Quản trị hành chính văn phòng là gì? Nó đóng vai trò như thế nào trong quản lý doanh nghiệp? Và hàng loạt vấn đề khác xoay quanh công tác quản trị hành chính sẽ được CoDX chia sẻ trong bài viết sau:
| Bạn đang đọc bài viết trên Trang tin quản trị CoDX của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Quản trị hành chính văn phòng là gì?
Quản trị hành chính văn phòng được hiểu là việc hoạch định, tổ chức, kiểm soát các hồ sơ, công văn đi, đến, chứng từ… Để quản lý và hoàn thiện các hoạt động văn phòng. Nhằm tối ưu hoá các quy trình, truyền đạt các thông tin và hỗ trợ kịp thời cho lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định điều hành doanh nghiệp.
2. Chức năng và vai trò của quản trị hành chính văn phòng
Văn phòng hành chính được xem là trung tâm đầu não, là đầu mối giao tiếp của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Và vai trò của quản lý hành chính văn phòng được thể hiện tóm tắt như sau:
- Điều phối và quản lý công việc của văn phòng hoặc toàn bộ văn phòng.
- Có trách nhiệm quản lý tài liệu và thông tin của tổ chức.
- Hỗ trợ hoạt động của các bộ phận khác trong tổ chức
- Đảm bảo tính hiệu quả và tăng cường năng suất làm việc của nhân viên văn phòng.
Các chức năng cơ bản của quản trị hành chính văn phòng cụ thể bao gồm:
2.1. Quản trị văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp mọi vấn đề
Chức năng này khá quan trọng đối với công việc quản trị văn phòng. Người làm công việc này cần có cái nhìn rộng, bao quát mọi vấn đề, mọi đối tượng. Việc kết nối các hoạt động trong tổ chức cũng được thực hiện một cách khoa học, nhịp nhàng.
Tham mưu tổng hợp là chức năng quan trọng hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý, góp phần tìm ra những quyết định, quyết sách tốt nhất, nhằm đạt kết quả cao. Việc tham mưu cho ban lãnh đạo có thể là cá nhân hoặc tập thể.
Để thực hiện tốt chức năng tham mưu tại các doanh nghiệp, người làm công tác cần tổng hợp các thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và tất cả các luồng thông tin bên ngoài, có thể sử dụng công nghệ thông tin để tổng hợp. Tất cả các thông tin đều phải theo nguyên tắc và trình tự nhất định.
Do đó, người làm công tác quản trị văn phòng hành chính muốn làm tốt chức năng tham mưu cần phải am hiểu sâu rộng, nắm bắt nhiều lĩnh vực, luôn có mặt kịp thời trong mọi vấn đề, mọi tình huống xảy ra tại văn phòng
2.2. Chức năng hỗ trợ điều hành, quản lý toàn văn phòng cùng ban lãnh đạo
Những người làm quản trị hành chính văn phòng sẽ là người trực tiếp giúp lãnh đạo quản lý. Công việc cụ thể là: xây dựng kế hoạch tuần, kế hoạch tháng, kế hoạch quý; thông báo cho các bộ phận liên quan; tổ chức hoặc phối hợp thực hiện các kế hoạch đó.
Kiểm soát công việc hành chính bao gồm các quá trình giám sát và đánh giá. Đảm bảo rằng các hoạt động hành chính được thực hiện đúng thời gian, đúng chất lượng và đáp ứng được các tiêu chuẩn và mục tiêu của tổ chức. Đảm bảo sự hiệu quả trong hoạt động của văn phòng, tăng năng suất làm việc và giảm thiểu lỗi trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ.
2.3. Quản trị hành chính văn phòng có chức năng hậu cần
Để một văn phòng hoạt động bình thường, nó cần phải duy trì các điều kiện vật chất. Ví dụ như văn phòng đủ chỗ ngồi, thiết bị máy tính, máy in, dụng cụ văn phòng phẩm và các vị trí liên quan khác. Cũng đảm bảo sử dụng các mặt hàng này một cách hiệu quả.
Số lượng và quy mô sản phẩm sẽ phụ thuộc vào đặc điểm của ngành và quy mô hoạt động. Ví dụ, bộ phận máy tính, thiết kế đồ họa hay marketing cần sử dụng máy cấu hình cao hơn, dùng tốt hơn cho công việc chuyên sâu về thiết kế. Ngoài ra, nhà quản trị cũng cần cân đối ngân sách để mua sắm vật tư phù hợp tránh lãng phí, thất thoát tài sản.
2.4. Cấp quản trị hành chính có chức năng hoạch định công việc trong đơn vị
Hoạch định công việc hành chính là quá trình lập kế hoạch, sắp xếp và phân bổ các nhiệm vụ một cách cụ thể. Để đảm bảo các hoạt động được thực hiện đúng thời hạn và hiệu quả. Cải thiện năng suất làm việc và tăng cường sự chuyên nghiệp của nhân viên trong các tổ chức và doanh nghiệp
Tổ chức công việc văn phòng trong việc hoạch định gồm các đầu mục phân chia, cấp phát và giám sát các nhiệm vụ và hoạt động hành chính trong một văn phòng hoặc tổ chức. Cụ thể như sau:
- Lập lịch làm việc, phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận và nhân viên.
- Phân bổ tài nguyên và trang thiết bị.
- Giám sát tiến độ công việc để đảm bảo hoạt động hành chính được diễn ra hiệu quả.
Trong đó, việc phân chia trách nhiệm trong quản trị hành chính văn phòng là một bước quan trọng. Bởi vì nó đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều có nhiệm vụ cụ thể để hoàn thành. Tránh sự nhầm lẫn hoặc chồng chéo về trách nhiệm và đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn và hiệu quả.
2.5. Quản trị hành chính văn phòng có chức năng lãnh đạo công việc
Là người đảm nhiệm vai trò quản lý và chỉ đạo các hoạt động hành chính trong văn phòng hoặc tổ chức. Vai trò của lãnh đạo công việc văn phòng rất quan trọng, bởi vì họ giúp đảm bảo các hoạt động hành chính được thực hiện hiệu quả và đóng góp vào sự phát triển và tăng trưởng của tổ chức.
Nhiệm vụ của lãnh đạo công việc hành chính bao gồm:
- Lên kế hoạch, định hướng và quản lý các hoạt động hành chính Điều hành và giám sát các hoạt động hành chính trong văn phòng hoặc tổ chức.
- Phân bổ các nhiệm vụ và trách nhiệm cho nhân viên trong văn phòng hoặc tổ chức.
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng và các đối tác liên quan đến hoạt động hành chính của tổ chức.
- Tạo một môi trường làm việc chuyên nghiệp, động viên nhân viên và giúp họ cảm thấy hài lòng với công việc của mình.
- Giải quyết các vấn đề và xử lý các tình huống khó khăn trong quá trình thực hiện các hoạt động hành chính của tổ chức.
3. Tiêu chuẩn bắt buộc để trở thành nhà quản trị hành chính
Để đáp ứng tốt yêu cầu quản trị hành chính văn phòng. Bên cạnh các kiến thức chuyên môn nhà quản trị cần có thêm các kỹ năng sau:
- Là người hiểu biết, uyên bác, có cách nhìn nhận vấn đề vừa khái quát vừa có chiều sâu. Người này cũng phải có kiến thức và kỹ năng về quản trị văn phòng.Là người có kinh nghiệm hoặc bạn trẻ tự tin, năng động, có khả năng làm công việc hành chính, văn thư phòng.
- Ngoài ra, các quản trị viên phải có khả năng giao tiếp và đào tạo các nhân viên văn phòng khác trong công ty. Có đầu óc nhạy bén, tư duy tốt, sẵn sàng tiếp nhận nhân tố mới và phương pháp làm việc cởi mở.
- Ngành hành chính nơi công sở cũng cần những người dễ gần, thân thiện, hòa đồng, hòa đồng, quan tâm đến nhân viên và chia sẻ những vấn đề với họ. Biết lắng nghe những ý tưởng mới từ những người trẻ tuổi. Một chút hài hước trong tính cách cũng giúp tăng tính cởi mở và giá trị của việc giao tiếp mọi vấn đề.
- Người làm công việc cần phải nhanh nhẹn, có kinh nghiệm, ngăn nắp và thể hiện tính chuyên nghiệp. Đồng thời phải biết tiết chế cảm xúc, sáng tạo, óc phán đoán. Khả năng diễn đạt và thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp, cấp dưới.
Tóm lại, những công việc và chức năng của nghề nghiệp quản trị hành chính văn phòng cũng đóng vai trò rất quan trọng trong kinh doanh.Vì vậy, để trở thành một nhà quản trị văn phòng, bạn cũng cần khắc phục nhiều điểm yếu và đẩy nhanh các điểm mạnh của mình, điển hình gồm:
- Tinh thần trách nhiệm cao đối với công việc, khả năng tổ chức và quản lý tốt các hoạt động văn phòng.
- Sự kiên nhẫn, chịu đựng, kỷ luật và sự cẩn trọng trong công việc.
- Kỹ năng giao tiếp, tư vấn, giải quyết vấn đề và làm việc nhóm.
- Hiểu biết về quy trình hành chính, luật pháp liên quan và các kỹ năng công nghệ thông tin cần thiết.
- Sự sáng tạo, năng động và khả năng thích ứng với các thay đổi và tiến bộ công nghệ trong lĩnh vực hành chính.
4. Một số câu hỏi liên quan đến quản trị hành chính văn phòng
4.1. Chức vụ của cấp quản trị hành chính văn phòng là gì?
Chức vụ của nhà quản lý hành chính văn phòng bao gồm các cấp cụ thể như sau:
- Cán bộ điều hành (Executive Officer)
Yêu cầu: Trình độ chuyên môn cao, kiến thức sâu rộng trên nhiều lĩnh vực, chuyên ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh, v.v. Ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc trong ngành.
- Trưởng phòng/Quản lý hành chính (Administrative Manager/Office Manager)
Yêu cầu: Có đầy đủ các kỹ năng và phẩm chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm làm việc trên 4 năm.
4.2. Nâng cao hiệu quả trong quản trị hành chính bằng cách nào?
Với văn phòng điện tử, các công việc của nhà quản trị văn phòng hành chính trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn. Đặc biệt là trong việc xử lý hồ sơ, quản lý tài liệu, văn bản, công văn đi đến,… Ngoài ra, văn phòng điện tử còn giúp tăng cường sự hợp tác giữa các bộ phận, mang đến sự nhất quán, đồng bộ và hiệu quả công việc cao.
Bên cạnh đó, văn phòng còn mang đến nhiều lợi ích cho nhà quản trị hành chính văn phòng, như:
- Tăng tốc độ xử lý công việc
- Tăng tính chính xác và hiệu quả
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: cho việc in ấn, sao chép và gửi thư
- Tăng tính bảo mật: bảo vệ các thông tin quan trọng, tránh mất mát thông tin, ngăn chặn các hoạt động lừa đảo hoặc tấn công mạng.
Xu hướng làm việc từ xa ngày càng phổ biến. Việc sử dụng văn phòng điện tử sẽ giúp cho các doanh nghiệp trở nên linh hoạt hơn trong quản trị văn phòng hành chính và phát triển kinh doanh. Do đó, việc đầu tư và sử dụng văn phòng điện tử là điều cần thiết để nâng cao hiệu quả quản trị và tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Hy vọng những thông tin liên quan về quản trị hành chính văn phòng được CoDX – Dịch vụ chuyển đổi số hàng đâu tại Việt Nam cung cấp sẽ giúp các nhà quản trị có được góc nhìn tổng quan nhất về văn phòng số. Từ đó, đưa ra được cái giải pháp lộ trình chuyển đổi số phù hợp, nhanh chóng hiệu quả.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức doanh nghiệp: https://businesswiki.codx.vn
Bài viết liên quan: