ chức có sự gắn kết giữa các nhân sự cao. Khi tất cả thành viên đều được trang bị kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả sẽ tạo nên một tinh thần tập thể đáng “gờm”.
- Khả năng phát triển ý tưởng sáng tạo: Khi làm việc nhóm, các thành viên có thể đóng góp ý tưởng và quan điểm từ các khía cạnh và kinh nghiệm riêng. Sự đa dạng này giúp tạo ra một môi trường sáng tạo, khuyến khích sự phát triển ý tưởng mới và giải pháp đột phá.
Đối với cá nhân
- Hạn chế áp lực công việc: Ý nghĩa của hoạt động teamwork là tập hợp những thành viên có nhiều thế mạnh khác nhau cùng thực hiện một nhóm công việc để hoàn thành mục tiêu chung. Khi làm việc nhóm, đồng nghĩa với việc, mỗi thành viên sẽ đảm nhận công việc đúng với năng lực, thế mạnh của bản thân.
- Xây dựng mối quan hệ và niềm tin: Kỹ năng làm việc nhóm giúp cá nhân xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và tạo lòng tin trong nhóm. Điều này tạo điều kiện cho sự hỗ trợ, chia sẻ và phát triển giữa các cá nhân.
- Rèn luyện, cải thiện kỹ năng mềm: Khi được làm việc trong môi trường tập thể thì sẽ tạo cơ hội cho bạn cải thiện những kỹ năng quan trọng như giao tiếp, giải quyết vấn đề. Đây là 2 kỹ năng vô cùng quan trọng mà cá nhân cần trang bị đề được trọng dụng trong bất kỳ doanh nghiệp nào.
- Trau dồi kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm làm việc: Làm việc nhóm cũng là một cách giúp bạn trau đồi thêm nhiều kiến thức mới. Mỗi thành viên đều sở hữu riêng cho mình kho tàng kiến thức riêng. Và trong quá trình làm việc nhóm như trình bày, đưa ra quan điểm,…bạn sẽ có cơ hội tiếp thu những “bài học” bổ ích.
4. Nâng cao kỹ năng làm việc nhóm với giải pháp CoDX Task
Sử dụng phần mềm quản lý công việc giúp hỗ trợ quản lý nhóm hiệu quả mang lại hiệu suất công việc tối đa nhất.
CoDX Task là giải pháp nâng cao kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả giúp quản lý công việc, lên kế hoạch thông minh, giao việc và theo dõi tiến độ trực quan nhất.
CoDX Task hỗ trợ như thế nào cho việc quản lý nhóm?
- Hỗ trợ lên kế hoạch công việc thông minh: hệ thống sẽ cung cấp cho nhà quản lý các số liệu công việc liên quan của tháng, quý, năm trước để dễ dàng đánh giá và đưa ra kế hoạch phù hợp cho tương lai; giao diện khởi tạo công việc dễ dàng, có thể phân rã các đầu việc thành todolist hàng ngày; Kế hoạch công việc được kết nối trực quan với mục tiêu chung của công ty.
- Giao việc linh hoạt: cho phép giao việc đến từng cá nhân cụ thể, một hoặc nhiều bộ phận liên quan. Dễ dàng thiết lập các tính năng khi giao việc như cảnh bảo, yêu cầu báo cáo, đánh giá công việc khi hoàn tất.
- Theo dõi tiến độ chi tiết: nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ công việc ở nhiều dạng biểu đồ khác nhau; theo dõi tiến độ cho từng thời gian cụ thể theo ngày, tuần, tháng; nắm được tình trạng công việc của từng cá nhân trong nhóm.
- Báo cáo công việc trực quan: Các giao diện được sử dụng như dashboard, report, list, … Báo cáo chi tiết dữ liệu theo phòng ban cho đến các nhân viên theo phân quyền hệ thống.
- Hệ thống nhắc việc thông minh: Cảnh báo deadline trước hạn, đến hạn hoặc quá hạn cho cả nhân viên và quản lý.
- Phần quyền tính năng cho từng vai trò chi tiết (quản lý, nhân viên, quản trị viên).
Tìm hiểu chi tiết phần mềm quản lý công việc CoDX Task để gia tăng kỹ năng quản lý nhóm hiệu quả cho doanh nghiệp. Liên hệ hotline để được tư vấn chi tiết hoặc tìm hiểu thêm tại website www.codx.vn.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức: https://businesswiki.codx.vn
Trên đây là 13 kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả mà bất kỳ nhà quản lý hay nhân sự nào cũng cần trau dồi nếu muốn trở nên thành công. CoDX tự tin đem đến cho doanh nghiệp giải pháp giúp tăng cường hiệu quả làm việc nhóm với chi phí tiết kiệm nhất trên thị trường hiện nay. Xem thêm các kiến thức quản trị công việc khác TẠI ĐÂY.
>>> Tìm hiểu thêm:
- Collaboration trong công việc mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp
- Lợi ích của làm việc nhóm giúp cải thiện chất lượng công việc
Bài viết liên quan: