Nút thắt cổ chai là gì? Tác hại và Cách giải quyết TRIỆT ĐỂ

Nút thắt cổ chai là một trong những nguyên nhân làm giảm hiệu suất làm việc và gây tốn kém chi phí của doanh nghiệp. Vậy phát hiện nút thắt cổ chai như thế nào? Có những cách nào để giải quyết tình trạng đó? Bài viết dưới đây của CoDX sẽ đưa ra câu trả lời cho các thắc mắc ấy!

Cùng chủ đề:

• Quản lý hiệu suất với mô hình Kaizen
• Gỡ rối tắc nghẽn với phần mềm nhắc nhở công việc chuyên nghiệp

1. Nút thắt cổ chai là gì?

Nút thắt cổ chai, hay trong tiếng Anh được gọi là “Bottleneck”, chỉ điểm bé và hẹp nhất của một chiếc chai. Đây cũng là nơi dễ xảy ra tình trạng tắc nghẽn nhất. 

Trong công việc văn phòng, nút thắt cổ chai chính là những điểm gây tắc nghẽn, gây khó khăn trong quy trình làm việc. Cụ thể hơn, đó có thể là sự quá tải ở một bước trong tiến trình, khiến nhân sự không thể xử lý kịp thời, ảnh hưởng đến các hoạt động khác. 

Nguyên nhân của hiện tượng này có thể kể đến: 

• Quy trình làm việc chưa tối ưu 
• Năng lực xử lý công việc của nhân sự còn hạn chế
• Khối lượng công việc bị tồn đọng trong thời gian dài 
• Chưa có cách thức xử lý công việc hiệu quả 

2. Những “nút thắt cổ chai” thường gặp trong doanh nghiệp

Không ít các cấp quản lý không biết doanh nghiệp của mình đã và đang gặp tình trạng “nút thắt cổ chai”. Dưới đây là những nút thắt thường gặp, doanh nghiệp có thể đối chiếu và kiểm tra thực tế nhằm sớm giải quyết vấn đề. 

2.1 Quy trình nghiệp vụ hành chính rườm rà

Thông thường, doanh nghiệp tốn khá nhiều thời gian xử lý các công việc hành chính, giấy tờ hay báo cáo công việc. Tùy vào từng lĩnh vực và ngành hàng, thủ tục pháp lý liên quan lại cần các khoảng thời gian khác nhau để giải quyết. 

Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất công việc của nhân sự do quy trình làm việc bị trì trệ, tắc nghẽn khiến doanh nghiệp không thể tập trung toàn bộ nguồn lực để thực hiện kế hoạch. Từ hiệu suất suy giảm, chất lượng đầu ra của sản phẩm cũng không thể đạt kỳ vọng và chỉ tiêu đã đề ra. 

2.2 Sự phân công không rõ ràng

Phân bổ nguồn lực luôn là hoạt động thiết yếu của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít cấp lãnh đạo thực hiện giao việc không rõ ràng, dẫn đến đảo lộn quy trình, chậm tiến độ vì nhân sự không biết bản thân cần làm gì. 

Bên cạnh việc chậm tiến độ, sự phân công không minh bạch từ cấp trên còn là nguyên nhân khiến nhân viên đùn đẩy trách nhiệm khi xảy ra sự cố về sản phẩm. 

2.3 Thiếu quy trình làm việc giữa các bộ phận

Mỗi dự án đều cần sự tương tác và làm việc giữa các bộ phận khác nhau. Khi môi trường làm việc thiếu quy trình thống nhất giữa các phòng ban sẽ là “điểm thắt”, gây nghẽn tắc trong công việc. 

Không chỉ ảnh hưởng đến các hạng mục cần sự liên kết giữa nhiều nhân sự từ phòng ban khác nhau, điều này còn có thể làm chậm tiến độ của cả dự án lớn. 

3. Tác hại của hiệu ứng bottleneck

Nút thắt cổ chai gây nhiều ảnh hưởng tiêu cực đến toàn doanh nghiệp. Nhận biết được mối nguy hại của bottleneck đến hoạt động chung sẽ giúp doanh nghiệp sớm hoàn thiện các biện pháp xử lý. 

Một số tác hại của hiệu ứng bottleneck này có thể kể đến: 

• Làm chậm tiến độ quy trình công việc: Quy trình gồm nhiều bước với mỗi bước được thiết lập thời gian hoàn thành phù hợp. Do đó, nếu công việc của một trong các bước ấy bị chậm trễ, tắc nghẽn, thì cả quy trình sẽ có nguy cơ thất bại. Với các quy trình có sự liên kết chặt chẽ, nút thắt cổ chai trở nên đặc biệt nguy hiểm. 
• Năng suất, hiệu quả làm việc giảm sút: Khi có điểm bị tắc nghẽn, doanh nghiệp cần phân bổ thêm nguồn lực để xử lý. Điều này và hệ lụy từ việc chậm tiến độ có thể gây giảm năng suất, hiệu quả làm việc. 
• Gia tăng chi phí, lợi nhuận giảm: Doanh nghiệp sẽ bị tốn kém các chi phí phát sinh để giải quyết nút thắt và các kế hoạch bị ảnh hưởng. Ngoài ra, tiến độ không hoàn thành đúng hạn có thể giảm chất lượng sản phẩm, ảnh hưởng đến lợi nhuận. 
• Nội bộ mâu thuẫn: Các phòng ban có thể gặp mâu thuẫn khi trách nhiệm việc xảy ra tắc nghẽn không thể quy kết cho một phòng ban cụ thể. Đồng thời, giải quyết vấn đề phát sinh nhiều lần khiến nhân sự mệt mỏi, chán nản và gây bất bình trong nội bộ. 
• Tiềm năng phát triển hạn chế: Với doanh nghiệp tồn đọng nhiều nút thắt cổ chai, các cấp lãnh đạo cần thay đổi phương hướng, chiến lược liên tục để xử lý các vấn đề. Điều này làm hạn chế tiềm năng phát triển khi định hướng không được duy trì. 

4. Giải quyết tình trạng nút thắt cổ chai như thế nào?

Hiểu được mối nguy khi xuất hiện nút thắt cổ chai, nhiều doanh nghiệp vẫn tự hỏi làm thế nào để có biện pháp giải quyết tình trạng này. Cùng tham khảo 4 bước đã được CoDX tổng hợp dưới đây. 

Bước 1: Nắm rõ các dấu hiệu của nút thắt cổ chai

Các nút thắt cổ chai thường có dấu hiệu nhận biết khá rõ ràng. Đặc biệt, với các điểm nghẽn đã tồn tại lâu, những dấu hiệu này càng trở nên nghiêm trọng hơn. Doanh nghiệp có thể nhận biết sự tồn tại của nút thắt khi xác định quy trình làm việc không trơn tru hay có những đánh giá tiêu cực về chất lượng sản phẩm. 

Một số ví dụ về các dấu hiệu: 

• Khách hàng, đối tác phản hồi về sản phẩm, hợp đồng bị gửi đi chậm trễ hoặc có lỗi lặp đi lặp lại ở một khâu 
• Năng suất không đạt chỉ tiêu dù đã tuyển dụng thêm nhân sự 
• Chi phí vận hành tăng cao hơn bình thường 
• Nhân sự phải tăng ca liên tục để giải quyết công việc
• Hồ sơ cần xét duyệt tăng cao đột ngột
• Nhân viên phàn nàn về các lỗi phát sinh trong quá trình làm việc  

Bước 2: Khảo sát nhân viên

Sau khi nhận thấy các dấu hiệu kể trên, doanh nghiệp cần tiến hành khảo sát nhân sự. Điều này giúp các cấp lãnh đạo có thể lắng nghe ý kiến của nhân viên về quy trình. Chính các ý kiến ấy là những thông tin quan trọng để xác định nút thắt cổ chai đang nằm ở quy trình nào và đang có tình trạng nghiêm trọng ra sao. 

Doanh nghiệp có thể khảo sát nhân viên với các câu hỏi như: 

• Khối lượng công việc hiện tại có khó khăn không? 
• Nếu có, dự án hay hạng mục nào gây nên những khó khăn ấy? 
• Mối liên hệ giữa các bộ phận có chặt chẽ không? 
• Có cần thiết phải bổ sung nhân sự không? 

Bước 3: Đo lường phân tích

Đo lường dữ liệu và phân tích các phản hồi là bước tiếp theo nhằm xác định chính xác vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải. Doanh nghiệp có thể đối chiếu lại từng bước trong quy trình, kèm theo khoảng thời gian thực hiện tương ứng và số lượng nhân sự đang đảm nhiệm. Bước nào bị trễ hạn hoàn thành thường xuyên hay công việc quá nhiều so với số lượng nhân viên, nút thắt cổ chai nằm ở chính bước đó. 

Phân tích kỹ càng hơn, một quy trình chuẩn gồm nhiều công đoạn. Chỉ khi hoàn thành công đoạn này, công việc mới có thể tiến tới các bước tiếp theo. Tuy nhiên, khi có một công đoạn đang gặp nhiều nhiệm vụ cần giải quyết, nút thắt dễ xuất hiện ở công đoạn này. Càng để lâu, tình trạng tồn đọng công việc càng nghiêm trọng, điểm tắc nghẽn sẽ trở nên rất nguy hiểm. 

Bước 4: Thiết lập hệ thống quy trình nghiệp vụ chuẩn 

Sau khi nhận diện các nút thắt, doanh nghiệp cần bắt đầu thiết lập hệ thống quy trình nghiệp vụ chuẩn. Quy trình phải có sự cải tiến so với quy trình trước nhằm giải quyết điểm tắc nghẽn một cách triệt để. 

Doanh nghiệp có thể bổ sung, thay đổi nhân sự, hoặc tái thiết kế các bước trong xử lý công việc. Bên cạnh đó, các phần mềm tự động hóa quy trình cũng là một cách hữu hiệu để đảm bảo quy trình làm việc được vận hành trơn tru. 

5. Giải pháp tự động hóa quy trình liên thông phòng ban hiệu quả

Tự động hóa quy trình nội bộ doanh nghiệp với CoDX Digitalization sẽ giúp loại bỏ triệt để tình trạng bottleneck này. Đây được xem là công cụ quản lý hiệu suất hiệu quả nhất hiện tại.

PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS

Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:

• Chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình trên một hệ thống 
• Định nghĩa các form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình 
• Cho phép liên kết các quy trình với nhau và không giới hạn số phiên bản cho một quy trình 
• Lập bộ công việc chuẩn cho từng giai đoạn và theo dõi tiến độ thực hiện 
• Có cơ chế cảnh báo khi công việc sắp diễn ra hoặc quá hạn 
• Liên thông nghiệp vụ với quản lý công việc, xét duyệt và ký số, hệ thống CRM,... 

Xem chi tiết tính năng CoDX Process

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:

• 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
• 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
• 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
• Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
• Không cần tích hợp thanh toán.
• Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Bài viết trên là những thông tin bổ ích về nút thắt cổ chai, cùng các bước khắc phục, giải quyết tình trạng này trong doanh nghiệp. CoDX hy vọng sau bài viết, doanh nghiệp có thể xác định chính xác vấn đề và có phương pháp tăng năng suất trong doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, hiệu quả làm việc. 

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh